Jak narysować schemat organizacyjny?

Część wprowadzająca:

Schemat organizacyjny lub ogólnie schemat organizacyjny jest hierarchiczną ilustracją wewnętrznej struktury firmy, która przedstawia różnych pracowników i szefów według ról, obowiązków i indywidualnych relacji w ramach określonej jednostki. W szczegółowym schemacie organizacyjnym przedstawiamy pracowników i ich odpowiednie role za pomocą pól, a czasami używamy również zdjęć i innych danych kontaktowych, aby upewnić się, że schemat organizacyjny przekazuje wszystkie istotne informacje o tym konkretnym dziale.

Niektóre z najczęściej używanych schematów organizacyjnych to:

• Hierarchiczna struktura organizacyjna
• Funkcjonalny schemat organizacyjny
• Poziomy schemat organizacyjny
• Matrycowa struktura schematu organizacyjnego
• Struktura schematu organizacyjnego sieci
• I więcej

Jak widać, istnieją różne struktury do wyboru, gdy planuje się narysować schemat organizacyjny, i staje się to skomplikowane, jeśli wybierzemy bardziej tradycyjną drogę do narysowania schematu organizacyjnego.

Większość organizacji używa oprogramowania do schematów organizacyjnych, takiego jak EdrawMax, do łatwego tworzenia schematów organizacyjnych. Niektóre z korzyści płynących z korzystania z oprogramowania schematu organizacyjnego to:

• Pomaga w modyfikowaniu danych pracowników bez narażania całej konstrukcji.
• Dodaj obrazy, ikony i inne elementy graficzne, aby wyróżnić schemat organizacyjny.
• Oprogramowanie schematu organizacyjnego ułatwia udostępnianie treści nowym członkom zespołu lub interesariuszom.
• Za pomocą oprogramowania do schematów organizacyjnych pracownicy lub członkowie zespołu mogą łatwo zidentyfikować wszystkich liderów zespołu bez martwienia się o formatowanie.
• Oprogramowanie schematu organizacyjnego to świetny sposób na zdalną współpracę, dzięki czemu członkowie zespołu wirtualnego mogą łatwo sprawdzać i odpowiednio aktualizować schemat organizacyjny.

Znaczenie schematu organizacyjnego

Biznesowy schemat organizacyjny łączy ludzi w organizacji. Tworzenie schematu organizacyjnego okazało się idealnym rozwiązaniem dla rozwijającej się firmy lub organizacji, które chcą wspierać kulturę współpracy, w której wszyscy dzielą się informacjami. Oto niektóre z zalet tworzenia schematu organizacyjnego:

• Pomaga we wdrażaniu nowych pracowników, ponieważ za pomocą schematów organizacyjnych nowi pracownicy rozumieją, jak poruszają się po biurze w bardziej atrakcyjny wizualnie sposób.
• Jeśli zespół pracuje zdalnie, zna informacje o swoich współpracownikach, członkach zespołu i liderach, sprawdzając schematy organizacyjne.
• Ogólna produktywność pracowników wzrasta, gdy udostępniamy im schemat organizacyjny.
• Dzięki schematom organizacyjnym pracownik, który chce zebrać informacje o swoim dziale, nie będzie zwracał się do członków zespołu z różnych działów.
• Schematy organizacyjne pomagają w stworzeniu przejrzystej struktury raportowania dla wszystkich pracowników. Jednocześnie pomaga stworzyć mapę drogową dla sposobu wykonywania pracy w danej organizacji.

Jak utworzyć schemat organizacyjny

Tworząc schemat organizacyjny, musisz zrozumieć trzy ważne elementy:

• Dział : odnosi się do tego, jak organizacja organizuje proces, aby zapewnić równomierną koordynację pracy.
• Zakres kontroli : w schemacie organizacyjnym zakres kontroli przedstawia liczbę osób lub pracowników w określonym dziale lub strukturze, którzy podlegają starszemu członkowi.
• Łańcuch dowodzenia : W schemacie organizacyjnym łańcuch dowodzenia zwykle odnosi się do kogoś, kto ma uprawnienia do podejmowania lub podejmowania ważnych decyzji dla dobra pracowników i firmy.

Teraz, aby zaimplementować wszystkie ważne elementy w schemacie organizacyjnym, kierownik projektu lub programista biznesowy potrzebowałby oprogramowania do schematu organizacyjnego, takiego jak EdrawMax. Dzięki temu bezpłatnemu oprogramowaniu do schematów organizacyjnych różni szefowie działów mogą z łatwością pracować i tworzyć wiele schematów organizacyjnych, które mogą również łączyć ze sobą. Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć schemat organizacyjny za pomocą bezpłatnego oprogramowania:

• Pobierz i uruchom : Pierwszym krokiem, jaki musi wykonać kierownik działu lub pracownik, jest pobranie oprogramowania schematu organizacyjnego zgodnie z systemem operacyjnym. Niektóre narzędzia są zależne od platformy i nie można uzyskać do nich dostępu w systemie macOS ani Linux. Tak więc, zanim zaczniesz projektować schemat organizacyjny, wykonaj odpowiednie badania. Po pobraniu bezpłatnego schematu organizacyjnego w systemie, na środku pulpitu nawigacyjnego znajdziesz typy diagramów, wbudowane szablony po prawej stronie oraz opcję importu/eksportu danych po lewej stronie. W tym darmowym oprogramowaniu do schematów organizacyjnych kliknij „Schemat organizacyjny” pod typem diagramu „Podstawowy”. Zobaczysz „Schemat organizacyjny (automatyczny)”, „Schemat organizacyjny (ręczny)” i „Drzewo genealogiczne”. Po kliknięciu odpowiedniego typu diagramu zobaczysz wbudowane szablony ułatwiające rozpoczęcie pracy.

• Dostęp do szablonów : w tym darmowym narzędziu do schematów organizacyjnych możesz uzyskać dostęp do gotowych szablonów schematów organizacyjnych z pulpitu nawigacyjnego lub przejść do sekcji „Szablony”, aby sprawdzić szablony wygenerowane przez użytkowników lub szablony wykresów. W społeczności szablonów tego narzędzia znajdziesz szablony schematów organizacyjnych, takie jak schematy organizacyjne IT, schematy organizacyjne HR, osobisty schemat organizacyjny, schemat organizacyjny firmy, schematy organizacji sprzedaży, schemat organizacyjny miasta, schematy organizacyjne szpitala i inne. Jako zarejestrowany użytkownik możesz powielać te szablony generowane przez użytkowników i dostosowywać je do swoich wymagań. Dzięki opcji importu możesz również zaimportować zdjęcia pracowników i zastąpić je istniejącą treścią.

• Utwórz od zera : Jeśli menedżer zamierza utworzyć schemat organizacyjny od podstaw, kliknij „Schemat organizacyjny (automatyczny)” lub „Schemat organizacyjny (ręczny)”, a następnie kliknij „+”, aby rozpocząć od pustego rysunku. Jeśli wybierzesz Schemat organizacyjny (automatyczny), system pokaże trzech pracowników wraz z ich zdjęciami, nazwiskami, tytułami i działami. Możesz rozpocząć dodawanie danych tutaj i zastąpić fikcyjny obraz prawdziwym obrazem członków zespołu. To bezpłatne oprogramowanie do schematów organizacyjnych automatycznie dodaje różnych pracowników i umożliwia zmianę struktury w ramach jednego drzewa.

• Ręczne dodawanie : jeśli wybierzesz Schemat organizacyjny (ręczny), po lewej stronie zobaczysz puste płótno i symbole/elementy schematu organizacyjnego. Rozpoczęcie umieszczania ich tam, gdzie są wymagane. Dzięki funkcji narzędzia do łączenia możesz dodawać różnych członków zespołu jednym kliknięciem.

• Eksportuj i udostępniaj : Po całkowitym usatysfakcjonowaniu schematu organizacyjnego możesz udostępnić go członkom zespołu, nowym pracownikom, a nawet interesariuszom. To bezpłatne oprogramowanie do schematów organizacyjnych zapewnia wiele sposobów udostępniania schematu organizacyjnego. Na początek możesz wyeksportować schemat organizacyjny w różnych formatach, takich jak JPEG, PNG, HTML, Dokumenty, EDDX, VSDX i inne. Co więcej, za pomocą tego narzędzia schematu organizacyjnego możesz również osadzić schemat organizacyjny i dołączyć go do swojej witryny internetowej lub wysłać zawartość do swojego zespołu. Można nawet opublikować schemat organizacyjny w społeczności szablonów i uzyskać do niego dostęp na późniejszych etapach, aby dostosować go za pomocą nowych danych i informacji.

Końcowe przemyślenia

Tworząc schemat organizacyjny, upewnij się, że bierze się pod uwagę jego najważniejszy element — ludzi! Ostatecznie schemat organizacyjny jest tworzony dla organizacji, ale pracownicy i interesariusze odnoszą z tego największe korzyści. Podczas pracy nad szczegółowym schematem organizacyjnym upewnij się, że poprawnie dodałeś właściwe informacje. Dodatkowo pamiętaj, aby dodać zdjęcia lub obrazki, ponieważ pomaga to nowemu pracownikowi zapamiętać nazwiska innych pracowników. Jeśli planujesz regularnie pracować nad schematami organizacyjnymi, możesz zacząć korzystać z oprogramowania do schematów organizacyjnych, takiego jak EdrawMax, które zawiera bezpłatne szablony, symbole, opcje dostosowywania i udostępniania oraz oferuje wiele zasobów online, które pomagają w łatwym tworzeniu złożonych schematów organizacyjnych.