Jak korzystać z korespondencji seryjnej w Gmailu

Jeśli chcesz wysłać ten sam e-mail do klientów, pracowników, członków klubu lub podobnej grupy, możesz wpisać e-mail raz i wysłać wiadomość do wszystkich za pomocą narzędzia do korespondencji seryjnej Gmaila.

Po nazwaniu funkcji „wysyłania zbiorczego”, korespondencja seryjna w Gmailu umożliwia wstawianie Kontaktów Google lub listy adresowej z Arkuszy Google. Następnie spersonalizuj swoją wiadomość e-mail za pomocą tagów scalania, dołącz unikalne linki do rezygnacji z subskrypcji i ciesz się prostym masowym procesem wysyłania wiadomości e-mail za pomocą ulubionej aplikacji do obsługi poczty e-mail.

Informacje o korespondencji seryjnej w Gmailu

Przyjrzyjmy się wymaganiom konta Google, limitom wysyłania i innym szczegółom dotyczącym korespondencji seryjnej w Gmailu.

• Korespondencja seryjna jest dostępna dla subskrybentów Google Workspace, w tym Workspace Individual, Business Standard i Plus, Enterprise Starter, Standard i Plus oraz Education Standard i Plus.
• Obsługiwane konta Google Workspace mają dzienny limit 2000 wychodzących e-maili. Dzięki korespondencji seryjnej możesz wysyłać wiadomości e-mail do 1500 odbiorców, co pozostawia 500 na inne wiadomości e-mail.
• Za pomocą korespondencji seryjnej możesz dodać tylko jednego odbiorcę do pola DW lub UDW. Pamiętaj tylko, że wysyła to wiadomość e-mail na ten adres dla każdego odbiorcy w polu Do. Na przykład, jeśli wysyłasz korespondencję seryjną do 100 adresatów, na adres podany w polu DW otrzyma się 100 kopii tej wiadomości e-mail.
• Możesz dołączać załączniki za pomocą korespondencji seryjnej; jednak wlicza się to do Twojej przestrzeni dyskowej. Na przykład, jeśli wyślesz załącznik o wielkości 1 MB do 100 odbiorców, zużyjesz 100 MB miejsca.
• Każda wiadomość zawiera unikalny automatycznie generowany link do anulowania subskrypcji na dole, na wypadek gdyby dany odbiorca nie chciał już otrzymywać Twoich e-maili.
• Jeśli adresat wypisał się wcześniej z subskrypcji Twoich wiadomości i uwzględnisz go w korespondencji seryjnej, po wysłaniu wiadomości e-mail zobaczysz powiadomienie z liczbą adresatów, którzy nie otrzymają wiadomości.
• Nie możesz używać korespondencji seryjnej do odpowiedzi lub przesyłania dalej, a także podczas planowania wiadomości e-mail lub korzystania z trybu poufnego.

Jak dodać odbiorców do korespondencji seryjnej w Gmailu

Chociaż możesz wybrać odbiorców wiadomości e-mail po zredagowaniu wiadomości, najlepiej jest wybrać ich wcześniej w przypadku korzystania z korespondencji seryjnej. Spowoduje to wyświetlenie monitu o dostępne znaczniki scalania w celu spersonalizowania wiadomości.

Dodaj odbiorców z Kontaktów Google

Aby rozpocząć korzystanie z Kontaktów Google jako odbiorców, wykonaj następujące czynności.

1. Wybierz Utwórz w lewym górnym rogu, aby utworzyć nową wiadomość e-mail. Użyj ikony Pokaż menu główne (trzy linie), jeśli nie widzisz opcji Utwórz.

2. W oknie Utwórz wybierz ikonę Użyj korespondencji seryjnej (symbol kontaktu) po prawej stronie pola Do i zaznacz pole Korespondencja seryjna .

3. Następnie możesz rozpocząć wpisywanie nazw odbiorców i wybrać ich z sugestii lub kliknąć łącze Do i wybrać odbiorców w oknie Wybierz kontakty.

Dodaj odbiorców z Arkuszy Google

Aby wstawić odbiorców z Arkuszy Google, zacznij od upewnienia się, że arkusz jest prawidłowo skonfigurowany.

• Wszystkie informacje o odbiorcy muszą znajdować się na pierwszej karcie arkusza kalkulacyjnego.
• Każdy odbiorca i jego dane muszą znajdować się w osobnym wierszu.
• Użyj tylko tekstowych nagłówków kolumn, aby wyznaczyć znaczniki scalania. Jeśli nagłówek zawiera znak specjalny, znacznik scalania jest identyfikowany przez literę kolumny, na przykład @A dla kolumny A.

Jeśli arkusz jest gotowy do użycia, wybierz Utwórz w lewym górnym rogu Gmaila, aby utworzyć wiadomość.

1. Wybierz ikonę Użyj korespondencji seryjnej po prawej stronie pola Do i zaznacz pole Korespondencja seryjna . Następnie wybierz Dodaj z arkusza kalkulacyjnego .

2. W wyświetlonym oknie użyj kart Dysku Google u góry, aby zlokalizować i wybrać Arkusz Google. Następnie wybierz przycisk Wstaw w prawym dolnym rogu.

3. W kolejnym oknie z rozwijanych pól wybierz nazwy kolumn zawierające dane odbiorców dla tagów scalania. Pamiętaj, że możesz zobaczyć tylko rozwijane pola dla adresu e-mail, imienia i nazwiska; jednak zobaczysz dostępne w wiadomości e-mail znaczniki scalania dla innych szczegółów w arkuszu.

4. Wybierz Zakończ , a powrócisz do okna Redagowanie z nazwą arkusza w polu Do.

Wskazówka : jeśli Twoja lista adresatów znajduje się w programie Excel, sprawdź, jak przekonwertować plik programu Excel na Arkusze Google na potrzeby korespondencji seryjnej.

Jak używać tagów scalania w wiadomości e-mail

Po dodaniu odbiorców do korespondencji seryjnej dostępne będą tagi korespondencji seryjnej.

Od tego pisania:

• Jeśli dodajesz odbiorców z Kontaktów Google, możesz używać tagów dla imienia, nazwiska lub imienia i nazwiska oraz adresu e-mail.

• Jeśli dodajesz odbiorców z Arkuszy Google, możesz użyć tagów dla nagłówków kolumn w arkuszu kalkulacyjnym.

Dodaj znacznik scalania

Aby dodać znacznik do wiadomości e-mail, wpisz symbol @ (At) wraz z nazwą znacznika lub wybierz znacznik z wyświetlonej listy rozwijanej.

Możesz dodawać tagi w większości miejsc w wiadomości, z wyjątkiem wiersza tematu wiadomości e-mail i tekstu, do którego prowadzi hiperłącze.

Wyświetl podgląd tagu scalania

Jeśli jesteś ciekawy, jak wyświetlają się szczegóły po wstawieniu tagu scalania, możesz łatwo zobaczyć podgląd.

1. Najedź kursorem na tag scalania w wiadomości i wybierz Podgląd .

2. Zobaczysz wtedy okno pokazujące każdego odbiorcę i odpowiadające mu szczegóły dla tego tagu. Jeśli masz wielu odbiorców, możesz użyć wyszukiwania u góry, aby ich znaleźć.

3. Po zakończeniu wybierz przycisk OK , a powrócisz do okna redagowania.

Dołącz wartość domyślną dla znacznika scalania

Możesz także ustawić wartości domyślne dla tagów scalania. Jest to przydatne, jeśli odbiorcy brakuje szczegółów, które próbujesz dodać. Na przykład, jeśli wstawisz tag scalania Imię, a odbiorca nie ma wymienionego imienia, możesz zamiast tego użyć domyślnego słowa lub frazy.

Aby dodać wartość domyślną, najedź kursorem na tag scalania w e-mailu i wybierz Ustaw wartość domyślną .

Dodaj słowo lub frazę w wyświetlonym polu i wybierz Zapisz .

W przypadku każdego odbiorcy, któremu brakuje informacji, znacznik scalania w wiadomości e-mail zostanie zastąpiony wartością domyślną.

Wyświetl podgląd i wyślij swój e-mail

Po zakończeniu tworzenia korespondencji seryjnej w Gmailu będziesz mieć możliwość wyświetlenia podglądu wiadomości e-mail przed jej wysłaniem. Dzięki temu możesz zobaczyć wiadomość e-mail tak, jak widzą ją Twoi odbiorcy, więc jeśli musisz wprowadzić jakiekolwiek zmiany, możesz to zrobić przed naciśnięciem przycisku Wyślij.

1. Gdy wszystko będzie gotowe, wybierz pozycję Kontynuuj u dołu okna redagowania.

2. Podczas masowego wysyłania e-maili zobaczysz wyskakujące okienko z krótkimi informacjami na temat niechcianej poczty. Wybierz Dowiedz się więcej , aby uzyskać dodatkowe informacje, a następnie Rozumiem, aby kontynuować.

3. Następnie zobaczysz kolejne wyskakujące okienko pokazujące liczbę odbiorców, do których wysyłasz wiadomość e-mail, oraz opcję wyświetlenia podglądu. Wybierz Wyślij podgląd .

W ciągu kilku minut otrzymasz wiadomość e-mail oznaczoną jako „Wiadomość testowa”. Tagi scalania zostaną wypełnione pierwszym odbiorcą na Twojej liście lub wartością domyślną, jeśli dotyczy.

Po przejrzeniu podglądu możesz wrócić do okna Utwórz, aby wprowadzić dowolne zmiany. Gdy będziesz gotowy do wysłania wiadomości e-mail, wykonaj te same czynności i wybierz opcję Wyślij wszystko w oknie Gotowe do wysłania.

Wysłane wiadomości e-mail korespondencji seryjnej można znaleźć w folderze Wysłane , tak jak wszystkie inne wysłane wiadomości e-mail.

Ułatw wysyłanie e-maili dzięki funkcji korespondencji seryjnej Gmaila

Gdy musisz wysłać masowo biuletyn, ogłoszenie lub inny e-mail, pamiętaj o funkcji korespondencji seryjnej w Gmailu. Dzięki możliwości wstawiania kontaktów z Arkuszy Google, używania pól korespondencji seryjnej do spersonalizowanych wiadomości e-mail i podglądu wiadomości przed jej wysłaniem, a wszystko to bez dodatku do korespondencji seryjnej innej firmy, proces ten nie mógłby być prostszy.

Aby zapoznać się z powiązanymi samouczkami z innymi aplikacjami, zobacz, jak utworzyć korespondencję seryjną w programie Microsoft Word dla wiadomości drukowanych zamiast marketingu e-mailowego.