Jak sprawić, by procesy zaplecza były gładkie jak jedwab?

Być może nigdy nie było lepszego czasu na ocenę i odrzucenie przestarzałych procesów i procedur, które pociągają za sobą firmy. Pandemia COVID-19 przyniosła wiele strat, ale pozwoliła także wielu pracodawcom na twardy reset codziennych operacji.

Chociaż zbliżająca się śmierć tradycyjnego środowiska biurowego jest prawdopodobnie przesadzona, eliminacja nieefektywności musi być najwyższym priorytetem.

Dla wielu może to oznaczać pozytywny, ożywiający biznes wynik. Oczywiście trend w kierunku automatyzacji trwa już od dziesięcioleci. Firmy coraz częściej polegają na wszystkim, od oprogramowania do obsługi płac po systemy zarządzania dokumentami do obsługi rutynowych zadań. Jednak w tym roku wzrost liczby pracy zdalnej wywołany pandemią daje szansę na ujawnienie niepotrzebnych przeszkód w wydajności.

Oceniając, w jaki sposób procesy zaplecza pomagają lub przeszkadzają klientom, pracownikom i kierownictwu, uważaj, aby nie stąpać lekko. Wiele osób straciło pracę w zeszłym roku, a wiele osób nie bało się, że mogą. Dążąc do usprawnienia procedur back-office, staraj się zapewnić pracowników, że wciąż będzie mnóstwo pracy do wykonania. Twoim celem jest ograniczenie harówki, aby Twoi pracownicy mogli zająć się ważniejszymi zadaniami.

Zastanawiając się nad sposobami pomocy pracownikom w wykonywaniu ich pracy o najwyższej wartości, rozważ pięć sposobów usprawnienia procesów back-office:

1. Wyeliminuj pogoń za papierem

Po tym, jak miliony pracowników opuściły biura i zaczęły pracować w domu, zbieranie niezbędnych podpisów stawało się coraz trudniejsze. Niemożność przejścia do sąsiedniego biura w celu rutynowego podpisania uwidoczniła nieefektywność operacyjną, która mogła być ukryta przez lata. Dodajmy klientów wyczulonych na wirusy, którzy nie chcieli wchodzić do dowolnego miejsca prowadzenia działalności, a potrzeba modernizacji stała się pilna.

Na szczęście istnieje kilka bezpiecznych rozwiązań do obsługi podpisów elektronicznych, które Twoja firma może szybko wdrożyć. Niektóre z najpopularniejszych usług to DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign i Secured Signing. Koszty i cechy takich ofert są różne, ale można na nich polegać, aby zapewnić bezpieczeństwo poufnych materiałów. Wyceniając pakiety, porównaj koszty z wydatkami (i opóźnieniami), które Twoja firma gromadzi, przerzucając papierkową robotę po mieście.

2. Przyspiesz proces rekrutacji

Kilka czynników może przyczynić się do nieefektywnego procesu rekrutacji. Niektóre z najczęstszych obejmują publikowanie źle napisanych opisów stanowisk, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych ze zbyt wieloma kandydatami i zbyt długie podejmowanie decyzji. Członkowie zespołu wyznaczeni do udziału w wielu długich rozmowach kwalifikacyjnych nie mogą wykorzystać tego czasu na wykonywanie swojej podstawowej pracy.

CareerBuilder, Monster i inne strony internetowe z ofertami pracy oferują teraz ukierunkowane usługi wyszukiwania, które dopasowują dobrze napisane opisy stanowisk i słowa kluczowe tylko do profili kwalifikujących się użytkowników. Niekwalifikowani kandydaci mogą zostać zablokowani lub odfiltrowani. Inwestując w proces wyszukiwania, który sprawdza kandydatów pod kątem Twoich potrzeb, Twoja firma może pozyskać pulę kandydatów o wyższej jakości.

Często najlepsza osoba do pracy, którą masz nadzieję obsadzić, nawet nie szuka pracy. Korzystając z ukierunkowanej kampanii, możesz je jednak powiadomić, prawdopodobnie wzbudzając zainteresowanie. Ukierunkowanie na odpowiednich kandydatów — niezależnie od tego, czy szukają, czy nie — znacznie usprawni Twoje procesy HR.

3. Zmniejszaj zapasy wraz ze wzrostem sprzedaży

Handel elektroniczny nadal rośnie wykładniczo, ale istnieją mocne dowody na to, że zawsze znajdzie się miejsce dla handlu stacjonarnego. Sprzedawcy muszą tylko upewnić się, że mają w ofercie to, czego chcą ludzie.

Jako sprzedawca, niewykorzystane zapasy stanowią podwójną frajdę. Nie tylko płacisz za produkt, który gromadzi kurz na wyświetlaczu, ale także płacisz za powierzchnię podłogi, na której stoi wyświetlacz. Niezależnie od tego, czy niesprzedany towar znajduje się na hali sprzedaży, czy w magazynie, wiąże się to z kosztami.

Gdy kupujący wracają do sklepów po pandemii, upewnij się, że oferujesz produkty, których szukają, inwestując w oprogramowanie do prognozowania zapasów. Pakiety takie jak QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl i Shopventory pozwolą Ci być na bieżąco z trendami zakupowymi. Mogą pomóc Ci zarządzać tym, co już masz na stanie, i przedstawiać przyszłe zalecenia dotyczące zakupów na podstawie rzeczywistej sprzedaży.

4. Zautomatyzuj planowanie

Jeśli Twoja firma opiera się na umawianiu spotkań, prawdopodobnie już wiesz, ile czasu i uciążliwości to za sobą pociąga. Musisz znaleźć wzajemnie akceptowalne terminy spotkań, potwierdzić je z wyprzedzeniem, a następnie przełożyć je w przypadku konfliktów. Najlepsze terminy to takie, które klient umawia sam, bez angażowania czasu pracowników biura.

Obecnie kilka pakietów oprogramowania kalendarza może pomóc zmniejszyć odsetek nieodebranych spotkań. Niektóre z najlepszych to Kalendarz, Setmore, Kalendarz Google i Acuity.

W zależności od potrzeb Twojej firmy, aplikację można skonfigurować tak, aby wysyłała klientom e-maile z kilkoma dostępnymi terminami spotkań. Kliknięcie dowolnego z nich powoduje wysłanie potwierdzenia do Twojej firmy i automatycznej rezerwacji tego przedziału czasowego. Alerty mogą być dostosowane do potrzeb Twojej firmy i wysyłane e-mailem lub SMS-em. Automatyczne rezerwowanie spotkań to korzystna dla obu stron oszczędność czasu zarówno dla pracowników, jak i klientów.

5. Przestań zapisywać pliki na poszczególnych komputerach

Rozwiązania obliczeniowe oparte na chmurze praktycznie wyeliminowały potrzebę przechowywania plików na lokalnym serwerze lub, co gorsza, na pulpicie pojedynczego pracownika. Jeśli kiedykolwiek grałeś w szaloną grę „Who's Got the File?” na kilka minut przed ważną prezentacją wiesz, jak bardzo może to być kosztowne. Ponieważ coraz więcej pracowników przenosi się do pracy zdalnej, nadszedł czas, aby postawić kibosh na zapisywanie plików na lokalnych komputerach.

Ułatw pracownikom przejście do pamięci masowej tylko w chmurze, wybierając rozwiązanie, które najlepiej pasuje do specyfiki Twojej firmy. Popularne opcje to Dokumenty Google, Microsoft OneDrive i Apple iCloud. Każde udane przejście z funkcji komputera stacjonarnego do rozwiązania opartego na chmurze rozpocznie się od dokładnej oceny potrzeb. Jeśli pominiesz jakiekolwiek niezbędne kryteria, personel szybko opracuje obejścia, które przekreślą cel współdzielenia dostępu do ważnych plików.

Przejdź o krok dalej i przejdź do zintegrowanej platformy jako usługi lub IPaaS. IPaaS działa w celu wspierania komunikacji między różnymi systemami biznesowymi, oszczędzając czas pracowników, utrzymując wszystkie informacje i dane na wyciągnięcie ręki.

Zobacz znajome rzeczy ze świeżej perspektywy

Twoim największym wrogiem, gdy starasz się ulepszyć swoje procesy, będą prawdopodobnie twoje własne zakorzenione założenia „zawsze robiliśmy to w ten sposób”. Twoim największym sprzymierzeńcem w wszelkich wysiłkach na rzecz usprawnienia procesów back-office może być świeże spojrzenie, na które nie mają wpływu Twoje wcześniejsze sukcesy lub porażki.

Pracownicy, klienci i dostawcy mają żywotny interes w Twojej firmie i to dobrze. Jednak dążąc do znaczącej zmiany, rozważ dodanie do równania co najmniej jednej wysoce wykwalifikowanej strony bezinteresownej. Staraj się być otwarty na wszelkie pytania zaczynające się od „Dlaczego?”