5 kluczowych narzędzi programowych, które zoptymalizują przepływ pracy w Twojej firmie w 2024 r

Jak zarządzasz przepływem pracy w swojej firmie?

Przy ostrej konkurencji i wysokich wymaganiach klientów przedsiębiorstwa dążą do osiągnięcia optymalnej wydajności w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Biznesowe przepływy pracy to seria pojedynczych zadań następujących po sobie, wymaganej do zakończenia procesów biznesowych.

Pomyśl o tym jak o ścieżce, którą muszą podążać zadania, aby osiągnąć cele biznesowe.

Dlatego wdrożenie systemu optymalizacji przepływu pracy usprawnia działanie i nie tylko zwiększa szybkość i wydajność, ale także oszczędza koszty i czas Twojej firmy.

Według Camundy 97% decydentów biznesowych zgadza się, że automatyzacja przepływu pracy jest niezbędna dla transformacji cyfrowej, podkreślając znaczenie systemów zarządzania przepływem pracy.

Jakie narzędzia mogą zatem pomóc w osiągnięciu wydajności w przepływach pracy?

W tym artykule omówimy kluczowe oprogramowanie do przepływu pracy w firmie w 2024 r., które pomoże Ci zautomatyzować procesy i uruchomić przepływy pracy na autopilocie.

Zacznijmy.

1. Oprogramowanie do optymalizacji przesyłania

Prowadzisz działalność logistyczną?

Jeśli tak, to bardziej niż ktokolwiek inny rozumiesz, jak ważne jest, aby wszystko działało sprawnie.

Bez przejrzystych przepływów pracy do zarządzania pracownikami i maszynami realizującymi codzienne procesy prawdopodobnie poradzisz sobie z nieefektywnością, taką jak opóźnienia i niski poziom zadowolenia klientów.

Przewiduje się, że wielkość rynku automatyzacji logistyki wzrośnie z 32,7 miliarda dolarów w 2023 r. do 51,2 miliarda dolarów do 2028 r., co wskazuje na zwiększone zapotrzebowanie na narzędzia automatyzacji.

Ręczna obsługa i monitorowanie przepływów pracy, aby zapewnić płynne działanie, pochłania mnóstwo czasu i kosztów . Mimo to nie gwarantuje to wydajności, ponieważ ludzie są podatni na błędy.

Najlepsze oprogramowanie do optymalizacji przeładunku zapewnia scentralizowaną platformę do nadzorowania wszystkich operacji. Widok z najwyższego poziomu umożliwia menedżerom i interesariuszom zrozumienie całego obrazu na każdym etapie działalności.

Ponadto narzędzia te umożliwiają tworzenie niestandardowych i wykonywanie przepływów pracy, które zapewniają terminową realizację zadań, przejrzystość i odpowiedzialność.

Rozwiązanie do optymalizacji przeładunku znajdujące się w środku całego oprogramowania logistycznego, takie jak narzędzia do zarządzania placami i magazynami, zapewnia wzajemne powiązanie prac oraz szybkie zatwierdzanie i inicjowanie zadań. To trochę jak przekazanie przycisku z jednego procesu do drugiego.

Firma Merchandise Warehouse Company poszukiwała rozwiązania optymalizującego swoje działania poprzez wyeliminowanie problemów związanych z redundancją i zapewnienie elastyczności umożliwiającej spełnienie wymagań klientów.

Korzystając z systemu zarządzania magazynem Datex Footprint, firmie udało się zautomatyzować procesy dla każdego ze swoich klientów i osiągnąć większą dokładność i produktywność.

2. Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Podstawą każdego biznesu są klienci.

Dla firm zorientowanych na klienta priorytetem jest jego satysfakcja i doświadczenie.

Jednak w obliczu rekordowo wysokich wymagań klientów liderzy obsługi klienta zmuszeni są do znalezienia nowych sposobów spełnienia tych wymagań i zwiększenia zadowolenia klientów.

Istnieje wyraźny związek pomiędzy złym zarządzaniem relacjami z klientami a zmniejszonymi zyskami.

W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez NewVoiceMedia wykazało, że amerykańskie firmy tracą aż do 75 miliardów dolarów rocznie z powodu złych doświadczeń klientów, co stanowi kwantyfikację rosnących kosztów złego zarządzania relacjami z klientami.

Klienci oczekują teraz szybkiej komunikacji, spersonalizowanych doświadczeń i elastyczności, którą można osiągnąć jedynie dzięki oprogramowaniu do optymalizacji CRM.

Najlepsze z tych narzędzi automatyzują zbędne i czasochłonne zadania, takie jak kierowanie rozmów i marketing, dzięki czemu pracownicy pomocy technicznej mogą skupić się na zadaniach generujących wartość dodaną, takich jak obsługa klienta.

Czaty na żywo i chatboty umożliwiają Twojej firmie zapewnianie szybkich odpowiedzi i pomocy klientom.

Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak konwersacyjna sztuczna inteligencja, chatboty mogą zapewnić kontekst personelowi pomocniczemu i kierować rozmowy do wykwalifikowanych osób, aby zapewnić lepsze doświadczenia.

Co więcej, oprogramowanie CRM automatyzuje kategoryzację rozmów, korzystając z takich funkcji, jak automatyczne tagi, do wnikliwej analizy, która może zapewnić głębokie zrozumienie oczekiwań i doświadczeń klientów.

Oprócz automatyzacji oprogramowanie CRM umożliwia korzystanie z innych korzyści, takich jak scentralizowana platforma komunikacyjna, która umożliwia pracownikom odpowiadanie na wszystkie żądania klientów wieloma kanałami na jednej platformie.

Inne godne uwagi funkcje obejmują raporty i analizy, śledzenie SLA i gotowe odpowiedzi, które są również przydatne podczas automatyzacji.

3. Najlepsze narzędzia do obiegu dokumentów

Czy ręcznie obsługujesz dokumenty?

Jeśli tak, musisz zdawać sobie sprawę z nieefektywności braku solidnego systemu zarządzania dokumentami, który umożliwia przechowywanie, udostępnianie i digitalizację wszystkich plików biznesowych.

Jednym z głównych wąskich gardeł związanych ze złym zarządzaniem dokumentami są powolne procesy, które mogą powodować opóźnienia w obsłudze i dostawie towarów.

Na przykład w branży logistycznej, gdzie wiąże się z dużą ilością formalności, proces podpisywania i zatwierdzania zajmuje dużo czasu, co spowalnia czas realizacji i powoduje opóźnienia.

To oczywiście przekłada się na niski poziom zadowolenia klientów, co jest niekorzystne dla Twojej firmy.

W rzeczywistości badanie Zendesk wykazało, że około trzech na pięciu konsumentów zgadza się, że dobra obsługa klienta jest niezbędna, aby mogli poczuć lojalność wobec marki.

Statystyki te powinny pokazać znaczenie usprawnionych procesów w celu poprawy jakości obsługi klienta.

Najlepsze narzędzia do automatyzacji dokumentów ułatwiają procesy zarządzania dokumentami od ich zebrania po zebranie podpisów do zatwierdzenia . Ponieważ większość dokumentów jest przetwarzana na autopilocie, Twoja firma może zaoszczędzić koszty i zasoby, które można przenieść na inne ważne i złożone zadania.

W 2024 r. te programy do przepływu pracy w biznesie od samego początku będą zbierać dokumenty cyfrowe z różnych źródeł lub skanować dokumenty fizyczne, a następnie kategoryzować je i integrować z systemem.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals to kluczowy gracz w branży farmaceutycznej, zatrudniający tysiące pracowników. Z tego powodu ręczne sporządzanie standardowych umów zajmuje dużo czasu.

ActiveDocs dostarczył rozwiązanie, które ułatwiło procesy skoncentrowane na dokumentach, obejmujące tworzenie i przeglądanie projektów umów, a także było w stanie przyspieszyć praktyki przeglądu i zatwierdzania.

4. Automatyzacja

Automatyzacja może napędzać i zwiększać produktywność.

Wyobraź sobie czas, jaki Twoi pracownicy spędzają na zbędnych zadaniach, takich jak wyszukiwanie dokumentów, odpowiadanie na powtarzające się zapytania klientów i skanowanie plików w celu ich digitalizacji.

Cóż, to mnóstwo czasu zmarnowanego, co przekłada się na ogromne koszty operacyjne kosztem skomplikowanych i ważnych zadań.

Z badania przeprowadzonego przez SnapLogic wynika, że ​​w rzeczywistości pracownicy spędzają około 19 dni roboczych w roku na powtarzalnych zadaniach. To wyraźny sygnał, ile czasu marnuje się na przyziemne czynności, zamiast skupiać się na rozwoju biznesu.

Nie kończy się to na marnowaniu czasu. Zbędne zadania pogarszają także morale pracowników, prowadząc do zmniejszenia produktywności, co może mieć wpływ na Twój biznes.

Automatyzacja jest podstawowym fundamentem optymalizacji przepływu pracy. Naprawdę nie ma oprogramowania do przepływu pracy w biznesie, które nie opierałoby się na automatyzacji, od systemów zarządzania dokumentami po narzędzia do zarządzania relacjami z klientami.

Automatyzacja uwalnia Twoich pracowników od czasochłonnych, monotonnych zadań, pozwalając im skupić się na skomplikowanych zagadnieniach wymagających interwencji człowieka.

To nie tylko zwiększa produktywność poprzez znaczną redukcję kosztów.

Możesz łatwo ułatwić i zoptymalizować przepływy pracy, uruchamiając zadania, takie jak przetwarzanie płatności, zatwierdzanie i kierowanie rozmów, zapewniając usprawnione procesy oraz zwiększoną dokładność i wydajność.

Maverick International to globalna firma zajmująca się opakowaniami, dla której priorytetem są usprawnione procesy i wydajność. Zgrzewarki tej firmy przeznaczone są do zgrzewania worków o różnych rozmiarach. Ręczne dostosowywanie między zmianami w celu dostosowania do różnych rozmiarów było jednak powolne.

Firma OMRON Automation dostarczyła rozwiązanie, które umożliwiło firmie zautomatyzowanie procesu przezbrajania. Maszyny mogłyby automatycznie dostosować się do żądanego rozmiaru w czasie zbliżonym do rzeczywistego.

5. Zarządzanie projektami

Właściwe zarządzanie projektem może usprawnić przepływ pracy.

Polega na nadzorowaniu zadań i procesów oraz alokacji zasobów, aby osiągnąć cele biznesowe w ramach ustalonych ograniczeń.

Ich brak doprowadziłby do opóźnień w realizacji celów, złego doświadczenia klienta i problemów z jakością, żeby wymienić tylko kilka . Wszystko to może bezpośrednio wpłynąć na rentowność, utrudniając tym samym rozwój biznesu.

W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez Geneca wykazało, że 75% respondentów ankiety jako przyczynę niepowodzenia projektu podało brak pewności siebie. Liczba ta sugerowała brak związku z celami projektu i realizatorami projektu.

Narzędzia do zarządzania projektami należą do oprogramowania biznesowego, które może usprawnić procesy w 2024 roku. Robią to poprzez zapewnienie ustrukturyzowanych ram, które usprawniają komunikację i zapewniają efektywną alokację zasobów.

Na przykład w sektorze logistyki zarządzanie projektami zapewnia przydział zasobów do ważnych działów i brak nadmiernej alokacji zasobów.

Co więcej, podział projektów na wykonalne zadania i ustalenie jasnych ograniczeń pozwala pracownikom efektywnie ustalać priorytety pracy. Rozwiązania do przepływu pracy, takie jak Trello, pomagają wizualizować postęp, pomagając zespołom identyfikować wąskie gardła i dostosowywać obciążenia w razie potrzeby.

AYESA, międzynarodowa hiszpańska firma zajmująca się technologią i IT, wykorzystała kilka programów w celu usprawnienia działania bez integracji. Doprowadziło to do problemów związanych z widocznością projektu, ponieważ nie istniał wspólny i jasny obraz statusu projektu.

Po wdrożeniu Easy Redmine firma osiągnęła widoczność obciążenia pracą i zdolność do dobrze zorganizowanych projektów. Dzięki temu każdy członek zespołu ma pewność, że musi to zrobić przez cały czas, a Kierownik Projektu ma kontrolę nad harmonogramem.

Wniosek

Nadal nie zoptymalizowałeś przepływów pracy w swojej firmie?

Takie postępowanie to najlepszy sposób na zdobycie przewagi w bardzo konkurencyjnym środowisku biznesowym, umożliwiając usprawnienie operacji bez utraty jakości.

W rzeczywistości, według raportu Gitnux, około 75% liderów biznesowych twierdzi, że korzystanie z automatyzacji przepływu pracy zapewnia im silną przewagę konkurencyjną, co podkreśla potrzebę wydajnych przepływów pracy.

Nie brakuje oprogramowania do przepływu pracy w biznesie, począwszy od narzędzi do optymalizacji przeładunku po rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami, które zwiększają satysfakcję klientów.

Integracja kilku z tych narzędzi może znacząco zwiększyć produktywność, zaoszczędzić czas i usprawnić procesy sprzyjające rozwojowi firmy.