Zatrudniasz nowych pracowników? Przewodnik po najlepszych praktykach wirtualnego onboardingu
Opublikowany: 2021-09-01Wdrażanie pracowników ma kluczowe znaczenie w zdobywaniu lojalności nowych pracowników. Raporty wykazały, że prawidłowy onboarding zwiększa retencję pracowników nawet o 69%.
Ostatni obrót wydarzeń zmusił wiele organizacji do przejścia na wirtualny onboarding. Firmy są zmuszone nadążać za szybko zmieniającymi się zakłóceniami, ucząc się najlepszych praktyk wirtualnego onboardingu.
Wirtualny onboarding to doskonały sposób na zaprezentowanie możliwości technologicznych Twojej firmy. Oto najważniejsze najlepsze praktyki wirtualnego wdrażania, które zapewniają płynne przejście.
Co to jest wirtualny onboarding?
Wirtualny onboarding przypomina bardziej osobisty onboarding. Ale w tym przypadku procesy odbywają się wirtualnie z wykorzystaniem zasobów internetowych, takich jak wideokonferencje i seminaria internetowe.
Wirtualny onboarding stał się normą, zwłaszcza wraz ze wzrostem liczby pracowników zdalnych. Umożliwia łączenie się i interakcję z nowymi pracownikami, niezależnie od ich lokalizacji. W zamian promuje elastyczność, umożliwiając zaspokojenie wszystkich ustaleń roboczych.
Jeśli chcesz wdrożyć wirtualnego pracownika, zachęcamy do włączenia webinariów, wideokonferencji, tekstów i innych interaktywnych programów, do których nowi pracownicy mogą uzyskać dostęp za pośrednictwem swoich inteligentnych urządzeń.
Przyjrzyjmy się najlepszym praktykom.
Wczesne przygotowania
Praca zdalna oznacza, że nowi członkowie zespołu mogą nie mieć dostępu do większości zasobów Twojej firmy. Na przykład nie będą mieli dedykowanego biura i komputera, żeby wymienić kilka krytycznych zasobów.
Od Ciebie zależy, czy zaimprowizujesz i przygotujesz dla nich te narzędzia tak wcześnie, jak to możliwe. Oczekują, że położysz dla nich podwaliny, zanim oficjalnie dołączą do organizacji, aby zapewnić pomyślną integrację w ich rolach.
Podczas gdy większość nowych pracowników ma niezbędny sprzęt i materiały do pracy w domu, niektórzy mogą być zależni od Ciebie. Możesz wypełnić tę lukę poprzez wcześniejszą komunikację, aby dowiedzieć się, jakich zasobów mogą potrzebować.
Jest to również najlepsza okazja, aby przeszkolić ich w zakresie niezbędnych zasobów. Należą do nich niezawodny komputer, Wi-Fi, kamera internetowa i narzędzia do wideokonferencji, VPN oraz wysokiej jakości słuchawki.
Wczesne planowanie i komunikacja pomaga uniknąć niedogodności w ostatniej chwili. Byłoby wielkim marnotrawstwem, jeśli planujesz wprowadzenie wirtualnej grupy, tylko po to, by zdać sobie sprawę, że tylko dwóch na pięciu pracowników ma dostęp do zoomu lub innych platform wideokonferencyjnych.
Opracuj wirtualny plan wdrożenia
Udany proces onboardingu zaczyna się od planu. Idealnie, mapa drogowa jest podstawą Twojej wirtualnej strategii onboardingu. Gwarantuje, że zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy pozostaniecie na dobrej drodze przez cały proces onboardingu.
Opracowując plan wdrożenia, zwróć uwagę na oś czasu. Ustaw idealny czas trwania procesu wdrażania każdego pracownika, który wynosi średnio 90 dni.
Powinieneś również uwzględnić kluczowe czynności, które należy wykonać podczas onboardingu. Obejmują one uczenie się i szkolenie pracowników, aby pomóc im zrozumieć kulturę Twojej firmy.
Mapa drogowa powinna podkreślać kamienie milowe, które prezentują zakończone działania i oczekiwane rezultaty po procesie onboardingu.
Kluczowe działania obejmują zapoznanie pracowników z celami i kulturą Twojej firmy. Poznaj swój nowy zespół i skonfiguruj jego cyfrowe miejsce pracy. Pozwól im ustalić osobiste cele, zanim przedstawią je przydzielonym znajomym.
Zacznij od opracowania harmonogramu onboardingu i upewnij się, że uwzględnia on okresy próbne. W miarę postępów nowych pracowników możesz przydzielić im bardziej szczegółowe zadania do wykonania i wygospodarować czas na przeprowadzenie ich przez ich zakres zadań.
Następnie należy wprowadzić działania i dopasować je do kamieni milowych, które powinni osiągnąć nowi pracownicy. Załóżmy, że chcesz, aby w ciągu pierwszych dwóch tygodni opanowali Twój biznesowy harmonogram pracy. Powinieneś to uwzględnić w swoim harmonogramie treningów.
Staraj się to zapewnić i staraj się, aby Twój plan działania obejmował wszystkie aspekty niezbędne do pomocy pracownikom w rozpoczęciu ich ról.
Włącz oprogramowanie wprowadzające
Korzystanie z oprogramowania do wdrażania wirtualnych pracowników to sztuczka umożliwiająca zdalne wprowadzanie nowych członków do organizacji bez zmniejszania zaangażowania. Systemy są bezpieczne i łatwo dostępne.
Odpowiednie oprogramowanie pozwala nowym pracownikom poznać kulturę i historię firmy z ich komputerów.
Ponadto oprogramowanie do wdrażania promuje dokładność i odpowiedzialność. Jest to w przeciwieństwie do onboardingu na papierze, który może być nieco trudny do monitorowania. Oprogramowanie do wdrażania ułatwia monitorowanie postępów pracowników bez spotkań twarzą w twarz.
Co więcej, możesz zapomnieć o drukowaniu setek stron w celu dystrybucji informacji wprowadzających. Oprogramowanie onboardingowe umożliwia wirtualne spotkania i dystrybucję informacji za pomocą kilku kliknięć.
Oprogramowanie wprowadzające maksymalizuje czas kontaktu. Pozwala na przekazanie wszystkich krytycznych informacji nowym pracownikom.
W zamian możesz spędzać większość czasu na owocnych dyskusjach. I zaoszczędź czas, który poświęciłbyś na odpowiadanie na pytania pracowników.
Oprócz oszczędności czasu, włączenie oprogramowania minimalizuje ryzyko. Jednocześnie skraca czas potrzebny między szkoleniem pracowników a osiągnięciem produktywności.
Co więcej, inwestycja w oprogramowanie onboardingowe zwiększa wiarygodność Twojej firmy. Nowi pracownicy poczują, że traktujesz swój biznes poważnie. Będą podekscytowani dołączeniem do Twojego zespołu.
Nie spiesz się, aby poszukać niezawodnego oprogramowania do wdrażania pracowników i zmodernizować swoje procesy. Oprogramowanie upraszcza proces rekrutacji. Czyni to, umożliwiając nowo zatrudnionym wypełnianie formularzy z komputera w zaciszu własnego domu.
Dzięki temu kierownicy ds. rekrutacji mogą skoncentrować się na produktywnych zadaniach. Mogą pozostawić oprogramowanie do obsługi wszystkich żmudnych procesów. Obejmują one sprawdzanie poprawności danych i przypominanie pracownikom o terminach.
Opracuj nowy pakiet powitalny dla pracowników
Pakiet powitalny sprawi, że nowo zatrudnieni pracownicy poczują się docenieni i docenieni. Ponadto jest to doskonały sposób na przekazanie im wszystkich niezbędnych informacji na początek. Co więcej, pomaga im się osiedlić i skonfigurować w oczekiwaniu na oficjalne spotkania onboardingowe.
Pakiety powitalne dadzą nowym pracownikom wgląd w kulturę Twojej firmy. To sprawi, że poczują się podekscytowani dołączeniem do Twojej firmy.
Zastanów się nad zaprojektowaniem pakietów powitalnych, które możesz szybko rozesłać drogą elektroniczną do pracowników z domu. Pakiety powitalne należy wysłać przed pierwszym procesem wdrażania pracowników.
Pamiętaj, że pakiety powitalne nie powinny być używane do udostępniania poufnych informacji, takich jak hasła. Powinieneś podać podstawowe informacje, takie jak adresy e-mail i numery telefonów współpracowników.
Pakiety powitalne mają na celu dostarczenie nowym pracownikom ogólnych informacji o Twojej firmie. Informacje prowadzą ich przez pierwsze tygodnie lub miesiące w Twojej firmie. Może to być szczegółowy film witający ich i dający poczucie przynależności.
Dołącz arkusze informacyjne, takie jak e-mail i loginy komputera. Pomoże również dodać listy rzeczy do zrobienia i plany na pierwszy dzień wirtualnego wdrożenia, aby je przygotować.
Spraw, aby film był zabawny i interesujący. Unikaj zbytniej formalności, ponieważ chcesz, aby nowi pracownicy czuli się swobodnie w swoim nowym miejscu pracy.
Jeśli to możliwe, stwórz webinaria szkoleniowe dla znacznej części szkolenia. To kolejny sposób, aby nowo zatrudnieni czuli się mile widziani i doceniani, odpowiadając na wszystkie pytania w czasie rzeczywistym.
Przypisz znajomych
Wprowadzanie nowych pracowników na pokład jest ekscytujące. Ale może to być również bardzo stresujące i czasochłonne.
Menedżerowie zatrudniający odgrywają kluczową rolę w przyjmowaniu i kształtowaniu nowych pracowników w ich pierwszych tygodniach i miesiącach. Ale pomoże, jeśli masz szerszy zespół, aby ułatwić ten proces.
Nie możesz się pomylić z dołączaniem znajomych, aby zapewnić pomyślne wdrożenie. Na początek znajomi wprowadzający na pokład oferują kontekst. Pomaga to nowym pracownikom szybko dostosować się do swoich ról.
Dzięki kontekstowi pracownicy dokładnie rozumieją, jak przyczynić się do sukcesu swoich zespołów.
Przyjaciele wprowadzający na pokład oferują kontekst, którego nie znajdziesz w podręcznikach. Pomogą nowym pracownikom zidentyfikować odpowiednich interesariuszy. Mogą również poruszać się po różnych aspektach Twojej organizacji.
Dzięki postępowi technologicznemu możesz teraz zintegrować narzędzia do wideokonferencji podczas wirtualnego onboardingu. Narzędzia umożliwiają bezpośrednie interakcje z kumplem, które przypominają interakcje osobiste.
Możesz połączyć pracowników i przypisanych znajomych za pośrednictwem poczty e-mail. Niech stosują odpowiednie środki komunikacji w zależności od upodobań kumpli. Co więcej, dołączanie kumpli zwiększa produktywność.
W większości przypadków nowi pracownicy mogą potrzebować czasu na przystosowanie się do środowiska pracy. Potrzebują trochę czasu, aby zapoznać się z opisem pracy i wymaganiami. A do tego dołączają znajomi, aby przyspieszyć proces uczenia się.
Szybka nauka oznacza, że mogą szybko stać się produktywni w swoich rolach. Dlatego przyczynią się do sukcesu Twojej firmy.
Co więcej, przypisanie nowych znajomych zwiększa satysfakcję nowych pracowników. Powodem jest to, że łatwiej im pokonywać wyzwania podczas dołączania do złożonych organizacji.
Planuj jednorazowe spotkania poza siedzibą
Jednym z najważniejszych wyzwań, z jakimi borykają się zarówno nowi pracownicy, jak i pracodawcy podczas wirtualnego onboardingu, jest brak interakcji. W większości przypadków rozmowy telefoniczne i wideokonferencje nie wystarczą.
W niektórych przypadkach pracownicy mogą czuć się odizolowani. A nie ma lepszego sposobu na rozwiązanie takich problemów niż zwoływanie spotkań poza siedzibą dla nowych pracowników. Wskazane jest również, aby spotkania odbywały się z dala od biur Twojej firmy.
Spotkania poza biurem wzmacniają relacje między pracownikami wirtualnie pokładowymi a innymi członkami zespołu. Prawidłowo wykonany może zwiększyć rotację pracowników.
Żyjemy w erze, w której prawie wszystko kręci się wokół technologii. Jednak interakcje twarzą w twarz mają kluczowe znaczenie dla poprawy połączeń.
Komunikacja w znacznym stopniu składa się z mowy ciała. A rozmowy telefoniczne, Skype i e-maile mogą zajść tylko tak daleko.
Zorganizowanie spotkania obejmującego wszystkie ręce to najlepszy sposób na zdobycie punktów. Ponadto zachęca pracowników do wyrażania siebie.
Dobrze zaplanowane i spersonalizowane spotkania poza biurem to także doskonały sposób na okazanie wdzięczności nowym członkom zespołu. To dowód na to, że jesteś podekscytowany ich obecnością na pokładzie. Dzięki temu masz pewność ich lojalności i ciężkiej pracy.
Niemniej jednak spotkania osobiste są możliwe tylko wtedy, gdy pracownicy pochodzą z Twojej okolicy. Jeśli pochodzą z odległych geograficznie miejsc, możesz mieć trudności z ich zmobilizowaniem. Ale nadal możesz organizować spotkania towarzyskie w sieci.
Celem jest nawiązanie głębokiej więzi i sprawienie, by nowi członkowie zespołu poczuli się częścią Twojej organizacji.
Regularne odprawy
Regularne odprawy pomagają określić postępy pracowników. Ponadto pomaga ustalić skuteczność strategii onboardingowej.
Przeprowadzaj cotygodniowe odprawy. Celem jest zobaczenie pokonanego kamienia milowego i ustalenie, czy mieścisz się w ustalonych ramach czasowych. Sprawdź wydajność pracowników. W razie potrzeby rozwiąż wszelkie problemy, zanim przyspieszą.
To także szansa na uzyskanie informacji zwrotnej od pracowników na temat procesu onboardingu. Następnie możesz wykorzystać informacje zwrotne, aby ulepszyć strategię. Pomysł jest korzystny dla Twojej firmy i przyszłości pracowników.
Najlepsze w wirtualnym onboardingu jest to, że odprawa jest tak łatwa, jak wysyłanie e-maili lub planowanie spotkań typu zoom. Zapytaj, czy nowi pracownicy mają problemy z przystosowaniem się do Twojej kultury. Możesz również potwierdzić, że jesteś zbyt szybki i musisz spowolnić proces.
Stwórz przyjazną kulturę dla pracowników zdalnych
O tworzeniu kultury biznesowej w ogóle powiedziano już wiele. Większość menedżerów ds. zatrudniania i właścicieli firm nie zdaje sobie sprawy, że pracownicy zdalni nie mają podobnych doświadczeń, jak osoby pracujące w organizacji.
Zaleca się stworzenie kultury, która jest przeznaczona dla pracowników zdalnych. To sprawia, że czują się doceniani i włączani bez względu na to, skąd pracują.
Niezastosowanie się do tego może sprawić, że zdalni pracownicy poczują się, jakby byli tylko tymczasowym miejscem pracy. Dzięki temu nie wykorzystają swojego pełnego potencjału, aby wynieść Twój biznes na wyższy poziom.
Zacznij od zrozumienia wartości pracy zdalnej. Komunikuj kulturę swojej firmy i zachęcaj pracowników zdalnych do swobodnego wyrażania siebie, gdy napotykają problemy.
Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące wirtualnego wdrażania
Praca zdalna stała się normą. W nadchodzących latach prawie każda organizacja będzie miała co najmniej jednego pracownika zdalnego.
Wirtualny onboarding ma na celu ułatwienie pracownikom bezproblemowej integracji z Twoją organizacją. Ponadto sprawia, że czują się częścią Twojego zespołu. Na początku może wydawać się to trudne. Ale powyższe najlepsze praktyki wirtualnego wdrażania pomogą Ci to zrobić dobrze z nowymi pracownikami.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.