VoIP zgodny z HIPAA: wymagania i najlepsi dostawcy

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) zapewnia konsumentom cenną ochronę, aby zapewnić bezpieczeństwo ich osobistych informacji zdrowotnych.

Świadczeniodawcy muszą spełniać określone wymagania mające na celu ochronę tych danych. Nieprzestrzeganie tego może skutkować wysokimi grzywnami, a nawet karą pozbawienia wolności. Głównym elementem zgodności z HIPAA jest technologia wykorzystywana przez organizacje opieki zdrowotnej, począwszy od elektronicznych kart zdrowia i urządzeń diagnostycznych do gromadzenia danych, aż po służbową usługę telefoniczną, z której korzystają.

Przejdź do ↓

• Co to jest system telefoniczny VoIP zgodny z HIPAA?
• Wymagania dotyczące zgodności z HIPAA
• Konsekwencje korzystania z telefonu VoIP niezgodnego z HIPAA
• Jakie są najlepsze systemy telefoniczne zgodne z HIPAA?

Co to jest system telefoniczny VoIP zgodny z HIPAA?

Usługi Voice Over Internet Protocol (VoIP) zgodne z HIPAA muszą być zgodne z wytycznymi HIPAA, ponieważ wiadomości głosowe i nagrane rozmowy są przechowywane jako dane komputerowe. Ten rodzaj danych jest znany jako ePHI (elektroniczne osobiste informacje zdrowotne) i niezwykle ważne jest, aby były one bezpieczne.

HIPAA ma wpływ na wszystkie firmy i organizacje, które mają kontakt z osobistymi informacjami o stanie zdrowia pacjenta. W związku z tym firmy te mogą nie współpracować bezpośrednio z pacjentami, ale po prostu być częścią ekosystemu opieki zdrowotnej. Niezależnie od tego, każda organizacja zajmująca się danymi pacjentów musi spełniać te standardy.

Niektóre rodzaje firm, które tradycyjnie muszą spełniać wytyczne HIPAA, obejmują:

• Firmy rozliczeniowe
• Firmy zarządzające praktyką
• Konsultanci zewnętrzni
• Platformy elektronicznej dokumentacji medycznej
• Dostawcy usług zarządzanych
• dostawcy IT
• Faksowanie firm
• Firmy rozdrabniające
• Dostawcy fizycznej pamięci masowej
• Dostawcy przechowywania w chmurze
• Usługi hostingu poczty e-mail
• Adwokat
• Księgowi

Wymagania VoIP zgodne z HIPAA

Aby zachować zgodność, system VoIP musi spełniać zarówno fizyczne, jak i sieciowe środki bezpieczeństwa. Chociaż istnieje wiele zasad i przepisów, których należy przestrzegać, każda technologia wykorzystywana do przechowywania lub przesyłania danych pacjenta musi:

• Utrzymuj i zapewniaj poufność, integralność i dostępność PHI i ePHI
• Identyfikować i chronić przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa i integralności informacji pacjentów
• Chronić przed rozsądnie niedopuszczalnym wykorzystaniem lub ujawnieniem
• Upewnij się, że pracownicy, zarówno pod bezpośrednimi pracownikami, jak i podwykonawcami, przestrzegają wytycznych HIPAA

Aby zachować zgodność z przepisami HIPAA, systemy VoIP muszą spełniać cztery główne wymagania:

Uwierzytelnianie

Tylko upoważnieni użytkownicy powinni mieć dostęp do ePHI. Każda linia telefoniczna powinna mieć unikalny identyfikator użytkownika, aby zapewnić, że tylko właściwi pracownicy mają dostęp do danych pacjenta.

Szyfrowanie

Dane pacjenta muszą być szyfrowane podczas transmisji lub udostępniania. Aby spełnić to wymaganie, większość wysokiej jakości systemów VoIP wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania, takie jak wirtualne sieci prywatne (VPN) lub zabezpieczenia warstwy transportowej (TLS).

Dzienniki połączeń

Aby spełnić wymagania HIPAA, systemy telefoniczne VoIP muszą być w stanie rejestrować wszystkie dane połączeń. Obejmuje to metadane i funkcje administracyjne wykonywane podczas połączenia.

Umowa o partnerstwie biznesowym

Wszyscy dostawcy VoIP, którzy współpracują z firmami zbierającymi informacje zdrowotne, muszą zawrzeć umowę HIPAA Business Associate Agreement (BAA). Działa to jak umowa, która określa zobowiązania dotyczące zgodności.

W celu uzyskania dalszych wyjaśnień lub odpowiedzi na konkretne pytania, odwiedź portal internetowy Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej USA dotyczący zgodności z ustawą HIPAA.

Konsekwencje korzystania z telefonu VoIP niezgodnego z HIPAA

HIPAA nakłada bezpośrednie kary na organizacje, które nie przestrzegają określonych standardów. Kary te wahają się od niewielkich grzywien do potencjalnego pozbawienia wolności, chociaż liderzy biznesu nie powinni się martwić, że pójdą do więzienia za naruszenie, jeśli podejmą wysiłek w dobrej wierze. Najsurowsze kary są zarezerwowane dla organizacji, które świadomie i świadomie łamią zasady.

Poziomy naruszenia przepisów HIPAA

Prawo dzieli kary na cztery poziomy w oparciu o rażące naruszenie.

• Poziom pierwszy: firma nie wiedziała lub nie mogła racjonalnie wiedzieć o naruszeniu danych. Grzywny wahają się od 1000 USD do 50 000 USD za incydent z maksymalną grzywną w wysokości 1,5 miliona USD rocznie.
• Drugi poziom: firma wiedziałaby o naruszeniu, dokładając należytej staranności. Nie uważa się jednak, że działali z zaniedbaniem. Grzywny wahają się od 1000 USD do 50 000 USD za incydent z maksymalną grzywną w wysokości 1,5 miliona USD rocznie.
• Trzeci poziom: firma działała z umyślnym zaniedbaniem, ale była w stanie naprawić problemy w ciągu 30 dni od naruszenia. Grzywny wahają się od 10 000 do 50 000 USD za incydent z maksymalną grzywną w wysokości 1,5 miliona USD rocznie.
• Czwarty poziom: firma działała z umyślnym zaniedbaniem i nie naprawiła problemu w odpowiednim czasie. Grzywny zaczynają się od 50 000 USD za incydent z maksymalną grzywną w wysokości 1,5 miliona USD rocznie.

Potencjalne zarzuty karne mogą zostać postawione, jeśli HHS ustali, że doszło do umyślnego złośliwego zamiaru. HHS współpracowałby z Departamentem Sprawiedliwości w celu nałożenia sankcji karnych na rażących naruszeń.

Nadszarpnięta reputacja

Kary nałożone przez rząd federalny mogą zaszkodzić organizacji finansowo, ale naruszenia HIPAA mają inne konsekwencje. Firmy, które nie przestrzegają standardów HIPAA, szkodzą swojej ogólnej reputacji biznesowej, prowadząc do potencjalnej utraty obecnych klientów lub niemożności przyciągnięcia nowych klientów.

Jakie są najlepsze systemy telefoniczne zgodne z HIPAA?

Podczas gdy wielu czołowych dostawców VoIP posiada systemy zgodne z HIPAA, firmy chcące kupić system telefoniczny powinny przed zakupem potwierdzić, że ich rozwiązanie spełnia przepisy federalne. Spójrzmy na niektóre z najpopularniejszych systemów telefonicznych VoIP zgodnych z HIPAA.

Nextiva

Nextiva jest jednym z najwyżej ocenianych dostawców usług VoIP na naszej stronie, a wiele platform Nextiva spełnia wytyczne dotyczące zgodności z HIPAA.

Kluczowe cechy

• Nieograniczone połączenia
• Głos HD
• Obecność w czasie rzeczywistym
• Faksowanie online
• Linie konferencyjne
• Praca drużynowa

Za I przeciw

cennik

Essential: zaczyna się od 18,85 USD miesięcznie za użytkownika

• Nieograniczone połączenie głosowe
• Nieograniczony faks internetowy
• Darmowe numery lokalne i bezpłatne
• Całodobowa obsługa klienta

Profesjonalny: zaczyna się od 22,95 USD miesięcznie za użytkownika

• Wszystkie niezbędne funkcje
• Nieograniczone spotkania audio i wideo
• Biznesowe wiadomości tekstowe
• Narzędzia do współpracy zespołowej
• Poczta głosowa na e-mail i SMS

Przedsiębiorstwo: od 32,95 USD miesięcznie na użytkownika

• Wszystkie profesjonalne funkcje
• Nagrywanie rozmów i analiza głosu
• Nagrywanie konferencji audio i wideo
• Integracje Microsoft i Salesforce
• Zarządzanie jednokrotnym logowaniem

RingCentral

Jeden z najpopularniejszych dostawców VoIP, RingCentral, ma ustawienie HIPAA przeznaczone do usuwania informacji zgodnie z wysiłkami na rzecz zgodności z HIPAA.

Kluczowe cechy

• Poczta głosowa i powitanie
• Wideokonferencje
• Biznesowe SMS-y bez ograniczeń
• Numery bezpłatne i lokalne
• Spotkania online

Za I przeciw

cennik

Niezbędne: 19,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Do 20 użytkowników
• Telefon służbowy lub numery bezpłatne
• Nielimitowane połączenia na terenie USA i Kanady
• Biznesowe SMS-y bez ograniczeń

Standardowo: 27,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Wszystkie podstawowe funkcje
• Brak limitu użytkowników
• Numery telefonów firmowych w ponad 100 krajach
• Nieograniczone konferencje audio

Premia: 34,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Wszystko w standardzie
• Automatyczne nagrywanie rozmów
• Jednokrotne logowanie
• Administracja i zarządzanie wieloma witrynami

Ultimate: 49,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Wszystko w Premium
• Raporty o stanie urządzenia
• Alerty o stanie urządzenia
• Nieograniczone przechowywanie

Powiększenie

Kolejna wiodąca platforma, Zoom, oferuje zgodność z HIPAA wraz z możliwością zmiany ustawień na poziomie sieci w zależności od potrzeb klienta.

Kluczowe cechy

• Wideo i dźwięk HD
• Kanały z kamery uczestnika
• Konferencje tylko dźwiękowe
• Wiadomości międzyplatformowe

Za I przeciw

cennik

Pay As You Go: 10 USD miesięcznie za użytkownika

• Numery w USA i Kanadzie
• Krajowe SMS-y i MMS-y
• Rozszerzenie do numerów wewnętrznych i połączeń wychodzących

Nieograniczone połączenia regionalne: 15 USD miesięcznie na użytkownika

• Nielimitowane rozmowy z USA i Kanadą
• Wykonywanie i odbieranie połączeń z wielu urządzeń
• Opcjonalny dodatek umożliwiający dzwonienie do kolejnych 18 krajów

Pro Select Global: 20 USD miesięcznie na użytkownika

• Numer bezpośredniego wybierania
• Nielimitowane rozmowy w ponad 40 krajach
• Zaawansowane funkcje telefonu

Vonage

Vonage dostarcza firmom opieki zdrowotnej rozwiązania zgodne z HIPAA we wszystkich preferowanych kanałach komunikacji.

Kluczowe cechy

• Zawieszenie połączenia
• ID dzwoniącego
• Głos HD
• Wywołanie przesiewowe
• Ciągłość połączeń
• Wiele urządzeń na jednym rozszerzeniu

Za I przeciw

cennik

Telefon komórkowy: 14,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Nielimitowane rozmowy i wiadomości tekstowe
• Aplikacje mobilne i desktopowe

Premium: 24,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Wideokonferencje
• Integracje z CRM
• Wielopoziomowa automatyczna sekretarka

Zaawansowane: 34,99 USD miesięcznie na użytkownika

• Nagranie rozmowy
• Transkrypcja poczty głosowej
• Konfiguracja białych rękawic

Klawiatura numeryczna

Zbudowany na platformie Google, Dialpad stał się jednym z najbardziej niezawodnych dostawców VoIP.

Kluczowe cechy

• Nieograniczona rozmowa
• Obsługa aplikacji mobilnych i softphone
• Nagranie rozmowy
• Niestandardowy routing
• Bezpłatna obsługa numerów
• Automatyczne wykrywanie spamu

Za I przeciw

cennik

Standardowo: 20 USD miesięcznie na użytkownika

• Integracje oprogramowania innych firm
• Transkrypcja poczty głosowej

Pro: 30 USD miesięcznie na użytkownika

• Rozszerzona integracja z aplikacjami
• Więcej grup kontaktowych
• Obsługa klienta 24/7

Przedsiębiorstwo: Zadzwoń DialPad, aby uzyskać wycenę klienta

• Rozszerzenia telefonu
• Zaawansowana analityka
• Ulepszone integracje użytkowników

Wniosek

Zgodność z HIPAA jest ważna dla każdej firmy, która korzysta z danych dotyczących opieki zdrowotnej. Rząd federalny postawił sobie za priorytet ochronę danych pacjentów za wszelką cenę, nakładając surowe kary na tych, którzy nie przestrzegają prawa. Podczas gdy branża VoIP w dużej mierze dostosowała się do potrzeb HIPAA, firmy korzystające z nowych lub mniejszych dostawców VoIP mogą mieć mniej zabezpieczeń niż to konieczne. Firmy powinny uwzględnić zgodność z HIPAA i historię dostawców usług VoIP w zakresie dostarczania rozwiązań zgodnych z HIPAA jako jeden z elementów ogólnej decyzji o zakupie.

Często zadawane pytania dotyczące VoIP zgodne z HIPAA