Oprogramowanie do zarządzania dokumentami i ich zalety

Dane są najważniejszą częścią Twojej firmy w każdej firmie. Dawno minęły czasy, gdy firmy zapisywały swoje dane w księgach; dlatego istnieją bezpieczne bazy danych do przechowywania Twoich dokumentów.

Każdego dnia w firmie przetwarzanych jest mnóstwo danych; dlatego potrzebujesz wydajnego oprogramowania, które będzie odpowiadać potrzebom Twojej firmy. Oto lista programów do zarządzania, które mogą być przydatne w Twojej firmie.

Oprogramowanie do zarządzania danymi, które będzie odpowiadać Twojej firmie

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi

Kancelarie prawne nie są pomijane w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami. Prawnicy mogą uporządkować swoje dokumenty i łatwo je przeszukiwać, korzystając z LexWorkplace. Ten oparty na chmurze produkt pomaga kancelariom prawnym z różnymi dokumentami.

Każda kancelaria prawna powinna to mieć, ponieważ

• Oferuje lepsze rozwiązania niż foldery okienne
• To lepszy system do zarządzania dokumentami dla kancelarii prawnej niż S:Drive
• Zapewnia ulepszone rozwiązania do przechowywania danych w chmurze
• Jest to idealne rozwiązanie dla kancelarii prawnych każdej wielkości.

Pliki M

M-Files to narzędzie DMS, które łączy w sobie bezpieczeństwo, automatyzację i wydajność. Łączy wszystkie pliki biznesowe z różnych działów w jedno solidne archiwum elektroniczne. Twój zespół może z łatwością i natychmiastowo uzyskać dostęp do informacji z dowolnego działu.

Oprogramowanie przechowuje najbardziej aktualne dokumenty, zapewniając dostępność najbardziej odpowiedniego dokumentu. Pomaga także we wdrażaniu zaawansowanego dostępu i szyfrowania w celu kontrolowania najbardziej wrażliwych plików.

Chociaż jest wyrafinowany, doskonale nadaje się do automatyzacji przepływu pracy. Użytkownicy mogą udostępniać, edytować i przeglądać dokumenty do zatwierdzenia zgodnie z wytycznymi obowiązującymi w miejscu pracy.

Templafy

Templafy jest nie tylko przyzwoity, ale jest to bardzo wydajny DMS. Przechowuje pliki firmowe w spójnej bibliotece, do której użytkownicy mają łatwy dostęp. Dodatkowo pozwala zespołowi śledzić zmiany w czasie rzeczywistym.

Dzięki Templafy możesz łatwo tworzyć różne dokumenty biznesowe przy użyciu niestandardowych szablonów. Narzędzie automatyzuje tworzenie niezbędnych plików, takich jak umowy HR, NDA i e-maile serwisowe.

To oprogramowanie jest również inteligentne, ponieważ może zoptymalizować cały proces tworzenia za pomocą narzędzi i funkcji dostosowywania. Potrafi wykryć błędy i niespójności w pliku i automatycznie je skorygować przy interwencji użytkownika.

Oszczędzanie papieru

Papersave to kolejne innowacyjne, przyjazne dla użytkownika narzędzie, które pozwala firmom, niezależnie od wielkości, efektywniej zarządzać swoimi plikami. Oprogramowanie może także w dowolnym momencie przechwytywać cechy dokumentu.

Najlepiej sprawdza się w rozwiązaniach ERP i CRM, ponieważ umożliwia użytkownikom przechwytywanie pliku z interfejsu użytkownika. Dzięki intuicyjnej funkcji wyszukiwania możesz odnaleźć potrzebny dokument.

Dzięki solidnemu zabezpieczeniu danych możesz śledzić plik i monitorować wszystkie zmiany wprowadzane w pliku, jednocześnie umożliwiając delegowanie określonych uprawnień swojemu zespołowi.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przed wyborem oprogramowania do zarządzania dokumentami

Przed wyborem DMD należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy;

• Użyteczność : Po pierwsze, musisz rozważyć, w jaki sposób będziesz korzystać z oprogramowania. Upewnij się, że ma przyjazny dla użytkownika interfejs, łatwy w nawigacji i zrozumiały
• Funkcje : większość tych narzędzi oferuje użytkownikom doskonałe funkcje, takie jak udostępnianie plików. Jest to świetna funkcja, ponieważ umożliwia zespołowi jednoczesne przeglądanie pliku, edytowanie go i wspólną pracę
• Śledź zmiany : dobre oprogramowanie pozwoli Ci śledzić plik w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie powinno również archiwizować starsze wersje dokumentu, aby można było wrócić do starszych wersji.
• Upewnij się, że narzędzie korzysta z optycznego rozpoznawania znaków : możesz szybko zdigitalizować plik, aby uzyskać łatwy dostęp podczas korzystania z OCR. Oprogramowanie powinno także umożliwiać łatwe skanowanie plików.

Zalety korzystania z oprogramowania do zarządzania dokumentami w Twojej firmie

Inwestycja w DMS jest opłacalna, ponieważ stanowi fundament firmy, który pomaga w usprawnieniu przepływu pracy. Poprawia także produktywność biznesową. Oto główne zalety DMS w Twojej firmie

Zmniejsz przestrzeń do przechowywania

Koszty prowadzenia działalności komercyjnej są wysokie, więc posiadanie magazynu na dokumenty może kosztować więcej. Narzędzia DMS są kluczowe, ponieważ zmniejszają przestrzeń, którą zajmowałbyś do mocowania szafek na dokumenty. Dlatego te DMS są doskonałą alternatywą do przechowywania i pomogą Ci zaoszczędzić miejsce w biurze. Jeśli Twoja firma musi mieć papierowe kopie, możesz przechowywać je w innym, tańszym miejscu, na przykład w skarbcu.

Zwiększ bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo dokumentów ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy, ponieważ wrażliwe dane wymagają ochrony. W porównaniu z kopiami papierowymi DMS zapewnia większe bezpieczeństwo wrażliwych plików, ponieważ można kontrolować dostęp do takich dokumentów.

Co więcej, DMS pozostawia ślad tego, kto przeglądał plik, kiedy go sprawdzał i czy był modyfikowany. Możesz także oznaczyć automatyczne alerty dotyczące poufnych dokumentów.

Łatwe odzyskanie dokumentu

Wyszukiwanie i pobieranie pliku może być trudne, szczególnie jeśli szukasz w stosie plików. Większość pracowników spędza czas na wyszukiwaniu i porządkowaniu odpowiedniego drukowanego dokumentu. Wpływa to na produktywność i ogranicza rozwój, ponieważ pracownik może nawet przegapić zagubiony dokument.

Jednak dzięki DMS nie musisz się martwić utratą lub zagubieniem dokumentów. Oprogramowanie oszczędza czas, ponieważ pobranie pliku wymaga wydania polecenia. Możesz także uzyskać zdalny dostęp do dokumentów, jeśli masz połączenie sieciowe.

Lepsze wsparcie w przypadku katastrofy

Większość DMS ma plany tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych na wypadek awarii. Dzięki cyfrowej kopii zapasowej Twoje dokumenty są bezpieczne przed pożarem, powodzią i innymi katastrofami. Korzystając z narzędzia do zarządzania dokumentami, możesz łatwo śledzić swoje dokumenty. Dzięki funkcji śledzenia dokumentów nie ma ryzyka utraty lub zagubienia ważnych dokumentów po ich przejrzeniu.

Zwiększ produktywność

Dzięki DMS zaoszczędzisz dużo czasu, co przekłada się na zwiększoną produktywność. Ponieważ śledzenie tych dokumentów jest łatwe, podniesiesz morale swoich pracowników i zwiększysz zadowolenie klientów. DMS zaoferuje Twojej firmie te korzyści.

• Konkurencyjność
• Święty spokój
• Lepsze relacje z klientami
• Elastyczność

Wniosek

Powinieneś otrzymać DMS dostosowany do Twojej firmy, który pomoże Ci uprościć zarządzanie plikami w Twojej firmie. Jeśli chcesz zwiększyć produktywność, podnieść morale pracowników i zachować konkurencyjność, uzyskaj ekonomiczne rozwiązania do zarządzania dokumentami, które odpowiadają potrzebom Twojej firmy. Pomoże to usprawnić potrzeby biznesowe, zapewniając utrzymanie produktywności i rentowności.