Czy mój następny projekt jest opłacalny?

To, czy osiągasz zysk netto, czy nie, określa Twoją rentowność na swoim rynku i czy możesz wyprzedzić konkurencję – na wiele sposobów, czy możesz w ogóle nadal istnieć.

„W większości firm B2B i B2C stwierdziliśmy, że 10–15% klientów przyczynia się praktycznie do wszystkich zgłoszonych zysków, a jedna czwarta tej grupy wytwarza lwią część tej kwoty” – piszą Jonathan Byrnes i John Wass w Harvardzie . Przegląd biznesowy .

Jednocześnie, podczas gdy główni klienci z pewnością powinni wziąć pod uwagę analizę rentowności projektu i wnieść duży wkład w ogólną strategię biznesową, istnieje wiele elementów, które prowadzą do sukcesu lub porażki projektu.

Rentowność ma kluczowe znaczenie

Jeśli nie prowadzisz organizacji non-profit, rentowność odgrywa kluczową rolę w zdolności Twojej organizacji do rozwoju i prosperowania. To, czy osiągasz zysk netto, czy nie, określa Twoją rentowność na swoim rynku i czy możesz wyprzedzić konkurencję – na wiele sposobów, czy możesz w ogóle nadal istnieć.

Wiele osób zależy od rentowności projektu: Twoi klienci, Twoi pracownicy i Twoi interesariusze. Tak więc w przypadku każdego projektu, którego się podejmujesz, absolutnie niezbędna jest możliwość oszacowania i zmierzenia tej wartości, aby określić, jaki będzie wkład.

Jak zwiększać i mierzyć rentowność

1. Korzystaj z narzędzi i oprogramowania.

Nie są już dni, w których musisz sporządzić raport zysków i strat (raport zysków i strat lub zestawienie zysków i strat — obliczanie wydatków, katalogowanie sprawozdań finansowych firmy, przewidywanie zysków brutto i netto itd. To i inne kluczowe narzędzia mogą istnieć i być generowane automatycznie w oprogramowaniu do analizy biznesowej, ogólny termin opisujący szereg technologii pomagających zarządzać danymi i ważnymi informacjami.

Korzystając z tego oprogramowania, możesz automatycznie prognozować rentowność, koszty, wydatki i inne wartości. Wiele narzędzi jest wyposażonych w pulpity nawigacyjne i funkcje raportowania, które pozwolą Ci dokładniej projektować i oceniać rentowność — nie są potrzebne żadne arkusze kalkulacyjne.

2. Spójrz na całościowy obraz.

Zamiast skupiać się na drobnych szczegółach, spójrz na całościowy obraz. W tym przypadku oznacza to rozważenie, w jaki sposób każdy projekt, inicjatywa i przedsięwzięcie przyczynia się do ogólnej rentowności firmy.

Oczywiście szczegóły mają znaczenie, podobnie jak każdy gracz z osobna. Ale jako kierownik projektu i/lub lider biznesowy nie możesz myśleć w kategoriach małych kroków, ale większych, nadrzędnych decyzji i tego, jak wpływają one na twoją organizację w dłuższej perspektywie.

3. Poszukaj możliwości „projektu pokazowego”.

Byrnes i Wass wskazują na prezentowanie projektów jako tych, które przyniosą Ci największy zysk i wniosą największy wkład w Twoje wyniki finansowe. Piszą, że są to „porozumienia, w których dostawca wyznacza dedykowany zespół o wielu zdolnościach, aby współpracować z zespołami odpowiedników tych klientów w celu odkrywania nowych możliwości i reagowania na pojawiające się szanse i zagrożenia”.

Takie projekty są okazją dla obu partnerów do zwiększenia zysków i umocnienia ich reputacji — przynoszą obopólne korzyści. Pomogą Ci utrzymać mniejsze, mniej dochodowe projekty, dodając ogólną wartość do Twojej organizacji i wizji. Umożliwią również przekształcenie i skalowanie Twojego biznesu.

Podejmowanie zbyt wielu projektów pokazowych przytłoczy Twój zespół i obciąży Twoje zasoby, więc bądź ostrożny, inwestując w te możliwości. Mimo to posiadanie garstki w swoim repertuarze z dużym prawdopodobieństwem może dać Twojej organizacji bardzo potrzebny impuls.

4. Podejdź realistycznie do ryzyka.

Projekty zawsze wiążą się z ryzykiem — a jeśli nie, prawdopodobnie nie osiągniesz dużego zysku, pieniężnego lub innego. Będąc nadal w fazie planowania, musisz włączyć zarządzanie ryzykiem do swojej strategii, biorąc pod uwagę główne zagrożenia dla powodzenia projektu. Będą się różnić w zależności od projektu, ale prawie zawsze będziesz mieć do czynienia z konkurencją ze strony innych dostawców w swojej przestrzeni, między innymi przeszkodami.

Kierownik projektu, wraz z członkami zespołu posiadającymi wiedzę specjalistyczną, powinien przewidywać ryzyko związane z przedsięwzięciem oraz określić, w jaki sposób będzie nim zarządzać i rozliczać się z nim, aby je przezwyciężyć.

5. Rachunek.

Fakturowanie i inkaso to żmudne zadania, ale są one niezbędne. Chociaż wielu klientów i klientów będzie wiarygodnych, nie dotyczy to wszystkich — dlatego musisz być proaktywny w kwestii zbierania.

Według raportu Project Management Institute (PMI) „Kierownicy projektów często czują się nieswojo, rozmawiając z klientami o pieniądzach. Zadaniem kierownika projektu jest upewnienie się, że wszystkie dopuszczalne opłaty są dokładnie rozliczane z klientem, a faktury są opłacane szybko. Kierownik projektu musi rozumieć procedury rozliczeniowe we własnej organizacji, a także procedury płatności klienta.”

Określ swoje procedury rozliczeniowe i ustandaryzuj proces dla wszystkich projektów. Pomoże to zapewnić szybką wypłatę. Ponadto uwzględnij inne czynniki, takie jak pełzanie zakresu — dodatkowa praca, która nie jest określona w pierwotnych wymaganiach i „wkrada się” po drodze. Mogą zwiększać koszty, więc wcześnie uwzględnij ich możliwość.

6. Wiedz, kiedy odpuścić projekt.

Wiele projektów po prostu nie kończy się sukcesem z powodu wielu czynników. Być może zasoby są zbyt ograniczone lub projekt wykroczył daleko poza swój pierwotny zakres. Albo nie masz siły roboczej, aby dokończyć inicjatywę. Być może zdałeś sobie sprawę, że Twoja organizacja po prostu nie jest realistycznie zdolna do tego.

Każde kierownictwo projektu musi rozpoznać i zrozumieć, czy i kiedy nadszedł czas, aby wyciągnąć wtyczkę, bez względu na to, jak zainwestowałeś Ty i Twój zespół w ten proces. To niefortunna, ale realna część pracy, która ma znaczący wpływ na rentowność.

7. Podsumowanie.

Po zakończeniu projektu lub ustaleniu, że nie jest on opłacalny, nie jesteś skończony. Ty i Twój zespół nadal musicie ocenić, co poszło dobrze, a co może pójść lepiej w przyszłości. Pomoże to zarówno w oszacowaniu, jak i maksymalizacji rentowności projektu w przyszłości.

Oceń wszystkie raporty, KPI i metryki, które musisz określić, czy osiągnąłeś swoje cele. Dodatkowo rozważ cały proces. Czy wszyscy przyjęli odpowiednią rolę? Czy wykonali swoje obowiązki? Jakie były czkawki i jak mogłeś je lepiej przewidzieć? To tylko niektóre z czynników, nad którymi powinieneś się zastanowić.

Każdy projekt jest inny, ale przekonasz się, że każdy z tych elementów prawie na pewno odegra pewną rolę — i będzie ci dobrze służył w przyszłości.