Co to jest elektroniczna wymiana danych (EDI)? - Przewodnik

Od blisko 20 lat elektroniczna wymiana danych (EDI) jest uważana za technologię, która ma kluczowe znaczenie dla zarządzania łańcuchem dostaw w przedsiębiorstwach, przynosząc korzyści przedsiębiorstwom na wielu poziomach. Elektroniczna wymiana danych umożliwia organizacjom wymianę kluczowych informacji dotyczących zamówień zakupu, faktur, żądań rezerwacji i tak dalej. Elektroniczna wymiana danych to nic innego jak szereg reguł, które pozwalają firmom komunikować się ze sobą. Pod parasolem EDI przyglądamy się wymianie e-maili, notatek i dokumentów, która jest efektywnie wspierana przez oprogramowanie do odczytywania i interpretowania tych informacji.

Elektroniczna wymiana danych składa się z tych samych informacji, które zostałyby wymienione w formie papierowej. Jednak w tym przypadku istnieje płynna integracja między dwoma systemami biznesowymi, dzięki czemu te same informacje w formie papierowej mogą być wymieniane elektronicznie.

• Jak działa EDI?
• Korzyści z EDI
• Jego wady
• Implementacja EDI
• Przyszłość do poznania
• Studium przypadku
• Zasoby EDI
• Przykłady elektronicznej wymiany danych

Jak działa EDI?

Kluczowym sposobem działania EDI jest zastąpienie starszych procesów, które mają charakter ręczny, takich jak poczta, faks, a nawet standardowych wiadomości e-mail, wdrożeniem systemów biznesowych, które mogą łatwo wymieniać takie informacje w formacie elektronicznym.

W tej metodzie istnieje translator, który początkowo konwertuje dane aplikacji między dwoma partnerami handlowymi lub podmiotami dokonującymi transakcji. Są to organizacje, odrębne, które są zaangażowane w transakcję biznesową. Klasycznym przykładem takiej transakcji jest transakcja pomiędzy firmą OEM a producentem i nabywcą. Posiadanie wdrożonego EDI znacznie skraca czas cyklu przetwarzania takich zleceń lub transakcji.

Korzyści z EDI

Elektroniczna wymiana danych nie jest nową technologią. Zdarzały się przypadki, w których EDI zostało wdrożone nawet w starszych systemach, już w latach sześćdziesiątych. Oto niektóre korzyści, które potwierdzają fakt, że Elektroniczna Wymiana Danych jest bardzo skutecznym środkiem współpracy i komunikacji.

• Zmniejsz koszty operacyjne

  Szacuje się, że po wdrożeniu EDI koszty funkcjonowania przedsiębiorstw spadają o około 35%. Wynika to przede wszystkim ze zmniejszenia lub wyeliminowania papieru, drukowania, przechowywania, segregowania i innych tego typu obszarów, w których występowały koszty ogólne. Co więcej, powoduje to również znaczne zmniejszenie kosztów utrzymania i wykorzystania zasobów administracyjnych.

• Wydłuż czas cyklu biznesowego

  Bardzo kluczowym elementem realizacji zamówienia jest czas. Ręczny proces wymiany informacji może zająć dużo czasu na wykonanie transakcji. W przypadku elektronicznej wymiany danych szacuje się, że czas cyklu poprawia się o 61%, głównie ze względu na protokoły automatyzacji skonfigurowane w momencie wdrożenia.

• Popraw dokładność danych

  Wdrożenie Elektronicznej Wymiany Danych ogranicza wszelkiego rodzaju błędy, ponieważ ręczna interwencja w takie transakcje jest bardzo niewielka. Poprawia to ogólną jakość przechwytywanych danych, redukując błędy o zdumiewające 30% do 40%.

• Przyjazny dla środowiska

  Ponieważ Elektroniczna Wymiana Danych działa w środowisku bez papieru, jest całkowicie przyjazna dla środowiska, co powoduje drastyczną redukcję emisji CO2.

• Popraw efektywność biznesową

  Bezpośredni wpływ ograniczenia ingerencji człowieka na ogólną poprawę wyników firmy, co prowadzi do znacznego wzrostu efektywności całej organizacji. EDI poprawia również relacje z partnerami handlowymi, takimi jak dostawcy, klienci, dystrybutorzy, dzięki szybszej dostawie towarów i usług.

Wady EDI

Chociaż przyglądamy się niektórym korzyściom płynącym z wdrożenia EDI, nie można zrezygnować z ograniczeń lub wad EDI. Przyjrzyjmy się niektórym ważnym wadom, które organizacje muszą wziąć pod uwagę.

• Początkowe ustawienia

  Chociaż posiadanie EDI brzmi całkiem nieźle, ale początkowa konfiguracja EDI (z wyjątkiem najnowszego WebEDI) jest procesem czasochłonnym.

• Normy, których należy przestrzegać

  EDI zawiera całą gamę standardów branżowych, których organizacje muszą przestrzegać. Może to stanowić wyzwanie, ponieważ należy zaangażować zasoby, aby zapewnić, że firma osiągnie te standardy. Niektóre z tych standardów to UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS i HL7.

• Silne systemy kopii zapasowych

  Nie chodzi tylko o wdrożenie EDI, ale także o jego utrzymanie. Posiadanie tak rozległej technologii wymaga solidnych systemów tworzenia kopii zapasowych, a organizacje potrzebują zasobów, które mogą wykonać to zadanie.

Implementacja EDI

Wdrożenie EDI to nic innego jak proces, w którym oprogramowanie EDI zostanie wdrożone w organizacji, co jest zgodne ze zdefiniowanym celem lub założeniem. Podczas wdrażania EDI istnieją pewne wytyczne, których należy przestrzegać. Oto 3 ważne wskazówki dla twojego odniesienia.

• Decyzja o tym, kto wykonuje wdrożenie EDI

  Chociaż jesteś nowy w tej strukturze EDI, w organizacji nie będzie żadnego eksperta, który mógłby wdrożyć EDI, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dlatego ważne jest, aby osiągnąć konsensus co do tego, kto będzie dla Ciebie partnerem wdrożeniowym. Wyborów jest mnóstwo, ale zanim wybierzesz odpowiedniego partnera, musisz dołożyć należytej staranności.

• Wdróż konsultanta zewnętrznego

  Aby pomyślnie przeprowadzić wdrożenie EDI, lepiej zatrudnić zewnętrznego konsultanta. Ta osoba pomoże Ci w zdefiniowaniu planu podróży po wdrożeniu EDI i pomoże w wyborze odpowiedniego dostawcy oprogramowania.

• Współpracuj ze swoim dostawcą oprogramowania

  Po wybraniu dostawcy oprogramowania do implementacji EDI ważne jest, aby współpracować z dostawcą, a nie zostawiać mu wszystkiego. W ten sposób możesz stworzyć własnego mistrza EDI, który następnie stanie na czele projektu.

Przestrzeganie tych wytycznych może zapewnić płynną realizację projektu EDI.

Przyszłość EDI

Jedna rzecz, która jest niezmienna w przyszłości EDI, to panująca niepewność, mimo że jest to technologia wiekowa. EDI istnieje od dziesięcioleci i nadal jest najbardziej preferowaną technologią wśród przedsiębiorstw, jednak wiele agencji faktycznie przewidziało potencjalny koniec technologii. Może to być prawda, ponieważ w 2021 r. widzieliśmy pojawianie się alternatywnych opcji technologicznych, a organizacje badają opcje, szczególnie w segmencie łańcucha dostaw. Jest kilka wniosków, którym możemy się przyjrzeć, jeśli chodzi o przyszłość EDI, opierając się na opiniach ekspertów

• Duże przedsiębiorstwa planują stworzenie własnej kompetencji w zakresie przetwarzania EDI
• Nowe technologie sprawiają, że małe i średnie przedsiębiorstwa nieustannie stają przed wyzwaniem radzenia sobie z tym dynamicznym scenariuszem
• Szacuje się, że 95% wdrożeń EDI jest szytych na miarę, co oznacza, że ​​wymagają one dużych nakładów na utrzymanie w postaci kosztów i zasobów
• Około 41% firm nie wdrożyło jeszcze EDI

EDI Studia przypadków

Te studia przypadków są przykładami firm, które wdrożyły elektroniczną wymianę danych i dają wgląd w różne drogi, którymi podążają te firmy, aby skutecznie wdrożyć EDI.

• Nichirin UK Limited

  Spółka zależna japońskiego konglomeratu Nihirin Group, firma produkuje i dystrybuuje różne węże samochodowe do producentów pojazdów w Wielkiej Brytanii

  Wyzwanie

  • Istniał mandat oparty na oczekiwaniach klientów, aby wdrożyć EDI w celu ochrony relacji biznesowych, a także ochrony przychodów.
  • Istniał wymóg, aby ustawić etykietę opakowania, która miała pasować do awiza wysyłki
  • EDI i etykietowanie były warunkiem wstępnym uzyskania nagrody za standard jakości

  Nichirin wdrożył produkt OpenText Freeway Professional , aby sprostać wyżej wymienionym wyzwaniom.

  Wartość/Korzyści

  • Sprzedawca posiadał wiedzę na temat konkretnych scenariuszy (w tym przypadku formatów wiadomości partnerów handlowych), co umożliwiło szybsze wdrożenie
  • Osiągnięto zgodność oznakowania zgodnego z ODETTE
  • Sprzedawca pomógł również Nihirinowi osiągnąć standard jakości JLRQ
  • Kluczowymi atrybutami systemu wdrożonego przez OpenText były elastyczność i łatwość użytkowania

• Dixons Carphone

  Jest to międzynarodowa firma zajmująca się sprzedażą produktów elektronicznych i telekomunikacyjnych, mająca swoją siedzibę w Londynie.

  Wyzwanie

  • Wdrażanie nowych dostawców trwało długo
  • Wraz z rozwojem organizacji pojawił się istotny wymóg handlu elektronicznego i zautomatyzowania procesu

  Produktem wdrożonym przez Dixons Carphone był OpenText Trading Grid Messaging Service.

  Wartość/Korzyści

  • Skrócenie harmonogramu procesu on-boardingu z tygodni do dni
  • Rozwiązanie w pełni skalowalne i bezpieczne
  • Zapewniono lepszą widoczność stanów magazynowych i poprawiono również czas reakcji

Zasoby EDI

W tym segmencie zaprezentujemy kilka kluczowych zasobów i materiałów pomocniczych, które pomogą organizacjom w wyborze odpowiedniego rozwiązania EDI. Zasoby te obejmują często zadawane pytania, wyczerpującą listę glosariuszy ważnych terminów i wiele innych.

• Referencyjne pliki do pobrania

  Składa się z białych ksiąg, które pomagają organizacjom uzyskać głębszy wgląd w EDI. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj

• Poradniki

  Tutaj możesz pobrać samouczki dotyczące XML, EDIFACT i ANSI. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych samouczków, kliknij tutaj.

• Przykładowe zapytanie ofertowe

  Te próbki pomogą Ci zorientować się, jak możesz zdefiniować wymagania. Te RFP będą służyć jako wytyczne, ponieważ składają się z wymagań i kryteriów oceny. Możesz kliknąć tutaj, aby uzyskać dostęp do próbki.

Oto kilka materiałów źródłowych, które pomogą każdej organizacji, która chce poznać szczegóły dotyczące rozpoczęcia projektu EDI.

Przykłady EDI

Podstawowym powodem wdrożenia EDI jest przyspieszenie transakcji biznesowych. Niektóre przykłady EDI to EDI 850, czyli zamówienia zakupu, EDI 214, czyli status wysyłki, oraz EDI 820, który dotyczy bardziej faktur, informacji o klientach i potwierdzeń płatności.

Końcowe przemyślenia

Pomimo tego, że EDI jest starą technologią, organizacje nadal wolą ją wdrażać i nadal jest uważane za preferowane rozwiązanie w przestrzeni B2B. Chociaż metodologia EDI niewiele się zmieniła, systemy i narzędzia używane do wykonywania tej czynności przeszły zmianę paradygmatu, a wiele systemów jest teraz dostępnych w chmurze, dzięki czemu jest elastyczny, tańszy, łatwiejszy do wdrożenia i łatwiejszy w użyciu; nie trzeba dodawać, że ma mnóstwo funkcji.

Dla organizacji ważne jest, aby rozważyć zarówno korzyści, jak i ograniczenia, zanim przystąpią do wdrażania EDI. Muszą jednak również upewnić się, że dostawca usług wdrażający EDI ma silne referencje i może pomóc w rozwoju Twojej firmy.