Jak lepiej współpracować podczas pracy zdalnej

W ciągu ostatnich kilku lat pracownicy pogodzili się z pracą zdalną, czy to w domu, czy w lokalnej kawiarni. Takie rozwiązanie ma wyraźne zalety, w tym możliwość lepszego zaplanowania swojego dnia, niezależność, jaką daje, oraz eliminację długich, stresujących codziennych dojazdów. Jednak istnieją również wyraźne wady, w tym brak interakcji z kolegami, co często może prowadzić do przełomów w Twojej pracy. Aby złagodzić tę konkretną wadę, w tym przewodniku opisano, w jaki sposób możesz lepiej współdziałać i współpracować online.

Komunikator internetowy

Jeśli nie korzystasz jeszcze z komunikatora internetowego przeznaczonego do pracy, nadszedł czas, aby w niego zainwestować. Jest tutaj kilka głównych opcji, w postaci Slacka lub Microsoft Teams, które wykonują zadanie, aby Twój zespół komunikował się doskonale. Często odpowiedź na wiadomość błyskawiczną jest znacznie wcześniejsza niż na wiadomość e-mail, co pomaga Twojemu zespołowi szybciej rozwiązywać małe problemy, a także współpracować w czatach grupowych.

Większość komunikatorów internetowych ma również funkcję połączeń konferencyjnych, która może pomóc Twoim zespołom w szybkim omawianiu problemów lub spotykaniu się na porannej rozmowie na temat zadań zaplanowanych na nadchodzący dzień. Biorąc pod uwagę, że praca w domu może sprawić, że zespoły poczują się odizolowane lub samotne, korzystanie z funkcji czatu zespołowego może pomóc im nie tylko lepiej współpracować, ale także nadrobić zaległości i porozmawiać — tak jak w przypadku dystrybutora wody w biurze.

Dokumenty współpracy

Zarządzanie dokumentami to ogromna odpowiedzialność dla Twoich pracowników podczas pracy w domu. Ważna jest możliwość współpracy nad tymi dokumentami. Możliwość szybkiego przeglądu swojej pracy lub jednoczesnej pracy nad tym samym dokumentem w trybie online może pomóc pracownikom pracować szybciej i z większą dokładnością. Udostępnianie wspólnych dokumentów to także sposób na obserwowanie pracy swoich pracowników w ciągu dnia.

Istnieje kilka platform oferujących tę usługę, z których niektóre są dostarczane przez gigantów oprogramowania, takich jak Google i Microsoft, podczas gdy inne są bardziej dostosowane do różnych rodzajów działalności. Powinieneś wybrać oprogramowanie, z którego korzystasz, biorąc pod uwagę jego ogólną użyteczność dla Twojej firmy oraz łatwość, z jaką Twoi pracownicy mogą korzystać z niego bez konieczności wcześniejszego przechodzenia przez szkolenie.

Zarządzanie dokumentami

Oprócz wspólnej pracy nad dokumentami jako zespół, chcesz również, aby Twój zespół miał dostęp do wszystkich informacji, dokumentów i zasobów, których potrzebuje, aby wykonywać swoją pracę sprawnie i sprawnie. Oznacza to korzystanie z jakiejś formy menedżera dokumentów, aby pomóc Ci śledzić całą swoją pracę i łatwo znajdować zasoby. Aby to osiągnąć, wykorzystaj platformę do zarządzania zasobami cyfrowymi DAM, która zapewnia łatwy dostęp do wszystkich najważniejszych dokumentów w chmurze, aby Twoi pracownicy mogli się do nich zwrócić w razie potrzeby.

Istnieje kilka korzyści z używania programu DAM dla potrzeb różnych działów. Na przykład dział marketingu mający dostęp do wszystkich swoich poprzednich materiałów marketingowych może pomóc im szybciej przygotować nowe kampanie. Zespoły finansowe mogą mieć dostęp do wszystkich Twoich dzienników z poprzednich miesięcy i lat. Dostęp do informacji ma znaczenie. Ma to kluczowe znaczenie dla efektywnego prowadzenia firmy, gdy pracownicy pracują w domu.

Systemy

Chociaż wszystkie powyższe wskazówki mają charakter praktyczny i polegają na tym, że korzystasz z odpowiedniego rodzaju oprogramowania na rynku, istnieją również systemy, które możesz wdrożyć, aby pomóc swoim pracownikom pracować wydajniej w Internecie. Obejmują one codzienne spotkania, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, oraz sale spotkań jeden do jednego lub spotkania przy kawie, aby pomóc pracownikom poznać się nawzajem i pomóc w kontaktowaniu się z pracownikami, z którymi możesz się spotykać raz w tygodniu lub mniej.

Mogą one pozostać nieformalne, ale bardziej przydatne może być zaplanowanie regularnych spotkań z pracownikami i zachęcanie do takich chwil w ciągu dnia, w których wszyscy pracownicy powinni rozmawiać ze sobą – czy to o pracy, czy o weekendowych zajęciach. Te rozmowy mogą kiełkować nowe pomysły, frustracje i być użyteczną platformą do przekazywania informacji zwrotnych na temat wyników Twojego zespołu.

Zachęty

Kiedy pracownicy są w biurze, zazwyczaj oczekuje się, że będą przy biurkach dwa razy, często 9-5. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik technicznie zakończył pracę danego dnia, poczuje się zmuszony do pozostania na swoim krześle biurowym do zwykłego czasu zakończenia pracy. Jedną z zalet pracy zdalnej jest to, że pracownicy mogą wcześnie wychodzić z pracy bez odczuwania presji obecności w biurze, co jest świetnym sposobem na zachęcenie do cięższej i szybszej pracy.

Jeśli to możliwe, wprowadź politykę firmy, która wyznacza codzienne cele dla Twoich pracowników. Jeśli osiągną te cele, powinieneś pozwolić swoim pracownikom wziąć resztę dnia wolnego. Często oznacza to, że pracownicy kończą pracę mniej więcej pół godziny przed planowanym czasem zakończenia pracy, ale elastyczność, jaką im tutaj zapewniasz, zostanie dostrzeżona i doceniona przez personel, zwłaszcza tych, których rodziny mogą się opiekować w domu.

Techniki zarządzania

Kiedy zarządzasz zespołem z domu, to naturalne, że czujesz się na morzu. To, czego do tej pory dowiedziałeś się o zarządzaniu, dotyczyło spotkań twarzą w twarz i jak najlepszego wykorzystania potencjału pracowników, którzy pracują razem w środowisku biurowym. Zmiana techniki zarządzania ludźmi w przestrzeni online może wydawać się zniechęcająca, jak wielu menedżerów podzielało w ciągu ostatnich dwóch lat.

Mimo to z pewnością możliwe jest efektywne zarządzanie zespołami z domu. Musisz tylko dostosować swoją technikę, ulepszyć swoje podejście tak, abyś mógł motywować swoich pracowników, przekazywać informacje zwrotne na temat ich wydajności bez spotykania się z nimi w biurze. Przeczytaj w Internecie kilka wskazówek dostarczonych przez menedżerów, którzy od dawna opiekują się zespołami w środowisku zdalnym, aby dowiedzieć się, jak dostosować swoje podejście do zarządzania zespołami na odległość.

Masz to: kilka kluczowych wskazówek, które pomogą zespołowi współpracować, gdy pracują w domu.