Jak zorganizować udane wydarzenie online: 8 wskazówek

Oto pełne informacje o wydarzeniu online, na przykład o tym, co jest wydarzeniem online, co należy wziąć pod uwagę przed przeprowadzeniem wirtualnej konferencji oraz o metodach organizacji wydarzenia online .

Kilka firm i organizacji powoli przestawia się na wydarzenia online zamiast na spotkania osobiste. W związku z nagłym wzrostem pandemii następuje wyjątkowy wzrost wykorzystania wydarzeń online. Wszystko, czego firmy i organizacje potrzebują, aby utrzymywać kontakt z własnymi pracownikami, aby załatwiać sprawy na czas. Spotkania wirtualne są zbyt powszechne w rodzinach, gdzie spotykamy się z krewnymi, przyjaciółmi online i spędzamy trochę czasu. Jeśli to Ty zajmujesz się tymi sprawami, oto kilka wyselekcjonowanych wskazówek dla początkujących, a następnie metody pomyślnego zorganizowania wydarzenia online.

Co to jest wydarzenie online?

Nic specjalnego! Jest to po prostu konferencja online podobna do grupowej rozmowy wideo, ale w której setki osób mogą dołączyć w zaplanowanym celu. Istnieją różne kategorie w zależności od celu wydarzenia. Spotkania firmowe można określić mianem spotkań wirtualnych, natomiast wykłady edukacyjne online można uznać za webinaria lub zajęcia online. Krótko mówiąc, osoby zbierające się online w celu przy użyciu różnych narzędzi są określane jako wydarzenie online.

Połączenie online jest dla nas prawdziwym dobrodziejstwem. Nie jestem przeciwny osobistym spotkaniom, które zawsze są dobre i preferowane. Trzeba też dostosować się do aktualnych sytuacji. Jeśli nadal sceptycznie podchodzisz do wydarzeń online, oto lista korzyści płynących z wirtualnych spotkań.

Korzyści z wydarzenia online lub wirtualnego szczytu

• Większa frekwencja – więcej osób prawdopodobnie weźmie udział w wydarzeniu, ponieważ nie wiąże się to z żadnymi kosztami podróży.
• Brak kosztów – fizyczne zgromadzenia zwykle wymagają również miejsca i jedzenia. Wszystko to nie jest potrzebne do wydarzenia online.
• Treść — treścią można łatwo zarządzać ze starych spotkań. Spotkania rodzinne też nie potrzebują pokazu slajdów.
• Leady — jest to ograniczone do wydarzeń biznesowych. Istnieją szanse na pozyskanie potencjalnych klientów do wysokiej jakości webinariów.
• Wszystko czego potrzebujesz to dobre połączenie internetowe (które przez większość czasu już mamy) i trochę czasu na uczestnictwo w wydarzeniu.
• Więcej opcji sieciowych dla osób fizycznych.

Mam nadzieję, że się przekonałeś. Osobiście uczestniczyłem w wielu webinariach, które miały ogromny wpływ na moją karierę zawodową. Wszystkie powyższe korzyści dotyczą zarówno wydarzeń biznesowych, jak i osobistych.

• Przeczytaj także: 7 najlepszych alternatyw dla GoToMeeting
• 7 najlepszych alternatyw Zoom

8 rzeczy do rozważenia podczas organizowania wirtualnego wydarzenia

Co by było, gdybyś musiał zorganizować wydarzenie? Niezależnie od wydarzenia, być może zostaniesz poproszony o zorganizowanie wydarzenia online. Wybór jakiegoś losowego narzędzia programowego, takiego jak Zoom, nie jest wielkim problemem. Przed wyborem oprogramowania należy ocenić cel imprezy i takie rzeczy. Oto niektóre z czynników, które należy wziąć pod uwagę przed zorganizowaniem wydarzenia online. Pamiętaj, że spotkanie musi angażować przynajmniej przez większość czasu lub powinno być produktywne.

1. Zdecyduj Rodzaj wirtualnego wydarzenia i miej zespół

Pierwszym krokiem jest ustalenie dokładnego celu i formatu wydarzenia online. Celem wydarzenia może być edukacyjny, promocyjny, lead generation lub coś więcej. Zastanów się, aby wybrać format wydarzenia online. Każdy cel można zorganizować w innym formacie. Niektórzy z nich są,

Seminaria internetowe :

Są one wykorzystywane głównie do celów edukacyjnych, gdzie możesz być twórcą treści lub wyjaśniać odbiorcom produkt i promować coś innego itp. Zajęcia online mogą należeć do tej kategorii, która również jest angażująca przez większość czasu.

Wirtualne Happy Hours:

Istnieją normalne spotkania, np. spotkania rodziny lub przyjaciół online. Przez większość czasu są to po prostu przypadkowe spotkania. Trwają od minut do godzin, głównie w zależności od liczby osób.

Koncerty:

Zabawy i spotkania zostały zakazane podczas pandemii, a koncerty online wydają się być lepszą opcją dla większości organizacji, aby utrzymać kontakt z klientami.

Podsumowując, każdy cel ma różne nazwy. Jednak w uproszczeniu można je uznać za wydarzenia online. Potraktuj powyższe jako odniesienia i w pierwszej kolejności zdecyduj o rodzaju wydarzenia.

Jeśli jesteś osobą indywidualną, musisz zadbać o wszystkie rzeczy. Jeśli pracujesz jako zespół, skonfiguruj swoich członków i dziel się pracą zgodnie z ich umiejętnościami, tj. Można łatwo poradzić sobie z pracą techniczną lub ktoś jest dobry w pisaniu zaproszeń i tak dalej.

2. Zdecyduj publiczność

Publiczność odgrywa ważną rolę w wydarzeniach online. Zaangażowanie zawsze ma znaczenie podczas rozmów online. Zadaj sobie te podstawowe pytania.

• Czy prowadzisz spotkanie ze znajomymi?
• Spotkanie rodzinne?
• Spotkanie biznesowe?
• Wprowadzenie produktu do swoich kolegów?
• Jakieś inne formalne spotkanie z Twoimi pracownikami?
• Webinarium dla Twoich obserwujących.
• Wystarczy losowa sesja na żywo, aby sprawdzić aktywność na swoich profilach w mediach społecznościowych.

Po prostu zadaj takie pytania i uzyskaj jasny obraz swoich odbiorców. To ważny krok, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. Bez grupy docelowej spotkanie online może być dla wszystkich stratą czasu. Więc najpierw policz swoich odbiorców. Jeśli spotkanie jest przeznaczone dla ograniczonych członków, zaproszenia można udostępnić osobiście po podjęciu decyzji w sprawie narzędzia.

3. Rozważ opcje zaangażowania

Zaangażowanie podczas dyskusji online jest zawsze owocne. Ale bez zestawu zasad może to być również irytujące. Nie możemy pozwolić wszystkim mówić jednocześnie, prawda? To może stworzyć wielki bałagan. Rozważ je więc zgodnie z Twoim wydarzeniem.

• Zadawaj regularne pytania
• Przeprowadzaj ankiety, aby zebrać ich opinie.
• Włącz opcje czatu w ograniczony sposób.
• Bądź otwarty na pytania.
• Daj kilka zagadek.
• Nagrody, jeśli masz budżet w ręku.

Dzięki takiej taktyce możemy utrzymać zaangażowanie w spotkaniu, dopóki nie będzie trwało.

• Przeczytaj także: Porównanie GoToMeeting vs Zoom
• Jak wykonywać bezpłatne połączenia międzynarodowe

4. Zidentyfikuj i zbierz prelegentów

Przypadkowy i rodzinny może za każdym razem potrzebować zespołu mówców. Zarządzanie treścią i bycie mówcą przez cały czas może być trudne podczas nauki i wydarzeń zawodowych. Sugeruje się więc, aby mieć zespół prelegentów, którzy chętnie wypowiadają się na temat swoich zainteresowań.

Zmniejsza to obciążenie jednej osoby, a wyniki będą bardziej efektywne. Zidentyfikuj mówców w swoim kręgu, co może być nieco łatwe przynajmniej w większości przypadków. Osoby z dobrym doświadczeniem w zakresie wydarzeń online mogą z łatwością zarządzać wszystkimi rolami.

5. Przygotuj treść na spotkanie

Ten krok nie dotyczy wszystkich przypadkowych wydarzeń. Jeśli planujesz webinarium lub podobne, przygotuj się odpowiednio do treści. Możesz zmienić przeznaczenie treści z dostępnych źródeł od Google. Naucz się zostawiać odniesienia na czacie, najlepiej, aby uniknąć wątpliwości publiczności.

To może być prezentacja tylko dokumentu. Wszystko zależy od rodzaju imprezy. Slajdy Google to mój osobisty wybór do prezentowania treści dla odbiorców ze względu na ich czystszy i prosty interfejs.

6. Przetestuj swoją technologię i budżet

Większość narzędzi ma darmowe wersje i wystarcza na podstawowe spotkania. Mogą nie zapewniać wielu opcji. Są jednak wystarczająco dobre na zwykłe wydarzenia online. Ale w przypadku profesjonalnych spotkań, na których setki osób może dołączyć, potrzebne są wersje premium. Pamiętaj, że darmowe wersje mają również limit członków.

Wolisz narzędzie, z którym jesteś bardziej zaznajomiony. Jeśli to pierwszy raz, skorzystaj z prostych narzędzi interfejsu użytkownika, takich jak Google Meet i Zoom. Budżet całkowicie zależy od liczby członków i rodzaju wydarzeń. Dlatego przygotuj się na swoje małe umiejętności techniczne i budżet, jeśli to konieczne.

Przed transmisją na żywo sprawdź dokładnie ustawienia mikrofonu i udostępniania ekranu. Jeśli to możliwe, zrób testowe udostępnianie ekranu ograniczonym członkom rodziny. Nie panikuj w dniu prezentacji.

7. Promuj wydarzenie lub zaproś

Zdecyduj sposób na wydarzenie. Wydarzenie będzie nudne bez publiczności. Jeśli jest to premiera produktu lub coś związanego z promocją wydarzeń prowadzących za pośrednictwem reklam, jest koniecznością lub przynajmniej udostępnieniem w mediach społecznościowych z dużą liczbą obserwujących. Dotrzyj do jak największej liczby osób przed datą wydarzenia.

Jeśli masz wystarczającą ilość danych, takich jak e-maile lub numery Whatsapp, zaproś ich z odpowiednim zaproszeniem. E-maile zapewniają więcej opcji. Preferuj e-maile w przypadku wydarzeń zawodowych.

8. Zawsze miej drugi plan i śledź rzeczy

Wszystko. może, ale nie musi, iść zgodnie z procedurą. Więc zawsze miej drugi plan. Sprawdź podstawowe rzeczy, takie jak łączność z Internetem, w razie potrzeby zasilanie laptopa lub telefonu komórkowego i nie tylko.

Zawsze miej drugi plan lub opcje na wypadek niepowodzenia. Nigdy nie pozostawiaj rozczarowanych odbiorców. Śledź rzeczy do momentu rozpoczęcia wydarzenia, np. sprawdź, ile osób jest zainteresowanych dołączeniem, czy treść jest gotowa? , Ilu członków może wziąć udział w wydarzeniu? Śledzenie tych rzeczy pomoże Ci skutecznie zorganizować wydarzenie.

Kiedy już będziesz miał jasne pojęcie o tym, przejdziemy do metod organizacji wydarzenia online, tj. narzędzi do organizacji wydarzenia. Wybierz dowolne z poniższych, które pasuje do Twojego spotkania.

Sposoby na zorganizowanie wydarzenia online

Istnieje szereg narzędzi lub oprogramowania, które służą do prowadzenia spotkań online. Wymienię jednak bardziej popularne z krótkimi informacjami.

1. GoToMeeting

GoToMeeting to najlepsze narzędzie do organizowania wydarzeń online. Zapewnia wszystkie najlepsze funkcje do efektywnego organizowania spotkań. Jest to bardzo przydatne podczas prowadzenia zajęć online, spotkań firmowych i webinariów. Utrzymuje najlepszą jakość dźwięku i obrazu dla użytkowników. Cena GoToMeeting jest warta dostępnych funkcji. Jest to dostępne dla przeglądarki internetowej i użytkowania mobilnego.

Cechy

• Udostępnianie ekranu
• Połączenia konferencyjne
• Wideokonferencje
• Konferencje mobilne
• Nagrywanie i transkrypcja spotkań
• Wyposażenie sal konferencyjnych

cennik

Jak zorganizować wydarzenie online za pomocą GoToMeeting

W tej sekcji pokażę Ci kroki związane z organizacją wydarzenia online za pomocą GoToMeeting

Całkowity czas: 5 minut

KROK-1: Odwiedź GoToMeeting

Po pierwsze, musisz odwiedzić oficjalną stronę GoToMeeting. Kliknij opcję Pobierz, aby pobrać aplikację GoToMeeting. Kliknij „Rozpocznij za darmo” , jeśli jesteś nowym użytkownikiem, a zostaniesz przekierowany na stronę rejestracji.

KROK-2: Zarejestruj się w GoToMeeting

Podaj szczegóły, takie jak imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, hasło, wielkość firmy i kliknij Zarejestruj się.

KROK-3: Dołącz przez przeglądarkę internetową

Kliknij opcję „Dołącz” , która znajduje się w prawym górnym rogu okna. Następnie zostaniesz przekierowany na stronę dołączania. Na tej stronie wprowadź 9-cyfrowy kod dostarczony przez gospodarza i kliknij Dołącz, aby wejść na spotkanie.

KROK-4: Organizacja wydarzenia/spotkania online

Kliknij opcję „Host” , która znajduje się w prawym górnym rogu okna. Następnie aplikacja rozpocznie pobieranie. Za pośrednictwem aplikacji możesz dołączyć do wydarzenia online.

Dostarczać:

• Przeglądarka
• Internet
• Iść na spotkanie

2. Powiększenie

Zoom to dobrze znana aplikacja do wideokonferencji w chmurze, która była dość popularna od 2020 roku podczas pandemii. Pomaga w interakcji z ludźmi online poprzez spotkania i konferencje. Jest to idealne narzędzie dla wszystkich firm, w tym małych i dużych. Jednak w zależności od liczby uczestników wymagana jest wersja premium. Zoom znalazł się na liście Fortuny 500 zarówno w 2019, jak i 2020 roku, ze wzrostem o 227% w ciągu roku.

Niektóre z jego głównych cech to:

• Darmowy plan jest wystarczająco dobry na nieograniczoną liczbę indywidualnych spotkań.
• Udostępnianie ekranu jest dostępne
• Wszystkie zdarzenia mogą być rejestrowane.
• Kontrola nad uczestnikami
• Czaty i ankiety
• Wysyłanie resztek.
• Wideokonferencja grupowa. Liczba slotów i ramy czasowe zależą od Twojego planu. Wybieraj więc mądrze podczas rozliczeń.

Zoom jest dostępny dla wszystkich urządzeń, w tym Androida i iOS. Może być również używany na smart TV.

3. Zespoły Microsoft

Microsoft Teams to narzędzie związane z pracą w biurze Microsoft 365. Opcje pracy domowej i uczenia się dla pracowników i studentów pracowały przez długi czas dla zespołów, które cieszą się ponad 44 milionami pobrań. W marcu podczas pandemii tj. 2020 użytkownicy zarejestrowali ponad 900 milionów minut na własne spotkania lub wydarzenia.

Teams jest zasadniczo przeznaczony do pracy zespołowej podczas projektów. Domyślnie rozmowy będą widoczne dla wszystkich członków tego zespołu. W przypadku czatów osobistych należy pominąć opcje prywatnych wiadomości. Można przełączać rozmowy z czatu na rozmowy wideo lub audio bezpośrednio z samej nawigacji.

Integracja z aplikacjami Microsoft 365 to duży pozytyw. Obsługuje nawet zabawne generatory, takie jak emotikony, naklejki i inne. Podobnie jak zoom, obsługuje również wszystkie platformy, w tym Internet. Dostępna jest opcja Freemium z obsługą do 300 osób na raz. Sprawdź ceny na oficjalnej stronie internetowej przed zakupem. Po pobraniu zespołów należy utworzyć zespół, aby rozpocząć postępowanie. Stosowany jest głównie na profesjonalnych imprezach.

4. Spotkanie Google

Google wcześniej korzystało z Duo do rozmów wideo, co jest dobre, a spotkania są zasadniczo dla użytkowników pakietu w pierwszych dniach. Jednak z powodu boomu narzędzi i oprogramowania do spotkań online, Google zdecydowało się zaoferować Google Meet za darmo dla każdego, kto ma konto Gmail. Może to trwać przez ograniczony czas, dopóki nie zdobędzie dużej liczby subskrybentów.

Najlepszą częścią Google Meet jest to, że możesz zacząć od rozmowy wideo, spotkania towarzyskiego lub spotkania wideo w dogodnym dla siebie czasie. Niektóre z konfigurowalnych funkcji spotkania to:

• Transmisja na żywo i nagrywanie spotkania
• Rozmawiaj jednocześnie ze wszystkimi słuchaczami podczas spotkania wideo.
• Można używać podpisów.
• Wycisz lub usuń innych uczestników spotkania.
• Wiele opcji układu ekranu.

Będąc dużą i znaną firmą, Meet zostało zintegrowane ze wszystkimi wymaganymi ważnymi narzędziami, takimi jak kalendarz Google do planowania spotkań. Większość telefonów komórkowych jest wyposażona w kalendarze Google i ekosystem Google, dzięki czemu ludzie łatwo się spotykają.

Wniosek

Bez wątpienia istnieje wiele podobnych narzędzi do tego samego celu. Zwykle wolę prywatność i wybieram oprogramowanie cieszące się największą popularnością, które było wspierane przez kilka dobrych firm. Wybierz więc narzędzia zgodnie ze swoim budżetem i wiedzą techniczną. Pamiętaj, że większość narzędzi ma podobne opcje i konfigurację. Skomentuj lepszy, jeśli używasz innych narzędzi. Mogą nigdy nie zastąpić wrażenia spotkań osobistych, ale są to ręce i nie można ich czasami zignorować.

Mam nadzieję, że ten samouczek pomógł ci poznać oprogramowanie Best PDF Editor dla komputerów Mac i Windows . Jeśli chcesz coś powiedzieć, daj nam znać w sekcjach komentarzy. Jeśli podoba Ci się ten artykuł, udostępnij go i śledź WhatVwant na Facebooku, Twitterze i YouTube, aby uzyskać więcej wskazówek technicznych.