Jak stworzyć idealne seminarium szkoleniowe dla zespołów zdalnych?

Komunikator na czacie, rozmowy wideo i narzędzia do współpracy zespołowej usprawniają komunikację między pracownikami zdalnymi poprzez konwersację twarzą w twarz w czasie rzeczywistym.

Biorąc pod uwagę obecny wzrost liczby pracy zdalnej z powodu COVID-19, rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami do pracy, organizowanie spotkań zespołu i edytowanie plików przez wideo są teraz powszechne.

Webinary to coś więcej niż tylko sprzedaż czy budowanie świadomości marki. Teraz inteligentne firmy postrzegają oprogramowanie do webinarów jako cenne narzędzie do wewnętrznej, masowej komunikacji — zwłaszcza jeśli chodzi o szkolenia online dla członków zespołu.

Seminaria szkoleniowe zapewniają wszystkim członkom zespołu jasne zrozumienie zasad HR, oprogramowania firmy, nowych produktów, języka/technik sprzedaży i nie tylko. Wzbogacają także rozwój zawodowy i osobisty.

• Co to jest szkolenie internetowe?
  • Dlaczego warto korzystać z webinarów do szkolenia pracowników?
  • Plusy i minusy seminariów szkoleniowych
  • Wspólne tematy seminariów szkoleniowych
• Jak stworzyć udany webinar szkoleniowy w 10 krokach
  • Krok 1: Podziel treść na podtematy
  • Krok 2: Zdecyduj o gospodarzach, prelegentach i panelistach
  • Krok 3: Ocena webinarów na żywo w porównaniu z wcześniej nagranymi
  • Krok 4: Przeprowadź ankiety pracownicze i HR
  • Krok 5: Opracuj pakiety towarzyszące webinarowi
  • Krok 6: Zdecyduj się na pomoce wizualne i narzędzia
  • Krok 7: Opracuj proces rejestracji i bezpieczeństwa
  • Krok 8: Zorganizuj bieg treningowy
  • Krok 9: Utwórz ankietę uzupełniającą
  • Krok 10: Wybierz odpowiednie oprogramowanie do webinarów
• Kluczowe cechy oprogramowania do webinarów
• 5 najlepszych narzędzi do webinarów
  • Seminaria wideo dotyczące powiększania
  • Przejdź do webinaru
  • Wydarzenia Cisco Webex
  • Seminarium internetowe RingCentral
  • Żywa burza
• Oprogramowanie do konferencji internetowych a narzędzia do webinarów do szkolenia zespołowego

Co to jest szkolenie internetowe?

Szkolenie internetowe to seminarium internetowe, które w przeciwieństwie do kompaktowych połączeń wideo lub konferencji internetowych umożliwia gospodarzom łączenie się z setkami, a nawet tysiącami uczestników i/lub pracowników jednocześnie. Pomyśl o tym jako o wirtualnej konferencji na dużą skalę na żywo lub wcześniej nagranej, opartej wyłącznie na tematach związanych ze szkoleniem pracowników.

Podobnie jak w przypadku seminariów osobistych, seminaria szkoleniowe wykorzystują pokazy slajdów, prelegentów, udostępnianie ekranu, sesje pytań i odpowiedzi, wideo i inne pomoce, aby zapewnić zaangażowanie uczestników.

Dlaczego warto korzystać z webinarów do szkolenia pracowników?

Firmy korzystają z webinariów, aby bezpośrednio przedstawiać swoje produkty i usługi potencjalnym klientom i poznawać ich rynek docelowy. Czasami sprzedają webinary jako produkt B2B.

Zamiast szkolić i przekwalifikowywać członków personelu indywidualnie, w mniejszych grupach lub według lokalizacji, skorzystaj z okazji, jaką dają webinaria HR, aby wyjaśnić zamieszanie, zrozumieć i złagodzić problemy pracowników oraz określić jasne oczekiwania w całej firmie.

Webinaria umożliwiają pracownikom HR, menedżerom ds. rekrutacji i wszystkim innym osobom zaangażowanym w uczenie się i rozwój pracowników tworzenie programów szkoleniowych wielokrotnego użytku i programów kultury firmy, dzięki czemu mogą być bardziej dostępni, aby pomóc w wykonywaniu bieżących zadań.

Plusy i minusy seminariów szkoleniowych

Webinary mogą zaoszczędzić Twojej firmie poważne pieniądze, eliminując koszty podróży, koszty cateringu i opłaty za wynajem powierzchni. Ale jeśli zostanie to zrobione niepoprawnie, czują się bezosobowe i frustrują członków twojego zespołu.

Plusy

• Opłacalne
• Oszczędzają czas
• Zaoferuj pracownikom elastyczność
• Zwiększenie dyspozycyjności kadry kadrowej i szkoleniowej
• Zwiększenie pracy zespołowej wśród pracowników zdalnych
• Oferuje proaktywność w odniesieniu do przyszłego potencjalnego zamieszania
• Pozwala menedżerom zidentyfikować potencjalnych liderów
• Przedstawia pracowników menedżerom i przełożonym
• Poprawia współpracę między wieloma oddziałami/lokalizacją

Cons

• Trudne do dokładnego pomiaru zaangażowania
• Niewystarczające oprogramowanie sprawia, że ​​webinaria szkoleniowe są bezcelowe
• Potencjał trudności technicznych
• Wyzwanie koordynowania webinarów na żywo w wielu strefach czasowych
• Możliwość przeoczenia pytań
• Czuje się przytłaczający i nieskończony, jeśli jest źle zaprojektowany
• Brak komunikacji osobistej

Wspólne tematy seminariów szkoleniowych

Tak jak format webinaru pozwala firmom wyjaśniać usługi i produkty konsumentom, daje również zespołom HR i menedżerom możliwość omówienia szerokiego zakresu tematów w ramach jednego ogólnofirmowego spotkania.

Niektóre z najpopularniejszych tematów webinariów szkoleniowych to:

• Wdrażanie pracowników
• Polityka personalna
• Obroty
• Oprogramowanie
• Zgodność
• Obsługa klienta
• Demonstracja produktu
• Kultura i branding firmy

• Procedury i polityki awaryjne

Jak stworzyć udany webinar szkoleniowy w 10 krokach

Każdy rodzaj zarządzania pracownikami zdalnymi za pośrednictwem webinaru wymaga szczegółowego planowania.

Ale jeśli zrobisz to dobrze, będziesz mógł korzystać z materiałów i nagrań w przyszłości.

Postępuj zgodnie z poniższym przewodnikiem krok po kroku, aby stworzyć seminarium szkoleniowe, które działa zarówno dla pracowników biurowych, jak i zdalnych.

Krok 1: Podziel treść na podtematy

Pierwszym krokiem jest podzielenie treści, którą chcesz omówić, na podtematy, które można przegryźć.

Badania pokazują, że tylko 10% uczestników uważa, że ​​godzina to odpowiedni czas trwania webinaru. Tak więc, jeśli szkolisz członków zespołu na dłuższe tematy, najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie treści na 30-45 minutowe sesje.

Na przykład, jeśli prowadzisz webinarium HR, podtematy będą obejmować:

• Historia marki/firmy
• Korzyści i odszkodowania
• Urlop/PTO
• Różnorodność i integracja
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego
• Procedury sprawozdawcze

Kilka krótszych lub nagranych wcześniej sesji na żądanie jest znacznie bardziej efektywnych niż jeden wyczerpujący webinar. Ponadto podsekcje znacznie ułatwiają pracownikom zdalnym znalezienie konkretnego tematu, który muszą przejrzeć w przyszłości.

Krok 2: Zdecyduj o gospodarzach, prelegentach i panelistach

Posiadanie listy podtematów ułatwia przypisanie określonych części webinaru członkom zespołu, którzy mają największe kwalifikacje do wypowiadania się na ich temat.

Wybierając gospodarzy i współprowadzących, prelegentów i panelistów, skup się na różnorodności zarówno pod względem demograficznym, jak i stanowisk.

Podczas pracy z zespołem głównie zdalnym, te seminaria szkoleniowe są okazją do przedstawienia liderów członkom zespołu, z którymi normalnie nie mieliby okazji się spotkać — i na odwrót.

Zaproś prelegentów spoza firmy, aby wygłosili przemówienie programowe lub przeszkolili członków zespołu, jak korzystać z określonego oprogramowania.

Krok 3: Ocena webinarów na żywo w porównaniu z wcześniej nagranymi

Następnie zastanów się, czy temat webinaru byłby lepiej zaprezentowany publiczności na żywo, czy też nagrany i udostępniony na żądanie.

Oprzyj się pokusie, aby zawsze decydować się na wstępne nagrywanie, aby zaoszczędzić czas. Tematy takie jak szkolenia z oprogramowania są znacznie bardziej efektywne, gdy są prezentowane w interaktywnym formacie na żywo, który pozwala członkom zespołu zadawać pytania w czasie rzeczywistym. Ponadto zawsze możesz nagrywać webinaria na żywo, które zawierają wiecznie zielone treści do wykorzystania w przyszłości.

Jednak takie rzeczy jak urlopy firmowe lub zasady dotyczące mediów społecznościowych są proste i można je wstępnie nagrać. Jeśli nagrywasz seminaria internetowe, upewnij się, że członkowie zespołu mają przejrzystą formę lub przestrzeń do zadawania pytań.

Krok 4: Przeprowadź ankiety pracownicze i HR

Utwórz ankietę dla swoich pracowników i przedstawicieli HR przed sfinalizowaniem konspektu webinaru. Pozwala to wyraźnie zidentyfikować obszary problemowe oraz zrozumieć formaty i narzędzia, które Twój zespół uzna za najskuteczniejsze.

Ponadto zaangażowanie członków zespołu w proces projektowania webinaru szkoleniowego sprawia, że ​​są oni bardziej entuzjastycznie nastawieni do udziału w nim i pozostawania zaangażowanym.

Krok 5: Opracuj pakiety towarzyszące webinarowi

Materiały uzupełniające dają pracownikom dokumenty, do których mogą się odwołać po zakończeniu webinaru. Wzmacniają one kluczowe kwestie na wynos i dają uczestnikom coś do naśladowania podczas webinaru.

Materiały uzupełniające obejmują:

• Pakiety powitalne dla pracowników
• Drukowane kopie zasad firmy
• Pisemne instrukcje dotyczące oprogramowania
• Kopie wykresów, wykresów i punktów danych używanych w prezentacjach
• Zeszyty ćwiczeń
• Przepisy dotyczące zgodności

Krok 6: Zdecyduj się na pomoce wizualne i narzędzia

Podobnie jak w przypadku standardowych spotkań biurowych i prezentacji, webinary są również wzbogacone o pomoce wizualne.

Zdecyduj, w jaki sposób będziesz korzystać z funkcji, takich jak komunikator czatu, PowerPoint, narzędzia do pytań i odpowiedzi, udostępnianie ekranu, przesyłanie plików i ankietowanie na żywo podczas webinaru.

Krok 7: Opracuj proces rejestracji i bezpieczeństwa

Zwłaszcza jeśli będziesz omawiać poufne zasady i dane firmy, Twoim obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa webinaru.

Zaczyna się od stworzenia procesu rejestracji.

W przypadku szkoleń webinarowych zapewnij dostęp tylko za zaproszeniem i chroń swoje wydarzenie hasłem. Chociaż możesz automatycznie zatwierdzać rejestrujących się na webinarium, ręcznie zatwierdzaj rejestrujących podczas przeprowadzania wewnętrznego webinarium.

Włącz niezbędne elementy sterujące hosta, takie jak możliwość dodawania/usuwania członków webinaru, funkcje wyciszania/wyłączania wyciszenia oraz limity udostępniania ekranu.

Krok 8: Zorganizuj bieg treningowy

Zwłaszcza jeśli planujesz stworzyć nagrany program szkoleniowy do wykorzystania jako część procesu wdrażania, przeprowadź próbę z innymi prezenterami.

W ten sposób poczujesz się bardziej komfortowo z materiałem, który przykryjesz i będziesz przygotowany na wszelkie trudności techniczne. Będziesz także lepiej zaznajomiony z funkcjami takimi jak tablica, ankiety i udostępnianie ekranu.

Nagrywaj seminaria treningowe, aby ocenić obszary, które wymagają poprawy.

Krok 9: Utwórz ankietę uzupełniającą

Twoja praca nie jest zakończona po zakończeniu webinaru. Musisz skontaktować się z uczestnikami, aby utworzyć ankietę oceniającą skuteczność webinaru.

Dobre pytania uzupełniające ankiety obejmują:

• Czy webinarium było skutecznym sposobem na naukę?
• Czy podczas webinaru wystąpiły jakieś problemy techniczne?
• Czy udało Ci się zachować koncentrację podczas webinaru?
• Czy czujesz, że webinarium przygotowało Cię do wyjaśnienia innym omawianych materiałów?
• Jakie były mocne i słabe strony webinaru?

Niektóre programy do webinarów pozwalają nawet na edycję nagrań, dzięki czemu możesz wyczyścić lub dodać dodatkowe informacje do sekcji, które mogłyby zostać wzmocnione na podstawie opinii.

Krok 10: Wybierz odpowiednie oprogramowanie do webinarów

Najważniejszym aspektem Twoich przygotowań jest wybór oprogramowania, którego będziesz używać do prowadzenia webinaru.

Zanim rozpoczniesz wyszukiwanie, zastanów się, jakie funkcje będą Ci potrzebne do skutecznego prowadzenia webinaru.

Kluczowe cechy oprogramowania do webinarów

Wybrane oprogramowanie do webinarów ma największy wpływ na to, czy Twój webinar HR zakończy się sukcesem. Porównując swoje opcje, musisz znać najważniejsze cechy, na które należy zwrócić uwagę przed utworzeniem webinaru.

Upewnij się, że wybrane oprogramowanie ma następujące funkcje:

• Śledzenie uwagi/zaangażowania

• Możliwości nagrywania/transkrypcji
• Udostępnianie ekranu
• Ankieta
• Narzędzia pytań i odpowiedzi
• Odpowiedni uczestnik i terminy
• Ochrona hasła
• Funkcje wyciszania/wyłączania wyciszenia
• Nagrania na żądanie
• Możliwość usuwania/blokowania uczestników
• Udostępnianie plików
• Grupowe i prywatne wiadomości na czacie
• Napisy kodowane
• Możliwości współhostingu
• Przypomnienia i powiadomienia e-mail
• Doskonała jakość obrazu i dźwięku
• Narzędzia do raportowania danych
• Integracje narzędzi komunikacyjnych
• Transmisja na żywo za pośrednictwem Facebooka, YouTube itp.
• Wirtualne podnoszenie ręki
• Biała tablica
• Opcje telefoniczne

5 najlepszych narzędzi do webinarów

Zastanów się, czy potrzebujesz oprogramowania do webinarów, które zawiera inne funkcje współpracy zespołowej i konferencji internetowych, czy wolisz samodzielne narzędzie do webinarów.

Czy Twoje potrzeby zostaną zaspokojone przez darmową wersję popularnego oprogramowania do webinarów, czy może Twoja firma lepiej nadaje się na bardziej solidny płatny plan?

Seminaria wideo dotyczące powiększania

Chociaż Zoom jest najbardziej znany z funkcji połączeń wideo i narzędzi do nauki na odległość, Zoom oferuje również aplikację do webinarów wideo, która pozwala na maksymalnie 100 interaktywnych panelistów z kamerami internetowymi i do 10 000 uczestników sesji szkoleniowych webinarów tylko do wyświetlania.

Jest kompatybilny zarówno z YouTube, jak i Facebook Live oraz integruje się z popularnym oprogramowaniem CMS, dzięki czemu możesz łatwo wysyłać markowe formularze rejestracyjne do członków zespołu. Pracownicy mogą oglądać i komunikować się z gospodarzami i sobą nawzajem za pośrednictwem komputerów stacjonarnych, urządzeń mobilnych i laptopów, dzięki czemu e-learning jest wygodniejszy.

Należy jednak pamiętać, że nie ma bezpłatnej wersji narzędzi do webinarów Zoom, chociaż istnieje bezpłatny plan dla ich standardowej funkcji wideokonferencji.

Dodatkowe funkcje webinarów Zoom Video obejmują:

• Seminaria internetowe na żywo, na żądanie, cykliczne i wcześniej nagrane
• Automatyczne nagrywanie webinaru
• Raportowanie i analityka
• Integracja z Salesforce, Marketo, Panopto i innymi narzędziami
• Globalny dostęp do ponad 70 krajów (opłaty za przejazd nie są wliczone)
• Śledzenie zaangażowania/uwagi
• Głosowanie na żywo
• Narzędzie pytań i odpowiedzi
• Udostępnianie ekranu jednym kliknięciem
• Napisy kodowane
• Wirtualne podnoszenie ręki
• Komunikator grupowy i czat 1-1
• Obsługa zoomu na żywo
• Wycisz/wyłącz wyciszenie
• Promuj uczestników na panelistów
• Silne sterowanie hostem, aby zapobiec Zoombombingowi

Przejdź do webinaru

Narzędzie do współpracy zespołowej GoToMeeting oferuje również GoToWebinar, który umożliwia menedżerom HR i personelowi szkoleniowemu prowadzenie na żywo, na żądanie i wstępnie nagranych, bez konieczności pobierania narzędzia w celu dołączenia do wydarzenia.

Ma doskonałą integrację oprogramowania i jest kompatybilny z Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages i wieloma narzędziami CRM. Chociaż, podobnie jak w przypadku webinariów Zoom Video, obecnie nie ma bezpłatnych planów GoToWebinar, użytkownicy otrzymują 7-dniowy bezpłatny okres próbny po zarejestrowaniu się.

Gospodarze, którzy będą musieli dużo się przygotować, udostępnić ekran i udostępnić uczestnikom liczne materiały webinarowe, będą dobrze obsługiwany przez wszechstronne funkcje planowania GoToWebinar. Narzędzie zapisuje poprzednie ustawienia webinarów i tworzy automatyczne szablony dla przyszłych webinariów.

GoToWebinar oferuje również:

• Do 3000 uczestników
• Branding materiałów webinarowych
• Niestandardowe formularze rejestracyjne
• Panel zaangażowania użytkowników
• Narzędzia do pomiaru czasu
• Głosowanie na żywo
• Narzędzia pytań i odpowiedzi oraz ankiet
• Nagranie webinaru
• Raporty uczestników i analityka zdarzeń
• Całodobowa pomoc telefoniczna
• Udostępnianie plików i wideo
• Do 6 jednoczesnych kamer prezentera
• Aplikacje mobilne
• Funkcje współhostingu
• Zgodność z RODO
• Udostępnianie ekranu
• Widok odbiorców, aby zobaczyć, co widzą odbiorcy

Wydarzenia Cisco Webex

Podobnie jak Zoom, Cisco Webex jest najbardziej znany ze swojego standardowego oprogramowania do wideokonferencji (sprawdź nasze porównanie Zoom i Webex, aby dowiedzieć się więcej o tym, co ma do zaoferowania każde narzędzie do rozmów wideo).

Narzędzie do webinariów firmy Webex, Cisco Webex Events, to najlepszy wybór dla firm zatrudniających dużą liczbę pracowników, ponieważ transmisję na żywo może oglądać nawet 3000 uczestników zdalnych, a nagrane wcześniej webinarium może obejrzeć nawet 40 000 członków zespołu. Jest kompatybilny z Androidem, iPhonem i innymi urządzeniami mobilnymi, dzięki czemu widzowie mogą oglądać w sposób, który im najbardziej odpowiada.

Jedną z najlepszych cech Webex Events jest prywatna sala przygotowań. Dzięki temu każda osoba prezentująca podczas webinaru może spotkać się i poćwiczyć samodzielnie lub z innymi panelistami.

Dodatkowe funkcje Webex Events obejmują:

• Śledzenie zaangażowania i uwagi
• Opcje jednokrotnego logowania
• Szyfrowanie danych AES i dostęp tylko na zaproszenie
• Konfigurowalne zaproszenia i przypomnienia
• Do 5 jednoczesnych prezenterów
• Widok aktywnego głośnika
• Funkcje tablicy
• Udostępnianie/przesyłanie strumieniowe plików i wideo
• Adnotacja do pliku w czasie rzeczywistym
• Wycisz/wyłącz wyciszenie
• Pytania i odpowiedzi dotyczące gwintów
• Głosowanie na żywo
• Komunikator na czacie publicznym/prywatnym
• Ankiety po wydarzeniu
• Narzędzia do analizy i raportowania
• Integracja z CRM
• Obsługa klienta
• Markowe materiały/formy

Seminarium internetowe RingCentral

Ringcentral to kolejne oprogramowanie do konferencji internetowych, które oferuje dodatkowe płatne narzędzia do webinarów za pośrednictwem RingCentral Webinar.

Podobnie jak wydarzenia Cisco Webex, ma również wysoki limit uczestników, co pozwala na maksymalnie 10 000 jednoczesnych widzów z maksymalnie 500 prezenterami. Ma silne opcje kontroli gospodarza, takie jak możliwość dodawania lub usuwania uczestników po rozpoczęciu webinaru.

RingCentral Webinar umożliwia gospodarzom ustawienie wirtualnego tła dla prezenterów, co wzmacnia branding firmy lub po prostu ukrywa bałagan.

RingCentral Webinar oferuje również:

• Konfigurowalne markowe formularze rejestracyjne i e-maile z przypomnieniem
• Nagrywanie webinaru jednym kliknięciem
• Głosowanie na żywo
• Interaktywne narzędzia do pytań i odpowiedzi
• Raportowanie danych i analiz
• Komunikator czatu
• Udostępnianie plików
• Integracja z mediami społecznościowymi w celu łatwego udostępniania
• Jednorazowe lub cykliczne webinaria
• Integracja z Salesforce, Marketo i innymi popularnymi aplikacjami
• Tablica
• Udostępnianie aplikacji
• Wirtualne podnoszenie ręki

Żywa burza

Livestorm to mobilne i stacjonarne narzędzie do webinarów kompatybilne z systemami Mac iOS, Android i większością przeglądarek internetowych.

Zorganizuj webinarium na żywo za pomocą narzędzia Livestorm lub YouTube, a także twórz nagrane na żądanie i cykliczne webinaria.

Choć zaprojektowany głównie jako oprogramowanie do webinarów, Livestorm pozwala również na mniejsze wideokonferencje.

Najważniejsze funkcje Livestorm to:

• Udostępnianie ekranu pulpitu i pojedynczej aplikacji
• Do 1000 uczestników
• Nieograniczone webinaria w jakości HD
• Dostęp tylko w przeglądarce (nie jest wymagane pobieranie)
• Udostępnianie plików
• Narzędzie do przesyłania wiadomości na czacie
• Narzędzie pytań i odpowiedzi
• Narzędzia do głosowania i ankietowania w czasie rzeczywistym
• Możliwości współhostingu
• Markowe narzędzia do rejestracji na webinary
• Osadzanie rejestracji na stronie firmowej
• Konfigurowalne i szablonowe formularze rejestracyjne
• Analiza i śledzenie zaangażowania
• Natychmiastowe nagrania z webinarów
• Nieograniczone przechowywanie nagrań
• Automatyczne przypomnienia e-mail
• Integracja z ponad 1000 aplikacji
• Zgodność z RODO
• Moderacja uczestników/kontrola gospodarza

Darmowa wersja Livestorm pozwala na spotkania do 10 rejestrujących z maksymalnie czterema uczestnikami i 20-minutowym limitem czasu. Bezpłatny plan oferuje nieograniczoną liczbę webinariów na żywo i nagranych wcześniej, a także nieograniczoną liczbę spotkań wideo.

Oprogramowanie do konferencji internetowych a narzędzia do webinarów do szkolenia zespołowego

Mniejsze zespoły mogą używać standardowych narzędzi do wideokonferencji do szkolenia pracowników i organizowania walnych spotkań, w przeciwieństwie do oprogramowania do webinarów.

Nasza tabela z najlepszymi narzędziami do konferencji internetowych porównuje funkcje, koszty i możliwości popularnych platform do rozmów wideo.

Gdy już zobaczysz, jaką różnicę może przynieść korzystanie z webinarów podczas szkolenia zespołu, nie poprzestawaj na tym. Zaplanuj inne sposoby na seminaria internetowe, aby zwiększyć świadomość marki, wirtualnie nawiązywać kontakty, a nawet organizować imprezy w wirtualnym biurze i ceremonie wręczania nagród dla pracowników podczas zdystansowania się.