Bliższe spojrzenie: nasze ręce na przeglądzie Microsoft Teams w 2019 r.

Zaledwie w zeszłym tygodniu przyjrzeliśmy się bliżej rozwijającemu się terminowi „Komunikacja w przedsiębiorstwie” z praktycznym przeglądem Webex Teams. Aby jeszcze bardziej dopełnić tę dyskusję (i przygotować się do naszego bezpośredniego artykułu: Microsoft Teams vs WebEx Teams), chcieliśmy jeszcze raz bliżej przyjrzeć się temu, co jest prawdopodobnie największym pretendentem do złotego medalu Enterprise UC&C: Zespoły Microsoft.

Nie po raz pierwszy przyglądamy się Microsoft Teams, ale oczywiście wraz z upływem czasu wiele rzeczy się zmieniło. Ponieważ rozwiązania UC ukierunkowane na przedsiębiorstwa nabierają tempa, obserwujemy, jak organizacje szybko zastępują bardziej standardowe rozwiązania komunikacyjne tymi kompletnymi i niezawodnymi platformami współpracy.

Bez wątpienia te platformy współpracy zdolne do pracy w przedsiębiorstwach szybko zdobywają pozycję na rynku, rozszerzając swoje możliwości daleko poza stały czat na kluczowe funkcje, takie jak ulepszona współpraca wizualna, a nawet najnowsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja.

Aby lepiej zrozumieć istniejące obecnie opcje i wyjaśnić, dlaczego te rozwiązania szybko przejmują rynek, chcieliśmy bliżej przyjrzeć się najnowszej wersji Microsoft Teams.

Samodzielne rozszerzenie współpracy do Office 365

Nie skupiając się zbytnio na tym, jak i dlaczego, Microsoft opracował własne podejście do rynku współpracy, które pasowałoby do ekosystemu Office 365. To takie proste. To naprawdę nie mówi całej historii: Teams to niezwykle wydajna platforma, która rozszerza współpracę poza czaty indywidualne lub grupowe.

„Microsoft Teams to aplikacja do współpracy, która pomaga Twojemu zespołowi zachować porządek i prowadzić rozmowy — wszystko w jednym miejscu. Oto krótkie spojrzenie na lewą stronę aplikacji Teams”.

A dzięki tak potężnej platformie chmurowej zwiększającej dostępność już popularnego portfolio firmy Microsoft, firma Microsoft dostrzegła otwarcie na ten nowy paradygmat współpracy.

Oczywiście nie są im obce kontakty między innymi związane z nabywaniem i ciągłym rozwojem Skype'a. Ale, jak powiedziałem w przeszłości, Microsoft Teams to „nie tylko kolejna aplikacja do przesyłania wiadomości, którą pobierasz na komputer stacjonarny i telefon, taką jak Slack”.

Zamiast tego w Teams chodzi o bycie częścią ekosystemu Office 365. Dzięki Microsoft Teams użytkownicy uzyskują dostęp do szeregu funkcji podzielonych na cztery kategorie:

• Zespoły — Znajdź i twórz kanały do ​​prowadzenia „spotkań na miejscu, prowadzenia rozmów i udostępniania plików”
• Spotkania – Zobacz wszystko, co masz ustawione na dzień lub tydzień. Lub zaplanuj spotkanie. Ten kalendarz synchronizuje się z Outlookiem, przykładem głębokiej integracji z Office 365.
• Połączenia — organizacje mogą rozszerzyć zespoły o połączenia VoIP, wykraczające poza czat i współpracę
• Aktywność – nadrabiaj wszystkie nieprzeczytane wiadomości, @wzmianki, odpowiedzi i nie tylko

Trochę się zmieniło od mojego ostatniego spojrzenia na Teams; Firma Microsoft oferuje teraz bezpłatną wersję usługi Teams, umożliwiając organizacjom korzystanie z usługi Teams bez konieczności posiadania całej subskrypcji usługi Office 365. Ale opcja uaktualnienia i zdobycia całej platformy jest dostępna dla tych, którzy zdecydują się to zrobić.

I szczerze mówiąc, podkreśla to dość dużą zaletę platformy Microsoft Teams — głęboką integrację z resztą ekosystemu Office 365. Spójrzmy prawdzie w oczy, aplikacje Microsoftu były i prawdopodobnie zawsze będą rozwiązaniem dla przedsiębiorstw do wielu zadań. Nie możemy sobie wyobrazić świata bez programów Word, Excel i PowerPoint — a przynajmniej ich wpływu.

Korzystanie z Microsoft Teams: interfejs użytkownika

Podobnie jak w przypadku prawie każdej innej aplikacji UC&C, Microsoftowi udaje się sprawić, że nawigacja będzie dość prosta z głównym oknem zawartości z przodu i na środku oraz nawigacją po lewej stronie. Nikt tutaj nie próbuje wymyślać koła na nowo, po prostu spraw, aby było wygodniejsze.

Podobnie jak w większości innych aplikacji UC lub współpracy, wzdłuż lewego panelu znajdują się cztery ikony do głównej nawigacji, ale tym razem z małą etykietą tekstową dołączoną do ikony, na wypadek, gdybyś nie mógł dowiedzieć się, co to zdjęcie oznacza bańkę czatu.

Ale Microsoft dokonał nieco wyjątkowego zwrotu w projektowaniu aplikacji Teams, koncentrując się bardziej konkretnie na zespołowym aspekcie platformy. Głównym widokiem, który widać zaraz po otwarciu aplikacji, jest kanał aktywności, w którym użytkownicy mogą zobaczyć wszystko, co robi cała ich organizacja.

Obejmuje to rozmowy, pliki i, szczerze mówiąc, prawie wszystko, co chcesz dodać, od aplikacji Microsoft po integracje innych firm. Podział jest kontynuowany na bardziej szczegółowym poziomie, ponieważ kolejne ikony w menu nawigacyjnym umożliwiają użytkownikom bezpośrednie przechodzenie do czatów jeden na jednego lub skupienie się zamiast tego na zespołach — pomyśl o zespołach, tak jak o wspólnych pokojach rozmów.

W ostatecznym rozrachunku zespoły to miejsce, w którym będzie odbywać się większość Twojej współpracy. Są to grupy ludzi zebrane w celu pracy, projektów lub wspólnych zainteresowań. Zespoły składają się z kanałów.

Każdy kanał jest następnie budowany wokół określonego tematu, na przykład „produkcja treści” lub „optymalizacja marketingu. W kanałach użytkownicy będą rozmawiać, odbywać spotkania, współpracować i udostępniać pliki lub dokumenty.

Użytkownicy mogą również uzyskiwać dostęp do plików bezpośrednio na karcie plików i mieć inny przycisk menu, aby jeszcze bardziej rozszerzyć ich funkcjonalność o inne aplikacje i usługi firmy Microsoft.

Ogólnie projekt jest prosty, a nawigacja łatwa, jednak czuję tutaj nadmiarowość, z opcją przyjrzenia się działaniom obejmującym cały departament (które zwykle obejmują twoje zespoły) lub innym bliższym przyjrzeniem się samym zespołom.

Na dużą skalę miałoby to sens, umożliwiając działom dalszą ekspansję do mniejszych zespołów, ale może również stanowić zbyt wiele opcji dla mniejszych zespołów — dlatego te platformy są nastawione na większe organizacje korporacyjne.

Współpraca w Microsoft Teams: UX

Zespoły Microsoftu umożliwiają oczywiście współpracę na wysokim poziomie dzięki wykorzystaniu rozwiązań i aplikacji Office 365. Użytkownicy mogą wspólnie edytować dokumenty w czasie rzeczywistym, co było już możliwe w przypadku 365.

Użytkownicy mogą wybrać aplikację, którą chcą szczególnie wyróżnić, i dodać ją do swojego widoku za pomocą przycisków zakładek. Te zakładki pozwalają osobom szybko przechodzić między oknami i uzyskiwać dostęp do odpowiednich plików lub dokumentów, na przykład do dokumentu tekstowego, który Ty i reszta zespołu PR współedytujesz. W miarę rozwoju rozmowy o zmianach każdy użytkownik może również zobaczyć wprowadzane indywidualne zmiany.

Ale współpraca obejmuje także komunikację; które ostatecznie musi być tak proste, jak to tylko możliwe. Nie możemy mieć tych dużych przeszkód na drodze, które spowalniają nas, a jednocześnie skutecznie spowalniają tempo naszej produkcji.

Skuteczna platforma do komunikacji i współpracy usuwa te przeszkody i sprawia, że ​​komunikacja jest jeszcze łatwiejsza, a nie trudniejsza. Microsoft Teams udaje się to osiągnąć, umożliwiając intensywny, szczegółowy poziom dostosowywania komunikacji. Mam na myśli to, że użytkownicy mogą swobodnie załamywać się i doskonalić to, o czym chcą rozmawiać, poprzez organizację.

Istnieją dwie różne opcje:

• Zespoły – są to grupy, takie jak działy lub zespoły w organizacji. Musisz konstruować zespoły, a następnie dodawać do nich osoby.
• Kanały — poza Zespołami użytkownicy mogą jeszcze bardziej podzielić swoje konwersacje za pomocą określonych i dedykowanych kanałów. Każdy indywidualny zespół automatycznie zaczyna od własnego dedykowanego kanału o nazwie „Ogólne”, ale użytkownicy mogą w razie potrzeby rozszerzyć o więcej kanałów dla określonych projektów lub tematów.

Oczywiście po skonfigurowaniu kanałów użytkownicy mogą swobodnie dołączać do tych czatów grupowych (o ile są w zespole), aby rozpocząć współpracę — pomyśl o tych kanałach jako o wspólnych pokojach rozmów dla każdego konkretnego projektu lub spotkania.

Zespoły będą dedykowane do konkretnych działów, na przykład zespołu ds. treści. W zespole ds. treści można dalej organizować kanały, takie jak „Treści wewnętrzne”, „Treści niezależne”, „Treści postów gości” i tak dalej.

Ten poziom konfiguracji organizacji powinien zapewnić czystą, łatwą do zrozumienia i spójną obsługę. Największą korzyścią jest możliwość żonglowania wieloma dedykowanymi kanałami w ramach Zespołu.

Na innych platformach, takich jak Slack, użytkownicy mogą tworzyć tyle kanałów, ile chcą, i dedykować określone kanały konkretnym projektom, takim jak wymienione powyżej, ale to tylko stworzy długą listę niezorganizowanych kanałów. Jednak, aby pomóc w utrzymaniu porządku, lubię dodać kartę Aktywność u góry każdego kanału, aby uchwycić ważne części rozmowy.

Koncepcja przenosi się dalej w sferę „komunikacji korporacyjnej”, gdy użytkownicy są znacznie bardziej zdolni do organizowania komunikacji i mają możliwość przeskakiwania między zespołami lub działami, a nawet dalej organizować wysiłki (w razie potrzeby) za pomocą określonych i dedykowanych kanałów wewnątrz te Zespoły.

W ten sposób, jeśli dana osoba jest częścią więcej niż jednego zespołu, nie musi żonglować więcej niż jednym kontem Slack lub pokojem Slack, ale zamiast tego ma możliwość przeskakiwania między różnymi zespołami.

Podejście Microsoftu do AI w UC

We wrześniu 2017 r. Lori Wright wyjaśniła, że ​​Microsoft ma „nową wizję inteligentnej komunikacji”, która, jak powiedziała, zmieni „rozmowy telefoniczne i spotkania dla ludzi i organizacji na całym świecie”.

Ogólna idea polegała na tym, że ten nowy paradygmat inteligentnej komunikacji wykracza poza „tradycyjną zunifikowaną komunikację”, obejmując bardziej inteligentne i proaktywne możliwości.

Ogłoszenie to dotyczyło przede wszystkim zmiany strategii firmy Microsoft, kładąc większy nacisk na usługę Teams jako rozwiązanie do współpracy odpowiedzialne za propagowanie koncepcji inteligentnej komunikacji.

Wygląda na to, że plan polega na umożliwieniu Teams powolnego, ale zdecydowanego wycofywania Skype for Business — czy jest to przyszłość dla Microsoftu, dopiero się okaże, ale skupienie się na inteligentnej komunikacji jest absolutnie nadal kluczowym elementem platformy. Interesujące jest jednak to, że niektóre z najnowszych wydań Microsoftu działają zarówno w Skype, jak i Teams, w ogóle nie wspominając o Skype dla firm.

Na przykład spójrz na niedawne ogłoszenie Microsoftu o możliwości rozmycia tła w Skype i Teams. Wykorzystując sztuczną inteligencję, użytkownicy mogą zdecydować się na rozmycie tła podczas wideokonferencji, aby ukryć bałagan.

Z jednej strony termin „Inteligentna komunikacja” może być użyty do opisania ogólnej ulepszonej współpracy zapewnianej przez rozwiązanie takie jak Teams, głównie edycji na żywo i udostępniania plików wraz z trwałym czatem.

Ale w rzeczywistości termin ten idzie nieco dalej, a Microsoft podkreśla kilka interesujących funkcji, które są możliwe dzięki nowej idei inteligentnej współpracy:

• Przed rozpoczęciem spotkania zespoły zlokalizują i „wydobędą” to, co uzna za istotne informacje lub dokumenty, które pomogą we współpracy.
• W ramach spotkania aplikacja Teams przechwyci i przepisze rozmowę wraz z kodowanymi czasowo, napisami, a nawet rozpoznawaniem głosu, aby przypisać uwagi konkretnym mówcom.
• Po spotkaniu aplikacja Teams automatycznie zrzuci nagranie i transkrypcję tego spotkania na odpowiednie kanały lub konwersacje na platformie. Dzięki temu każda osoba w organizacji może przeszukiwać i przeglądać treść spotkania.

Cały ten pomysł, jak wspomniano powyżej, polega na uproszczeniu procesu pracy — teraz jest to trochę martwy koń w tym momencie, czyli cała koncepcja poza sztuczną inteligencją i automatyzacją.

Ale myślę, że ważne jest, aby zobaczyć, jak ta koncepcja jest realizowana, a Microsoft na przykład ma kilka bardzo interesujących początków rewolucji AI w świecie rzeczywistym.

Co jest oczywiście szczególnie interesujące, to ta główna koncepcja „Inteligentnej komunikacji”, która oznacza wyraźny nacisk i priorytet Microsoftu w ramach platformy Teams, polegający na nie tylko wprowadzaniu nowych funkcji, ale także drastycznym innowacjom w sposobie wykonywania pracy .

Podsumowanie: wykorzystanie usługi Office 365

Te rozwiązania na poziomie korporacyjnym wyraźnie przekonują do siebie i są na najlepszej drodze do zastąpienia niektórych z naszych bardziej lubianych rozwiązań. Na przykład Microsoft Teams radzi sobie bardzo dobrze i faktycznie zyskuje sporo na Slacku. W grudniu 2018 r. Computer World poinformował, że MS Teams „jest teraz drugą najpopularniejszą aplikacją do czatów biznesowych”.

Zauważyli, że na podstawie wyników niedawnej ankiety Spiceworks 21% respondentów korzystało teraz z usługi Teams, w porównaniu z zaledwie 3% w 2016 r. Chociaż nie możemy jeszcze policzyć naszych kurczaków przed wykluciem, a jest to tylko jedna ankieta z ograniczony zakres, myślę, że jest to wyraźne wskazanie reakcji na istniejące potrzeby biznesowe. Slack naprawdę wprowadził ideę trwałego czatu działającego w celu zastąpienia poczty e-mail i umożliwienia ciągłej komunikacji i współpracy w czasie rzeczywistym.

Ale te platformy, takie jak Webex Teams i Microsoft Teams, uznały, że oprogramowanie do współpracy zespołowej to znacznie więcej niż wymyślny pokój rozmów IRC — w przeciwnym razie IRC nie zostałby zastąpiony przez ładniejsze i bardziej efektowne aplikacje. Możliwość współpracy nie tylko za pomocą tekstu, ale także wideo, tablic, a nawet wspólnej edycji dokumentów jest tak potężna, że ​​nie ma powodu, aby nie umożliwiać tego.

W tym obszarze Microsoft Teams również błyszczy w szczególności, głębokie włączenie i integracja istniejących narzędzi i produktów Microsoft Office i Office 365. Nie można powiedzieć, że pakiet Office był rewolucyjny i nadal tak jest (przynajmniej w pewien sposób, nawet jeśli po prostu tworzy lepszych konkurentów).

Możliwość prostego skorzystania z łatwego w użyciu, a nawet bezpłatnego rozwiązania, które nie tylko działa, ale w szczególności wykorzystuje niektóre z najpopularniejszych narzędzi, z których już korzystamy na co dzień, jest trochę oczywiste, zamiast składać inne narzędzia. W końcu, czy nie o to chodzi w Ujednoliconej Komunikacji?