Jak ograniczyć wzdęcia SaaS, aby uzyskać podejście Lean IT

SaaS stale zyskuje na popularności przez dwie dekady, przez co model licencjonowania wieczystego oprogramowania do pobrania stał się przestarzały dzięki zintegrowanym funkcjom opartym na chmurze, dostępnym dla firm każdej wielkości i rodzaju. Jednakże zapewnienie pełnej widoczności infrastruktury technologicznej każdemu przedsiębiorstwu może stanowić wyzwanie.

Chociaż narzędzie SaaS istnieje dla prawie każdego zasobu organizacyjnego, obiecujące zwiększyć efektywność przepływu pracy, bez odpowiedniej struktury i ram zarządzania, powtórzenia, niepotrzebne nakładanie się i fragmentaryczna autoryzacja mogą zwiększyć rozrost oprogramowania. Zanurz się, aby zrozumieć dynamikę stojącą za wzdęciem SaaS i strategie jego łagodzenia, mając na celu usprawnienie i wydajniejszą funkcję IT.

Zrozumienie wzdęcia SaaS i związanych z nim wyzwań

Rozdęcie oprogramowania, w najprostszej formie, ma miejsce, gdy kolejne wersje programu komputerowego stają się zauważalnie wolniejsze, zużywając więcej pamięci, miejsca na dysku i mocy obliczeniowej. W erze skoncentrowanej na chmurze problem ten nasila się nie tylko w obrębie pojedynczego systemu, ale w całym przedsiębiorstwie, wraz ze wzrostem liczby aplikacji SaaS wyczerpujących zasoby. Szacuje się, że do 2022 r. 58% wydatków na oprogramowanie aplikacyjne będzie przeznaczane na rozwiązania w chmurze, a do 2025 r. odsetek ten wzrośnie do 66%. Trend ten napędzany jest łatwością, z jaką można nabywać, wdrażać i wykorzystywać aplikacje SaaS.

Chociaż zwiększona wydajność jest dobrodziejstwem, prostota zamówień SaaS stawia przed działem IT różne wyzwania. Świadectwem rozpowszechnienia SaaS jest to, że jednostki biznesowe niezwiązane z IT kontrolują obecnie ponad połowę systemów firmy. Shadow IT często stanowi znaczną część standardowego portfolio SaaS firmy. W rezultacie dyrektorzy IT mogą mieć trudności z regulowaniem wydatków na SaaS, nie mogąc łatwo zidentyfikować możliwości obniżenia kosztów. Konsekwencje tego braku widoczności i zrozumienia są ogromne dla organizacji każdej wielkości. Badania wskazują, że przeciętna organizacja konsekwentnie wykorzystuje mniej niż 50% subskrypcji aplikacji, co powoduje znaczne marnotrawstwo.

Jak zminimalizować wzdęcia SaaS? Praktyczne wskazówki dla menedżerów IT

Należy pamiętać, że koszt narzędzia wykracza poza opłatę licencyjną i obejmuje koszty szkolenia, dostosowywania, zakłócenia podczas przejścia na nowy system i ogólne zasoby, a wszystko to może uszczuplić zasoby zespołu. Dlatego konieczne jest ograniczenie wzdęć SaaS poprzez następujące kroki:

1. Przeprowadzanie regularnych audytów: Liderzy IT powinni przeprowadzać rutynowe audyty oprogramowania, aby zidentyfikować i ocenić efektywne wykorzystanie wszystkich aplikacji SaaS w całym przedsiębiorstwie. Gromadzenie danych na temat przyjęcia i użytkowania oprogramowania oraz opinii użytkowników pomoże określić, które narzędzia rzeczywiście dodają wartość, a które są zbędne lub w niewystarczającym stopniu wykorzystywane. Ocena ta pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących utrzymania, ograniczenia lub anulowania licencji.
2. Zrozumienie wzorców użytkowania: Menedżerowie IT muszą zapewnić odpowiednie funkcje najbardziej odpowiednim grupom pracowników i ustalić rzeczywistą potrzebę i częstotliwość korzystania w ramach tych grup. Takie podejście pomaga przedsiębiorstwom w skuteczniejszym negocjowaniu cen.
3. Klasyfikacja rozdęcia technologii w oparciu o ryzyko: Usprawnianie środowiska technologicznego i minimalizowanie nadmiaru obejmuje trzy podstawowe etapy oceny ryzyka: krytyczny, konieczny i wysoki potencjał.
4. Wdrażanie procesu autoryzacji SaaS: Aby zapobiec przeciążeniu SaaS, szczególnie w większych lub zdalnych zespołach, wdroż solidny mechanizm autoryzacji. Upewnij się, że istnieją proste kroki i procedury rejestrowania zatwierdzeń i odmów.
5. Przeprowadzanie regularnych przeglądów i audytów dostawców: Okresowa ocena obecnych dostawców SaaS i umów zapewnia ich zgodność z wymaganiami organizacyjnymi, pomagając zidentyfikować wzdęcia, zanim obciążą one Twoją organizację.

Dlaczego kontrolowanie rozdęcia SaaS jest kluczowe w 2024 r

W miarę jak firmy wdrażają cyfryzację, nieużywane aplikacje SaaS stały się poważnym problemem i stanowią kontynuację ery pandemii, która była świadkiem przyspieszonego i często nieplanowanego wdrażania technologii. Kiedy rozdęcie SaaS przekracza pewien próg, może to prowadzić do niepotrzebnych wydatków na IT, zwiększonego ryzyka bezpieczeństwa i możliwości uzależnienia od dostawcy.

• Niepotrzebne wydatki na IT : Nadmierne wydatki na aplikacje SaaS mogą prowadzić do przekroczenia budżetu i kłopotów finansowych organizacji. Należy koniecznie wziąć pod uwagę wpływ tego na plan transformacji cyfrowej organizacji i alokację zasobów.
• Zwiększone ryzyko bezpieczeństwa : jeśli nie zapanujesz nad rozprzestrzenianiem się SaaS, prawdopodobnie wzrośnie wykorzystanie przez Twoją firmę aplikacji cienia. Te nieautoryzowane aplikacje mogą nie spełniać norm bezpieczeństwa i zgodności organizacji, zwiększając w ten sposób podatność na naruszenia bezpieczeństwa danych.
• Możliwość uzależnienia od dostawcy : Organizacje często odnawiają i zawierają przedłużone umowy z dostawcami, którzy niestety zapewniają niewystarczającą wartość. Sprawia to, że przejście na rozwiązanie ekonomicznie wykonalne jest trudne, nawet jeśli problem zostanie zidentyfikowany.

Podsumowując: ograniczenie wzdęć SaaS

Oparte na chmurze platformy SaaS, stanowiące podstawę większości współczesnych platform technologicznych, oferują znaczną przewagę nad tradycyjnie akceptowanym modelem oprogramowania z licencją wieczystą. Jednak bez należytej staranności możesz zgromadzić nadmiar licencji, z których część może być niepotrzebna lub nadmierna, co może nawet skończyć się środowiskiem SaaS zaśmieconym aplikacjami cieniami i nieautoryzowanymi licencjami. Omówionych pięć kroków pomoże uporać się z nadmiarem oprogramowania, dzięki czemu środowisko IT stanie się bardziej oszczędne, wydajne i opłacalne. Ponadto aktywne unikanie zakupu nieodpowiedniego oprogramowania – takiego, które nie ma wystarczających integracji, niepotrzebnych funkcji lub złożonego interfejsu użytkownika – ma kluczowe znaczenie, aby zapobiec i zapobiec temu, aby rozdęcie SaaS stało się obciążeniem.

Zapoznaj się z naszymi ramami oszczędnościowymi w chmurze dla CIO, aby uzyskać dalsze porady dotyczące ograniczania wzdęć.

Inne powiązane artykuły:

Rachunkowość SaaS: korzyści i najlepsze praktyki dla zespołów finansowych

Thalapathy Vijay i Anirudh Ravichander podpalili scenę optymistycznym utworem tanecznym w promocji Leo Song Naa Ready

Najważniejsze kluczowe narzędzia, których potrzebujesz, aby ożywić swój biznes SaaS

4 zalety outsourcingu księgowości dla startupów SaaS