Co za różnica? Rozwiązania on-premise vs Cloud vs Hybrid UC

Będę jednym z pierwszych, który powie Ci, że zakup rozwiązania Unified Communications dla Twojej firmy nie jest łatwym zadaniem. Ze względu na ogromną ilość żargonu i terminów technicznych, które towarzyszą UC, może być trudno nawet owinąć głowę wokół tego, na co patrzysz lub o czym czytasz. Dodaj do tego ogromną liczbę opcji między różnymi dostawcami, dostawcami, partnerami, producentami sprzętu, a potrzebujesz mapy tylko do poruszania się po tej dziedzinie biznesowej VoIP.

Aby wszystko było jeszcze bardziej zagmatwane, zanim zaczniesz szukać dostawcy VoIP, Twoja firma musi zdecydować, jak dokładnie ustanowić i hostować platformę komunikacyjną. Oczywiście jesteśmy wielkimi zwolennikami rozwiązań opartych na chmurze lub hostowanych, z coraz większą listą powodów, dla których warto zmienić swoją firmę.

Jednak przyjęcie całkowicie hostowanego rozwiązania nie zawsze jest najlepszą opcją dla wszystkich — czasami najlepiej sprawdza się rozwiązanie lokalne lub chmura hybrydowa.

Co to jest lokalnie a co w chmurze?

Cóż, zanim zaczniesz porównywać różne platformy i dostawców, Twoja firma musi zrozumieć różne metody dostarczania i konsekwencje każdego z nich. W zależności od kilku czynników, od wielkości firmy, lokalizacji, po konkretne potrzeby zespołu, dobrze pomożemy określić, jak duża lub mała musi być inwestycja.

Na przykład rozwiązania chmurowe w porównaniu z rozwiązaniami lokalnymi mogą pomóc z góry obniżyć koszty, ale powtarzające się miesięczne opłaty będą rosły tylko w miarę rozwoju firmy — więc przedsiębiorstwo z 10 000 stanowisk może chcieć rozważyć standardowe podejście On-Premises. Jednak rozwiązania lokalne mogą utrudnić mobilność w coraz bardziej mobilnym świecie.

Ale zanim ugrzęźniemy Cię listą ogólników, zdefiniujmy jasno opcje i ich znaczenie dla Twojej firmy:

Lokalnie:

Prawie jak sama nazwa wskazuje, rozwiązania on-premise to wewnętrzne platformy telefoniczne i komunikacyjne, używane głównie przez największe organizacje. Zamiast subskrybować inną usługę, firma zapłaci za własną infrastrukturę IT i będzie ściśle współpracować z dostawcą, aby zbudować cały system komunikacji dla całej firmy. Lokalne rozwiązania mogą opierać się na standardowej centrali PBX, trunkingu SIP, a ostatnio mogą obejmować funkcje IP PBX i VoIP w przypadku tworzenia rozwiązania hybrydowego.

Hostowane/Chmura:

Ogólnie rzecz biorąc, kiedy myślisz o Business VoIP, myślisz o rozwiązaniu hostowanym. W przypadku rozwiązania w chmurze wszystkie ciężkie prace są obsługiwane przez usługodawcę — Twoja firma może potrzebować zakupu niektórych telefonów, routerów lub przełączników sieciowych, ale poza tym włączenie usługi jest zasadniczo pstryknięciem przełącznika. Dostawca obsługuje sieć i usługę w swoich centrach danych na całym świecie i zapewnia dostęp do Twojej firmy za stałą opłatą abonamentową.

Hybrydowy:

Podobnie jak najlepsze z obu światów, rozwiązanie hybrydowe pozwala firmie zachować kontrolę nad własną platformą, ale także oferować usługę za pośrednictwem chmury na całym świecie. Tak więc, podobnie jak w przypadku rozwiązania lokalnego, Twoja firma nabywa niezbędny sprzęt do ustanowienia i utrzymania własnej platformy telefonicznej i komunikacyjnej. Ale, podobnie jak rozwiązanie hostowane, Twoja firma może następnie rozproszyć tę platformę do wszystkich innych lokalizacji za pośrednictwem chmury — zdalne lokalizacje w innych miastach mogą otrzymać tę samą usługę bez konieczności subskrybowania u innego dostawcy lub budowania własnej infrastruktury.

Jakie są kluczowe różnice?

Oczywiście samo zdefiniowanie rozwiązań nie opowiada całej historii. Nie ma „najlepszej” ani nawet „lepszej” opcji, ale raczej taka, która najlepiej sprawdza się w każdym konkretnym przypadku użycia. Podejście uniwersalne dla wszystkich byłoby po prostu zbyt szerokie i ogólne, nie spełniając unikalnych potrzeb każdej firmy. Przetwarzaniu w chmurze musi towarzyszyć szkolenie na temat ochrony poufnych danych i sposobu ich integracji z obecnymi systemami operacyjnymi, co może zwiększyć całkowity koszt.

W zależności od wielu różnych czynników, takich jak wielkość Twojej firmy, liczba lokalizacji, liczba zespołów, kapitał do wydania i inne, Twoja organizacja będzie musiała dojść do niezależnego wniosku, jakie może być właściwe rozwiązanie. Aby pomóc Ci to zrozumieć, możemy przeanalizować każde rozwiązanie i jego konkretne korzyści:

Korzyści z oprogramowania lokalnego

• Zwiększona kontrola nad całym systemem. Dzięki ulokowaniu całego sprzętu związanego z Twoją siecią we własnym zakresie, Twoja firma zyskuje pełną i całkowitą kontrolę. Twoja firma będzie zazwyczaj musiała zatrudniać specjalistów IT do konfiguracji i utrzymania sieci z możliwością kontrolowania każdego aspektu. Ta ulepszona kontrola pozwala również na większe bezpieczeństwo — ponieważ wszystko jest w domu, cała sieć może być chroniona przez fizyczne zapory ogniowe, a personel IT pełni rolę strażników.
• Potencjalne oszczędności kosztów dzięki uniknięciu powtarzających się kosztów związanych z subskrypcją. Tworząc rozwiązanie lokalne, Twoja firma może wymagać jednorazowego zakupu sprzętu i usług, co pozwoli Twojej organizacji na amortyzację kosztów w czasie. Dzięki rozwiązaniu hostowanemu Twoja firma zawsze płaci co miesiąc, a koszty będą rosły wraz z dodawaniem większej liczby linii telefonicznych i funkcji, gdy Twoja firma się rozwija.
• Silniejsze integracje , które jeszcze nie istnieją, można zbudować z wewnętrznymi zespołami IT i profesjonalistami zatrudnionymi do utrzymania rozwiązań — w przeciwieństwie do polegania na dostawcy chmury, który oferuje interfejs API lub buduje ich integracje. Integracje CRM są popularne, ale może być trudno natknąć się na integracje UC np. z oprogramowaniem księgowym
• Wymagania dotyczące regulacji i ciągłości mogą wymagać od organizacji z różnych branż zainstalowania i utrzymywania własnych rozwiązań komunikacyjnych. Dzięki zwiększonej kontroli Twoja firma może uzyskać lepszą zgodność i zapewnić, że sieć i firma przestrzega różnych przepisów. Idąc dalej, rozwiązanie wewnętrzne może pomóc w zapewnieniu ciągłości działania i przywracaniu sprawności po awarii. Jeśli dojdzie do katastrofy i usługi hostowane przestaną działać, lepiej mieć nadzieję, że dostawca będzie mógł szybko je uruchomić. Ale z drugiej strony, jeśli lokalna sieć Twojej firmy ulegnie awarii, Twoja firma może działać szybko i ją naprawić lub przekierować komunikację na inne serwery.

Korzyści z hybrydowej komunikacji ujednoliconej

• Dzięki podejściu hybrydowemu możliwe jest łatwe przejście do usługi tylko w chmurze. Integrując zarówno chmurę, jak i rozwiązanie lokalne w jedno, podejście hybrydowe może pozwolić firmie na wykorzystanie istniejącej infrastruktury i sprzętu PBX do dostarczania funkcjonalności UC w chmurze. Takie podejście może pomóc w przejściu firmy na nowe podejście do chmury bez jednoczesnego przeskakiwania statku i uniknąć niektórych typowych błędów.
• Rozprowadź swoją usługę w różnych lokalizacjach dzięki podejściu hybrydowemu. Dzięki fizycznemu sprzętowi znajdującemu się w średniej lokalizacji organizacji, zdalne biura mogą być obsługiwane przez model dostarczania w chmurze. Zasadniczo Twoja firma będzie oferować własne wewnętrzne usługi komunikacyjne jako rozwiązanie hostowane, ale tylko w innych lokalizacjach Twojej organizacji.
• Przejdź do chmury, jednocześnie oszczędzając koszty , wykorzystując istniejące oprogramowanie lokalne do rozproszenia usługi. Twoja firma nie będzie musiała płacić za żaden inny sprzęt ani cykliczną subskrypcję, aby uzyskać dostęp do platformy. Mając kontrolę nad systemem w głównej lokalizacji, Twoja firma może również zyskać pewną elastyczność finansową, z możliwością konkretnego decydowania, które funkcje mają pozostać w siedzibie, a które mogą być hostowane w chmurze publicznej lub prywatnej.
• Zapewnij sobie najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki podejściu hybrydowemu, zachowując kontrolę nad siecią. Ponieważ usługa hostowana nadal działa na sprzęcie organizacji, zlokalizowanym lokalnie w jednej głównej lokalizacji, firma może zachować kontrolę nad siecią, a tym samym nad jej bezpieczeństwem. Sprzęt lokalny można łatwo chronić za pomocą zapór sprzętowych, a nawet innych narzędzi, takich jak wewnętrzne szyfrowanie i kontrolery granic sesji.

Korzyści ze środowiska chmury

• Model abonamentowy dla Twojego systemu telefonicznego eliminuje potrzebę dużej inwestycji kapitałowej, ponieważ koszty uruchomienia są zwykle mniej intensywne, a usługa jest opłacana za nadgodziny. Eliminuje to potrzebę utrzymania usługi przez wewnętrznych informatyków i personel, a jedynie dodatkowo obniża koszty dla firmy. W przypadku małych zespołów po co płacić dodatkowo za to, czego nie potrzebujesz, na przykład za drogi sprzęt do rozwiązania lokalnego?
• Rozpocznij pracę szybko i łatwo dzięki rozwiązaniom hostowanym poza siedzibą firmy. Ustanowienie całej platformy komunikacyjnej z rozwiązaniem hostowanym może nastąpić w ciągu kilku dni lub co najwyżej tygodni. Jednak zbudowanie całej sieci lokalnej może zająć miesiące, ponieważ rozwiązania w chmurze niekoniecznie potrzebują działu IT, aby to wszystko uruchomić. Dzięki UC as a Service konfiguracja jest obsługiwana przez dostawcę, a wszystko, co musisz zrobić, to zalogować się do internetowego portalu administracyjnego.
• Proste w utrzymaniu to motto usług w chmurze. Nie ma kosztownego sprzętu, fizycznego połączenia z siecią PSTN ani skomplikowanej serwerowni, która wymaga przeszkolonych specjalistów IT. Jeśli Twoja firma musi zmienić funkcję lub dodać nowe linie, wszystko to można obsłużyć za pomocą prostych portali internetowych. Ponownie, „ciężkim podnoszeniem”, że tak powiem, zajmuje się dostawca.
• Zwiększona elastyczność zazwyczaj idzie w parze z platformą chmurową. Ponieważ usługa nie wymaga kosztownego procesu instalacji sprzętu w celu dodania nowych linii telefonicznych lub nawet nowych funkcji, Twoja firma może manipulować platformą w ciągu kilku sekund. Jednak ta zwiększona elastyczność może wiązać się ze zwiększonymi kosztami — dodanie nowej linii telefonicznej jest tak proste, jak zalogowanie się na konto, ale użytkownicy zazwyczaj płacą za liczbę linii na swoim koncie, zwiększając koszty wraz z rozwojem firmy. Ponadto infrastruktura chmurowa pozwala na większą integrację SaaS i większe bezpieczeństwo danych.

Ujednolicona komunikacja musi spełniać potrzeby klientów

Chociaż opcje wydają się nieskończone, ostatecznie właściwy wybór zależy od tego, czego dokładnie potrzebuje Twoja firma. Nie ma jednej właściwej odpowiedzi i nie ma jednego uniwersalnego podejścia. Każda firma ma również swoje własne, unikalne potrzeby, unikalne lokalizacje i unikalne wymagania branżowe.

Weź pod uwagę zarówno własne potrzeby, jak i potrzeby klientów, w tym kwestie bezpieczeństwa, przestoje, wstępne inwestycje w sprzęt serwerowy oraz opłacalność systemu. Te początkowe koszty spływają na klientów, więc zastanów się, w jaki sposób IaaS może zapewnić pełną kontrolę nad wydatkami kapitałowymi.

Dzięki zrozumieniu, jakie opcje w ogóle istnieją, Twoja firma może zawęzić się do różnych obszarów zainteresowania. Pierwszym krokiem byłoby proste zrozumienie, jakie istnieją opcje i dlaczego istnieją. Najlepszym sposobem na podjęcie decyzji jest bycie poinformowanym o decyzji, ale także o tym, czego Twoja firma potrzebuje, a czego nie.