7 najlepszych narzędzi do współpracy przy dokumentach w czasie rzeczywistym w 2022 r.

Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Basecamp i Asana, umożliwia członkom zespołu tworzenie list zadań do wykonania, otrzymywanie zadań projektowych i komentowanie przesłanych plików.

Pomimo korzystania z powyższych narzędzi, niedawne badanie Nintex wykazało, że 39% pracowników nadal zmaga się ze współpracą i edycją plików na żywo.

Najlepsze narzędzia do współpracy nad dokumentami w 2020 roku pozwalają wielu członkom zespołu zarówno pisać, jak i edytować wersje robocze w czasie rzeczywistym. Narzędzia te pomagają zapobiegać nieporozumieniom, jednocześnie umożliwiając szybszy i bardziej usprawniony proces tworzenia dokumentów.

Niezbędne funkcje, których należy szukać

Oprócz edycji w czasie rzeczywistym, szukaj funkcji narzędzia do współpracy na plikach, takich jak:

• Autozapis
• Historia wersji
• Kontrola wersji
• Śledzenie zmian
• Powiadomienia o nowych zmianach
• Wiele formatów plików
• Komentowanie
• Tagowanie użytkowników
• Wiadomości błyskawiczne na czacie
• Gotowe szablony plików
• Integracja aplikacji
• Dostępność urządzeń mobilnych
• Kontrola dostępu do plików
• Dostęp online i offline
• Skalowalna przestrzeń do przechowywania plików

Najlepsze narzędzia do współpracy przy dokumentach

Poniższe narzędzia do zarządzania dokumentami zawierają powyższe funkcje i mają najlepsze recenzje użytkowników w 2020 roku.

Dokumenty Google

Z ponad 800 milionami aktywnych użytkowników na całym świecie, Dokumenty Google są najbardziej znanym ze wszystkich programów do współpracy przy dokumentach na tej liście.

Jednak wielu nie zdaje sobie sprawy, że oprócz dodawania komentarzy i edytowania gotowej wersji roboczej, w Dokumentach możliwa jest współpraca online w czasie rzeczywistym.

Do 200 osób może jednocześnie wyświetlać dokument, a 10 użytkowników może jednocześnie edytować je w czasie rzeczywistym.

Wszystkie zmiany są automatycznie aktualizowane w tym samym dokumencie głównym i zapisywane w chmurze, więc nie ma potrzeby tworzenia nowego dokumentu dla każdej wersji roboczej. Ta funkcja kontroli wersji uniemożliwia zespołom wprowadzanie zmian w nieaktualnych wersjach roboczych.

Dokumenty są udostępniane za pośrednictwem poczty e-mail lub adresu URL, a liderzy zespołów mogą wybrać, którzy konkretni pracownicy mogą bezpośrednio edytować, sugerować zmiany lub mieć dostęp tylko do wyświetlania.

Funkcja „Edycje na żywo” pokazuje w czasie rzeczywistym, oznaczone kolorami aktualizacje, które wiele osób wprowadziło do pliku. Użytkownicy mogą śledzić zmiany, aby zobaczyć poprzednie wersje plików bez nowych zmian, zatwierdzać lub odrzucać edycje. Mogą również dodawać komentarze na pasku bocznym, oznaczać się nawzajem w tych komentarzach lub komunikować się za pośrednictwem czatu.

Dokumenty umożliwiają również użytkownikom zapisywanie plików w wielu formatach, w tym PDF, zwykły tekst, strony internetowe i tekst sformatowany. To mądry wybór dla zespołów skupiających się na oprogramowaniu przyjaznym dla użytkownika lub dla mniejszych firm, które potrzebują darmowego narzędzia do edycji.

Ceny i plany

Dokumenty Google można kupić jako część pakietu usług G Suite lub samodzielnie. W poniższej tabeli porównano ceny i plany bezpłatnego planu osobistego Dokumentów Google i płatnego planu biznesowego Dokumentów Google.

Microsoft 365

Microsoft 365 (dawniej Microsoft Office 365) umożliwia równoczesnym użytkownikom tworzenie i edycję dokumentów za pośrednictwem SharePoint Online i OneDrive dla Firm.

Po utworzeniu dokumentu i zapisaniu go w chmurze użytkownicy mogą zaprosić innych członków zespołu do współpracy, wysyłając im łącze do pliku lub e-mailem.

Podobnie jak w Dokumentach Google, każdy użytkownik ma określone uprawnienia dostępu do bazy wiedzy, ustawione przez twórcę pliku. Dostęp można również kontrolować za pośrednictwem 365 grup, które dzielą wszystkich użytkowników na zespoły. Każdemu zespołowi można przyznać lub odmówić dostępu do określonych dokumentów, przyspieszając proces współpracy.

Zmiany w nowych dokumentach są automatycznie synchronizowane i mogą być wyświetlane w wierszu lub na pasku bocznym. Recenzenci mogą śledzić zmiany wprowadzone tylko przez określonych pracowników lub zobaczyć podsumowanie wszystkich nowych zmian wprowadzonych przez zespół. Znaczniki można przeglądać przed zaakceptowaniem sugerowanych zmian, a recenzenci mogą akceptować zmiany masowo lub indywidualnie.

Oprócz dokonywania bezpośrednich edycji w czasie rzeczywistym, autorzy mogą komunikować się ze sobą za pomocą komentarzy, tagowania użytkowników i wiadomości czatu w aplikacji Microsoft Teams. Co najlepsze, ponieważ jest dostarczany z Microsoft Teams, jest to jedno z niewielu narzędzi, które umożliwia prowadzenie wideokonferencji podczas edycji plików.

Microsoft 365 pozwala na do 99 jednoczesnych redaktorów na dokument.

Jest to dobre rozwiązanie dla zespołów, które chcą przełączyć się na aktualizację Microsoft Teams ze Skype'a i innych narzędzi do komunikacji biznesowej, a także dla tych, którzy muszą podzielić większe zespoły na mniejsze grupy edycyjne.

Ceny i plany

Microsoft 365 ma trzy płatne plany biznesowe, które mogą być rozliczane w cyklu rocznym lub miesięcznym. Jak pokazano poniżej, jedyne rzeczywiste różnice między tymi trzema planami dotyczą bezpieczeństwa i przechowywania, więc większość firm może sobie poradzić z wersją Business Basic.

Zoho WorkDrive

Writer Zoho WorkDrive to platforma do tworzenia i edycji dokumentów online w czasie rzeczywistym, idealna dla firm, które mają wiele plików wymagających częstej współpracy na różnych urządzeniach.

Interfejs „pustej strony” ma na celu wyeliminowanie rozpraszania się podczas pisania lub edytowania. W przypadku recenzentów, którzy muszą przeprowadzić szczególnie szczegółowe zmiany, „Tryb ostrości” narzędzia podświetla tylko jeden wiersz tekstu na raz.

Zoho jest również wyposażony w wirtualnego asystenta pisania, Zia, który skanuje dokumenty pod kątem błędów gramatycznych i czytelności.

Integruje się z Microsoft Word i WordPress oraz zawiera bibliotekę szablonów do tworzenia dokumentów, takich jak zasady HR i zaproszenia na wydarzenia. Zoho WorkDrive zawiera funkcję „Maska treści”, która umożliwia administratorom ukrywanie poufnych informacji lub określonych części dokumentu przed wybranymi recenzentami. Jego „Blokada treści” pozwala twórcy dokumentu wybrać części tekstu, których nie chcą zmieniać.

Dodatkowe funkcje Zoho WorkDrive obejmują:

• Narzędzie do szybkiego przesyłania wiadomości na czacie
• Kursory na żywo
• Edycja offline
• Dostęp do rachunków współpracowników
• Komentarze i tagowanie użytkowników
• Śledzenie zmian
• Scalanie dokumentów
• Podpisy cyfrowe

Ceny i plany

Zoho WorkDrive oferuje trzy płatne plany, które można opłacać miesięcznie lub rocznie. Dodatkowa przestrzeń dyskowa jest dostępna do kupienia.

Skrzynka

Box to bezpieczne narzędzie do współdzielenia dokumentów i współpracy, używane przez czołowe firmy, takie jak Coca-Cola, General Electric i Olympus.

W przeszłości Box był wyłącznie systemem udostępniania i przechowywania plików, ale teraz pozwala jednocześnie użytkownikom tworzyć i edytować dokumenty w Microsoft 365 i Google Docs.

Zapewnia zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną edycję dokumentów, nie ma maksymalnej liczby użytkowników i oferuje nieograniczone przechowywanie dokumentów w Box Drive. Edycje są automatycznie zapisywane, a każdy edytor ma oznaczone kolorami notacje i komentarze.

W porównaniu z innymi narzędziami z tej listy Box ma największą liczbę integracji z aplikacjami innych firm.

Działa z Salesforce, Zoom, popularnymi alternatywami Zoom, Slack, Microsoft 365 i ponad 1400 innymi platformami do współpracy zespołowej. To sprawia, że ​​jest to doskonała opcja dla zespołów, które muszą komunikować się przez wideo lub udostępniać swoje ekrany podczas wspólnego edytowania w czasie rzeczywistym.

Jest to również jedno z niewielu narzędzi na tej liście, które po zintegrowaniu z Zoomem może nawiązywać połączenia wideo.

Dodatkowe funkcje obejmują:

• Paski wyszukiwania plików i dysków
• Blokowanie i odblokowywanie plików
• Kontrola wersji dokumentu
• Edycja i dostęp do dokumentów w trybie offline
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
• Zgodność z normami HITECH i HIPAA

Ceny i plany

Box ma cztery płatne Biznes Plany, z których każdy jest opłacany w cyklu rocznym lub miesięcznym. Większość firm będzie najlepiej obsługiwana przez plan Biznes Plus.

Papier Dropbox

Dropbox Paper jest podobny do systemu współpracy Boxa, ponieważ w przeszłości Dropbox był wyłącznie narzędziem do przechowywania i udostępniania plików.

Dropbox Paper to całkowicie bezpłatne narzędzie do edycji dokumentów, które umożliwia równoczesnym użytkownikom wprowadzanie zmian i sugestii w czasie rzeczywistym. Podobnie jak w przypadku Zoho WorkDrive, interfejs Dropbox Paper jest uporządkowany i pozbawiony elementów rozpraszających, takich jak menu i paski narzędzi, które są dostępne tylko wtedy, gdy podświetlony jest określony tekst.

Oprócz edytowania linii na żywo użytkownicy mogą korzystać z funkcji komentarzy i tagowania, aby tworzyć sugestie na pasku bocznym. Mogą również oznaczać komentarze jako nieprzeczytane oraz edytować i usuwać wcześniejsze komentarze. Dostępna jest również historia komentarzy.

Chociaż Dropbox Paper jest przede wszystkim narzędziem do edycji plików, oferuje również harmonogramy projektów. Dzięki temu administratorzy mogą zarządzać terminami, korzystać z funkcji zarządzania zadaniami i ustawiać kamienie milowe projektu, aby zapewnić jasność obowiązków.

To dobry wybór dla firm, które wymagają określonych konspektów dokumentów, mają dużą liczbę osób współpracujących nad plikami oraz te, które podczas tworzenia treści w dużym stopniu polegają na obrazach i adresach URL.

Dodatkowe funkcje Dropbox obejmują:

• Powiadomienia o komentarzach w czasie rzeczywistym
• Pasek wyszukiwania
• Gotowa biblioteka szablonów
• Skróty klawiaturowe do formatowania dokumentów
• Reakcje na komentarze emoji
• Wstawianie obrazu metodą „przeciągnij i upuść”
• Automatyczne tworzenie galerii obrazów
• Umieszczanie linków
• Możliwość łączenia wielu dokumentów

Papier jest w 100% darmowy.

Bit.ai

Bit.ai to kompleksowa platforma do współpracy przy plikach z użytkownikami w ponad 100 krajach, w tym ze znanymi firmami, takimi jak Canon, MIT i Accenture.

Oprócz edycji w czasie rzeczywistym, zintegrowane inteligentne dokumenty Bit.ai umożliwiają użytkownikom dodawanie treści z Dysku Google, plików w chmurze, linków internetowych, SharePoint, Box i innych. Dokumenty bitowe są kompatybilne z wieloma typami plików, w tym PowerPoints, Excel, Word i innymi.

Użytkownicy mogą również łączyć dokumenty w celu lepszej organizacji plików i uzyskiwać dostęp do inteligentnego śledzenia dokumentów podczas procesu recenzji. Dostarcza informacji o poziomach zaangażowania współpracowników zewnętrznych. W celu zwiększenia bezpieczeństwa użytkownicy mogą ustawić daty wygaśnięcia plików wewnętrznych i zewnętrznych.

Pliki są zorganizowane według obszaru roboczego i ułożone w folderach i podfolderach. Strony typu wiki ułatwiają znajdowanie wcześniejszych treści i odpowiadanie na często zadawane pytania. Dostępna jest również nieograniczona historia wersji dokumentów i śledzone zmiany.

Należy jednak pamiętać, że nie oferuje narzędzia do przesyłania wiadomości na czacie, takiego jak alternatywy dla Slacka, takie jak Chanty i Twist.

Bit.ai sprawdza się dobrze w zespołach, które często ponownie wykorzystują i wykorzystują przeszłe treści, a także w firmach, które często współpracują z redaktorami spoza ich organizacji.

Dodatkowe funkcje obejmują:

• Współtworzenie
• Edycja linii na żywo
• Integracja z Github, Miro i platformami mediów społecznościowych
• Gotowa biblioteka szablonów
• Prześlij poprzednią treść do nowych dokumentów
• Powiadomienia o edycji oznaczone kolorami
• Wzmianki
• Funkcje komentowania

Ceny i plany

Pojęcie

Notion to aplikacja do współpracy w czasie rzeczywistym, zaprojektowana w celu zastąpienia wielu popularnych narzędzi do zarządzania przepływem pracy, takich jak Trello, Confluence i Asana.

Ma najbardziej konfigurowalny interfejs ze wszystkich narzędzi z tej listy, umożliwiając użytkownikom tworzenie własnego systemu organizacji plików na pasku bocznym, dodawanie elementów akcji oraz tworzenie znaczników i etykiet dla plików.

Oprócz standardowych funkcji, takich jak współtworzenie i edycja na żywo, Notion zapewnia historię wersji, nieograniczony dostęp członków zespołu do dokumentów i wiele opcji widoku.

Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które muszą skonsolidować liczbę używanych obecnie programów do współpracy, ale nadal potrzebują funkcji współpracy projektowej.

Dodatkowe funkcje Notion obejmują:

• Interfejs bez rozpraszania uwagi
• Wersje mobilne i stacjonarne
• Skróty klawiszowe
• Tagowanie użytkowników
• Funkcja komentowania
• Terminy
• Powiadomienia
• Organizacja treści metodą „przeciągnij i upuść”
• Tablica Kanban i formaty list zadań
• Biblioteka szablonów

Ceny i plany

Notion oferuje jeden darmowy plan i trzy płatne plany, rozliczane miesięcznie lub rocznie. Najważniejsze narzędzia do współpracy przy plikach są dostępne w planach Team lub Enterprise.

Używanie oprogramowania wideo do edycji w czasie rzeczywistym

Oprócz powyższych narzędzi do współpracy przy dokumentach, oprogramowanie do konferencji internetowych może być również używane do edycji plików w czasie rzeczywistym.

Funkcje takie jak udostępnianie ekranu, narzędzie tablicy i zdalne sterowanie pulpitem umożliwiają dziesiątkom pracowników równoczesny dostęp do plików i edytowanie ich z dodatkową korzyścią komunikacji twarzą w twarz.

Nasze bezpośrednie porównania popularnych narzędzi, takich jak Zoom i WebEx, ułatwiają ocenę, które narzędzie do rozmów wideo jest odpowiednie dla Twojego zespołu.