15 najlepszych integracji Office 365 zwiększających produktywność

Wielokrotnie dyskutowaliśmy o tym, jak można wykorzystać integracje do znacznego rozszerzenia narzędzi i rozwiązań, z których już korzystasz w pracy. Dzięki trzem prostym i ważnym literom API, nawet najmniej obeznany z technologią użytkownik może połączyć dwa odrębne rozwiązania, a nawet dodać zupełnie nowe funkcje.

Integracje stały się powszechne we współpracy zespołowej i aplikacjach UC i stały się główną stajnią tych rozwiązań. Jednak wielu może nie zdawać sobie sprawy, że te same narzędzia, z których korzystali od czasu, gdy integracja w ogóle istniała, można również rozszerzyć za pomocą integracji. Mowa oczywiście o Microsoft Office. Word, Excel, Outlook i inne aplikacje pakietu Office mają już bardzo dobry zestaw funkcji, który przez lata był ulepszany.

Ale to niekoniecznie oznacza, że ​​nie ma jeszcze więcej miejsca na rozwój. Kiedy firma Microsoft wdrożyła chmurę i wprowadziła usługę Office 365, dotychczasowy pakiet aplikacji otworzył się na zupełnie nowy świat użyteczności. Ostatecznie Office 365 może wiele zdziałać, ale pakiet nadal ma wiele luk.

Ponieważ prawie wszyscy nadal używają Office i Office 365 jako swoich głównych narzędzi zwiększających produktywność, chcieliśmy przyjrzeć się bliżej istniejącym dodatkom i integracjom.

Aplikacje : Outlook i Word

Aby zaoszczędzić czas, DocuSign for Outlook jest niezbędny dla tych, którzy polegają na komunikacji e-mailowej. Jako jedno z najpopularniejszych dostępnych rozwiązań do obsługi podpisów elektronicznych, DocuSign jest prawdopodobnie jednym z najcenniejszych dodatków, jakie możesz wprowadzić do programu Outlook, nie mówiąc już o pakiecie Office 365. Zasadniczo DocuSign umożliwia użytkownikom cyfrowe podpisywanie wszelkich wiadomości e-mail, umów lub dokumentów prawnych.

Dostępna zarówno dla programu Outlook, jak i Word, aplikacja pozwala również użytkownikom na bezpieczne podpisywanie dokumentów przez odbiorcę. Może nawet automatycznie zapisywać kopie każdego pojedynczego dokumentu w pamięci OneDrive. Niestety usługa wymaga miesięcznej subskrypcji w wysokości 10 USD, ale może naprawdę pomóc w zapobieganiu ciągłym kłopotom z drukowaniem, skanowaniem i faksowaniem dokumentów. Dostępny jest również 10-dniowy bezpłatny okres próbny, z którego warto skorzystać.

Aplikacje : SharePoint

SharePoint to naprawdę interesująca internetowa platforma współpracy firmy Microsoft. Dla tych, którzy nie wiedzą, SharePoint faktycznie integruje się z pakietem Office na wiele sposobów i ogólnie działa jako system zarządzania dokumentami i przechowywania. Użytkownicy mogą skonfigurować scentralizowaną, chronioną hasłem przestrzeń do udostępniania dokumentów i plików, takich jak baza danych dla Twojej firmy. W połączeniu z pocztą e-mail lub Microsoft Teams, SharePoint może być przydatnym dodatkiem.

Jednak w przypadku zespołów korzystających wyłącznie z programu SharePoint i poczty e-mail istnieje kilka luk do wypełnienia. Na przykład SharePoint nie zapewnia żadnego katalogu pracowników, co jest kluczowym aspektem efektywnego rozwiązania do współpracy. Ale oczywiście, wracając do tematu, istnieje aplikacja dla SharePoint, która właśnie to robi. Dzięki całemu katalogowi pracowników użytkownicy mogą przeszukiwać zespoły, konfigurować różne motywy i grupy dla pracowników lub zespołów, a nawet filtrować wyniki według umiejętności lub lokalizacji. Zawsze znajduj najlepsze zespoły do ​​pracy.

Aplikacje : Outlook

Podobnie jak jedna z naszych ulubionych funkcji VoIP i UC, ten dodatek Znajdź i wybierz numery bardzo ułatwia przejście z poczty e-mail na rozmowę telefoniczną. Podobnie jak nazwa wskazuje, ten dodatek przeszukuje wiadomości e-mail w programie Outlook i zamienia dowolny numer telefonu w dowolnej wiadomości w linki, które można kliknąć.

Kliknięcie linku po prostu zainicjuje połączenie i wybierze ten numer. Na pierwszy rzut oka nie brzmi to jak wielka sprawa, ale to naprawdę jedna z tych funkcji, za którymi rozpaczliwie tęsknisz, gdy już zniknie. Skuteczność prostego kliknięcia łącza w celu nawiązania połączenia telefonicznego może zaoszczędzić cenne minuty.

Czy kiedykolwiek wybrałeś zły numer, ponieważ źle go odczytałeś? Usunięcie wszelkich drobnych możliwości popełnienia błędów może pomóc nam pozostać skoncentrowanym. Zamiast porzucać tok myślenia, aby zadzwonić, wystarczy kliknąć ładny mały link.

Aplikacje: Outlook

Oto znajoma sytuacja: czy kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail, a potem zdałeś sobie sprawę, że zapomniałeś dodać załącznik? Czy kiedykolwiek wysłałeś załącznik, ale potem zorientowałeś się, że to niewłaściwy? Czy kiedykolwiek wysłałeś e-mail tylko po to, by zauważyć rażącą literówkę w pierwszym wierszu? Cóż, możesz uniknąć wysyłania podwójnego e-maila z próbą poprawienia błędu, a zamiast tego po prostu edytuj wiadomość e-mail.

DocSend to naprawdę fajny dodatek, który daje użytkownikom możliwość śledzenia, kontrolowania, a nawet aktualizowania dokumentów wysyłanych pocztą e-mail z programu Outlook — i tak, ta kontrola jest dostępna nawet po wysłaniu wiadomości e-mail. Użytkownicy mogą aktualizować wysyłane treści w dowolnym momencie, a ich odbiorcy zobaczą tylko ostateczną zmianę.

Jest też kilka fajnych funkcji metryk, takich jak zaangażowanie strona po stronie i możliwość sprawdzenia, kto dokładnie ogląda treści. Może to być świetne narzędzie do unikania błędów w e-mailach, ale także świetny sposób na śledzenie zaangażowania w biuletynach i e-mailach sprzedażowych.

Aplikacje : Power BI

Power BI firmy Microsoft to najlepszy wybór dla wielu firm, jeśli chodzi o rozwiązania do analizy biznesowej. Sama usługa Power BI jest w stanie generować naprawdę szczegółowe pomoce wizualne. Ale oczywiście integracje zawsze mogą dodać coś, czego wcześniej brakowało — nawet z czegoś takiego jak Power BI. Jednym z naszych ulubionych dodatków, z którymi się spotkaliśmy, był projektant infografik. Jako że sami jesteśmy wielkimi fanami infografik, uważamy to za niezbędny dodatek dla każdej firmy, która potrzebuje ich danych, aby opowiedzieć historię.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz szczegółowej infografiki, aby podkreślić wszystkie Twoje dane, czy też dostosować wykresy do indywidualnego tematu, ten dodatek może Ci pomóc. Użytkownicy uzyskują dostęp do obszernego zestawu grafik, a nawet mają możliwość wgrania własnych, unikalnych grafik. W ostatecznym rozrachunku Infographic Designer jest prawdopodobnie jednym z najlepszych narzędzi, których możesz użyć do upiększenia swoich raportów

Aplikacje: SharePoint

Jeśli używasz już programu SharePoint jako centralnego centrum zasobów dla swojej firmy, następnym krokiem jest dodanie strony z często zadawanymi pytaniami. Ten dodatek umożliwia użytkownikom utworzenie pełnej strony często zadawanych pytań dla ich zespołów w programie SharePoint. Dzięki wbudowanemu edytorowi tekstu każdy może łatwo utworzyć nowe FAQ, a nawet edytować istniejące pytania i odpowiedzi.

Użytkownicy mogą kontrolować kolejność pytań, dodawać animacje, a nawet przeszukiwać listę, aby znaleźć dokładne pytanie. Strona FAQ byłaby świetnym narzędziem szkoleniowym, które pomoże zespołom szybciej pozyskać nowych członków. Strona z najczęściej zadawanymi pytaniami może również służyć jako bardzo szybki punkt odniesienia nawet dla doświadczonych pracowników, podając przydatne informacje referencyjne dotyczące projektów lub zadań.

Aplikacje : Outlook

Podobnie jak prawie wszystkie usługi poczty e-mail, Outlook niestety nakłada limit rozmiaru plików na załączniki i dokumenty. Może to naprawdę ograniczyć możliwości udostępniania plików w programie Outlook, jeśli Twoja firma nie korzysta z programu SharePoint ani żadnych innych usług przesyłania plików. Ale jeśli chcesz trzymać się tylko Outlooka, dodatek Send Anywhere jest dla Ciebie.

Użytkownicy mogą dodawać załączniki o wielkości nawet 10 GB, całkowicie omijając wszelkie ograniczenia rozmiaru plików, które natywnie ma Outlook. Send Anywhere dodaje również nową warstwę bezpieczeństwa. Zamiast wysyłać same załączniki w wiadomości e-mail, funkcja Send Anywhere wysyła adres URL umieszczony w wiadomości e-mail. Odbiorca ma wtedy tylko tydzień na otwarcie i dostęp do pliku, zanim wygaśnie.

Aplikacje : Excel

Współpracując z usługami w chmurze Smarter BIZ, ten dodatek umożliwia każdemu całkowite przekształcenie programu Excel w w pełni funkcjonalny mobilny CRM. Użytkownicy mogą tworzyć wszystkie spotkania bezpośrednio w programie Excel, dystrybuować spotkania do zespołu sprzedaży na urządzeniach mobilnych z systemem Android (jeśli z tego korzysta Twoja firma) i uzyskiwać aktualizacje statusu całej komunikacji z klientami w czasie rzeczywistym. Prawdziwą dodatkową korzyścią jest to, jak blisko cała platforma jest powiązana z aplikacją na Androida i zapewnia menedżerom prostą „bazę operacji” bezpośrednio w programie Excel.

Użytkownicy mogą również korzystać z integracji, aby wprowadzić naprawdę przydatne informacje do swoich arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, w tym lokalizacje GPS, rejestry połączeń, rejestry połączeń, stan przydzielonych spotkań lub wszelkie nowe spotkania utworzone w celu kontynuacji połączeń. Ogólnie rzecz biorąc, Smarter Biz Manager może okazać się prostym narzędziem dla małych i średnich firm, które pomoże zwiększyć i zautomatyzować ich sprzedaż. Cała platforma ułatwia śledzenie potencjalnych klientów i zarządzanie nimi.

Aplikacje : Outlook

Poczta e-mail i Outlook same w sobie niekoniecznie są najbardziej niebezpiecznymi usługami. Jeśli jednak chcesz pójść o krok dalej w bezpieczeństwie programu Outlook, to IXD Secure Mail może być Twoim wyborem. IXD polega na zabezpieczeniu wysyłanych wiadomości e-mail i dokumentów za pomocą szyfrowania typu end-to-end.

Użytkownicy mogą wysyłać i odbierać bezpieczne wiadomości e-mail bezpośrednio z programu Outlook bez konieczności korzystania z oddzielnej aplikacji lub wtyczki. Aby wszystko było ładnie i bezpiecznie, każdy element wysyłanych informacji będzie szyfrowany — nawet dane w spoczynku. IXD obsługuje również bezpieczne przesyłanie wiadomości na komputerach i urządzeniach mobilnych za pomocą, jak twierdzą, „wiodących w branży metod kryptograficznych”.

Aplikacje : Outlook

Nazywany „najlepszym narzędziem zwiększającym produktywność poczty e-mail”, Boomerang jest dodatkiem, którego potrzebujesz, jeśli Twój zespół niekoniecznie szuka zastępczej poczty e-mail. Dzięki kilku naprawdę przydatnym funkcjom Boomerang daje użytkownikom pełną kontrolę nad ich skrzynkami odbiorczymi i nadawczymi. Użytkownicy mogą zaplanować wysłanie e-maili w optymalnym czasie lub zaplanować spotkania za pośrednictwem poczty e-mail. Boomerang może również przypominać użytkownikom o konieczności śledzenia ważnych wiadomości, na które nie ma odpowiedzi.

Boomerang ma nawet unikalną opcję „drzemki”, która powoduje, że wiadomość pojawia się na górze później we wcześniej ustalonym czasie. Ogólnie rzecz biorąc, Boomerang jest doskonałym narzędziem do śledzenia potencjalnych klientów, którzy zniknęli, unikania problemów związanych z planowaniem, łatwego komunikowania się z odbiorcami w różnych strefach czasowych, a nawet pomagania w usuwaniu bałaganu ze skrzynki odbiorczej.

Aplikacje : Excel, PowerPoint, Word

Jeśli masz nadzieję, że program Excel stanie się bardziej skoncentrowanym na wizualizacji narzędziem do współpracy, nie szukaj dalej. Diagramy LucidChart oparte na HTML5 umożliwiają użytkownikom dodawanie do programu Excel zupełnie nowego elementu współpracy. Co ważniejsze, dodatek wprowadza również do tabeli zupełnie nowy element wizualny programu Excel, odchodząc od samych liczb i wykresów. Użytkownicy uzyskują dostęp do setek różnych szablonów, w tym schematów blokowych, narzędzi do tworzenia szkieletów, narzędzi do makiet, diagramów sieciowych, modeli procesów biznesowych, a nawet map myśli.

Aby uzyskać jeszcze większą kontrolę, użytkownicy mogą używać zupełnie różnych kształtów do tworzenia swoich wykresów i wykresów, przeciągać i upuszczać własne obrazy lub eksportować cały element jako plik obrazu PDF, PNG lub JPG. Użytkownicy mogą również osadzać swoje diagramy na blogach lub wiki i tworzyć interaktywne makiety. W celu współpracy w czasie rzeczywistym zmiany w dokumentach są scalane i synchronizowane ze wszystkimi użytkownikami jednocześnie, a całość obejmuje nawet czat grupowy oraz system komentowania. Aplikacja jest również dostępna dla programów Powerpoint i Word.

Aplikacje: SharePoint

Podobnie jak wszystkie platformy, SharePoint ma swoje mocne strony, ale ma też swoje słabości. SharePoint może być świetny do zarządzania projektami, dokumentami i plikami, ale jeśli chodzi o wizualne zarządzanie projektami, to trochę zawodzi. Niektóre z naszych ulubionych rozwiązań do współpracy (i alternatyw Basecamp) zwykle zawierają elementy wizualne, takie jak tablice Kabnan. I oczywiście właśnie to znaleźliśmy w programie SharePoint z tablicą Saketa Kanban.

Ten dodatek umożliwia użytkownikom zarządzanie zadaniami za pomocą wizualnych pomocy menedżera zadań w stylu Kanban. Saketa po prostu porządkuje wszystkie istniejące zadania programu SharePoint wizualnie na „tablicy” z kafelkami każdego zadania, aby wyświetlić najistotniejsze informacje. Priorytet zadań może być reprezentowany przez różne kolory, a użytkownicy mogą ustawiać kolejność kart lub ponownie przydzielać zadania i zmieniać ich priorytety. Użytkownicy mogą również organizować i sortować według daty rozpoczęcia, przypisanego użytkownika lub terminu.

Aplikacje : SharePoint

Jeśli szukasz pomocy wizualnej do dodania do SharePoint i nie jesteś fanem organizacji w stylu Kabnan, może pomogą wykresy Gantta. Chociaż jest to płatny dodatek, Milestone Gantt zapewnia nowy, wizualny sposób organizowania zadań i śledzenia postępu istniejących projektów. Użytkownicy mogą przeglądać kamienie milowe projektu i główne aktualizacje na tych wykresach w stylu Gantta, a nawet mają opcję wyświetlania pasków postępu i linii bazowej.

Kamienie milowe mogą być reprezentowane i priorytetyzowane za pomocą kolorów lub kształtów, aby zapewnić jeszcze szybszą pomoc wizualną w postępie projektu. Istnieją również przydatne opcje zarządzania i konfiguracji, takie jak możliwość dostosowania wykorzystania wykresów Gantta podczas eksportowania lub dodawania „okresów zamrożenia”.

Aplikacje : Outlook

Nie powinno to dziwić, ale niektórzy mogą nawet nie zdawać sobie sprawy, że istnieje! Salesforce jest z pewnością jednym z najpopularniejszych rozwiązań CRM i nie bez powodu. Jeśli Twój zespół korzysta już z popularnego rozwiązania, Salesforce Lightning jest jednym z najłatwiejszych sposobów na zwiększenie wydajności i produktywności (poza oczywiście integracją Salesforce z rozwiązaniem UC).

Ale Salesforce Lightning umożliwia użytkownikom przeglądanie wszystkich kontaktów, potencjalnych klientów, kont, możliwości, spraw i niestandardowych obiektów związanych z wiadomościami e-mail i spotkaniami bez konieczności opuszczania Outlooka. Użytkownicy mogą również przeszukiwać rekordy Salesforce bezpośrednio w Outlooku, a także tworzyć nowe rekordy lub dodawać e-maile i spotkania do rekordów jednym kliknięciem. W standardowej integracji wszystko sprowadza się do oszczędności czasu i zwiększenia produktywności.

Aplikacje : Outlook

Jako wyjątkowe podejście do zarządzania projektami i współpracy, Smartsheet jest rozwiązaniem skoncentrowanym na arkuszach kalkulacyjnych. Dzięki znanemu i prostemu układowi chodzi o to, aby zespoły mogły organizować informacje w czytelnym formacie bez rozpraszania pomocy wizualnych lub nadmiernego dostosowywania. Dzięki Smartsheet dla programu Outlook użytkownicy mogą wprowadzić tę prostotę w rozwiązanie i zintegrować je bezpośrednio z programem Outlook. Użytkownicy mogą organizować i śledzić projekty, a nawet współpracować nad projektami bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej programu Outlook.

W przypadku niektórych zaawansowanych funkcji użytkownicy mogą ukryć dowolną wiadomość e-mail bezpośrednio w elemencie udostępnionym, który pojawia się jako nowy „wiersz” w arkuszu Smartsheet, aby wszyscy uczestnicy mogli go natychmiast zobaczyć. Ewentualnie zachowaj całą rozmowę e-mail wokół projektu ściśle powiązaną z powiązanym zadaniem, aby uzyskać szybki dostęp. Smartsheet zawiera również funkcję wyszukiwania, dzięki której możesz szybko znaleźć to, czego szukasz.