Jak skutecznie zbierać zaległe faktury: najlepsze praktyki dla właścicieli małych firm

Właściciele małych firm nieustannie poszukują strategii zwiększających ich rentowność. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest jak najszybsze zbieranie przeterminowanych faktur. Jednak właścicielom firm bez dużego doświadczenia w zakresie windykacji może to być trudne.

Ponadto większość właścicieli małych firm nie posiada działu windykacji, co utrudnia monitorowanie zaległych faktur i szybki kontakt z klientami, którzy jeszcze nie zapłacili.

W artykule omówione zostaną sprawdzone metody zbierania faktur , które pomogą właścicielom małych firm.

1. Uzyskaj kontrakt

Chociaż rzucenie się w wir biznesu jest kuszące, przed zawarciem umowy powinieneś mieć prawnie wiążącą umowę. Ma to również sens biznesowy.

Usługi, które zgadzasz się świadczyć, oraz warunki, na jakich będziesz otrzymywać płatności, muszą być zawarte w prawnie wiążącej umowie . Pisanie czegokolwiek, nawet jeśli jest to tylko „zrobię to” i „to zrobisz tamto”, jest lepsze niż nic.

Przygotowując taką umowę, najlepiej jest współpracować z prawnikiem zaznajomionym z Twoją firmą.

2. Niech klienci wiedzą, że masz to na myśli

Nie możesz przetrwać bez swoich klientów, ale jeśli rutynowo przeoczysz opóźnienia w płatnościach, zniszczysz swoją reputację, stracisz wiarygodność i pieniądze. W ten sposób oferujesz swoim klientom nieoprocentowane finansowanie.

Jeśli to jest biznes, w którym chcesz być, powinieneś go realizować. Ale najprawdopodobniej tak nie jest, więc będziesz chciał opracować procedurę śledzenia niezapłaconych faktur i, jeśli to konieczne, przypominania klientom o warunkach płatności i umowie, którą uzgodnili podczas prowadzenia z Tobą interesów.

3. Zidentyfikuj problem

Twoim celem jest ustalenie, dlaczego klient zatrzymuje Twoje pieniądze i jak możesz je odzyskać. Być może Twój klient zapomniał, trafił w trudny moment lub jest przytłoczony obowiązkami administracyjnymi.

Po zidentyfikowaniu źródła problemu Ty i klient możecie wypracować rozwiązanie obejmujące uczciwe warunki płatności.

Jeśli klient przechodzi przez trudne chwile, być może będziesz musiał dowiedzieć się, jak prawdopodobne jest, że stanie na nogi i ile pieniędzy możesz się spodziewać. Na przykład, czy ich niezdolność do zapłaty wynika z czynników pozostających poza ich kontrolą?

„Jak” otrzymywać płatności na czas stanie się jasne, gdy utworzysz otwarty kanał kontaktu z należnościami i lepiej zrozumiesz „dlaczego”.

Opóźnienie płatności może ostrzec Cię o dodatkowych problemach w Twojej organizacji, takich jak niedokończone elementy projektu. Może również pomóc w ustaleniu, czy warto zatrzymać klienta, jeśli odkryjesz czerwone flagi.

4. Wcześniej jest lepiej niż później

Każdy w polu windykacji powie Ci, że im wcześniej w cyklu płatności będziesz aktywny, tym większe prawdopodobieństwo, że odzyskasz część lub całość swoich pieniędzy.

Zwykle sytuacja staje się gorsza niż oczekiwano, ponieważ czekasz kilka tygodni, rozpraszasz się innymi rzeczami, czujesz się głupio, że wcześniej nie nadążasz, a potem czekasz jeszcze kilka tygodni.

Zatrzymaj to błędne koło, zanim się zacznie. Jednym ze sposobów na zwiększenie prawdopodobieństwa skutecznego odzyskania długu jest systematyczne monitorowanie od początku cyklu.

5. Poznaj swoje prawa

Jeśli nie przeszedłeś żadnego szkolenia z obsługi należności lub windykacji, możesz potykać się po omacku ​​w kwestii zbierania faktur.

Im wcześniej dowiesz się o swoich prawach i możliwości regresu, tym lepiej dla Ciebie. Nie tylko zdobędziesz wiedzę na temat tego, co możesz, a czego nie możesz zrobić, ale także zyskasz pewność siebie w obsłudze klientów.

Czy wiesz na przykład, że możesz zgodnie z prawem wyszukać czyjś numer ubezpieczenia społecznego, jeśli unika on twoich prób odzyskania długów?

6. Zawrzyj umowę, aby rozliczyć się za mniej

Załóżmy, że klient jest Ci winien 20 000 USD i spóźnia się o 120 dni. Przez ostatnie cztery miesiące próbowałeś odzyskać dług, który wydaje się beznadziejny. Zawsze staraj się wynegocjować z klientem obniżoną kwotę rozliczenia przed umorzeniem długu.

Nawet jeśli opóźniona płatność Cię stresuje, możesz być pewien, że jeszcze bardziej stresuje klienta. Prawdopodobnie tracą z tego powodu sen.

Mogą chcieć uzyskać 5000 dolarów ze swoich książek, jeśli zbliżysz się do nich i powiesz, że jesteś gotów je przyjąć. A ponieważ i tak odpisałeś to jako beznadziejne, masz dodatkowe 5000 dolarów w kieszeni.

7. Zachowaj spokój!

To tylko ludzkie, że denerwuje się klient, który otrzymał Twoje usługi, ale spóźnił się z dokonaniem płatności.

Musisz jednak wziąć głęboki oddech i zachować spokój. Gniew zmniejszy prawdopodobieństwo udanej windykacji. Klient odczuje Twoją złość, przyjmie ją do siebie i odmówi współpracy z Tobą.

Twój nastrój ma duży wpływ na to, jak radzisz sobie z klientem i jak radzi sobie z tobą. Traktuj każdy telefon jak pierwszy telefon w fantastycznym dniu. Jeśli podczas ostatniego połączenia byłeś zły, daj sobie trochę czasu na uspokojenie i spróbuj ponownie.

Klient zareaguje na ustawiony ton. Twoje optymistyczne nastawienie odbije się na kliencie i skłoni do bardziej współpracy.

Chociaż wytrwałość ma kluczowe znaczenie w windykacji, istnieje wąska granica między działaniami następczymi a napastowaniem:

• Nękanie klientów oznaczałoby dzwonienie do nich każdego ranka przez 60 dni i krzyczenie na nich.
• Stałe podejście polegałoby na dzwonieniu do klientów co siedem do dziesięciu dni i dostarczaniu im kilku planów płatności, aby pomóc im zacząć spłacać dług.

8. Nagraj wszystko

Dokumentacja to jedna z najważniejszych rzeczy przy próbie odzyskania pieniędzy od klientów. Jeśli dług prowadzi do pozwu, posiadanie dokumentacji, do której można się odnieść, będzie bardzo pomocne.

• Nagrywaj rozmowę i pisz notatki za każdym razem, gdy rozmawiasz z klientem przez telefon.
• Zweryfikuj i skopiuj każdy list wysłany pocztą.
• Śledź wizyty klientów, czy to w ich biurze, czy w domu.

9. Niech wszyscy w swoim zespole będą na tej samej stronie

Proces windykacji opiera się na informacjach ze wszystkich działów mających kontakt z klientem, w szczególności sprzedaży. Wiele firm nie włącza swoich sprzedawców w proces windykacji, ponieważ błędnie uważają, że obowiązek spoczywa wyłącznie na zespole finansowym.

Jeśli jednak po trzecim przypomnieniu nadal masz problemy z otrzymywaniem płatności, odpowiedź może należeć do zespołu sprzedaży.

Możesz założyć, że klient źle zarządza finansami , ale Twój zespół sprzedaży może wiedzieć inaczej. Może to być oczekująca skarga lub nieprzewidziany problem z produktem lub usługą.

Końcowe przemyślenia

Zbieranie faktur to męczący proces. W niektórych sytuacjach możesz czuć, że jesteś zbyt miękki, aw innych martwisz się, że jesteś zbyt twardy.

Celem jest znalezienie równowagi między tymi dwiema skrajnościami, tak aby klienci traktowali Cię poważnie i spłacali, gdy nadejdzie czas.

Czasami będziesz musiał odpisać nieściągalny dług, ale jeśli będziesz trzymać się wyżej wymienionych wytycznych, powinieneś zauważyć pewną poprawę. Mamy nadzieję, że artykuł pomoże Ci zdobyć wiedzę na temat zbierania faktur.