Usprawnij swoją pracę, zatrudniając wirtualną asystentkę

W większości przypadków zawód wybierasz na podstawie dwóch czynników:

• Potencjał zarobkowy
• Aktywność, którą lubisz robić

Problem z tym drugim jest taki, że wchodzisz na pole, by podjąć wyzwanie, pomóc ludziom lub pokazać swoje umiejętności, a potem rozczarujesz się, gdy poznasz prawdę. Prawda jest taka, że ​​10% czasu spędzisz na wykonywaniu podstawowych zadań, a „zmarnujesz” 90% swojego czasu i energii na odpowiadanie na e-maile, wprowadzanie danych do arkusza Excela i prowadzenie drobnych rozmów.

Cóż, jeśli zatrudnisz asystenta, możesz uniknąć większości tego i przejść od razu do rzeczy. Oto, jak możesz usprawnić swoją pracę, zatrudniając wirtualnego asystenta.

Zarządzanie pocztą e-mail

Dobry wirtualny asystent może zająć się Twoimi e-mailami. Mogą je przeczytać i odpowiedzieć na nie. Następnie, od czasu do czasu, gdy napotkają coś, co faktycznie wymaga Twojej uwagi, wskaż to lub wyślij w swoją stronę.

Problem z e-mailami polega na tym, że trzeba je regularnie sprawdzać. Większość z nich nie jest merytoryczna, a potencjalnie nawet zupełnie nieistotna. Jasne, filtr antyspamowy może wykonać świetną robotę, ale nie wszystko, co nieistotne, jest spamem.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że niezależnie od tego, że większość z nich jest nieistotna, i tak musisz to sprawdzić. Oprogramowanie może wykonywać stosunkowo dobrą robotę, ale nie jest wszechmocne . Od czasu do czasu potrzebny jest prawdziwy człowiek, który się tym zajmie.

Pamiętaj, że szybkość, z jaką odpowiadasz na e-maile, jest niezwykle ważna dla Twoich wysiłków w budowaniu relacji. Idealnie byłoby, gdybyś odpowiedział w ciągu godziny, choć odpowiedź w ciągu czterech godzin jest nadal akceptowalna. Czas jest tu najważniejszy, a Tobie, profesjonaliście, zawsze brakuje tego zasobu.

Prowadzenie harmonogramu

Bieganie według napiętego harmonogramu jest trudne, ale to tylko wierzchołek góry lodowej. A co z faktycznym sporządzeniem rozsądnego harmonogramu?

Jasne, narzędzie do planowania może Ci w tym pomóc. Niektórzy z nich nawet czytają Twoje czaty i, ponieważ rozumieją kontekst, planują Twoje spotkania bez Twojego udziału. Jednak ta technologia jest nadal prymitywna i nie tak niezawodna.

Zamiast tego potrzebujesz aktora, wirtualnego asystenta , który będzie obsługiwał Twoje kalendarze, układał harmonogram, a nawet przypominał o ważnych spotkaniach.

Nie wspominając już o tym, że posiadanie asystenta, który kontaktuje się z innymi uczestnikami, sprawia, że ​​wyglądasz niezwykle profesjonalnie.

Poza tym asystent może również pomóc w przygotowaniu materiałów na te spotkania z wyprzedzeniem.

Pamiętaj, że samodzielne wykonanie tej czynności jest czasochłonne. Co więcej, mamy tendencję do „naginania zasad” i dość drastycznego przeceniania siebie. Kiedy więc wydaje się, że harmonogram jest zbyt napięty, dokładamy jeszcze jedno, dwa spotkania wierząc, że nie jest to nic, z czym nie możemy sobie poradzić.

Czasami osoba z zewnątrz jest bardziej obiektywna, zwłaszcza gdy otrzymuje jasne wytyczne.

Obsługa badań

Jeśli chodzi o badania biznesowe, jest to proces trudny i czasochłonny, ale nie wymagający niesamowicie wysokiego poziomu kompetencji akademickich.

W końcu nie prosisz swojego asystenta o zbadanie najnowszego leku przeciwnowotworowego na poziomie molekularnym ani o rozbicie wszystkiego na najmniejszy potencjalny składnik. Zamiast tego prosisz o przeprowadzenie podstawowych badań na ten temat i dostarczenie wyników.

Na przykład, jeśli zajmujesz się nieruchomościami, możesz poprosić ich o sporządzenie listy odpowiednich nieruchomości. Oznacza to, że przejrzą kilka lokalnych ofert i zanotują każdą nieruchomość, która spełnia żądane kryteria.

W większości dziedzin możesz sobie wyobrazić, że poprosisz swoich asystentów o wykonanie tego typu badań. Różnica w wynikach między Tobą prowadzącym badania a kimś innym nie jest tak zauważalna. Nie jest to trudne zadanie, wymaga jedynie czasu i wysiłku.

Zamiast robić to sam, możesz po prostu zlecić to komuś innemu i skupić się na kluczowych zadaniach.

Obsługa klienta

Obecnie w większości dziedzin sam outsourcing obsługi klienta nie jest już tak zadowalający. Osoba dzwoniąca nie chce się łączyć z osobą, która jest choć w niewielkim stopniu kojarzona z marką za pośrednictwem strony trzeciej.

Rozmowa z asystentem nadal oznacza rozmowę z kimś w firmie. Jasne, to nie oni dzwonią lub bezpośrednio świadczą usługi, których potrzebują, ale są wystarczająco blisko.

Po pierwsze, gdy spędzą w Twojej firmie wystarczającą ilość czasu (nie oznacza to lat czy dziesięcioleci), będą mieli całkiem przyzwoite zrozumienie większości procesów. Nawet jeśli potrafią odpowiedzieć na tę samą liczbę pytań, co Twoja strona FAQ lub chatbot (lub nawet jeśli czerpią z tych zasobów), wirtualny asystent nadal jest prawdziwym człowiekiem.

To prawdziwy pracownik, prawdziwy profesjonalista, któremu powierzono zadanie rozwiązania ich problemu. Dzięki temu Twoi klienci/klienci poczują się wyjątkowo. Sprawia to, że czują się słyszani, a Ty zyskujesz wiele dodatkowych punktów.

Tworzenie i zarządzanie treścią

Kiedy mówimy o tworzeniu treści, większość ludzi od razu wyobraża sobie oficjalny dokument zawierający ponad 4000 słów, wypełniony terminami technicznymi i unikalnymi studiami przypadków. Nawet gdyby tak było, dzięki nowoczesnym narzędziom wspomagającym pisanie nie wykraczałoby to poza możliwości przeciętnego wirtualnego asystenta.

Jednak jeśli chodzi o treść wpisów na blogu, treści na kanałach YouTube, a zwłaszcza treści w mediach społecznościowych, sprawy nie są tak skomplikowane i wymagające. Pomyśl o tym: w większości przypadków musisz przyciąć klip wideo do odpowiedniego czasu, dodać filtr i wybrać odpowiednią muzykę w tle.

Nawet jeśli masz autora-współautora, nadal możesz poprosić wirtualnego asystenta o przejrzenie tego i porównanie treści z wytycznymi dotyczącymi plakatów gościnnych na Twoim blogu. Dzięki temu, jeśli pojawi się coś odbiegającego od normy, będzie można to edytować lub wskazać na to.

Zakończyć

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że obowiązki asystenta są bardzo zróżnicowane. Decyzja należy do Ciebie, a asystent musi zgodzić się na te warunki. Jednak odpowiednia osoba na stanowisku asystenta może znacznie ułatwić Ci życie. To od Ciebie zależy, czy dokonasz odpowiedniego układu.