Jak wstawiać zmienne inteligentne chipy (symbole zastępcze) w Dokumentach Google

Jeśli kiedykolwiek stworzyłeś dokument, w którym używałeś symboli zastępczych tekstu, docenisz tę funkcję Dokumentów Google. Używając Variable Smart Chip, możesz wstawić symbol zastępczy, przypisać jego wartość i automatycznie aktualizować go w całym dokumencie.

Zamiast męczyć się z dodatkami lub aplikacjami innych firm, możesz usprawnić przepływ pracy podczas tworzenia różnych typów dokumentów dzięki funkcji Variable Smart Chip.

Uwaga : w chwili pisania tego tekstu Variable Smart Chip jest dostępny dla klientów Google Workspace Business Standard i Plus, Enterprise Standard i Plus, Education Plus i Non-profit. Mamy nadzieję, że Google w pewnym momencie wprowadzi tę funkcję na osobistych kontach Google.

O zmiennych inteligentnych chipach

Jak wspomniano, Variable Smart Chip to symbol zastępczy tekstu, który można wstawić do dokumentu. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku tekstu, który chcesz dodać, na przykład imienia lub nazwiska, adresu lub numeru telefonu. Możesz także użyć Zmiennych do rzeczy, które chcesz dodać, ale na które czekasz, takich jak tytuł produktu, data lub adres strony internetowej.

Niezależnie od tego, czy używasz Zmiennych dla siebie, czy dla kogoś, komu udostępniasz, umożliwiają one utworzenie dokumentu i późniejsze dodanie tych elementów.

Po dodaniu zmiennej możesz w dowolnym momencie przypisać jej wartość, czyli tekst. Następnie każde miejsce, w którym używasz Zmiennej w dokumencie, aktualizuje się o tę wartość.

Przyjrzyjmy się, jak wstawiać i używać zmiennych w Dokumentach Google na kilku przykładach.

Jak włożyć zmienny inteligentny chip

Aby dodać Variable Smart Chip do swojego dokumentu, wykonaj następujące proste kroki.

1. Umieść kursor w wybranym miejscu, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
2. Wybierz Wstaw > Inteligentne chipy i wybierz Zmienne w wyskakującym menu.
3. Wpisz symbol @ (At) i wybierz opcję Zmienna z menu rozwijanego.

4. W małym oknie, które się pojawi, wybierz Wstaw nową zmienną .

5. Nadaj swojej zmiennej nazwę w kolejnym wyskakującym okienku. Możesz także użyć domyślnej konwencji nazewnictwa, Zmienna 1, Zmienna 2 itd. Wybierz Utwórz .

6. Zobaczysz wtedy Zmienną wraz z jej nazwą w dokumencie oraz na pasku bocznym Zmienne, który zostanie otwarty po prawej stronie.

W ten sam sposób możesz dodać więcej zmiennych dla innych elementów do swojego dokumentu. Pamiętaj tylko, że dodatkowe Zmienne powinny być używane dla różnych elementów. Na przykład możesz utworzyć jedną Zmienną dla nazwy i drugą Zmienną dla adresu.

Ponownie użyj zmiennego inteligentnego chipa

Celem zmiennej jest umieszczenie jej w dokumencie tam, gdzie jej potrzebujesz, a następnie zaktualizowanie jej o jej wartość, gdy będziesz gotowy.

Aby wstawić tę samą zmienną w innym miejscu, wykonaj jedną z następujących czynności:

• Wybierz Wstaw > Inteligentne chipy , wybierz Zmienne i wybierz nazwę zmiennej z rozwijanej listy.
• Wpisz symbol @ (At), wybierz opcję Zmienna i wybierz nazwę zmiennej z rozwijanej listy.
• Otwórz pasek boczny Zmienne, najedź kursorem na Zmienną, której chcesz użyć, i wybierz Wstaw .

Przypisz wartość do zmiennej

Po dodaniu zmiennej do dokumentu możesz w dowolnym momencie przypisać jej wartość. Wartością jest tekst, którego chcesz użyć. Możesz to zrobić w samej zmiennej lub na pasku bocznym.

Dodaj tekst za pomocą zmiennej

Aby przypisać wartość do zmiennej w miejscu, wybierz zmienną i wprowadź tekst, którego chcesz użyć. Spowoduje to automatyczne zapisanie wartości do tej zmiennej.

Dodaj tekst za pomocą paska bocznego

Aby przypisać wartość na pasku bocznym Zmienne, wybierz Zmienną i użyj ikony Otwórz w pasku bocznym na wyświetlonym pasku narzędzi lub przejdź do opcji Narzędzia > Zmienne w menu.

Wybierz Brak wartości poniżej nazwy zmiennej. Zobaczysz, że Zmienna w dokumencie jest pusta i gotowa do wprowadzenia tekstu. Gdy to zrobisz, użyj Enter lub Return, aby go zapisać.

Po przypisaniu wartości do zmiennej zobaczysz tę aktualizację w każdym miejscu, w którym umieścisz zmienną w dokumencie, co jest celem inteligentnego chipa.

Zmień nazwę zmiennej

Ponieważ domyślne nazwy zmiennych nie są oczywiste, możesz chcieć nadać im bardziej znaczące nazwy. Jest to szczególnie przydatne, jeśli tworzysz kilka zmiennych dla swojego dokumentu.

Otwórz pasek boczny Zmienne, umieść kursor nad Zmienną, której nazwę chcesz zmienić, i wybierz ikonę Edytuj nazwę (ołówek).

Kiedy pojawi się wyskakujące okienko zmiany nazwy, nadaj mu nową nazwę i wybierz Zapisz .

Zobaczysz wtedy zaktualizowaną nazwę na pasku bocznym, listę zmiennych do wstawienia oraz wewnątrz samej zmiennej, dopóki nie przypiszesz jej wartości.

Usuń zmienną

Jeśli zdecydujesz, że nie chcesz już używać zmiennej, możesz ją usunąć. Pamiętaj, że spowoduje to usunięcie zmiennej i jej wartości, jeśli została przypisana, z każdej lokalizacji w dokumencie.

Otwórz pasek boczny Zmienne, umieść kursor nad Zmienną, którą chcesz usunąć, i wybierz ikonę Usuń definicję zmiennej (kosz).

W wyskakującym okienku potwierdzenia wybierz opcję Usuń , aby usunąć zmienną.

Przykładowe zastosowania zmiennych w Dokumentach Google

Jeśli zastanawiasz się, jak używać zmiennych do własnych celów, mamy kilka przykładów.

Kopia marketingowa

Tutaj tworzymy dokument dla nowego produktu naszego klienta. Nie mamy jeszcze nazwy produktu ani adresu strony internetowej, więc wstawiamy Zmienne dla tych dwóch pozycji. Gdy pasek boczny Zmienne jest otwarty, są one widoczne w całym tekście z niebieskimi obwódkami.

Gdy nasz klient dostarczy nam te szczegóły, po prostu przypisujemy wartości do zmiennych, a nasz dokument zostanie automatycznie zaktualizowany. Zmienne te wyświetlają następnie tekst i szare obramowania.

Gdy zamkniesz pasek boczny Zmienne, zauważysz, że Zmienne wyglądają tak samo jak reszta tekstu bez żadnych obramowań.

Udostępnione dokumenty

W następnym przykładzie mamy dokument, który chcemy, aby ktoś inny uzupełnił swoimi danymi. Skonfigurowaliśmy zmienne dla imienia, nazwiska, adresu, numeru telefonu i daty.

Kiedy udostępniamy dokument, odbiorca po prostu wybiera każdą Zmienną i wprowadza swoje informacje. Zmienne, które są używane więcej niż jeden raz, aktualizują się automatycznie.

Mamy wtedy gotowy dokument, w którym Zmienne pojawiają się jak każdy inny tekst.

Uwaga : jeśli udostępnisz dokument za pomocą Zmiennych więcej niż jednej osobie, przypisane wartości będą aktualizowane przy każdej zmianie. Aby tego uniknąć, możesz poprosić każdego z odbiorców o wykonanie kopii swoich zmian.

Oszczędzaj czas, minimalizuj błędy i organizuj

Google wprowadził kilka nowych Smart Chips w ciągu ostatniego roku od czasu wprowadzenia funkcji Smart Canvas. Możesz dodać wydarzenie do kalendarza za pomocą elementu Data, połączyć się z nazwą pliku za pomocą elementu Plik i dołączyć dane kontaktowe za pomocą elementu Osoby.

Teraz możesz zaoszczędzić czas na wpisywanie tego samego tekstu w kółko, a także zmniejszyć ryzyko literówek i uporządkować dokument za pomocą Variable Smart Chip w Dokumentach Google. Pamiętaj o tej przydatnej funkcji przy następnym dokumencie.

Aby dowiedzieć się więcej o sposobach oszczędzania czasu w aplikacjach Google, zobacz, jak korzystać z listy rozwijanej w Arkuszach Google.