Czy zarządzane usługi IT to właściwe rozwiązanie dla Twojej firmy?

Jako dyrektor ds. IT możesz zastanawiać się, czy usługi pomocy technicznej są w stanie nadążyć za rosnącymi wymaganiami stale ewoluującego krajobrazu aplikacji. Jest to ważne pytanie do rozważenia i, z całą uczciwością, musi być częścią standardowego cyklu planowania.

Zapewnienie odpowiednich zasobów — które zostały odpowiednio przeszkolone w celu zapewnienia niezbędnego wsparcia użytkownikom końcowym — wpływa nie tylko na awarie systemu. Wpływa na rentowność, skalowalność i zdolność do przyjmowania nowych technologii. Jeśli napotykasz luki w zasobach lub jeśli Twoja mapa drogowa obejmuje nowe kompetencje, których zbudowanie od zera zajęłoby zbyt dużo czasu, zarządzane usługi IT mogą być właściwym rozwiązaniem dla Ciebie.

Czym są zarządzane usługi IT?

Zarządzane usługi IT to opcje dla firm zainteresowanych outsourcingiem swoich wymagań informatycznych. Może to być mała firma bez własnego personelu lub firma, która dopiero zaczyna korzystać z technologii cyfrowych, na przykład tradycyjny producent lub duży bank. Dostawcy zarządzanych usług IT wspierają stos technologii Twojej organizacji za stałą miesięczną opłatę, chociaż modele cenowe mogą się różnić. Aktywnie śledzą sieć firmową, minimalizują problemy informatyczne i rozwiązują pojawiające się problemy z siecią.

Wraz z rozwojem przetwarzania w chmurze większość zadań IT jest obecnie dostępna do outsourcingu. Dostawca usług zarządzanych uzyskuje zdalny dostęp do sieci i wdraża rozwiązania wszelkich problemów z komputerem bez fizycznej obecności.

Wśród usług IT oferowanych przez te firmy są m.in. zarządzanie cyberbezpieczeństwem, kompleksowe zdalne zarządzanie systemami, monitoring sieci, administracja helpdeskiem, a także utrzymanie sprzętu i oprogramowania. Zarządzane usługi IT zwykle obejmują obszerne raporty, co pozwala łatwo monitorować wymagania IT przez cały rok. Ponadto w dużym stopniu eliminuje to konieczność pomocy na miejscu.

3 oznaki, że możesz potrzebować zarządzanych usług IT

Jeśli nie masz pewności, czy współpraca z dostawcą zarządzanych usług IT jest dla Ciebie odpowiednia, zadaj sobie trzy pytania:

1. Czy masz trudności z zarządzaniem dużą liczbą zgłoszeń serwisowych?

Zespołom IT może być trudno skutecznie zarządzać mnóstwem zapytań i problemów użytkowników za pośrednictwem systemu zgłoszeń.

Oznacza to, że przedsiębiorstwa nie prowadzą ewidencji wprowadzonych zmian lub prób rozwiązania problemów z przeszłości. Bez systemu monitorowania wyzwań nie można śledzić uporczywych i częstych problemów (oraz ich rozwiązań), więc nie ma niezawodnego sposobu określenia, które rozwiązania okazały się skuteczne, a które nie.

Pomimo pozornej prostoty konfiguracji uproszczonego systemu biletowego, wraz z rozwojem i ewolucją Twojej firmy, prawdopodobnie docenisz dostęp do większej liczby opcji i ulepszeń. Możesz potrzebować możliwości zidentyfikowania głównej przyczyny problemów napotykanych przez użytkowników lub wolisz podejście bezobsługowe. Dlatego zarządzane usługi IT to dobry pomysł dla organizacji z dużym wolumenem zgłoszeń i różnymi sposobami obsługi każdego zgłoszenia.

2. Czy Twoje wewnętrzne umiejętności informatyczne odpowiadają celom biznesowym?

Z perspektywy użytkownika ważne jest, aby wszystko po prostu funkcjonowało, ale Twojej organizacji może brakować zasobów do wykonywania wszystkich niezbędnych zadań za kulisami. Dotyczy to w szczególności firm przechodzących zmiany – np. detalisty otwierającego sklep e-commerce. Aby środowisko IT wydawało się łatwe, wymaga wiele planowania i pracy.

Dlatego, niezależnie od skali Twojej organizacji, wyobrażanie sobie, że tylko niewielka kadra IT będzie w stanie utrzymać wszystkie Twoje systemy, jest nierealne. Po pierwsze, prawdopodobnie brakuje im niezbędnych umiejętności, a po drugie, co się stanie, jeśli zrezygnują, zapadną na nieoczekiwaną chorobę lub wyjadą na wakacje?

Wsparcie IT to coś więcej niż tylko gaszenie pożarów w miarę ich powstawania. Prawdziwe wsparcie IT obejmuje nie tylko pomoc w zakresie sprzętu, ale także sieci, zapory ogniowe, serwery, bezpieczeństwo informacji i rzeczywiste zwiększenie wartości biznesowej.

Nowoczesne firmy wymagają zespołu specjalistów IT o przecinających się umiejętnościach, aby spełnić wszystkie ich wymagania, a na tym polegają zarządzane usługi IT.

3. Czy napotykasz ograniczenia czasowe i/lub finansowe związane z konkretnym projektem?

Zmienne budżety to powszechna skarga wśród specjalistów IT. Koszty, które zmieniają się co roku lub z miesiąca na miesiąc, utrudniają (jeśli nie uniemożliwiają) budżetowanie IT. Ponadto wiele firm wydaje nadmierną ilość swoich funduszy IT na podstawowe potrzeby, takie jak hosting serwerów, pozostawiając niewiele na strategiczne rozwiązania i inicjatywy na dużą skalę.

Czas jest jeszcze większym wyzwaniem IT niż problemy budżetowe dla kilku organizacji. Im więcej czasu poświęcą na nieistotne czynności, które nie przynoszą dochodów, tym mniej czasu poświęcą na naprawdę znaczące i innowacyjne działania. Chociaż zadania takie jak konserwacja systemu i usuwanie awarii sieci są kluczowe dla wewnętrznego funkcjonowania organizacji, nie zapewniają one wartości dla klientów ani nie popychają firmy do przodu.

Zarządzane usługi IT pozwalają Twojej firmie na outsourcing powtarzalnych zadań, dzięki czemu możesz skupić się na technologiach o wartości dodanej. Możesz też współpracować ze specjalistami, którzy mogą wykorzystać technologię do rozwoju Twojej firmy.

6 ważnych zalet zarządzanych usług IT

Jeśli zdecydujesz, że zarządzane usługi IT to właściwe rozwiązanie dla Twojej organizacji, oto korzyści, jakich możesz się spodziewać:

1. Silniejsza koncentracja na celach biznesowych zamiast na utrzymaniu status quo

Zaletą usług zarządzanych jest fakt, że nie tylko pozwalają one Twoim pracownikom skoncentrować się na zadaniach, do których zostali zatrudnieni, ale także pozwalają w razie potrzeby wypełnić wszelkie luki. Prawdziwie wykwalifikowany dostawca usług zarządzanych zaoferuje model usług, który ułatwia ustalanie priorytetów celów biznesowych.

2. Lepsze przygotowanie do transformacji cyfrowej

Nowe technologie pociągają za sobą nowe problemy, których rozwiązania Twój obecny zespół IT może nie mieć wiedzy lub przeszkolenia. Ten problem można rozwiązać, zatrudniając nowych członków zespołu; jednak koszt rekrutacji i szkolenia nowych i wykwalifikowanych pracowników może być wygórowany. Podejście Managed Services pozwala na zatrudnienie całego zespołu specjalistów IT za stałą miesięczną opłatą.

3. Większa elastyczność w miksie zasobów

Niektórzy dostawcy zarządzanych usług IT stosują wspólną strategię. W zależności od wymagań każdego projektu możesz w razie potrzeby usuwać lub dodawać ekspertów z organizacyjnego zespołu zdalnego. Specjaliści ci składają się z konsultantów technicznych, operacyjnych, konstrukcyjnych oraz instruktażowych, którzy mogą pomóc w utrzymaniu sprawności systemów i maksymalizacji ich potencjału.

4. Większe oszczędności i drastycznie niższe nakłady inwestycyjne

Jedną z najbardziej oczywistych korzyści kosztowych usług zarządzanych jest to, że zmniejszają one koszty pracy i eliminują koszty zatrudniania i szkolenia nowych pracowników IT. Większość MSP prezentuje hybrydowy model zasobów morskich i lądowych, który zmniejsza medianę efektywnej stawki i rozszerza pulę zasobów.

5. Łatwiejsza skalowalność

Ponieważ wymagania technologiczne zmieniają się w czasie, konieczne będzie rozszerzenie lub zmniejszenie infrastruktury IT, aby je dostosować. Nowoczesne systemy chmurowe zostały zaprojektowane z myślą o dużej skalowalności, ale możesz potrzebować dodatkowej pomocy. MSP mogą reagować w czasie rzeczywistym na zmiany zapotrzebowania, więc nie musisz się martwić o awarie systemu lub problemy ze skalowalnością.

6. Całodobowa i globalna dostępność wsparcia

Nigdy nie martwisz się o dyspozycyjność, ponieważ zarządzane usługi IT zapewniają elastyczność przez całą dobę, alternatywy na telefon i pomoc w weekendy (chociaż należy zauważyć, że usługi te są często oferowane jako płatne dodatki). Wyszukaj globalną firmę, która obsługuje różne strefy czasowe i zapewnia pomoc 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby mieć pewność, że pomoc jest zawsze dostępna.

Wniosek: wybór najlepiej zarządzanego dostawcy usług IT

W tym artykule przedstawiliśmy kilka atrybutów, których należy szukać u dostawcy zarządzanych usług IT. Idealny MSP powinien zapewniać elastyczny model usług, dostosowywać się do różnych stref czasowych, stosować zdalny monitoring, zapewniać skuteczny plan działania w przypadku awarii oraz mieć dedykowany, pojedynczy punkt kontaktowy. W ostatecznym rozrachunku decyzja o wyborze zarządzanych usług IT może okazać się kluczowym czynnikiem biznesowym. Pamiętaj, aby zadać 11 kluczowych pytań przed sfinalizowaniem wyboru partnera zarządzanych usług IT.