Hardphone kontra softphone – wszystko, co musisz wiedzieć

Telefony VoIP mają różne kształty i rozmiary. Chociaż GetVoIP ma zalecenia dotyczące dowolnej usługi telefonicznej VoIP, która może odpowiadać Twoim potrzebom, istnieją pewne różnice funkcjonalne między różnymi platformami, zaczynając być może od zrozumienia, czym są telefony twarde i telefony programowe.

Telefony twarde to zasadniczo telefony IP oparte na sprzęcie, które istnieją jako urządzenie fizyczne i działają podobnie do tradycyjnego telefonu stacjonarnego. Telefony IP wyglądają jak telefony. Urządzenia te zapewniają ręczny odbiornik, który unosi się z podstawy, tak jak każdy inny telefon. Baza zwykle zapewnia wyświetlacz – czasami ekran dotykowy – a także fizyczne przyciski do interakcji z różnymi funkcjami telefonu.

Softfony zapewniają podobną funkcjonalność jak telefony stacjonarne, ale istnieją jako oprogramowanie zainstalowane na komputerze, tablecie lub smartfonie, dając tym samym urządzeniom możliwości telefonu VoIP. Ta aplikacja zawiera wszystkie funkcje, których można oczekiwać od telefonu VoIP, z wyjątkiem tego, że jest pakietem oprogramowania z elementami graficznego interfejsu użytkownika (GUI) dla interfejsu, takim jak klawiatura programowa składająca się z przycisków klikanych na ekranie.

Chociaż ogólne funkcje dostępne zarówno w telefonach twardych, jak i programach są podobne, a w niektórych przypadkach może nawet identyczne, istnieje wiele różnic funkcjonalnych między każdą konfiguracją, które warto wziąć pod uwagę przed wdrożeniem jednej z nich – lub obu – w Twojej firmie.

Wszystko o telefonach VoIP

Telefony stacjonarne są zwykle zaprojektowane tak, aby przypominały stare telefony szkolne, które większość czytelników prawdopodobnie zna, z wyjątkiem tego, że dzwonią przez sieć IP zamiast korzystać z tradycyjnych linii telefonicznych. Chociaż służą one podobnemu celowi jak telefony i mają wiele takich samych przycisków do takich funkcji, jak wyciszanie połączenia lub ponowne wybieranie numeru, telefony IP są zupełnie inne niż konwencjonalne telefony stacjonarne.

Pod maską twarde telefony VoIP to w zasadzie minikomputery, podobne do smartfonów lub tabletów, i wykorzystują szerszy zakres funkcji, które są obsługiwane przez systemy VoIP w porównaniu ze standardowym telefonem. Telefony VoIP często mają zintegrowany wyświetlacz i system operacyjny z funkcjami, które mogą obejmować na przykład możliwość wykonywania połączeń wideo z wbudowanej kamery.

Telefony stacjonarne IP mogą być szczególnie interesujące dla kogoś, kto jest już przyzwyczajony do używania standardowych telefonów stacjonarnych, chociaż korzystanie ze stacjonarnych telefonów wiąże się z pewnymi nieodłącznymi korzyściami w porównaniu z ich odpowiednikami opartymi na oprogramowaniu. Na przykład telefony programowe są zależne od czasu pracy lub stabilności maszyny, takiej jak komputer, zamiast działać na urządzeniu przeznaczonym do odbierania połączeń, jak ma to miejsce w przypadku telefonów stacjonarnych.

Poza możliwością dłuższego czasu pracy, telefony stacjonarne mogą oferować bardziej spójną jakość połączeń, ponieważ urządzenie jest przeznaczone tylko do obsługi połączeń VoIP. I odwrotnie, urządzenia komputerowe ogólnego przeznaczenia zwykle uruchamiają w tle kilka różnych programów, a wymagania dotyczące zasobów tych innych aplikacji mogą zakłócać działanie softphone.

Z drugiej strony, telefony twarde są droższe niż telefony programowe, biorąc pod uwagę konieczność zakupu fizycznego sprzętu, a ich wdrożenie jest wolniejsze, ponieważ ten sprzęt musi być zainstalowany. Ponadto, w zależności od konkretnych produktów, telefony programowe mogą mieć szerszy zestaw funkcji, który jest bardziej dostosowany do Twoich potrzeb, biorąc pod uwagę, że można go dostosować jako pakiet oprogramowania.

Wszystko o telefonach VoIP

Ponieważ są tylko oprogramowaniem, telefony programowe mogą działać na dowolnym zgodnym urządzeniu komputerowym z wymaganym zestawem sprzętu dostępnego do wysyłania i odbierania połączeń VoIP, takim jak komputer z mikrofonem i głośnikami. Obejmuje to oczywiście komputery stacjonarne i laptopy, ale także tablety i smartfony, które mają sprzętowy odpowiednik komputera PC, a także system operacyjny zdolny do uruchamiania aplikacji. Skype jest prawdopodobnie najbardziej znanym przykładem softphone, chociaż te programy można lepiej dostosować do konkretnej firmy.

Być może główną zaletą korzystania z softfonów jest to, że są one tańsze niż telefony stacjonarne, biorąc pod uwagę, że nie ma w tym żadnego fizycznego sprzętu, z wyjątkiem platform komputerowych, które już działają w twoim biurze, a być może zestawu słuchawkowego podłączonego do urządzenia, jak zwykle w przypadku większości rozmów centra. Oprócz kosztu zestawu słuchawkowego (jeśli go nie ma i jest konieczny), jedyne wydatki związane z wdrożeniem softphone to opłaty licencyjne oprogramowania i dostawcy usług – zakładając, że takie istnieją. Wiele softfonów jest do pewnego stopnia darmowych.

Oprócz tego, że jest tańszy we wdrażaniu, telefony programowe są zazwyczaj szybciej uruchamiane, ponieważ wystarczy je zainstalować w istniejącej infrastrukturze, a oprogramowanie można dublować w całym biurze maszyn za jednym razem, w porównaniu do fizycznego instalowania nowego telefonu stacjonarnego dla każdej stacji roboczej. Koszty związane z telefonem programowym można również łatwiej przeskalować do pracowników. Zwiększenie lub zmniejszenie liczby licencji lub subskrypcji jest proste, podczas gdy można kupić serię twardych telefonów, które zbierają kurz.

Podczas gdy dedykowane telefony stacjonarne prawdopodobnie lepiej pasują do biurka dyrektora, telefony programowe są idealnym wyborem dla osób, które będą spędzać większość dnia na wysyłaniu i odbieraniu połączeń – ponownie, na przykład dla osób pracujących w call center. Telefony programowe mogą być również bardziej interesujące, jeśli mobilność jest kluczowym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o zakupie, ponieważ oprogramowanie można zainstalować na dowolnym zgodnym urządzeniu komputerowym i zabierać ze sobą wszędzie, gdzie idzie pracownik. Jest mało prawdopodobne, aby telefon stacjonarny opuścił biuro.

Szybkie porównanie: telefony twarde i softfony

Typowe produkty do telefonów twardych i softfonów

Chociaż telefony stacjonarne VoIP zwykle przypominają telefony stacjonarne z cewką i mają w pełni funkcjonalną podstawę, są produkowane w szerokiej gamie wzorów, w tym również w stylu bezprzewodowego telefonu domowego. Ceny tych modeli wahają się od mniej niż 50 USD do ponad 200 USD i, jak można sobie wyobrazić, oferowane funkcje różnią się znacznie.

Oto niektóre z najczęstszych współczynników kształtu, które zapewniają lepsze wyobrażenie o dostępnych typach telefonów twardych:

Przewodowe telefony IP — znowu będą wyglądać jak staromodne telefony z dużą podstawą, która ma klawiaturę numeryczną i inne znane przyciski telefonu. Podstawowe opcje za mniej niż 50 USD będą miały mały monochromatyczny wyświetlacz LCD, podczas gdy jednostki z dużym kolorowym wyświetlaczem lub ekranem dotykowym nieuchronnie będą kosztować więcej, podobnie jak te, które obsługują większą liczbę linii i zawierają zintegrowaną kamerę do prowadzenia wideorozmów.

Bezprzewodowe telefony IP — jak wspomniano, są one zaprojektowane na wzór znanych bezprzewodowych telefonów domowych i zazwyczaj są wyposażone w bezprzewodowy odbiornik, a także małą bazę, w której sygnały są przesyłane do/z i gdzie można umieścić słuchawkę odbiorczą w celu naładowania akumulatora. Niektóre modele oddzielają bazę transmisyjną i ładującą, dzięki czemu można je umieścić w idealnych lokalizacjach. Ceny również wahają się od mniej niż 50 dolarów do setek.

Konferencyjne telefony twarde IP — te urządzenia mają mniej konwencjonalny wygląd niż telefon. Zamiast odbiornika, który podnosi się z podstawy, telefony konferencyjne VoIP mają zwykle płaską obudowę przypominającą statyw z wbudowanym mikrofonem i głośnikami, które mogą być używane do współdzielenia połączenia z całym pokojem. Podobnie można znaleźć zestawy głośnomówiące IP, które mają tę samą koncepcję projektową, ale mogą nie mieć tylu funkcji zorientowanych na konferencję i mogą nie emitować dźwięku w tak wielokierunkowy sposób.

Telefony programowe IP są również dostępne w różnych pakietach, od tych, które są bardziej nastawione do użytku domowego, po te z funkcjami telefonii biznesowej. Jak wspomniano wcześniej, można je zaprojektować do działania na dowolnym komputerze, od komputera stacjonarnego po smartfon.

Wszystkie firmy wymienione przez GetVoIP na swoich stronach dostawców oferują telefony programowe. Bez ponownego przedstawiania wszystkich informacji na tych stronach, oto częściowy podział pięciu największych dostawców dla każdej kategorii rynku:

Dolna linia

Zarówno telefony stacjonarne, jak i programowe mają swoje miejsce w komunikacji biznesowej, aw wielu przypadkach firmy mogą zdecydować się na instalację każdego z nich dla różnych działów.

Ogólnie rzecz biorąc, telefony stacjonarne lepiej nadają się dla kogoś, kto może skorzystać z najlepszej możliwej jakości połączeń i czasu pracy, ale niekoniecznie jest zaniepokojony mobilnością lub kosztami zakupu nowego sprzętu. Niektórzy pracownicy mogą również po prostu preferować korzystanie z dedykowanego telefonu stacjonarnego, ponieważ przyzwyczaili się już do tradycyjnych telefonów.

Softphone są idealne dla firm, które bardziej koncentrują się na elastyczności, skalowalności i stosunku ceny do funkcji swojej platformy VoIP, a także dla tych, którym bardziej zależy na szybkim i tanim wdrożeniu. Są również lepiej dopasowane dla pracowników, którzy potrzebują platformy mobilnej, z której można korzystać na laptopach, tabletach i/lub smartfonach poza biurem.