Jak skutecznie wdrożyć 4-dniowy tydzień pracy w 2023 roku

Czterodniowy tydzień pracy nie jest już utopią. Dzięki powodzeniu wielu globalnych prób i szybkiemu wdrożeniu sztucznej inteligencji do firm oferujących czterodniowy tydzień pracy zaliczają się obecnie potentaci z branży technologicznej, tacy jak Microsoft i Amazon, a także okoliczne sklepy dla mamusi i pop.

Zachęty są jasne – od poprawy zdrowia psychicznego po zwiększoną produktywność , korzyści są zarówno praktyczne , jak i osobiste. Nie oznacza to, że wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy nie wiąże się z żadnymi wyzwaniami. Nie każda firma jest stworzona do pracy w skompresowanych godzinach, a ten potencjalnie rewolucyjny nowy sposób pracy może w rzeczywistości mieć niekorzystny wpływ na dobrostan i rentowność pracowników, jeśli zostanie źle wdrożony.

Aby pomóc Ci uniknąć typowych pułapek, ten przewodnik zawiera porady, jak to zrobić dobrze – z pomocą specjalistów HR, naukowców i właścicieli firm, którzy niedawno dołączyli do ruchu czterodniowego tygodnia pracy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czy Twoja firma jest gotowa zrezygnować z dnia pracy i jak może to stać się rzeczywistością w siedmiu prostych krokach.

Jak wdrożyć 4-dniowy tydzień pracy:

1. Sprawdź, czy 4-dniowy tydzień pracy sprawdzi się w Twojej firmie
2. Zdefiniuj cele swojej firmy
3. Przeprowadź rozważania praktyczne i prawne
4. Uzgodnij harmonogram 4-dniowego tygodnia pracy
5. Uruchom pilotażowy program dotyczący 4-dniowego tygodnia pracy
6. Oceń sukces swojego pilota
7. Wpraw swój 4-dniowy tydzień pracy w ruch

Dlaczego firmy powinny wprowadzić 4-dniowy tydzień pracy?

Skrócenie tygodnia pracy i wydłużenie czasu wolnego przynosi pracownikom niezliczone korzyści, co nie jest zaskoczeniem. Niedawne badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Cambridge wykazały, że skrócenie 40-godzinnego tygodnia pracy do 32 godzin zmniejsza poziom stresu o 39%, a przypadki wypalenia zawodowego o 71%, a jednocześnie ma pozytywny wpływ na jakość snu i zdrowie fizyczne.

O trzydniowy weekend powinni zabiegać nie tylko pracownicy. Skrócenie tygodnia pracy może przynieść wiele korzyści także firmom.

Szczęśliwsi i lepiej wypoczęci pracownicy mają większe szanse na lepsze wyniki i mniejszą liczbę zwolnień lekarskich, przy czym 95% firm, które wzięły udział w ogólnoświatowym badaniu czterodniowym tygodniu w Wielkiej Brytanii, odnotowało stabilizację lub wzrost wydajności w całym okresie pilotażowym oraz wzrost przychodów o średnio 35%.

„W ciągu prawie dwóch lat zero pracowników odeszło, co jest dość niespotykane w przypadku startupów na wczesnym etapie rozwoju, które zazwyczaj charakteryzują się wyższymi wskaźnikami rotacji”. – Założycielka startupu programistycznego Super i zwolenniczka czterodniowego tygodnia pracy, Lindsay Liu

Ze względu na ogromną popularność wśród pracowników firmy wdrażające czterodniowy tydzień pracy mają większe szanse na zatrzymanie personelu i przyciągnięcie przede wszystkim najlepszych talentów , ponieważ bycie postrzeganym jako lider tego postępowego trendu w miejscu pracy stanowi świetny PR dla organizacji. Czterodniowe tygodnie pracy nie są jednak złotym rozwiązaniem i nie będą sprzyjać każdemu rodzajowi działalności, co omówimy w dalszej części artykułu.

1. Sprawdź, czy 4-dniowy tydzień pracy jest odpowiedni dla Twojej firmy

Surowa rzeczywistość jest taka, że ​​czterodniowy tydzień pracy nie sprawdzi się w każdej firmie. Zanim zaczniesz wdrażać pilotaż, musisz ustalić, czy skrócenie godzin pracy jest rzeczywiście realistyczne dla Twojej firmy.

W branżach zapewniających wsparcie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, takich jak transport i opieka zdrowotna, rozwiązania te nie będą odpowiednie z oczywistych powodów. Firmy z branży hotelarsko-gastronomicznej, takie jak sklepy detaliczne, restauracje i bary, również zwykle ograniczają się do bardziej tradycyjnych harmonogramów, aby sprostać wymaganiom konsumentów.

„Czy czterodniowy tydzień pracy działa? Tak. Ale nie dla każdego. Niektóre firmy w niektórych branżach po prostu nie mogą. Trzeba być przygotowanym na wyzwania. Dodaje poziom złożoności, o którym musisz wiedzieć.” – Cat Goulbourne, menedżer HR i rekrutacji w SEOMG!

Duże organizacje mogą również hamować wyzwania biurokratyczne oraz skala i złożoność projektu. Jednak według ankiety przeprowadzonej przez ogólnodostępne czasopismo Open Access Government 22% pracowników w Wielkiej Brytanii stwierdziło, że są po prostu zbyt zajęci, aby skondensować swój czas pracy w czterech ośmiogodzinnych dniach, podczas gdy inni mają w harmonogramie zbyt wiele spotkań.

Mając na uwadze te przeszkody, zanim ruszysz dalej, dobrym pomysłem może być zadanie sobie następujących pytań:

1. Czy Twoi pracownicy mają doświadczenie w konsekwentnym osiąganiu celów pod presją?
2. Czy wszystkie stanowiska w Twojej firmie mogą być elastyczne?
3. Czy Twoja firma jest w stanie poradzić sobie ze skomplikowanym zarządzaniem czasem i ludźmi?
4. Czy jesteś w stanie zmniejszyć ilość lub długość spotkań zespołu?
5. Czy Twoja firma będzie w stanie skrócić godziny pracy, jednocześnie spełniając oczekiwania klientów?

Jeśli odpowiedź na większość tych pytań brzmi „nie”, prawdopodobnie Twoja firma nie jest jeszcze gotowa na skrócenie tygodnia pracy. Tak czy inaczej przekażemy tę decyzję Twoim pracownikom, zachowując jednocześnie jak największą przejrzystość procesu decyzyjnego. Jeśli większość Twoich odpowiedzi była twierdząca, przejdź do następnej wskazówki.

2. Zdefiniuj cele swojej firmy

Myślisz, że nadajesz się na czterodniowy tydzień pracy? Gratulacje! Teraz musisz zdecydować, co chcesz uzyskać z aranżacji.

Większość firm, którym udało się skrócić godziny pracy, zrobiła to, mając na uwadze określone cele. Niezależnie od tego, co „sukces” oznacza dla Twojej firmy – czy będzie to szczęście pracowników, produktywność czy utrzymanie personelu – Twoje cele powinny być zgodne z tymi priorytetami.

„Określ cele i zadania okresu próbnego. Czy Twoim celem jest poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zwiększenie produktywności lub zmniejszenie kosztów operacyjnych?” – Eric Sornoso, dyrektor generalny firmy Mealfan zajmującej się dostawą jedzenia.

Reszta Twojej strategii będzie zależeć od tych celów, więc upewnij się, że stosujesz cele SMART , które są oparte na czasie, konkretne i mierzalne. Nie twórz ich też w próżni. Nawiąż otwarty dialog ze wszystkimi szczeblami swojej firmy, aby uzyskać konsensus w sprawie pożądanych wyników, preferencji dotyczących harmonogramu i poziomów zaangażowania.

3. Weź pod uwagę względy praktyczne i prawne

Wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy może być ekscytujące, ale przed podjęciem decyzji musisz upewnić się, że przestrzegasz wszystkich zasad kontroli i równowagi. Obejmuje to podsumowanie stanowisk pracy w Twojej firmie i upewnienie się, że każde z nich jest odpowiednie na skrócony tydzień. Jeśli niektórzy pracownicy mają do czynienia z większymi obciążeniami, role będą musiały zostać przeprojektowane, aby zapewnić dostępność programu pilotażowego dla wszystkich.

Jeśli zatrudniasz pracowników w niepełnym wymiarze godzin, musisz ustalić, jak to przejście będzie działać również dla nich. Można obrać dwie główne drogi – zmniejszyć liczbę godzin przepracowanych w tygodniu o 20%, aby zrównać się z obniżką w przypadku osób zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin, lub proporcjonalnie zwiększyć ich wynagrodzenie. Zmiany, na które teraz się zgadzasz, prawdopodobnie będą miały długoterminowe konsekwencje dla pracownika i Twoich wyników finansowych, dlatego upewnij się, że zostały odpowiednio rozważone.

„Organizacje muszą w nie mniejszym stopniu zwracać uwagę na obowiązki prawne podczas czterodniowego tygodnia pracy w porównaniu z bardziej typowymi ustaleniami dotyczącymi harmonogramu. Przepisy dotyczące wynagrodzeń i godzin pracy będą nadal obowiązywać w przypadku czterodniowego tygodnia pracy. – Robert Bird, profesor prawa gospodarczego na Uniwersytecie Connecticut

Pracodawcy będą również musieli upewnić się, że przestrzegają lokalnych i federalnych przepisów prawa pracy. Zmiana prawdopodobnie będzie miała wpływ na takie zasady, jak praca w godzinach nadliczbowych, płatny czas wolny i dni urlopu, dlatego przed ostatecznym ustaleniem czegokolwiek warto skonsultować się z prawnikiem ds. prawa pracy.

4. Uzgodnij harmonogram 4-dniowego tygodnia pracy

Nie ma dobrego ani złego sposobu na przejście na czterodniowy tydzień pracy. Jeśli chodzi o ustalanie harmonogramu, tak naprawdę zależy to od unikalnych potrzeb Twojej firmy i preferencji Twoich pracowników. Mając to na uwadze, oto kilka popularnych czterodniowych harmonogramów pracy, które warto wziąć pod uwagę:

1. Żadnych piątków i poniedziałków

Ponieważ główną zaletą pracy w skompresowanych godzinach są wydłużone weekendy, większość firm decyduje się na rezygnację z piątków lub poniedziałków z harmonogramu pracy. Wybór jednego dnia dla wszystkich zapewnia pracę w tych samych godzinach podstawowych. Nie zapewnia jednak elastyczności pracownikom ani nie sprawdza się dobrze w branżach, które na bieżąco dostarczają towary lub usługi.

2. Elastyczne dni wolne

Jeśli sprzyja to Twojemu biznesowi, warto rozważyć wdrożenie elastycznego harmonogramu. Elastyczny 4-dniowy harmonogram umożliwia pracownikom wzięcie wolnego w najbardziej odpowiadającym im terminie. Może to obejmować rozłożone godziny rozpoczęcia, wcześniejsze godziny zakończenia, a także typowe cztery dni pracy i jeden dzień wolny.

„Ustal oczekiwania dotyczące określonych godzin, w których wszyscy muszą być dostępni, i zapewnij im autonomię na resztę czasu. Dzięki temu wszyscy znajdą się na tej samej stronie, a jednocześnie zapewniona zostanie elastyczność”. – Jack, Menedżer HR w ExpenseOnDemend

3. Model 4-10

I wreszcie, jeśli w przypadku Twojej firmy nie jest możliwe kompresowanie przepracowanych godzin, ale nadal chcesz skorzystać z trzydniowego weekendu, najlepszym rozwiązaniem będzie dla Ciebie tydzień pracy 4–10.

Idealny dla firm o większym obciążeniu pracą, model 4-10 odnosi się do pracy po 10 godzin przez cztery dni w tygodniu. To dobry sposób, aby posmakować czterodniowego tygodnia bez ryzyka utraty przepracowanych godzin. Należy jednak pamiętać, że biorąc pod uwagę fakt, że wskaźniki produktywności zwykle spadają po ósmej godzinie dnia pracy, a w niektórych stanach egzekwowane są przepisy dotyczące codziennych nadgodzin, z pewnością nie będzie to odpowiednie dla wszystkich.

Po uzgodnieniu harmonogramu musisz przekazać go swojemu zespołowi oraz klientom zewnętrznym i interesariuszom. Upewnij się, że robisz to co najmniej miesiąc wcześniej, aby uniknąć nieporozumień lub kolizji w harmonogramie.

5. Uruchom pilotażowy 4-dniowy tydzień pracy

Wykonałeś ciężką pracę i podjąłeś trudne decyzje. Teraz musisz uruchomić czterodniowy pilotaż.

Aby zapewnić możliwie największe szanse powodzenia okresu próbnego, musisz nauczyć się efektywnie zarządzać pozostałymi godzinami. Dla wielu firm będzie to oznaczać ocenę wartości spotkań i, jeśli to konieczne, ograniczenie ich. Ustalenie „dni wolnych od spotkań” to także świetny sposób na zapewnienie okresów nieprzerwanej, głębokiej pracy.

Ważna jest także decyzja o wystrzeleniu pilota. Jak powiedział nam John Lin, właściciel JB Motor Works z siedzibą w Filadelfii, wybranie spokojniejszego czasu pracy odciąża pracowników. Wdrażając niedawno czterodniowy pilotaż swojej firmy, Lin wybrał powolny okres w swoim cyklu biznesowym. „ Pomogło to ocenić wpływ bez zbytniego ryzyka” – wyjaśnił Lin.

Należy również pamiętać, że w tym okresie niewątpliwie pojawią się problemy i jest to całkowicie normalne. Rozwiązywanie tych problemów na bieżąco i wyciąganie z nich wniosków pomoże ulepszyć Twój plan, zanim zostanie on faktycznie wdrożony.

6. Oceń sukces swojego pilota

Po zakończeniu pilotażowego czterodniowego tygodnia pracy będziesz musiał ocenić jego wyniki.

Aby to zrobić, musisz porównać dane zebrane w trakcie pilotażu z danymi z typowego czterodniowego tygodnia pracy. Informacje te pomogą Ci sprawdzić, jak skutecznie Twój program pilotażowy osiągnął Twoje pierwotne cele.

Oprócz wskaźników ilościowych mierzących wpływ programu pilotażowego na produktywność i marże zysku, ważne jest również zebranie wniosków jakościowych od pracowników. Można je uzyskać poprzez ankiety zwrotne i wywiady osobiste. Pomogą one ocenić powodzenie badania jako całości.

Jak mówi nam John Lin: „Najlepszym sposobem oceny powodzenia badania jest wieloaspektowość”.

„Nie opiera się wyłącznie na wskaźnikach produktywności, takich jak liczba obsłużonych samochodów, ale także na morale zespołu, wskaźnikach retencji i poziomie zadowolenia klientów. To proces jakościowy i ilościowy, który wymaga regularnego otwartego dialogu z zespołem”. – John Lin, właściciel JB Motor Works z siedzibą w Filadelfii

7. Wpraw swój 4-dniowy tydzień pracy w ruch

Jeśli jesteś zadowolony z wyników badania, dobra robota! Czas oficjalnie wdrożyć swój czterodniowy tydzień pracy.

Od samego początku powinieneś komunikować ten sukces wewnętrznie i zewnętrznie, aby ustalić oczekiwania i przygotować wszystkich na kolejne kroki. Następnie musisz osadzić czterodniowe praktyki w kulturze swojej firmy. Oznacza to zapobieganie wkradaniu się starych nawyków i uznanie aranżacji za część wizerunku Twojej firmy.

Proces ten jednak na tym się nie kończy. Aby mieć pewność, że to przejście zakończy się sukcesem w dłuższej perspektywie, konieczne jest zbieranie opinii pracowników za pomocą ankiet, rozmów osobistych lub grup fokusowych. Jeśli Twoi pracownicy mają zdecydowane zdanie na temat wdrożenia lub wymagają wprowadzenia zmian, ważne jest, aby pracodawcy również szybko zareagowali w tej sprawie.

Konieczne jest również, aby pracownicy nie upuszczali piłki. Praca przez cztery dni w tygodniu to przywilej, a to, że okres próbny się skończył, nie oznacza, że ​​czas zdjąć nogę z pedału. Zamiast zmuszać pracowników do pracy w nadgodzinach, znacznie skuteczniejszym sposobem na utrzymanie produktywności w dłuższej perspektywie jest budowanie kultury odpowiedzialności i zaufania.

Wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy nie jest lekką pracą i pracodawcy muszą mieć tego świadomość, zanim poważnie potraktują ten pomysł. Jest to proces wymagający ciągłych prób i błędów, a jego udoskonalenie może czasem zająć lata.

„Konkluzja jest taka, że ​​wdrożenie czterodniowego tygodnia pracy nie jest nauką ścisłą, to taniec, który łączy wyjątkową dynamikę Twojej firmy z potrzebą utrzymania lub zwiększenia produktywności”. – Wendy Wang, właścicielka firmy F&J Outdoor zajmującej się czterodniowym tygodniem pracy

Jednak sprostanie tym wyzwaniom to niewielka cena za szczęśliwszą, zdrowszą i bardziej produktywną siłę roboczą. Ponieważ kilka stanów USA wspiera czterodniowe okresy próbne w tygodniu pracy i zapewnia wsparcie firmom, które zdecydują się je wdrożyć, teraz jest dobry moment na podjęcie tej decyzji.