Rozwiązywanie 6 najczęstszych problemów związanych z implementacją hostowanej centrali PBX

Przyjęcie rozwiązania Hosted PBX może być jednym z najłatwiejszych sposobów obniżenia kosztów i ulepszenia infrastruktury komunikacyjnej i telefonicznej w firmie. Dzięki obsłudze wszystkich ciężkich zadań w chmurze przez usługodawcę hostowana centrala PBX zapewnia mnóstwo niezawodnych funkcji, niezrównaną elastyczność i wysoką jakość połączeń głosowych. Jednak, jak każda technologia, przyjęcie hostowanej centrali PBX nie jest pozbawione własnych wad i problemów.

Wiele problemów z rozwiązaniami VoIP i hostowanej centrali PBX można rozwiązać dzięki podstawowej wiedzy na temat systemu lub współpracy z dostawcą usług VoIP. Zapoznanie się z rozwiązaniami VoIP, terminologią i typowymi problemami może uchronić Twoją firmę przed wieloma problemami związanymi z przejściem ze starszych telefonów na VoIP, a nawet z nowym dostawcą hostowanej centrali PBX.

Problem

Pierwszym krokiem do utrzymania wysokiego poziomu jakości hostowanego rozwiązania PBX jest zapewnienie, że Twoja firma jest wyposażona w odpowiednie łącze internetowe. Wiele typowych problemów dotyczących jakości połączeń VoIP można przypisać połączeniu internetowemu, na którym opiera się usługa. Dzięki hostowanej centrali PBX wszystko jest obsługiwane bezpośrednio przez połączenie internetowe, a połączenia telefoniczne są przesyłane jako dane przez to połączenie. Awaria telefonu lub nawet niewielka czkawka podczas połączeń może łatwo obniżyć profesjonalny wizerunek Twojej firmy, a niektórzy użytkownicy mogą po prostu nie tolerować złych doświadczeń komunikacyjnych.

Rozwiązanie

Na szczęście w ostatnich latach VoIP stał się znacznie bardziej niezawodny, ale zawodność nadal może być kluczowym problemem – ale poprawa tej niezawodności może leżeć w Twoich rękach. Przyjmując rozwiązanie hostowanej centrali PBX, najpierw należy przetestować połączenie internetowe i rozpoznać, jakie może mieć wąskie gardła. System jest tak solidny, jak jego najsłabszy punkt. Oczywiście, jeśli chodzi o połączenie internetowe, przewodowe jest zawsze lepsze niż bezprzewodowe. Przewody umożliwiają stały przepływ danych i nie mogą być zakłócane przez czynniki zewnętrzne, takie jak połączenie bezprzewodowe. Nawet w przypadku najpotężniejszego routera na świecie sygnał WiFi zostanie zablokowany i osłabiony przez wszelkie przeszkody, przez które musi przejść, i może zostać przerwany lub odebrany. Jeśli to możliwe, upewnij się, że połączenie nie jest ograniczone do konfiguracji tylko Wi-Fi, aby zagwarantować najsilniejsze dostępne połączenie. Dobrym miejscem na rozpoczęcie jest przetestowanie szybkości połączenia internetowego, aby zrozumieć, nad czym pracujesz i jak dokonać aktualizacji.

Ponieważ dane połączeń są przesyłane przez Internet, konieczne jest również upewnienie się, że Twoje biuro ma odpowiedni poziom przepustowości dostępnej do obsługi nie tylko tych informacji, ale także wszelkich innych danych przesyłanych ze standardowego korzystania z Internetu w całym biurze. Typowe połączenie VoIP zużywa około 85 kilobitów (kb/s) zarówno przepustowości przesyłania, jak i pobierania — ale szybkość przesyłania jest kluczem do jakości połączenia telefonicznego. Bez odpowiedniej przepustowości i szybkości wysyłania, aby przesyłać dane, połączenia mogą ucierpieć z powodu zakłóceń lub przerw.

Problem

Nawet przy najbardziej niezawodnym połączeniu internetowym, największej przepustowości i najszybszej dostępnej prędkości przesyłania w Twoim biurze istnieje ryzyko, że jakość Twoich usług może ucierpieć. Jak wspomniano wcześniej, drgania lub przerwy, przerwane połączenia mieszały mowę z powodu niewłaściwie umieszczonych lub opóźnionych danych, a nawet obawy dotyczące bezpieczeństwa mogą nękać połączenia VoIP, jeśli nie będziesz utrzymywać i zarządzać narzędziami wprowadzonymi w celu zapewnienia najwyższej dostępnej jakości usług. Bez odpowiedniego sprzętu lub odpowiednich przepisów utrzymanie wysokiej jakości połączeń może być niemożliwe, co może negatywnie wpłynąć na obecność firmy i możliwość wykonywania pracy.

Rozwiązanie

Pierwszym krokiem do zarządzania jakością usług byłoby przyjęcie hostowanego dostawcy centrali PBX, który może zapewnić Twojej firmie umowę dotyczącą poziomu usług. Powszechne wśród większości dostawców, umowy te pomogą zapewnić, że wszystko w zapleczu dostawcy nie tylko będzie działać, ale także będzie działać najlepiej, jak to możliwe, bez żadnych problemów. Ale reszta znowu będzie opierać się na twoich praktykach wprowadzonych w celu zarządzania jakością usług, których doświadczasz podczas wykonywania lub odbierania połączeń. Z odpowiednim połączeniem internetowym, które zasila hostowany system PBX, nie powinieneś zauważyć żadnych problemów z połączeniami – ale jeśli wszystko idzie dobrze po stronie Twojego dostawcy usług internetowych, nadal istnieją punkty zainteresowania w Twojej firmie, które mogą mieć wpływ.

Ustanowienie połączenia VoIP nadal wymaga użycia routerów, a nawet możliwych przełączników, aby skierować dane tam, gdzie powinny, i umożliwić sprzętowi komunikowanie się z siecią. Specyficzne routery i przełączniki z obsługą QoS mają wbudowane funkcje priorytetyzowania ruchu VoIP w stosunku do standardowego korzystania z Internetu, dzięki czemu dane te trafiają na drogę ekspresową, podczas gdy wszystko inne jest delegowane na boczne ulice. Zmniejszenie liczby punktów dostępu, przez które muszą przechodzić informacje, poprawi również jakość usług. Jeśli dane muszą przechodzić przez dwa oddzielne routery, może to negatywnie wpłynąć na transfer danych i spowolnić wszystko. Wiele zapór udostępnia również listę filtrów do blokowania lub przepuszczania ruchu przychodzącego, które można konfigurować indywidualnie, aby zapewnić, że dane VoIP mają przepustowość i uprawnienia, których potrzebują.

Problem

Jednym z największych winowajców przerywania lub ograniczania usługi VoIP jest przerażający router, a nawet inny niekompatybilny sprzęt. Wiele starych routerów po prostu nie obsługuje VoIP i przesyłania danych (zobacz najlepsze routery dla VoIP). Inne urządzenia sieciowe, takie jak przełączniki (jak wspomniano powyżej), mogą mieć problemy ze zgodnością, nie tylko z protokołami VoIP, ale także z samymi sobą. Każda przestarzała sieć, która nadal wykorzystuje stary sprzęt lub nawet niewłaściwy sprzęt, może sprawić, że przejście na wprowadzenie rozwiązania Hosted PBX będzie poważnym problemem i nadal będzie powodować problemy. Nie tylko same routery mogą być niekompatybilne, ale mogą być nawet nieprawidłowo zaprogramowane. Jeśli korzystasz ze starszych starszych telefonów, a nawet telefonów od innego hostowanego dostawcy centrali PBX po przejściu na nowego, pojawia się również problem z zapewnieniem dostępu do swoich telefonów.

Rozwiązanie

Aktualizuj, aktualizuj i aktualizuj. Jeśli Twoja firma właśnie przechodzi na hostowaną centralę PBX, ale nadal działa w 5-letniej sieci, może nadszedł czas, aby wymienić cały ten sprzęt na nowe, nowoczesne routery, przełączniki, przewody lub inne inny sprzęt i punkty dostępowe — nawet stare telefony. Wielu dostawców dołącza lub sprzedaje telefony, które są dostarczane i gotowe do podłączenia, więc konfiguracja jest wykonywana za Ciebie – w przeciwnym razie możesz spędzić godziny, próbując przejść przez nieaktualne portale internetowe, próbując znaleźć niezbędne adresy IP i nazwy kont, aby udostępnij swoje stare telefony nowej usłudze. Jeśli chodzi o modernizację sprzętu, początkowa inwestycja nie musi być nawet ogromna, ponieważ najnowocześniejszy sprzęt nie zawsze jest konieczny – ale raczej upewnij się, że wybrany sprzęt jest zgodny z Twoim przypadkiem użycia. Wielu dostawców dostarcza lub sprzedaje własne routery i przełączniki kompatybilne z VoIP lub może być pozyskiwanych od niezależnych sprzedawców detalicznych. Ponownie, nie jest to najdroższe, ale raczej zapewnienie odpowiedniego narzędzia do pracy. Chociaż nie oczekuj, że będziesz skąpić routera i oczekiwać wysokiej jakości połączeń, każdy losowy, dostępny z półki router klasy podstawowej od Best Buy może prowadzić do jeszcze więcej bólów głowy.

Ważne jest również, aby upewnić się, że sprzęt jest odpowiednio skonfigurowany do użytku, o którym myślisz. Wiele routerów ma ogromną listę cech, funkcji, uprawnień i wyjątków, które można skonfigurować bezpośrednio za pośrednictwem przyjaznego dla użytkownika portalu internetowego. Oczywiście zadanie to może wydawać się zniechęcające dla tych, którzy nie są zaznajomieni, ale pomoc dostawcy VoIP i wybór sprzętu skoncentrowanego na VoIP mogą sprawić, że otwarcie właściwych punktów będzie proste i łatwe. Nawet zakup urządzenia obsługującego lub ukierunkowanego VoIP powinno wystarczyć, aby zapewnić prawidłową konfigurację połączeń. Zmniejszenie liczby punktów między siecią a hostowaną centralą PBX jest również kluczowe, jak wspomniano powyżej – mniej routerów oznacza mniejsze ograniczenia danych i sieci. Jak wspomniano powyżej, wprowadzenie nowych telefonów do nowej usługi może pomóc zmniejszyć ból głowy związany z udostępnianiem istniejących telefonów, chociaż obsługa klienta dla dostawców powinna również pomóc, ponieważ proces dotyczy głównie podłączania prawidłowe informacje w odpowiednim polu, jeśli aktualizacja nie jest opcją.

Problem

Komputery, sieci, a nawet VoIP mogą z początku wydawać się zniechęcające dla tych, którzy nie są zaznajomieni z tym, co wydaje się skomplikowanym systemem. Z własną unikalną terminologią, skrótami i wymaganiami, nieznana natura VoIP może okazać się wyzwaniem nawet dla najbardziej doświadczonego menedżera IT lub centrum danych. Prowadzenie centrum danych lub konfigurowanie sieci w biurze to inne zadanie niż wdrożenie rozwiązania VoIP, a wielu administratorów sieci może po prostu nie mieć pewności, jak działa VoIP lub hostowana centrala PBX. Przy braku wiedzy, a nawet zrozumienia podstaw, przejście na rozwiązanie VoIP może wydawać się prawie niemożliwe lub przynajmniej nieprawdopodobne, aby zebrać wiedzę niezbędną do wskoczenia. A nawet po ustanowieniu hostowanego rozwiązania PBX dla swojego biuro, kto go ustawia i wie, jak obsługiwać system?

Rozwiązanie

Na szczęście większość ciężkich prac związanych z podnoszeniem i konfiguracją hostowanej centrali PBX jest obsługiwana przez dostawcę za pośrednictwem chmury. Ponieważ usługa jest hostowana na zapleczu i w centrach danych dostawcy, a nie koniecznie na miejscu, gdzie wymagana jest dodatkowa infrastruktura, konfiguracja może być tak prosta, jak instalacja nowego routera. Ze względu na charakter rozwiązań hostowanych nowy system telefoniczny można uruchomić w ciągu kilku minut.

Jeśli wykonasz poprzednie kroki, aby zapewnić wystarczająco silne połączenie internetowe i kompatybilny sprzęt, konfiguracja powinna być tak prosta, jak połączenie z dostawcą, podłączenie całego sprzętu, a wszystko będzie gotowe do wykonywania połączeń. Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było rozszyfrowywać technobabble i decydować, który kodek najlepiej sprawdzi się w twoim systemie i skomplikowanej konfiguracji sprzętu. Oczywiście skonfigurowanie wszystkiego to połowa sukcesu, a konfiguracja systemu telefonicznego to coś więcej niż tylko podłączenie telefonu do routera. Dzięki ogromnym listom funkcji dostarczanym z rozwiązaniem Hosted PBX może zajść potrzeba poświęcenia trochę czasu na skonfigurowanie wszystkiego tak, jak chcesz – ale znowu minęły czasy przerzucania podręczników użytkownika w celu zrozumienia skomplikowanych portali internetowych. Ogólnie rzecz biorąc, wielu dostawców hostowanych central PBX zapewnia dostęp do bardzo przyjaznego dla użytkownika portalu internetowego, wykorzystując techniki klikania i przeciągania, dzięki czemu każdy o dowolnym poziomie umiejętności może szybko dostosować swój system telefoniczny do swojego przypadku użycia. Szkolenie pracowników powinno być przeszłością.

Problem

Oczywiście, nawet przy całym planowaniu na świecie, jeśli coś zawiedzie po stronie twojego usługodawcy, twój biznes pozostanie bezradny, dopóki nie zostanie rozwiązany. Wszyscy rozumieją kłopoty z dodzwonieniem się do linii obsługi klienta tylko po to, aby czekać na agenta, ale jeśli chodzi o linie telefoniczne – brak obsługi nawet przez minutę może oznaczać katastrofę dla Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy Twoja usługa telefoniczna przestanie działać, zauważysz przerwy lub drgania, ale wszystko po Twojej stronie jest w porządku, czy po prostu chcesz włączyć lub wyłączyć nową funkcję, dostawca bez odpowiednich kanałów komunikacji i słabego wsparcia może zamienić minuty przestojów w godziny , a nawet dni.

Rozwiązanie

W dzisiejszych czasach prawie niemożliwe jest znalezienie firmy, która nie stawia obsługi klienta na bardzo wysokim piedestale. Udowodniono, że klienci łatwo porzucą dostawcę lub firmę, jeśli uznają, że zapewniona obsługa klienta nie jest odpowiednia. Na szczęście wielu, jeśli nie wszyscy dostawcy, zauważyli to i wysłuchali. Chociaż uważa się, że obsługa klienta jest kluczem do sukcesu, nie każdy dostawca jest tworzony jednakowo i nie każdy dostawca otwiera te same kanały. Łatwo jest pochwalić się wysoką jakością obsługi klienta, ale jeśli pozwolisz swoim klientom dzwonić na linię pomocy tylko o określonych porach dnia, nie przyniesie to nikomu nic dobrego, gdy ich telefony przestaną działać w środku nocy.

Porównując dostawców Hosted PBX, jednym z najważniejszych aspektów, które należy wziąć pod uwagę w różnych sklepach, jest poziom świadczonych usług i ścieżki komunikacji. Niektórzy dostawcy utrzymują całodobowe linie telefoniczne obsługi klienta, adresy e-mail, a nawet czat internetowy na żywo, dzięki czemu możesz się skontaktować w dowolnym momencie. Wielu dostawców robi nawet wszystko, aby zapewnić, że ich obsługa klienta jest w 100% oparta na Stanach Zjednoczonych, więc klienci nie muszą się martwić potencjalną barierą językową, która może wykonać 5-minutowe połączenie trwające 50 minut. Ważne jest również, aby pamiętać, że niektóre usługi hostowanej centrali PBX zapewniają różne poziomy obsługi klienta w zależności od poziomu usług, które subskrybuje Twoja firma, a nawet ograniczają całodobową pomoc telefoniczną do klientów o wyższej cenie. Wybór dostawcy, który sprawia, że ​​kontaktowanie się z nimi, gdy coś pójdzie nie tak, będzie tak proste, jak to tylko możliwe, znacznie uprości całe przejście.

Problem

Bezpieczeństwo w każdej firmie o dowolnej wielkości powinno być głównym problemem podczas tworzenia sieci, niezależnie od tego, czy planujesz wdrożyć hostowaną centralę PBX, czy nie. Po dodaniu hostowanej centrali PBX lub rozwiązania VoIP nie tylko zapisane dane są przesyłane przez sieć, ale teraz wszystkie połączenia i komunikacja głosowa będą również obsługiwane przez tę samą sieć. Ze względu na charakter VoIP możliwe jest, że strona, która chce przeniknąć do Twojej sieci, przechwyci dane połączeń przesyłane przez sieć i przechwyci komunikację, umożliwiając im zasadniczo podsłuchiwanie rozmowy telefonicznej. Mając większość struktury systemu telefonicznego poza twoimi rękami, jak możesz mieć pewność, że wszystko jest zamknięte i bezpieczne?

Rozwiązanie

W rzeczywistości przeniesienie usługi telefonicznej do chmury z natury wiąże się z szeregiem korzyści związanych z bezpieczeństwem, po prostu ze względu na charakter systemu. Administratorzy będą mieli dostęp do portalu internetowego, który zapewnia nie tylko przydatne informacje analityczne, dostęp do funkcji Twojej usługi, ale także funkcje bezpieczeństwa. Administratorzy mogą ustawiać określone poziomy dostępu dla każdego użytkownika, tak aby tylko upoważniony personel mógł zarządzać Twoimi bardziej zaawansowanymi funkcjami lub uzyskiwać dostęp do informacji online. Administratorzy mogą na ogół zdalnie uniemożliwić telefonowi korzystanie z hostowanej usługi PBX bezpośrednio z tego samego portalu, więc jeśli niezadowolony pracownik odchodzi, ale ma telefon w domu, możesz upewnić się, że nie ma już dostępu do sieci lub usługi. Ten sam portal sprawia, że ​​śledzenie użycia telefonu jest szybkie i łatwe, możesz nawet nagrywać rozmowy i słuchać później.

Ale co z niechcianymi intruzami, którzy przedzierają się przez Twoją sieć i podsłuchują Twoje prywatne rozmowy? Na szczęście wszystkie serwery, na których będzie działać hostowana centrala PBX, są chronione przez wiodące w branży szyfrowanie i kontrolery sesji granicznej, aby nie zapewniać, że odebrane dane będą zaszyfrowanym bałaganem informacji, ale będą również działać jako dedykowana zapora ogniowa tylko dla Twojego telefonu wzywa. Dodanie bramy szyfrującej w chmurze i wymaganie haseł dla wszystkich urządzeń i połączeń z siecią również pomoże zapobiec większości ataków. Ponadto, jak wspomniano wcześniej w sekcji dotyczącej routerów, sprzęt, którego używasz, może pomóc w zablokowaniu sieci, ponieważ większość routerów sama będzie działać jako zapora sieciowa z możliwością ograniczenia dostępu do sieci, ale także zastosuje własne oprogramowanie zapory. Każdy dodatkowy zamek, który możesz założyć na drzwi, po prostu utrudni komuś włamanie.