Miesięczna a roczna usługa VoIP – co jest lepsze dla Twojej firmy

Dostawcy oprogramowania Business VoIP (Voice over Internet Protocol), tacy jak Nextiva, RingCentral i Vonage, zapewniają oszczędności na poziomie 30-50% w porównaniu z tradycyjnymi telefonami stacjonarnymi.

Uważa się, że podpisanie długoterminowej umowy z dostawcą systemu telefonicznego jest sposobem na dalsze zwiększenie oszczędności.

W związku z katastrofalnym wpływem COVID-19 na wiele firm, firmy ponownie oceniają prawdziwe zalety bycia zamkniętym w umowie z jednym dostawcą, z której trzeba się wydostać, gdy nadejdą nieprzewidziane okoliczności.

Dla wielu nadszedł czas, aby przejść na usługę VoIP bez umowy.

Większa elastyczność to nie jedyny powód, dla którego nie warto brać pod uwagę opcji umowy.
Tutaj dowiemy się, dlaczego rezygnacja z długiej umowy na telefon VoIP może być właściwym posunięciem dla Twojej firmy.

Spis treści:

1. Kontraktowana a bezkontraktowa VoIP dla firm
2. Wady zakontraktowanej usługi VoIP
3. Zalety systemu VoIP bez umowy
4. Potencjalne pułapki dostawcy VoIP bez umowy
5. Cena kontraktowa a brak cen kontraktowych

Kontraktowana a bezkontraktowa VoIP dla firm

(Źródło obrazu)

Zakontraktowani dostawcy usług telefonii VoIP zwykle wymagają zobowiązania co najmniej rocznego w zamian za niższą ogólną cenę za swoje usługi. Cena roczna musi zostać zapłacona w całości w dniu rozpoczęcia planu, plus wszelkie opłaty aktywacyjne i konfiguracyjne.

Oprócz zakupu nowego routera i innego sprzętu konieczne może być również ulepszenie połączenia internetowego Wi-Fi i przepustowości.

Żadne plany kontraktowe nie wiążą się z wyższą ogólną miesięczną opłatą i mogą nadal wymagać ulepszonego szerokopasmowego połączenia internetowego — ale nie wymagają dużej płatności z góry.

Na przykład, operator VoIP Nextiva pobiera 251,40 USD/użytkownika rocznie za swój plan Professional Business Phone. Jego brak umowy, abonament miesięczny kosztuje 24,95 USD / użytkownika miesięcznie lub 299,40 USD / użytkownika rocznie. Podpisanie rocznej umowy daje 20% oszczędności, ale wymaga zaangażowania w system telefoniczny Nextiva VoIP na cały rok.

Oznacza to, że nawet jeśli usługi Nextiva nie spełnią Twoich oczekiwań, prawdopodobnie nie będziesz w stanie zerwać umowy i odzyskać wszystkich lub części pieniędzy. Jeśli chcesz zakończyć umowę wcześniej, będziesz musiał uiścić opłatę za anulowanie, która często niweluje wszelkie znaczące oszczędności, które zarobisz, zrywając ją przed końcem roku.

Poniższa tabela przedstawia inne główne różnice między roczną umową a miesięcznymi usługami VoIP.

Wady zakontraktowanej usługi VoIP

(Źródło obrazu)

​
Poza wyższymi kosztami początkowymi, „zamknięcie się” umową VoIP ma inne wady.

Obejmują one:

• Proces negocjacji
• Ukryte opłaty
• Nagły spadek jakości usług
• Nieelastyczne spowolnienie biznesu

Proces negocjacji

Umowy z dowolnym dostawcą SaaS mogą być trudne do wynegocjowania.

Umowy te są, bez wyjątku, początkowo napisane z korzyścią dla dostawcy, a nie z klientem. Udane negocjacje wymagają długiej wymiany zdań, a nawet pomocy prawnika kontraktowego — często obu.

Najważniejszymi obszarami negocjacji są gwarancje i umowy SLA, oczekiwane cechy i funkcjonalności, ochrona i własność danych oraz klauzule odszkodowawcze. (Nasz post na temat udanych umów dotyczących poziomu usług zawiera więcej informacji.)

Małe firmy, które nie mają dużej dźwigni finansowej, często znajdują się w niekorzystnej sytuacji, ale większe firmy, które mają siedzibę i są w stanie zabiegać o wielu dostawców jednocześnie, mogą uzyskać lepsze ceny i warunki.

Niekontraktowane usługi komunikacyjne wymagają zakupu prostej licencji na oprogramowanie (prawa do korzystania z usługi VoIP), w przeciwieństwie do konieczności żmudnych negocjacji SLA.

Ukryte opłaty

Podobnie jak w przypadku każdego zakontraktowanego rozwiązania komunikacji biznesowej, tak często ta „świetna oferta”, którą myślisz, że otrzymujesz z umowy VoIP, jest zepsuta przez ukryte opłaty i fałszywe opłaty inicjacyjne.

Istnieją opłaty konfiguracyjne, opłaty za wcześniejsze zakończenie, opłaty instalacyjne, opłaty za przekroczenie ustalonych limitów miesięcznych, opłaty E911, opłaty za dodatkowych użytkowników i te tajemnicze opłaty za „wsparcie”.

Zwłaszcza, gdy po raz pierwszy podpisujesz umowę, nie zdziw się, jeśli te opłaty będą kosztować Cię tyle samo, a nawet więcej niż koszt samych usług.

Sprzedawcy wykorzystują również luki prawne, aby pobierać opłaty za programy zgodności z przepisami, takie jak przepisy RCIP i federalne przepisy dotyczące usług powszechnych. Ponadto używają w tych umowach języka, który jest celowo niejasny (myśl „musi” zamiast „musi”), aby uniknąć odpowiedzialności finansowej, jeśli poziom ich usług spadnie.

Chociaż nikt nie może całkowicie uniknąć opłat, możesz uniknąć wielu z nich, jeśli zdecydujesz się na plan miesięczny. Nasz post na temat legalnych opłat za korzystanie z VoIP i podatków pomoże Ci dowiedzieć się więcej o tym, na co zwrócić uwagę.

Obniżona jakość usług

Przed podpisaniem umowy dostawcy VoIP obiecują światu — natychmiastową obsługę klienta, 99,999% czasu pracy bez przerw w zasilaniu, krystalicznie czystą jakość połączeń i „rewolucyjne” funkcje, które można uzyskać tylko u tego konkretnego dostawcy.

Ale kiedy podpiszesz tę umowę?

Możesz napotkać poważny spadek ogólnej jakości usług, w tym przerwane połączenia, nieodebrane powiadomienia i problemy z regułami przekierowania połączeń.

Ale kiedy dzwonisz po pomoc, twój dostawca nie przybiega, aby coś naprawić. Oni już mają twoje pieniądze i uwięzili cię w kontrakcie, z którego wiedzą, że nie możesz się wycofać przez rok lub dłużej.

Kiedy pracujesz z własnymi klientami, z kim będziesz spędzać więcej czasu — z klientem, który kupił już Twój najdroższy produkt, czy z tym, który jeszcze nie kupił?

Nie chcesz, aby Twoja firma ucierpiała, ponieważ Twój dostawca VoIP jest zbyt zajęty szukaniem kolejnego tropu, aby przyjąć Twoją prośbę o pomoc lub przeprowadzić Cię przez nową funkcję.

Nieelastyczne spowolnienie biznesu

Wcześniej w tym poście wspomnieliśmy o wpływie, jaki pandemia COVID-19 w 2020 r. wywarła na firmy każdej wielkości i w każdym wyobrażalnym sektorze.

Prawdopodobnie zauważyłeś wiele pustych witryn sklepowych i być może twoje własne miejsce pracy zostało zmuszone do zredukowania personelu, aby podczas pandemii drzwi były otwarte.

Jedną z wielu lekcji, których nauczył firmy Coronavirus, było to, że posiadanie elastyczności i swobody w zakresie natychmiastowego cięcia kosztów operacyjnych może być różnicą między przetrwaniem kryzysu finansowego a przymusem zamknięcia.

Brak elastyczności w biznesie — czyli niemożność wyjścia z drogiego kontraktu w trudnych warunkach — może oznaczać katastrofę. Dzięki planowi miesięcznemu możesz spać spokojnie, wiedząc, że jeśli pojawią się nieprzewidziane problemy finansowe, polityczne, klęski żywiołowe lub inne, nie będziesz musiał ograniczać podstawowych usług, ponieważ nie możesz wyjść z VoIP kontrakt.

Zalety usługi VoIP z miesiąca na miesiąc

(Źródło obrazu)

Chociaż istnieje wiele zalet planu bez umowy, najbardziej przekonujące powody, dla których warto unikać podpisywania czegoś, to:

• Możliwość eksperymentowania z korzyściami, jakie Twoja firma czerpie z usług VoIP jako całości
• Przyjęcie lepszej oferty od konkurenta w przestrzeni VoIP
• Wybór funkcji a la carte dla wysokiego poziomu personalizacji
• Zawsze mając przewagę

Możliwość poznania potrzeb Twojej firmy w zakresie VoIP

Wybór dostawcy bez kontraktu jest szczególnie doskonałym wyborem dla firm, które są nowsze w ogólnie dostępnej przestrzeni VoIP.

Bez zobowiązania długoterminowej umowy możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak funkcje premium, takie jak konferencje audio i rozmowy wideo, mogą przynieść korzyści Twojej firmie. Możesz również lepiej zrozumieć, czego szukać u dostawcy i uniknąć płacenia za drogie plany, które nadal musisz kupować dodatki, aby dostosować je do swoich potrzeb. Eksperymentuj z hostowanymi aplikacjami mobilnymi PBX, SIP trunking i softphone, aby odbierać połączenia z telefonu komórkowego lub tabletu.

Będziesz mieć czas na omówienie zalet i wad wypróbowanych usług z członkami zespołu, zrozumienie narzędzi, które pomagają im wydajniej pracować, i będziesz w stanie lepiej ocenić, czy jesteś gotowy na całkowite przejście z telefon stacjonarny do VoIP.

Przed podjęciem decyzji koniecznie skorzystaj z bezpłatnych wersji próbnych od najlepszych dostawców. Pamiętaj, że niektóre firmy automatycznie obciążają Twoją kartę kredytową w dniu zakończenia okresu próbnego, więc jeśli nie jesteś zainteresowany dostawcą, usuń kartę dzień przed końcem okresu próbnego.

Możliwość skorzystania z lepszej oferty

Najważniejsza zaleta rozwiązania VoIP bez umowy?

Możliwość skorzystania z lepszej oferty od konkurencyjnego dostawcy.

Szczególnie biorąc pod uwagę wzrost liczby pracy zdalnej, wirtualna przestrzeń telekomunikacyjna jest bardziej konkurencyjna niż kiedykolwiek. Sprzedawcy podcinają sobie nawzajem ceny i dodają bezpłatne dodatkowe linie telefoniczne i nieograniczone połączenia do Stanów Zjednoczonych i Kanady, aby zachęcić użytkowników. Oferują nawet funkcje, takie jak czat na żywo i zaawansowaną integrację oprogramowania z platformami takimi jak Skype i Zoom.

Kiedy jesteś uwięziony w umowie długoterminowej, nie będziesz w stanie skorzystać z usług dostawcy, który oferuje ci wszystkie te rzeczy za niższą cenę niż obecnie płacisz.

Zamiast tego będziesz zmuszony trzymać się niskiej jakości usług, dopóki Twoja umowa się nie wyczerpie — podczas gdy Twoi konkurenci podniosą się i zaczną korzystać z tej oferty.

Wyższy poziom personalizacji

Dołączone plany usług zapewniają wiele funkcji VoIP, takich jak identyfikator rozmówcy, automatyczna sekretarka, wirtualna poczta głosowa, zaawansowane kierowanie połączeń przychodzących i nagrywanie rozmów w jednym pakiecie za ustaloną cenę.

Ale kiedy zdecydujesz się na jeden z tych pakietów, prawdopodobnie płacisz za funkcje, których tak naprawdę nie potrzebujesz – i tracisz te, z których możesz skorzystać. Zamiast tego wybierz swoje funkcje a la carte i zapłać za nie indywidualnie, całkowicie dostosowując swój plan.

Ponadto pamiętaj, że dostawcy zawsze dodają nowe funkcje i poprawiają wygodę użytkownika. Im dłużej zajmie Ci podpisanie umowy, tym lepszy produkt będziesz mieć pod ręką.

Posiadanie przewagi

Wreszcie, jeśli nie podpisujesz długoterminowej umowy z usługodawcą, zawsze będziesz mieć przewagę.

Zastanów się, z jakim poziomem dbasz o swoich potencjalnych klientów, gdy naprawdę chcesz, aby zostali klientami. Poświęcasz czas, aby odpowiedzieć na ich pytania, a nawet przedstawić specjalne oferty, aby osłodzić garnek. Dostawcy zrobią to samo dla Ciebie.

Dodatkowo, jeśli zdecydujesz się w końcu przejść na zakontraktowany plan, będziesz miał znacznie większą siłę negocjacyjną jako istniejący klient.

Potencjalne pułapki dostawcy VoIP bez umowy

(Źródło obrazu)

Chociaż istnieją wyraźne zalety wyboru dostawcy bez umowy, należy uważać na kilka rzeczy.

Po pierwsze, nie doświadczysz takiego samego poziomu obsługi klienta, jak klienci kontraktowi. Często osoby z umową otrzymują dedykowanego opiekuna klienta i otrzymują priorytetowe wsparcie — co oznacza, że ​​ich prośby o pomoc zawsze będą miały pierwszeństwo przed Twoimi.

Rozważ współpracę z dostawcą, który ma bogatą bazę wiedzy online, z której możesz skorzystać, gdy potrzebne jest wsparcie.

Dodatkowo, ponieważ nie wynegocjowałeś umowy, nie będziesz mieć takiego samego gwarantowanego poziomu usług, jak ci, którzy to zrobili. Chociaż wielu dostawców nadal oferuje 99% czasu sprawności (standard w przestrzeni SaaS), nie będziesz chroniony w taki sam sposób, jak ci ze szczegółową umową SLA.

Największym potencjalnym problemem jest nagły miesięczny wzrost ceny, ponieważ nie uzgodniłeś z dostawcą gwarantowanej ustalonej ceny. Jeśli tak się stanie, będziesz musiał wybrać między płaceniem wyższej miesięcznej kwoty, związaniem się umową, jeśli możesz zapewnić lepszą cenę, lub całkowitą zmianą dostawcy.

Pamiętaj też, że prawdopodobnie będziesz mieć mniejszą kontrolę nad sposobem wykorzystania i udostępniania swoich danych niż osoby objęte umową. Dostawcy mogą udostępniać informacje kontaktowe, dane dotyczące sposobu korzystania z usługi i inne informacje stronom trzecim.

Chociaż nadal będziesz chroniony przez protokoły VoIP FCC, przed podjęciem ostatecznej decyzji zapoznaj się z polityką prywatności dostawcy i bezpieczeństwem jego centrów danych.

Cena kontraktowa a bez kontraktu

Ile pieniędzy możesz zaoszczędzić dzięki zakontraktowanemu planowi — i czy te oszczędności są wystarczająco duże, aby kłopoty związane z rocznym kontraktem były tego warte?

Poniżej przedstawiamy 5 najlepszych dostawców VoIP i porównaliśmy roczne ceny kontraktowe ich najpopularniejszych planów z miesięczną skalą cenową bez kontraktu.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak najpopularniejsi dostawcy VoIP i systemy PBX oraz łącza SIP od dostawców łączą się ze sobą? Nasze bezpośrednie artykuły porównawcze, takie jak ten na RingCentral i 8×8, aby zobaczyć, który z nich lepiej pasuje do Twojej firmy.