Jak dział HR może wykorzystywać podpisy e-mail do reprezentowania kultury firmy?

Podpisy e-mail są używane przez ponad 62% marketerów, stanowiąc cenne narzędzie, które może jeszcze bardziej zwiększyć świadomość marki wokół firmy. Jako łatwy dodatek do e-maili, możesz użyć tego narzędzia marketingowego, aby dodać element profesjonalizmu do każdej wysyłanej wiadomości e-mail, a także dołączyć przydatne informacje, które pomogą ludziom pozostać w kontakcie z Twoimi kontami służbowymi.

Jednak oprócz promowania firmy i zapewnienia wyższego stopnia widoczności marki, podpisy e-mail mogą być również wykorzystywane do dalszego reprezentowania kultury firmy i poprawy komunikacji. W rzeczywistości ta ostatnia kwestia zwiększenia łatwości komunikacji została powtórzona w różnych dużych agencjach marketingowych, a 89% marketerów używa podpisów, aby podać dodatkowe informacje kontaktowe.

W tym artykule przyjrzymy się korzyściom płynącym z używania podpisu e-mail w całej firmie, omówimy najważniejsze zalety, a także zademonstrujemy, w jaki sposób można pomóc w informowaniu i rozwijaniu wewnętrznej kultury firmy.

Przejdźmy od razu.

Jak dodać podpis e-mail w programie Outlook?

Dodanie podpisu e-mail w programie Outlook jest zaskakująco łatwe, umożliwiając utworzenie i przesłanie podpisu w zaledwie kilka minut. Dzięki wysoce konfigurowalnym opcjom i wielu twórcom online, do których możesz się zwrócić, wdrożenie podpisu w całej firmie nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać.

W programie Outlook istnieje określony proces, który możesz wykonać:

• Preferencje — po otwarciu konta e-mail programu Outlook przejdź do preferencji, które powinny znajdować się na pasku okna w lewym górnym rogu ekranu.
• Podpisy – albo przejdź do Podpisów, przesuwając się w dół listy alfabetycznej, albo wybierz „Pomoc”, a następnie bezpośrednio ją wyszukaj. Kliknij to, aby otworzyć stronę podpisu w Outlooku.
• Edytuj — kliknij znak plus (+), aby dodać nowy podpis. Będziesz wtedy mógł edytować typ i nazwę swojego podpisu przed dostosowaniem go za pomocą spersonalizowanych pól i odpowiedzi. W tym samym miejscu możesz bezpośrednio przesłać gotowy podpis, jeśli utworzyłeś go za pomocą aplikacji lub usługi innej firmy.
• Opublikuj – po dostosowaniu podpisu e-mail możesz kliknąć Zastosuj, a zmiany zostaną opublikowane na Twoim koncie. Upewnij się, że masz wybrany podpis e-mail. Jeśli tak, to następna wiadomość e-mail, którą wyślesz ze swojego konta, automatycznie zawiera podpis e-maila na dole strony.

Dzięki temu szybko utworzyłeś i dołączyłeś podpis e-mail, który możesz równomiernie rozpowszechniać w całej firmie.

Dlaczego moja firma powinna używać podpisów e-mail?

Po utworzeniu podpisu e-mail możesz zacząć korzystać z zalet tego przydatnego dodatku e-mail. Zazwyczaj podpisy e-mail mają zarówno natychmiastową korzyść, jak i taką, która z czasem się powiększa. Na przykład, chociaż istnieje natychmiastowa korzyść z tych podpisów, o czym wkrótce omówimy, użycie jednego teraz oznacza, że ​​każda wiadomość e-mail, którą wyślesz w przyszłości, będzie na stałe zawierała te dodatkowe informacje.

Jeśli ktoś sprawdzi swój adres e-mail i przejrzy poprzednie wiadomości e-mail, aby zobaczyć, co mogłeś powiedzieć, Twój podpis w wiadomości e-mail będzie stałym przypomnieniem marki Twojej firmy, jej informacji i przyszłych szczegółów, które mogłeś uwzględnić.

Natychmiastowe korzyści z używania podpisu e-mail są ogromne, a ten prosty dodatek robi dużą różnicę. Podpisy e-mail online mogą:

• Popraw profesjonalizm – ponad 82% firm aktywnie używa podpisów w wiadomościach e-mail. Jednym z głównych powodów jest to, że promuje wizerunek profesjonalizmu. Firmy mogą z nich korzystać, aby pokazać swoją markę, dołączyć dodatkowe szczegóły i używać kolorów firmowych. Jest to nie tylko wygodne, ale zwiększa poczucie profesjonalizmu w Internecie.
• Usprawnij kontakt — Kolejną zaletą korzystania z podpisów w wiadomościach e-mail jest to, że pracownicy mogą dołączać kolejne punkty kontaktowe. E-mail, choć powszechnie używany, nie jest najskuteczniejszym środkiem komunikacji. W związku z tym podanie numeru telefonu, alternatywnego adresu e-mail lub innego punktu kontaktowego pomoże ludziom pozostać w kontakcie z firmą.
• Zwiększ rozpoznawalność marki – Rozpoznawanie marki to ogromna część marketingu internetowego. W rzeczywistości nawet samo uwzględnienie koloru w wiadomości e-mail, odzwierciedlającego kolory firmy, może poprawić rozpoznawalność marki nawet o 80%. Podpis e-mail Twojej firmy zapewnia fantastyczną okazję do dołączenia materiałów marketingowych, logo Twojej marki i nazwy firmy. Z czasem przyczyni się to do zwiększenia prawdopodobieństwa rozpoznania i skojarzenia pozytywnej obsługi klienta z Twoją marką.

Chociaż są to główne korzyści, jakie uzyskasz dzięki dołączeniu podpisu e-mail, są one tylko zarysowaniem powierzchni, ponieważ jest to jedna z tanich zmian, które możesz wprowadzić w swojej firmie.

Jak dział HR może wykorzystywać podpisy e-mail do rozwoju kultury wewnętrznej firmy?

Chociaż omówiliśmy zewnętrzne korzyści z wprowadzenia podpisu e-mail do Twojej firmy, możesz również czerpać korzyści wewnętrzne, ponieważ dział HR używa podpisów e-mail do postępu kultury firmy.

Poczta e-mail to podstawowa metoda komunikacji w firmie, a pracownicy korzystają z tego strumienia, aby rozmawiać ze sobą przez cały dzień. Dzięki temu precedensowi działy HR mogą zawierać w swojej komunikacji szereg dodatkowych informacji.

Na przykład dział HR może używać podpisów w wiadomościach e-mail, aby

• Przeprowadzaj ankiety firmowe — w podpisach e-mail wysyłanych z działu HR pracownicy mogą dołączyć łącze do ostatniej ankiety prowadzonej przez dział HR. Może to obejmować łącze do anonimowej ankiety na temat warunków pracowniczych, miejsca, w którym można przekazać opinię, lub jakiejkolwiek innej ankiety, która jest aktualnie prowadzona. Zapewnia to pracownikom łatwy dostęp do miejsca, w którym mogą dzielić się swoimi uczuciami, dzięki wiadomości e-mail HR, która oszczędza czas, a jednocześnie zapewnia centralną lokalizację do wyszukiwania ankiet.

• Planuj spotkania — wielu pracowników działu HR używa teraz swoich podpisów e-mail jako lokalizacji do przechowywania linków „Zarezerwuj spotkanie”. Przeniosą one innych pracowników na platformę internetową, na której będą mogli wybierać spośród dostępnych miejsc spotkań. Kiedy pracownik działu HR musi zaplanować wiele spotkań, może to zaoszczędzić mu wiele czasu na przesiadki, a także zapewnić, że pracownicy znajdą czas na swój dzień. To jeden z najlepszych sposobów na usprawnienie tworzenia i dystrybucji nowych spotkań w firmie.

• Ogłaszaj wiadomości — wreszcie dział HR może rozpowszechniać wiadomości i wiadomości firmowe za pomocą swoich podpisów w wiadomościach e-mail. Od dużych ogłoszeń po codzienne biuletyny, które mogą rozpowszechniać, podpis e-mail jest doskonałym miejscem do utrzymania zaangażowania ludzi i aktualizacji bez skupiania ich na czytaniu za pośrednictwem firmowego portalu informacyjnego. Dzięki temu niezobowiązującemu sposobowi rozpowszechniania informacji Twój zespół HR może z łatwością komunikować wiadomości, bez konieczności robienia dodatkowych kroków.

Jako pojedyncza lokalizacja, którą może zobaczyć i do której ma dostęp każdy, do kogo dział HR wyśle ​​wiadomość e-mail, podpis e-mail jest doskonałym miejscem na umieszczenie elementów, które będą rozwijać kulturę firmy. Często niedostatecznie wykorzystywana, jest to pojedyncza zmiana, którą możesz wprowadzić do swojego działu HR, co może mieć ogromne znaczenie.

Końcowe przemyślenia

Chociaż podpisy e-mail są szeroko omawiane jako przydatne narzędzie, które można wykorzystać do udoskonalenia profesjonalnej komunikacji i zwiększenia rozpoznawalności marki, rzadko są przedstawiane jako przydatne narzędzie komunikacji wewnętrznej. Oprócz prostego udostępnienia pracownikom większej liczby możliwości kontaktu z przedstawicielami HR, podpisy w wiadomościach e-mail są często świetną tablicą ogłoszeń do dalszej komunikacji.

Od włączenia przycisku harmonogramu spotkania po zaprojektowanie miejsca, w którym można wstawiać wiadomości firmowe, podpisy w wiadomościach e-mail są wspaniałym miejscem do wzmocnienia więzi i kultury firmy w środowisku korporacyjnym.