Jak wybrać dostawcę VoIP

Większość firm, od call center po start-upy, albo myśli o lub już zaczęła zastępować istniejącą usługę telefoniczną systemem telefonii Voice over Internet Protocol (VoIP). Istnieje wiele powodów, dla których warto dokonać zmiany, a firmy, które już przyjęły te systemy, mogą to potwierdzić. W tym artykule omówimy niektóre aspekty wyboru najlepszego dostawcy usług VoIP.

Kryteria wyboru dostawcy VoIP

System telefoniczny VoIP zapewnia swoim użytkownikom więcej niż tylko usługę telefoniczną. Platformy te mogą być używane do komunikacji wideo, wiadomości błyskawicznych ze współpracownikami i nie tylko. Ze względu na ten bogaty zestaw funkcji, powinieneś mieć długą listę kryteriów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia VoIP.

W tym artykule omówimy następujące sekcje:

• Spisz swoje wymagania
• Zaangażowane koszty
• Dostępne funkcje
• Obsługa klienta
• Integracje innych firm
• Bezpieczeństwo VoIP
• Czas dostępności VoIP
• Podział dostawcy VoIP
• Często Zadawane Pytania

Ale najpierw – zapisz swoje wymagania

Ponieważ przy wyborze telefonu VoIP należy wziąć pod uwagę tak wiele rzeczy, ważne jest, aby spisać wymagania, których szukasz. Przejście z tradycyjnej usługi telefonicznej, takiej jak telefon stacjonarny, na platformę VoIP to duży krok. Zastanów się, jakie elementy są dla Ciebie absolutnie niezbędne w systemie telefonii. Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć przejście na system telefoniczny VoIP:

• Systemy telefoniczne VoIP znacznie obniżają koszty systemu PSTN.
• Ta technologia oferuje kompleksową platformę komunikacyjną.
• Usługa telefonii VoIP oferuje ulepszone usługi dla telefonów komórkowych i innych urządzeń mobilnych, których PSTN nie może zapewnić.
• Platformy te oferują zaawansowaną technologię o znikomej krzywej uczenia się.
• Możesz z łatwością dostosować liczbę miejsc w narzędziu VoIP, aby dostosować się do zmieniającej się skali Twojej firmy.

Może to obejmować obniżenie kosztów rachunku telefonicznego w firmie i posiadanie określonej liczby potrzebnych linii telefonicznych. Ale nie bój się wyjść poza to. Pomyśl o funkcjach, których brakuje w Twojej sieci PSTN i o tym, jak platforma VoIP może pomóc wypełnić tę lukę. Zapisanie wszystkich tych wymagań pomoże ci utrzymać porządek i zapewni, że nie przegapisz niczego, co jest dla ciebie ważne.

Zaangażowane koszty

Cena będzie dużym elementem wyboru dostawcy, który jest dla Ciebie odpowiedni. Jednak najniższa cena nie zawsze jest najlepszą ceną, ponieważ takie czynniki jak jakość usług, obsługa klienta, opcje planu usług i inne powinny z pewnością zaważyć na ostatecznej decyzji dostawcy VoIP. Oto zestawienie różnych opłat związanych z telefonami biznesowymi VoIP.

Cena za instalację

Tradycyjny telefon PSTN opiera się na przewodach miedzianych, które łączą system z dostawcami usług telefonicznych. Ponieważ system VoIP łączy się przez Internet, nie powinno być żadnych opłat lub bardzo małych opłat za instalację. Co najwyżej możesz spodziewać się opłaty za aktywację konta. Byłaby to jednak jednorazowa opłata na Twoim koncie.

Cena za użytkownika

Możesz oczekiwać, że linia VoIP będzie działać między 20 a 30 USD miesięcznie na użytkownika. Podstawowe funkcje, takie jak nieograniczone połączenia wychodzące (zwykle w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie), bezpłatne minuty, automatyczna sekretarka, przekazywanie połączeń, identyfikator rozmówcy, połączenia oczekujące, nagrywanie połączeń, liczba połączeń na użytkownika i inne. Twoja centrala PBX prawdopodobnie da ci możliwość płacenia w trybie rocznym lub miesięcznym.

Dodatkowe opłaty

Największe opłaty związane z usługą VoIP to zdecydowanie opłaty instalacyjne i cena za użytkownika. Ale oto kilka innych opłat, na które możesz się natknąć:

• Darmowe minuty — Twój plan prawdopodobnie będzie zawierał darmowe minuty, ale mogą nie być nieograniczone. Jeśli więc przekroczysz przydzieloną kwotę, zostaniesz obciążony kosztami.
• Sprzęt VoIP — może być konieczne zakupienie dodatkowego sprzętu do nowego systemu telefonicznego, takiego jak nowy telefon lub adapter do telefonu analogowego
• Plany rozbudowy — jeśli zdecydujesz, że plan VoIP, z którego korzystasz, nie odpowiada Twoim potrzebom biznesowym, możesz przejść na wyższy poziom. Ale oczywiście powinieneś spodziewać się wyższej ceny.

Funkcje VoIP

Funkcje standardowe

Może to być oczywiste, ale ważne jest, aby upewnić się, że wybrana platforma ma funkcje i możliwości VoIP, których potrzebujesz. Ale jeśli nie masz pewności, na co powinieneś zwrócić uwagę, oto kilka funkcji, które należy wziąć pod uwagę i dlaczego są one ważne:

• • • Automatyczna sekretarka — automatyczna sekretarka to system menu korzystający z automatycznych komunikatów głosowych, które ułatwiają kierowanie rozmówców do właściwego agenta lub działu. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze Twojego zespołu, ponieważ może zastąpić recepcjonistę na żywo.
    • Przekierowanie połączeń — dzięki tej funkcji połączenia Twoich klientów nigdy nie pozostaną bez odpowiedzi. System VoIP pozwoli Ci przekierować połączenie na inny numer wewnętrzny lub zupełnie inny numer telefonu.
    • Analiza połączeń — umożliwia zbieranie danych, takich jak metryki sesji połączeń, trendy behawioralne, wydajność agentów i inne. W ten sposób możesz wykorzystać te informacje do podejmowania decyzji opartych na danych.
    • Softphone — aplikacja softphone umożliwia wykonywanie połączeń lub wysyłanie wiadomości na dowolnym urządzeniu obsługującym Wi-Fi. W ten sposób możesz prowadzić rozmowy w podróży.
    • Biznesowe wiadomości tekstowe — systemy VoIP umożliwiają wysyłanie wiadomości SMS bezpośrednio z platformy. Czasami dana sytuacja wymaga SMS-a zamiast połączenia, więc w ten sposób nie będziesz musiał przełączać się między platformami, aby to zrobić.
    • Voicemail-to-text — ta funkcja transkrybuje wiadomości głosowe i wysyła je do telefonu jako SMS.
    • Wideokonferencje — systemy telefoniczne VoIP zazwyczaj oferują narzędzie do rozmów wideo, dzięki czemu można współpracować z klientami i współpracownikami w najwygodniejszy możliwy sposób.

Zaawansowane funkcje

Ponieważ platformy telefoniczne VoIP oferują coś więcej niż tylko usługi telefoniczne, warto poświęcić chwilę na skorzystanie z niektórych bardziej zaawansowanych funkcji oferowanych przez te narzędzia. Obejmuje to funkcje VoIP, takie jak sztuczna inteligencja, analiza połączeń, systemy IVR i natywne integracje stron trzecich. Jednak im bardziej zaawansowanych funkcji szukasz, tym wyższą cenę będziesz płacić przez większość czasu.

Dostawcy VoIP będą różnili się sposobem, w jaki pobierają opłaty od użytkowników za bardziej zaawansowane plany. Wiele platform będzie oferować bardziej zaawansowane funkcje, im dalej zejdziesz w dół w ramach opcji płatnego planu cenowego. Inni dostawcy, tacy jak Nextiva i Telnyx, oferują opcję zakupu określonych funkcji a la carte. W ten sposób płacisz tylko za funkcje, których potrzebujesz.

Obsługa klienta

Kluczowa komunikacja z klientami i współpracownikami przechodzi przez Twoje narzędzie VoIP. Więc jeśli coś pójdzie nie tak, chcesz mieć pewność, że od razu się tym zajmiesz. Niektórzy dostawcy oferują wsparcie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zlecając obsługę klienta w określonych godzinach. Większość innych dostawców usług VoIP oferuje pomoc telefoniczną w normalnych godzinach pracy

Dostępność obsługi klienta w razie potrzeby jest niezwykle ważna zarówno w przypadku telefonii stacjonarnej, jak i biznesowej. Dlatego wiedza o tym, jaki rodzaj wsparcia otrzymasz i kiedy możesz się spodziewać, jest zdecydowanie niezbędna. Oto kilka innych czynników, na które należy zwrócić uwagę w ofercie obsługi klienta dostawcy VoIP:

Prostota — oprócz kierowania połączeń do wielu agentów, użytkownicy powinni starać się maksymalnie skrócić czas oczekiwania podczas połączenia.

Przedstawiciele na żywo — Przedstawiciele na żywo to idealna opcja wsparcia, ponieważ są łatwo dostępni, aby porozmawiać z tobą o problemach. Rozmowa z daną osobą ułatwi obu stronom opracowanie i wyjaśnienie w razie potrzeby.

Opcje samoobsługi — solidna oferta obsługi klienta zapewni Ci coś więcej niż tylko możliwość rozmowy z przedstawicielem. Obejmuje to portale internetowe, samouczki wideo, często zadawane pytania i/lub inne alternatywy internetowe.

Integracje innych firm

Jedną z największych zalet narzędzi VoIP jest to, że często mają wbudowane integracje stron trzecich. Ponieważ Twoje narzędzie VoIP ma być sednem codziennej komunikacji, synchronizuje się z narzędziami, których często używasz. Oto kilka integracji, których możesz się spodziewać:

CRM — Wiele rozwiązań VoIP zostanie zintegrowanych z Twoim narzędziem CRM, dzięki czemu możesz śledzić niezbędne dane z rozmów telefonicznych. Ta integracja może również pozwolić na lepszą obsługę klienta, ponieważ platforma może połączyć twojego agenta z profilem dzwoniącego, a czasami nawet automatycznie tworzy nowe zgłoszenie do pomocy technicznej z informacjami o tym połączeniu.

SMS i faks — większość platform VoIP ma wbudowane funkcje SMS i faksu. Ale jeśli nie mają tej funkcji, Twoje narzędzie powinno zintegrować się z platformą SMS i faksu innej firmy.

Oprogramowanie poczty e-mail — synchronizując swoje narzędzie poczty e-mail z systemem VoIP, będziesz mógł korzystać z zarządzania pocztą e-mail i połączeniami. Na przykład integracja programu Microsoft Outlook z narzędziem VoIP oznacza, że ​​możesz odbierać pliki audio z narzędzia VoIP bezpośrednio na pocztę e-mail.

Integracja z przechowywaniem w chmurze — narzędzie VoIP powinno łatwo zintegrować się z narzędziem do przechowywania w chmurze, takim jak Dropbox lub Google Cloud, dzięki czemu możesz bezpiecznie nagrywać telefon. W ten sposób możesz zachować ochronę przed oszustwami i procesami sądowymi.

Zanim wybierzesz swoją platformę VoIP, upewnij się, że Twoje narzędzie ma te integracje lub te, których potrzebujesz. Możesz także zwracać uwagę na oprogramowanie VoIP, które zapewnia integrację API innych firm, dzięki czemu możesz dostosować swoje narzędzie w razie potrzeby.

Bezpieczeństwo VoIP

Ponieważ usługa VoIP działa przez Internet, jest podatna na pewne luki w systemie. Z tego powodu Twoje dane są technicznie podatne na przechwycenie lub naruszenie. Oznacza to, że ważne jest, aby poszukać dostawcy VoIP, który dołoży dodatkowych starań, aby podjąć środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych klientów.

Najskuteczniejszym sposobem zapewnienia bezpieczeństwa połączeń jest szyfrowanie wysokiego poziomu. Odnosi się to do procesu konwertowania danych z połączeń na wersję zakodowaną, którą można zdekodować tylko za pomocą klucza opisu.

Innym wskaźnikiem silnego bezpieczeństwa dostawcy VoIP jest posiadanie wielu centrów danych w różnych lokalizacjach. Wiele serwerów w centrum danych skutkuje redundancją usług, co oznacza, że ​​jeden serwer może przejąć zadanie, jeśli inny ulegnie awarii. To samo dotyczy centrów danych. Jeśli operator VoIP ma więcej niż jedno centrum danych w danej lokalizacji, jedno z nich może przejąć zadanie w przypadku awarii innego.

Oto kilka innych rzeczy, na które warto zwrócić uwagę:

• Audyty centrów danych
• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe
• Zaawansowane zarządzanie kontem

Dostawcy VoIP powinni oferować i reklamować środki bezpieczeństwa dla każdego z dostępnych planów. Możesz spodziewać się bardziej zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa, im wyższy poziom pakietu dostawcy. Upewnij się tylko, że wybrałeś plan, który zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa dla poziomu danych i poufnych informacji, z którymi będziesz pracować.

Czas dostępności VoIP

Czas sprawności odnosi się do procentu czasu, przez jaki usługa VoIP jest online i działa. Żaden dostawca nie może zagwarantować 100% czasu pracy bez przestojów. Ponieważ VoIP działa przez Internet, nieuniknione są nieoczekiwane przestoje. Większość dostawców może zwykle obiecać czas pracy około 99,9%.

Może się to wydawać solidną liczbą, ale, jak już wcześniej wspomnieliśmy, liczba cyfr po przecinku wskaże znaczną różnicę w czasie pracy bez przestojów. Na przykład zazwyczaj 99,999% czasu sprawności odpowiada 5,26 minuty nieplanowanego przestoju rocznie; 99,99% odpowiada 52,56 minutom rocznie.

Różnica między tymi liczbami jest ogromna, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, jaki procent czasu pracy może zagwarantować Twój dostawca, z dokładnością do ostatniego miejsca po przecinku. Jeśli procent czasu sprawności nie obejmuje czasu konserwacji i aktualizacji, oprócz wartości procentowej możesz spodziewać się większej liczby przestojów.

Ważne jest również, aby zapytać swojego dostawcę VoIP, kiedy usługa jest zazwyczaj niedostępna, czy to w weekendy, czy poza godzinami pracy. To może mieć ogromne znaczenie dla Twoich klientów.

Oto kilka rzeczy do rozważenia przed dokonaniem zmiany:

• Budżet — to powinna być jedna z pierwszych rzeczy, które bierzesz pod uwagę. Przed dołączeniem do dostawcy VoIP upewnij się, że odpowiedni plan mieści się w Twoim budżecie.

• Funkcje — Potwierdź, że dowolny dostawca, z którym się wybierasz, ma dokładnie te funkcje, których potrzebujesz.

• Bezpieczeństwo — Upewnij się, że wybierasz usługę, która będzie szyfrować Twoją komunikację.

• Skalowalność — jeśli przewidujesz rozwój swojej firmy w najbliższej przyszłości, ważne jest, aby wraz z nią skalować swoją platformę.

• Niezawodność — chcesz mieć pewność, że narzędzie, z którego korzystasz, może oferować niezawodną obsługę. Ciągłe spadanie usług może być szkodliwe dla Twojej firmy.

Podział popularnych dostawców VoIP

Teraz, gdy już wiesz, czego szukać u dostawcy VoIP, oto dokładny podział niektórych z najlepszych dostawców VoIP na rynku.

Nextiva

Nextiva to kompleksowa platforma w chmurze oferująca komunikację biznesową, współpracę i obsługę klienta. Wśród swoich imponujących funkcji, Nextiva oferuje jedno z solidnych narzędzi raportowania, które można znaleźć w systemie VoIP. Zapewnia swoim użytkownikom analizę biznesową i analizę głosu. Użytkownicy mogą tworzyć raporty i pulpity nawigacyjne filtrowane według takich elementów, jak temat rozmowy i agent.

Nextiva Plusy i minusy

Oto, co mówią opinie użytkowników Nextiva o narzędziu.

RingCentral

RingCentral to platforma komunikacji w chmurze zaprojektowana, aby pomóc firmom uprościć korespondencję z klientami i współpracownikami. Platforma ma imponujący system telefoniczny i została uznana za najlepszy system telefoniczny roku 2019 od Finances Online.

Platforma pozwala administratorom wybierać spośród ponad 200 lokalnych numerów kierunkowych dla swoich numerów biznesowych i wykonywać nieograniczone połączenia do USA i Kanady. Możesz także korzystać z określonych funkcji połączeń, takich jak filtrowanie połączeń, przekazywanie połączeń i odwracanie połączeń.

Zalety i wady RingCentral

Oto, co mówią opinie użytkowników RingCentral o tym narzędziu.

Konik polny

Grasshopper to biznesowy system telefoniczny, który doskonale nadaje się dla małych firm. Oferują funkcje, takie jak transkrypcja poczty głosowej i przenoszenie numerów, aby zaoferować swoim klientom wysoki poziom wydajności. Dostawca VoIP oferuje również integrację Gmaila i biznesowe wiadomości tekstowe, aby komunikacja była jak najłatwiejsza.

Plusy i minusy konika polnego

Oto, co mówią opinie użytkowników Grasshoppera o narzędziu.

Pięć9

Five9 to centrum kontaktowe w chmurze, którego celem jest poprawa obsługi klienta. Platforma oferuje funkcje poprawiające jakość rozmów telefonicznych klientów. Oferują one power dialing, które skłaniają platformę do automatycznego wybierania numeru następnego na liście. Możesz także skorzystać z wybierania progresywnego, które łączy agentów tylko z potencjalnymi klientami, którzy wcześniej odebrali połączenie.

Five9 Plusy i minusy

Oto, co mówią opinie użytkowników Five9 o narzędziu.

Vonage

Vonage został zaprojektowany, aby komunikacja była bardziej elastyczna, inteligentna i osobista. Oferują one wiele wspaniałych funkcji ujednoliconej komunikacji, które to umożliwiają. Zestawy funkcji są podzielone na różne kategorie, takie jak współpraca, elastyczność i mobilność. Możesz skorzystać z funkcji odwracania połączeń, monitorowania połączeń, pulpitu nawigacyjnego Vonage i nie tylko.

Plusy i minusy Vonage

Oto spojrzenie na opinie użytkowników Vonage na temat ich cen i planów.

Podsumowanie: z VoIP nie możesz się pomylić

W ostatecznym rozrachunku VoIP sprawia, że ​​komunikacja biznesowa jest bardziej wydajna i opłacalna, oferując jednocześnie wspaniałe funkcje. Na rynku dostępnych jest wiele świetnych opcji, więc dopóki wiesz, czego potrzebujesz w systemie telefonii biznesowej, nie możesz się pomylić z wybraną opcją. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, na co zwrócić uwagę w małym biurowym systemie telefonicznym, spójrz na nasze 8 najlepszych typów.