Jak wysłać faks z Gmaila, komputera PC i telefonu komórkowego?

Faksowanie pozostaje popularnym sposobem wysyłania dokumentów w 2020 r. i jest podstawą w wielu organizacjach opieki zdrowotnej na całym świecie. Wysyłanie faksów jest bezpieczniejsze niż e-mail, nie wspominając o szyfrowanym faksowaniu zgodnym ze standardami HIPAA.

HIPAA, jeśli nie jesteś świadomy, oznacza ustawę o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych. HIPAA sprawia, że ​​lekarze i szpitale nie mogą udostępniać informacji medycznych pacjenta niezatwierdzonymi, niezabezpieczonymi drogami. Jednak faksowanie jest zgodne z HIPAA i zatwierdzone.

Dzięki odpowiedniej usłudze faksowania możesz bezpiecznie przesłać dowolny dokument z punktu A do punktu B z zachowaniem pełnej poufności. Ponadto niektóre nowoczesne usługi faksowania działają w pełni online i są niezwykle wygodne w użyciu.

W tym artykule przedstawiamy omówienie sposobu wysyłania faksu z Gmaila, komputera lub telefonu komórkowego. Proces jest błyskawiczny i nie wymaga od Ciebie żadnej specjalnej wiedzy technicznej. Możesz także zaoszczędzić pieniądze, unikając tradycyjnego faksu.

Część 1: Jak faksować z komputera

Możesz faksować z komputera za pomocą usługi faksu online, faksowania i skanowania w systemie Windows lub za pomocą faksu podłączonego do komputera. Nie polecamy dwóch ostatnich opcji – wymagają one dużej konfiguracji i są niewygodne.

Usługa faksu internetowego jest jednak wygodna w użyciu i nie wymaga żadnej konfiguracji. Możesz rozpocząć faksowanie w ciągu kilku minut i zaoszczędzić pieniądze, gdy jesteś przy tym. Musisz jednak wybrać odpowiednią usługę, ponieważ nie wszystkie z nich są niezawodne lub godne zaufania.

1.1 CocoFax – Niezawodna, profesjonalna usługa faksu

CocoFax to popularna, zaufana usługa faksu internetowego zgodna z HIPAA. Cocofax ma dobre dziedzictwo i jest usługą wybieraną przez wiele organizacji – w tym szpitali – na całym świecie. Usługa została wspomniana w Internecie przez znane kanały medialne, takie jak Mashable, Forbes i LifeWire.

Korzystanie z CocoFax jest bezpłatne przez 30 dni, po czym płacisz rozsądną miesięczną opłatę, w zależności od potrzeb faksowania. Istnieją 3 powody, dla których zalecamy korzystanie z CocoFax dla Twoich potrzeb związanych z faksowaniem:

• CocoFax oferuje zaawansowane funkcje

CocoFax oferuje więcej niż prostą wygodę faksowania z komputera. Usługa zapewnia również wiele funkcji, których nie oferuje tradycyjny faks. Niektóre z nich to faksowanie 24/7, faksowanie międzynarodowe, stałe przechowywanie, obsługa wielu formatów, kompatybilność z Office 365 i przenoszenie numerów.

• Usługa jest niezwykle bezpieczna i prywatna

Nie wszystkie usługi faksu internetowego zapewniają zgodność z HIPAA, ale CocoFax tak. Wykorzystuje najnowszą technologię szyfrowania do ochrony faksów podczas transmisji. Tylko nadawca i odbiorca mają klucze potrzebne do odszyfrowania wiadomości. CocoFax nadaje się do poufnej komunikacji biznesowej.

• Oszczędza czas i pieniądze

Usługi faksu internetowego nie wymagają posiadania faksu ani wynajmowania linii telefonicznej. Zamiast tego, po prostu faksujesz dokumenty bezpośrednio z ich serwerów, tak jak wysyłasz wiadomość e-mail. Nie musisz płacić ekstrawaganckich opłat za posiadanie i eksploatację faksu lub linii telefonicznej.

1.2 Jak używać CocoFax do faksowania z komputera?

Aby móc wysyłać faksy ze swojego komputera, potrzebujesz abonamentu CocoFax. Jak wspomnieliśmy wcześniej, jest bezpłatny przez 30 dni. Oto instrukcje krok po kroku dotyczące faksowania za pomocą CocoFax za pomocą przeglądarki internetowej:

Krok 1: Zarejestruj się na plan CocoFax na oficjalnej stronie internetowej. Nie musisz od razu angażować się w zakup.

W pierwszej części procesu rejestracji zostaniesz poproszony o wybranie bezpłatnego numeru faksu.

Będziesz musiał podać kilka szczegółów formularza w celu identyfikacji. Na adres e-mail zarejestrowany na tym etapie będziesz otrzymywać powiadomienia związane z faksowaniem.

Twoja przeglądarka automatycznie przekieruje do pulpitu CocoFax, gdy tylko zakończysz rejestrację.

Krok 2: Pulpit CocoFax to w zasadzie Twój wirtualny faks. Umożliwia wysyłanie nowych faksów i odczytywanie przychodzących. Śledzi również Twoją aktywność faksowania i archiwizuje przychodzące faksy.

Gotowy do wysłania pierwszego faksu przez CocoFax? Kliknij przycisk „Nowy faks” w rogu pulpitu nawigacyjnego. Spowoduje to wyświetlenie okna tworzenia faksu.

Krok 3: Okno „Wyślij faks” jest dokładnie takie jak okno, w którym tworzysz wiadomości e-mail. A tworzenie faksu jest jak pisanie e-maila.

Poniżej znajdują się dane, które możesz podać podczas wysyłania faksu:

• Pole „Do”: Numer faksu odbiorcy znajduje się w polu „do”. Możesz podać numery lokalne lub międzynarodowe.
• „Temat” (opcjonalnie): Temat jest opcjonalny. Jeśli go podasz, zostanie on wydrukowany u góry wysyłanego dokumentu.
• Strona tytułowa (opcjonalnie): Strona tytułowa to pierwsza strona faksu, który zamierzasz wysłać. Jest to opcjonalne, ale możesz je uwzględnić w kontekście.
• Załączniki: Załączniki są ważne – są to zasadniczo dokumenty, które chcesz przefaksować. Możesz zeskanować i przesłać każdy rodzaj dokumentu. Obsługiwane formaty to Doc, Xls, Png i Pdf.

Krok 4: Kliknij przycisk „Wyślij” po utworzeniu faksu i załączeniu wszystkich dokumentów. Możesz faksować wiele dokumentów jednocześnie.

Po dostarczeniu faksu na pulpicie nawigacyjnym pojawi się komunikat potwierdzający. Otrzymasz również powiadomienie na podany przez Ciebie adres e-mail.

Czasami faks może się nie powieść. Dzieje się tak często z powodu błędnie wprowadzonych cyfr lub problemów z maszyną odbiorcy. Możesz spróbować ponownie, jeśli tak jest.

CocoFax umożliwia również faksowanie z komputera w inny sposób:

• Możesz faksować z aplikacji Office 365, takiej jak MS Word, z dodatkiem CocoFax.
• Możesz faksować z Dysku Google za pomocą dodatku CocoFax.

1.3 Jak odebrać faks bez faksu

Możliwe jest odebranie faksu bez faksu, tak samo jak faksowanie bez niego. Wystarczy zasubskrybować usługę faksu internetowego, taką jak CocoFax.

Jeśli masz numer faksu i subskrybujesz CocoFax, otrzymasz wszystkie przychodzące faksy na swoim pulpicie nawigacyjnym. CocoFax automatycznie tłumaczy przychodzące faksy na format elektroniczny i przekazuje je do pulpitu nawigacyjnego. Nie potrzebujesz faksu ani drukarki.

Czy do faksu dołączone są dokumenty? Zostaną przetłumaczone na format PDF. Możesz przechowywać te dokumenty na swoim komputerze lub zlecić ich wydrukowanie.

Pamiętaj, że potrzebujesz numeru faksu, aby móc odbierać faksy przychodzące, nawet jeśli nie masz faksu.

Część 2: Jak wysłać i odebrać faks przez Gmaila

Tradycyjnie wysyłanie wiadomości e-mail zawsze było wygodniejsze niż wysyłanie faksu. Dzięki nowoczesnej technologii możesz połączyć wygodę poczty elektronicznej z faksowaniem. Możliwe jest wysyłanie i odbieranie faksów za pośrednictwem popularnej usługi, takiej jak Gmail.

CocoFax to wieloplatformowe rozwiązanie do faksowania. Oferuje funkcje e-mail do faksu. Korzystanie z klienta poczty e-mail dla potrzeb związanych z faksowaniem ma kilka zalet:

• Wysyłanie faksu z Gmaila jest bardzo proste. Wszystko, co musisz zrobić, to napisać wiadomość e-mail, załączyć kilka plików i wysłać ją na numer odbiorcy, a następnie „@cocofax.com”.
• Powiadomienia dotyczące faksów możesz wygodnie otrzymywać na swoją skrzynkę e-mail.
• Sprawdzanie nowych faksów jest równie łatwe, jak sprawdzanie nowych wiadomości e-mail.
• Nie musisz cały czas logować się na swoje konto CocoFax, aby wysyłać faksy.

2.1 Jak wysłać faks z Gmaila

Jeśli zastanawiasz się, jak faksować z Gmaila, oto kroki, które należy wykonać:

Krok 1: Będziesz musiał założyć konto i subskrypcję CocoFax. Za darmo przez miesiąc.

Podczas rejestracji zostaniesz poproszony o wypełnienie formularza w ramach procesu. Zarejestruj identyfikator Gmail, z którego chcesz wysłać faks w tym kroku. CocoFax umożliwi Ci wysyłanie i odbieranie faksów z tego adresu.

Krok 2: Zaloguj się na konto Gmail, aby rozpocząć faksowanie. Możesz użyć przeglądarki internetowej lub aplikacji Gmail, cokolwiek działa najlepiej dla Ciebie.

Krok 3: Wysyłanie faksów z Gmaila jest jak pisanie e-maila. Wysyłasz wiadomość e-mail na serwery CocoFax, które tłumaczą ją na format faksu i przesyłają do odbiorcy w Twoim imieniu.

Wybierz opcję „Utwórz nowy e-mail” i przejdź do uzupełnienia niezbędnych informacji:

• „Do”: W polu „Do” zwykle wpisujesz adres e-mail odbiorcy. Dla naszych celów wpiszesz numer faksu odbiorcy, a następnie „@cocofax.net”. Na przykład, jeśli ich numer faksu to 98765, wpisz „[email protected]”.
• „Temat” (Opcjonalnie): Temat pojawia się jako notatka u góry strony faksu.
• Treść wiadomości e-mail (opcjonalnie): Pierwsza strona faksu – zwana również stroną tytułową – to treść wiadomości e-mail. To opcjonalne.
• Pliki faksu: Do wiadomości e-mail możesz dołączyć dowolny plik. To jest główny wysyłany faks. Możesz dołączyć wiele plików jednocześnie w dowolnym obsługiwanym formacie.

Krok 4: Kliknij przycisk „Wyślij”, gdy będziesz gotowy. Gratulacje, udało Ci się wysłać faks z Gmaila!

Podobnie jak w przypadku faksowania z pulpitu nawigacyjnego, otrzymasz potwierdzenie, jeśli faks zostanie wysłany. Jeśli pojawi się problem, również zostaniesz o tym powiadomiony.

2.2 Jak odebrać faks do Gmaila

Jak sobie radzisz z odebraniem faksu z Gmaila? Będziesz potrzebować usługi faksu internetowego, która obsługuje faks na e-mail, na przykład CocoFax. Dzięki CocoFax wszystkie przychodzące faksy są tłumaczone na format wiadomości e-mail i przekazywane do Twojej skrzynki e-mail.

Jeśli dokumenty są faksowane, zostaną one przekonwertowane na format PDF i dołączone do wiadomości e-mail. Pamiętaj, że do odbierania faksów potrzebny jest numer faksu, chociaż nie potrzebujesz faksu ani linii telefonicznej.

Część 3: Jak faksować z telefonu komórkowego

Wreszcie możesz również faksować z telefonu komórkowego. To chyba najwygodniejsza opcja, biorąc pod uwagę, że z telefonu komórkowego można korzystać z dowolnego miejsca. Aby móc wysyłać faksy ze swojego urządzenia mobilnego, musisz wykupić abonament na usługę faksu internetowego, taką jak CocoFax.

Jeśli masz subskrypcję usługi faksu internetowego, możesz wysłać lub odebrać faks na trzy sposoby:

1. Wyślij faks z przeglądarki telefonu komórkowego

Podobnie jak w przypadku przeglądarki internetowej na komputerze, do faksowania można używać przeglądarki internetowej w telefonie komórkowym. Zaloguj się do pulpitu CocoFax, aby napisać faks i wysłać go migiem. Czynności wymienione w Części 1 dotyczą również przeglądarek w telefonach komórkowych.

2. Użyj klienta poczty e-mail, takiego jak Gmail, do faksowania ze swojego telefonu

Możesz użyć klienta poczty e-mail, takiego jak Gmail, do faksowania z telefonu, z przeglądarki internetowej lub aplikacji Gmail. Zapoznaj się z krokami wymienionymi w części 2, aby uzyskać instrukcje dotyczące sposobu.  

3. Pobierz dedykowaną aplikację do obsługi faksów na telefon komórkowy

Niektórzy dostawcy faksów internetowych, tacy jak CocoFax, mają również dedykowaną aplikację na telefon komórkowy. Możesz pobrać tę aplikację do obsługi faksów na iOS lub Androida, aby wygodnie wysyłać faksy z telefonu.

Część 4: Często zadawane pytania

1. Czy mogę bezpłatnie wysłać faks z Gmaila?

Tak, możesz użyć CocoFax do wysłania faksu z Gmaila za darmo. Usługa obejmuje 30-dniowy bezpłatny okres próbny. Po zakończeniu okresu próbnego będziesz musiał uiścić rozsądną miesięczną opłatę.

2. Czy mogę wysłać faks bezpośrednio na konto Gmail?

Nie możesz wysłać faksu bezpośrednio na konto Gmail. Dzieje się tak, ponieważ faksowanie wykorzystuje technologię telefoniczną, podczas gdy klienty poczty e-mail, takie jak Gmail, działają w oparciu o technologię cyfrową. Te dwie technologie nie są ze sobą kompatybilne. Faksy przychodzące są wysyłane na numery telefonów, a nie na adresy e-mail.

3. Czy istnieje alternatywa dla korzystania z usługi faksu online do wysyłania faksów z Gmaila?

Niektóre serwery faksowe klasy korporacyjnej mogą wysyłać wiadomości e-mail bezpośrednio do faksu, ale są one trudne do skonfigurowania, nie wspominając o kosztownych w utrzymaniu. Prawdopodobnie będziesz musiał zatrudnić do tego cały zespół. Wygodniej jest skorzystać z usługi faksu internetowego.

Wniosek

Podsumowując, możesz odbierać i wysyłać faksy za pośrednictwem swojego konta Gmail, komputera lub telefonu komórkowego. Wszystko czego potrzebujesz to subskrypcja usługi faksu internetowego, takiej jak CocoFax i połączenie internetowe. Jest szybki, bezpieczny i łatwy. Istnieją alternatywne metody, ale one nie działają tak dobrze.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Faks Gmaila – jak wysłać faks z Google i Gmaila
• 5 najlepszych programów faksowych dla Windows 10/8/7
• Możesz zapewnić, że Twoje faksy online są naprawdę bezpieczne
• 3 korzyści z korzystania z wirtualnego numeru faksu