Jak działa nagrywanie rozmów VoIP

Kiedy rozmawiasz ze współpracownikiem lub klientem, prawdopodobnie robisz notatki, aby zapamiętać kluczowe punkty rozmowy. Ale czasami robienie notatek samo w sobie staje się rozproszeniem lub nie możesz nadążyć. Tu właśnie pojawia się biznesowe nagrywanie rozmów VoIP . Technologia ta pozwala na niezawodne nagrywanie obu stron rozmowy telefonicznej.

W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o nagrywaniu telefonu VoIP w następujących sekcjach:

• Co to jest nagrywanie rozmów VoIP i jak to działa?
• Różne rodzaje nagrywania rozmów VoIP
• Korzyści z nagrywania rozmów VoIP
• Legalność nagrywania rozmów VoIP
• Najlepsi dostawcy nagrywania rozmów VoIP

Co to jest nagrywanie rozmów VoIP i jak to działa?

Nagrywanie rozmów VoIP to bezpieczny sposób na nagrywanie plików audio z rozmowy telefonicznej w chmurze. Można nagrywać zarówno połączenia przychodzące, jak i wychodzące. Po nagraniu rozmowy możesz wrócić i odtworzyć ją tyle razy, ile chcesz. Twoje rozmowy powinny być dostępne do odtwarzania zaraz po zakończeniu sesji nagrywania. Ponieważ jest zapisany w chmurze, zawsze będzie łatwo go znaleźć. Jest to prosty proces dla użytkownika, ale wykorzystuje zaawansowaną technologię do tworzenia kopii zapasowych.

Rozmowy można nagrywać na kilka różnych sposobów:

• Rozpocznij nagrywanie w czasie rzeczywistym, aktywując przycisk nagrywania (zwykle naciskając klawisz * i zaprogramowany numer) przed lub w trakcie połączenia. W ten sposób można również wstrzymać nagrywanie.
• Rozmowy można również nagrywać za pomocą techniki zwanej „przeglądaniem wstecz”, w której nagrywane jest całe połączenie, nawet jeśli polecenie nagrywania jest wysyłane po rozpoczęciu połączenia.

Po włączeniu funkcji nagrywania połączeń wszystkie dane przychodzące i wychodzące są przechwytywane i konwertowane na pliki danych głosowych. Twoje oprogramowanie prawdopodobnie automatycznie kategoryzuje dane do określonego formatu danych, takiego jak .WAV. Jednak rozmowy mogą być nagrywane w różnych formatach i zwykle łatwo konwertowane z jednego formatu na inny. Można je również oznaczyć ważnymi informacjami. Co więcej, niektóre informacje są automatycznie tagowane, takie jak numer telefonu i godzina połączenia.

Różne rodzaje nagrywania rozmów VoIP

Istnieją trzy główne typy nagrywania rozmów VoIP:

1. Hostowane nagrywanie
2. Nagrywanie w oparciu o oprogramowanie
3. Nagrywanie sprzętu/urządzeń

Nagrywanie hostowane — w rozwiązaniu hostowanym sprzęt do nagrywania i serwery nagrywające znajdują się w witrynie dostawcy. Niektórzy dostawcy usług hostingowych udostępniają 1 GB lub inną ilość miejsca do nagrywania za darmo, podczas gdy inni oferują nagrywanie tylko w ramach płatnej subskrypcji.

Nagrywanie oparte na oprogramowaniu — w przypadku nagrywania opartego na oprogramowaniu oprogramowanie do nagrywania znajduje się na komputerze lub serwerze. Oprogramowanie może być używane do nagrywania rozmów nie tylko przez telefon, ale także do aplikacji softphone na iOS lub Android, Skype, Google Talk, Google Hangouts i nie tylko. Oprogramowanie działa poprzez nagrywanie dźwięku przechodzącego przez kartę dźwiękową komputera.

Oprogramowanie musi być ustawione za pośrednictwem lub w samym oprogramowaniu. Nagrywanie nagrań programowych u źródła, ale technicznie istnieją dwa (lub więcej) źródła. Na przykład podczas rozmowy telefonicznej lub Skype rozmawia wiele osób, co oznacza, że ​​każda z nich jest źródłem. Oprogramowanie musi wybrać źródło lub wybrać oba źródła, zwane również kanałami.

W zależności od opcji, dwa kanały można podzielić na dyskretne lewy i prawy. Parametry oprogramowania można ustawić tak, aby usunąć ciszę w rozmowie. Możesz także wybrać format i jakość końcowego pliku.

Im wyższa jakość, tym więcej miejsca zajmie. Rozmowy mogą być nagrywane w jednym kanale lub rozdzielone na wiele kanałów. Ogólnie dźwięk jest nagrywany w trybie mono, co oznacza tylko jeden głośnik, w przeciwieństwie do stereo. Stereo wymagałoby dwa razy więcej pamięci.

Nagrywanie sprzętu/urządzenia — w przypadku nagrywania opartego na urządzeniu urządzenie, zwykle urządzenie montowane w szafie, jest umieszczane wśród sprzętu VoIP. Urządzenie jest połączone z Internetem i innymi urządzeniami montowanymi w stojaku za pomocą kabli LAN. Wykonuje to, co nazywa się „sniffowaniem portów”, co oznacza, że ​​odczytuje i interpretuje dane przesyłane przez określony port sieciowy. Połączenia VoIP przechodzą przez zaporę sieciową tylko na określonych portach ze względów bezpieczeństwa.

Urządzenie wyszukuje na porcie dane VoIP i rejestruje je. Urządzenia mogą być małe lub wystarczająco duże, aby monitorować setki rozszerzeń jednocześnie. Zamiast mieć wbudowany dysk twardy, urządzenia łączą się z bazami danych serwera, które rejestrują połączenia online.

Korzyści z nagrywania rozmów VoIP

Nagrywanie rozmów telefonicznych daje Twojemu zespołowi szereg korzyści. Oto kilka korzyści, których można się spodziewać po wdrożeniu systemu telefonicznego VoIP.

Popraw jakość obsługi klienta — firmy często rejestrują rozmowy telefoniczne w celu zapewnienia jakości obsługi klienta. Menedżerowie mogą przeglądać te rozmowy, aby upewnić się, że przedstawiciele obsługi klienta biorą udział w produktywnych rozmowach. W ten sposób menedżerowie mogą wskazać wszystkie aspekty procesu, które powinny być dopracowane. Ponieważ rozmowy są nagrywane i automatycznie zapisywane w chmurze, w razie potrzeby zawsze możesz wrócić do nagranych rozmów do wykorzystania w przyszłości.

Zwiększ wydajność pracowników — podczas nagrywania rozmów telefonicznych w celu obsługi klienta będziesz mieć dodatkową korzyść w postaci możliwości śledzenia poszczególnych wyników. Nagrania te można wykorzystać do celów szkoleniowych. Menedżerowie mogą wykorzystać te nagrania, aby wskazać, gdzie agent jest doskonały i gdzie mogą poprawić.

Zidentyfikuj obszary problemowe — podczas nagrywania rozmów telefonicznych będziesz w stanie zidentyfikować różne trendy i wzorce. Jak twierdzi Ring Blaze , możesz zobaczyć, jak klienci reagują na określone frazy lub style komunikacji. Jeśli Twoi klienci słabo reagują na niektóre elementy w Twoim skrypcie sprzedaży, możesz wykorzystać ten wgląd, aby dostosować go w razie potrzeby.

Prowadź rejestry połączeń — Twoje rozmowy to bogactwo wiedzy dla Twoich agentów. Ponieważ nagrane rozmowy VoIP są zapisywane w chmurze, Twoi agenci mogą do nich wrócić w dowolnym momencie. W ten sposób mogą odnieść się do ważnych szczegółów omówionych w rozmowach wstępnych. To może pozwolić agentom przejrzeć te szczegóły, aby dodać poziom personalizacji do połączeń, tworząc lepszą obsługę klienta.

Rozwiązywanie sporów — nagrywanie może pomóc w rozwiązaniu potencjalnych sporów między klientami a agentami. Możesz wrócić do kwestionowanej rozmowy i zobaczyć, co zaszło, aby dotrzeć do źródła problemu. Z kolei, jak podaje BDM Voice , możesz zobaczyć, jak Twoi agenci radzą sobie z trudnymi rozmowami z klientami i w razie potrzeby przeszkolić ich.

Legalność nagrywania rozmów VoIP

Nagrywanie rozmów służy cennym celom biznesowym, o ile przestrzegane są określone protokoły. Jak informowaliśmy wcześniej , Federalna Ustawa o Ochronie Elektronicznej określa przepisy dotyczące informowania i uzyskiwania zgody na nagrywanie rozmów prowadzonych przez telefon między co najmniej dwiema stronami.

Federalna ustawa o podsłuchach z 1968 r. zakazuje nagrywania rozmów bez wiedzy i zgody obu stron. Należy jednak pamiętać, że nagrywanie rozmów VoIP różni się od tradycyjnych podsłuchów lub innych metod nagrywania. Fakt, że połączenie jest dzielone na pakiety i wysyłane przez Internet, oznacza, że ​​nie można go nagrywać przy użyciu tych samych metod, które działały w telefonii analogowej.

Z tego powodu istnieje wyjątek dla telefonów biznesowych. Należy jednak pamiętać, że większość firmowych rozmów telefonicznych automatycznie powiadamia Cię, jeśli rozmowa jest nagrywana w celach biznesowych.

Najlepsi dostawcy nagrywania rozmów VoIP

Oto niektóre z najlepszych platform oprogramowania do nagrywania rozmów na rynku, podzielone według funkcji, zalet i wad i nie tylko.

CallRail

CallRail to oprogramowanie do śledzenia połączeń przychodzących, które oferuje solidną funkcję nagrywania połączeń. Oprogramowanie zostało zaprojektowane tak, aby zapewnić marketerom pełną widoczność wysokiej jakości leadów przychodzących. W ten sposób można zwiększyć sukces i utrzymać wzrost.

Funkcja nagrywania CallRail może pomóc w trenowaniu personelu i kwalifikowaniu potencjalnych klientów. Każde nagranie jest dostępne do przejrzenia w dzienniku połączeń i powiadomieniach e-mail po zakończeniu połączenia.

Możesz również zachować zgodność ze wszystkimi przepisami lokalnymi, stanowymi i federalnymi, konfigurując ogłoszenia przed rozmową, powiadamiające dzwoniących, że rozmowa zostanie nagrana. Ta funkcja działa również w połączeniu z funkcją CallRail Conversation Intelligence, która analizuje, organizuje i ocenia potencjalnych klientów.

CallRail Plusy i minusy

Oto kilka zalet i wad strony GetVoIP CallRail

Co konwertuje

WhatConverts to oprogramowanie do śledzenia połączeń, które natychmiast ujawnia kampanie marketingowe, które dostarczają wysokiej jakości potencjalnych klientów. Możesz zagłębić się w te szczegóły, aby zobaczyć, kim są Twoi potencjalni klienci i gdzie się znajdują. Leady zostaną automatycznie zorganizowane i zakwalifikowane.

Platforma pozwala głębiej zagłębić się w potencjalnych klientów za pomocą rejestratora rozmów. WhatConverts oferuje pulpit nawigacyjny, który pozwala wybrać, które z numerów telefonów chcesz nagrywać. Platforma oferuje również śledzenie zgodne z HIPPA bez dodatkowych kosztów.

Co konwertuje plusy i minusy

Oto kilka zalet i wad ze strony GetVoIP WhatConverts

Twilio

Twilio umożliwia korzystanie z telefonów, VoIP i wiadomości na wielu platformach. Jest to platforma komunikacji w chmurze, która obsługuje ponad 28 miliardów połączeń i wiadomości rocznie. Oprogramowanie może pochwalić się głównymi klientami, takimi jak Uber, Airbnb i Twitter.

Twilio oferuje również programowalne rozwiązanie do nagrywania rozmów. Możesz nagrywać, przechowywać, transkrybować i odbierać połączenia głosowe z chmury. Twilio zapewnia zaawansowane funkcje nagrywania, takie jak nagrywanie dwukanałowe, sterowanie nagrywaniem i szyfrowanie kluczem publicznym.

Plusy i minusy Twilio

Oto kilka zalet i wad ze strony GetVoIP w serwisie Twilio

TelefonWagon

PhoneWagon łączy śledzenie połączeń z nowoczesnym systemem telefonii biznesowej, aby pomóc użytkownikom maksymalnie wykorzystać połączenia przychodzące i wychodzące. Narzędzie śledzi połączenia i SMS-y z kampanii marketingowych i pozwala Twojemu zespołowi komunikować się z klientami za pośrednictwem udostępnionej skrzynki odbiorczej.

PhoneWagon oferuje nagrywanie, dzięki czemu możesz trenować i optymalizować swoich pracowników, aby mówili właściwe rzeczy podczas rozmowy. Platforma pozwala nagrywać rozmowy na dowolny numer telefonu, a także odtwarzać powitanie, aby poinformować wszystkie strony, że rozmowa jest nagrywana.

Plusy i minusy PhoneWagon

Oto kilka zalet i wad ze strony G2 PhoneWagon

Technologia dialogowa

DialogTech to oparta na sztucznej inteligencji platforma do analizy konwersacji dla marketerów. Oprogramowanie jest specjalnie zaprojektowane do analizy połączeń przychodzących. Tak więc, gdy dzwonią konsumenci, DialogTech przekształca te rozmowy w spostrzeżenia, które pomagają poprawić zwrot z inwestycji w marketing, zwiększyć konwersję sprzedaży i zapewnić spersonalizowane doświadczenia klientów.

DialogTech oferuje nagrywanie w celu zwiększenia tych celów. Platforma dostarcza transkrypcje każdego połączenia do scentralizowanej bazy danych, do której masz łatwy dostęp. Pozwala to na dogłębną analizę połączeń, dzięki czemu możesz poprawić wydajność w różnych działach Twojej firmy.

Zalety i wady DialogTech

Oto kilka zalet i wad ze strony G2 DialogTech

Wniosek: nagrywanie rozmów może przynieść korzyści każdej firmie

Oprogramowanie do nagrywania rozmów to prosty sposób na ulepszenie Twojej firmy. Organizacje z dowolnej branży mogą odnieść korzyści z korzystania z tych narzędzi. Pociągają one Ciebie i Twój zespół do odpowiedzialności, zwiększają ofertę obsługi klienta i zapewniają, że nie przegapisz ani chwili podczas rozmów. Narzędzia do nagrywania są łatwe w użyciu i powinny bezproblemowo pasować do istniejącego stosu oprogramowania.