Czy faks online jest wystarczająco bezpieczny dla prawników, lekarzy i wykonawców rządowych?

Wielu czyta słowo „faks” z nieco przestarzałym skojarzeniem, podobnie jak pokój komputerowy w rodzinnym domu. Faks online zapewnia jednak złożoność usługi opartej na chmurze bez potrzeby stosowania dodatkowego sprzętu (faksów). W przeciwieństwie do swojego większego odpowiednika, który wykorzystywał sieci analogowe do przesyłania danych, łącząc się z tradycyjnymi liniami telefonicznymi (PTSN), bezpieczne produkty faksu online tworzą dokumenty, które można wysyłać do innego faksu za pomocą aplikacji internetowych lub jako załączniki do wiadomości e-mail.

Ta zmodernizowana technologia przyspiesza teraz transfer dokumentów, oszczędzając czas pracy i zapewniając elastyczność, której przestarzałe systemy nigdy nie były w stanie zaoferować. Co więcej, nowsze systemy faksu online są wyposażone w protokoły o wysokim poziomie bezpieczeństwa, które umożliwiają zarządzanie dokumentami tak bezpieczne i wygodne, jak każde inne popularne oprogramowanie.

• Jak działa faksowanie online?
• Czy powinienem porzucić mój faks?
  • Bezpieczeństwo plików
  • Rozmiar pliku
  • Organizacja i zarządzanie plikami
• Medycyna unowocześnia się dzięki faksowaniu online
• Bezpieczny faks online dla kancelarii prawnych
• Wykonawcy rządowi potrzebują bezpiecznego faksu online
• Bezpieczeństwo i zgodność są standardem w przypadku faksowania online

Jak działa faksowanie online?

Systemy faksu internetowego przypisują unikalne numery telefonów, które są używane, gdy ktoś próbuje przesłać dokument. System rozpoznaje numer faksu i odpowiada, wysyłając skan jako załącznik do pliku, zazwyczaj PDF. Faksy przychodzące są poprzedzone monitem o odwiedzenie witryn w celu pobrania kompatybilnego oprogramowania w celu płynnej transakcji, ale wiele marek oprogramowania wysyła dokumenty jako standardowe obrazy w formie nieskompresowanej. W ten sposób, dopóki kontakt ma standardową przeglądarkę grafiki, nie ma potrzeby dodatkowego pobierania.

Niektóre faksy internetowe zapewniają zaawansowane funkcje optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które natychmiast konwertują obrazy znaków na tekst, który można odczytać lub skopiować i wkleić w innym miejscu. Po otwarciu załącznika można go traktować jak każdy inny plik – przekazać dalej, zapisać jako pliki innego typu i połączyć z innymi dokumentami. Wiele kompleksowych usług faksowania online generuje arkusze przewodnie, które są niezbędne do ochrony informacji o pacjentach w branży opieki zdrowotnej.

Dla wielu profesjonalistów, którzy chcą zwiększyć produktywność i zaoszczędzić miejsce, przejście na faks online ma sens. Osoby pracujące w sektorze rządowym, medycznym lub prawniczym mogą być bardziej niezdecydowane, jeśli chodzi o zmianę metod komunikacji, ponieważ takie zawody wymagają zwiększonej obecności bezpieczeństwa – nie tylko w przypadku operacji wewnętrznych, ale także zapewnienia, że ​​prywatne informacje pozostaną bezpieczne. Na szczęście faks online oferuje rodzaj ulepszonych funkcji bezpieczeństwa, które zapewniają, że te dokumenty są bezpiecznie przechowywane w formie cyfrowej, niż kiedykolwiek mogłyby być w formie wydruku. Tak więc pytanie do rozważenia nie brzmi: „Czy korzystanie z faksu internetowego jest bezpieczne?” ale raczej „Czy faks online jest odpowiedni dla mojej branży?” Tak czy inaczej, odpowiedź brzmi prawdopodobnie tak.

Czy powinienem porzucić mój faks?

Ogólnie rzecz biorąc, odpowiedź brzmi prawdopodobnie tak. Chociaż każda branża ma inne potrzeby w zakresie zarządzania plikami i korespondencji, istnieje kilka korzyści, które mogą przynieść korzyści firmom bez względu na sektor.

Bezpieczeństwo plików

Być może najważniejszym czynnikiem dla każdego pracownika medycznego, prawnego lub rządowego jest prywatność i bezpieczeństwo faksowanych dokumentów. Niektóre produkty faksu internetowego zapewniają szyfrowanie SSL i ochronę hasłem, co prawdopodobnie byłoby domyślnym procesem dla tych zawodów. Większość oferuje bezpieczny monit logowania i dwuskładnikową autoryzację dla dodatkowego bezpieczeństwa, a coraz większa liczba obnosi się ze swoimi rozwiązaniami do faksowania jako zgodnymi z HITECH i HIPAA.

Rozmiar pliku

Wiele usług faksowania online automatycznie kompresuje duże dokumenty, aby odbiorcy mogli je szybko otworzyć. Duże załączniki mogą znacznie spowolnić czas przesyłania wiadomości e-mail, więc zmniejszenie ich rozmiaru przyspiesza wiadomość e-mail i zapewnia, że ​​nie zapycha skrzynki odbiorczej odbiorcy (przemyślany krok, który należy podjąć niezależnie od branży).

Organizacja i zarządzanie plikami

Dzięki automatycznej digitalizacji dokumentów, użytkownik może wysyłać i zapisywać strony faksu tak szybko, jak są odbierane. Rekordy faksów przychodzących, które nie były nawet łatwo dostępne za pomocą faksu, można teraz uzyskać w kilka sekund i udostępnić w razie potrzeby.

Jeśli chodzi o profesjonalistów z branży medycznej lub prawnej lub pracujących dla gmin rządowych, ważne jest, aby wziąć pod uwagę konkretne funkcje faksu do wyszukania.

Medycyna unowocześnia się dzięki faksowaniu online

Pracownicy gabinetów lekarskich znają proces przyjmowania i wysyłania danych pacjentów. Rejestry pacjentów i skierowania są nadal w przeważającej większości wysyłane faksem, a czasem wysyłane pocztą – ale rzadko jakąkolwiek inną drogą.

Słaba komunikacja często frustruje lekarzy, pielęgniarki, badaczy i pacjentów, z czasem zaszczepiając technofobię związaną z faksem. Z tego powodu wielu lekarzy niechętnie aktualizuje swoje systemy, aw wielu przypadkach nalega nawet na ręczne dostarczanie najważniejszych danych. Pracownicy z całego sektora często nazywają faksy „karaluchem medycyny amerykańskiej”, mimo że około 75 procent dokumentów medycznych jest nadal obsługiwanych za pomocą tradycyjnego sprzętu faksowego.

Wielu lekarzy już dostrzegło zalety digitalizacji dokumentacji pacjentów i korespondencji dzięki inicjatywom modernizacyjnym w całej branży. Przedłużanie recept, zatwierdzenie leczenia fizjoterapeutycznego i powiadomienia firmy ubezpieczeniowej to rodzaje typowych próśb związanych z faksem, z którymi spotykają się codziennie lekarze. Z tego powodu wiele mniejszych praktyk obiecuje stać się „strefami wolnymi od faksów do 2020 roku”, ambitnym celem, który choć przyjazny dla środowiska, nie bierze pod uwagę trwałych korzyści z przejścia na infrastrukturę faksową wyłącznie online.

Dzięki digitalizacji ewidencji i większości komunikatów, jak to ma miejsce w niektórych większych szpitalach, archiwa mogą teraz zawierać znacznie dokładniejszą i bardziej szczegółową historię informacji niż faksy. Co więcej, cyfryzacja korespondencji oznacza, że ​​zarejestrowane działania można przeszukiwać i analizować pod kątem narzędzi uczenia maszynowego.

Wdrażanie usług online w istniejącym przedsiębiorstwie z dużą liczbą faksów, takim jak przychodnia, umożliwia jednocześnie płynniejsze archiwizowanie i prowadzenie dokumentacji, co pomaga we wszystkich przyszłych wysiłkach modernizacyjnych przy wdrażaniu innego oprogramowania lub narzędzi zwiększających produktywność (oprócz wspomnianych wyżej szyfrowania i środków bezpieczeństwa, które stare faksy po prostu nie mogą zapewnić).

Bezpieczny faks online dla kancelarii prawnych

Dla osób pracujących w kancelariach prawnych potrzeba bezpieczeństwa dokumentów jest równie oczywista. Jedną z głównych obaw wielu prawników jest możliwość obsługi pracy zdalnej i dostarczania wielu metod faksowania, w tym poczty e-mail, aplikacji internetowych i mobilnych lub portali oraz możliwości smartfonów. Sprawne zdalne operacje są niezbędne dla każdej kancelarii prawnej, która zwykle potrzebuje pełnomocników dostępnych w płatnych godzinach, niezależnie od ich lokalizacji. Często zdarza się, że sądy wymagają również podpisów „mokrym atramentem” na dokumentach, więc brak tych narzędzi może drastycznie wydłużyć czas potrzebny na wykonanie tak prostego zadania.

Wiele korporacyjnych pakietów faksów internetowych korzysta z usługi miesięcznej subskrypcji, która zapewnia różne poziomy cenowe w zależności od liczby plików lub liczby stron, które firma planuje przesłać. Wraz z opłatami instalacyjnymi może się to szybko sumować, ale pakiety korporacyjne często zawierają również cenne funkcje, takie jak skalowalna ilość stron, integracja API i zgodność z HIPAA. Jednak rezygnacja z telefonów stacjonarnych i usprawnienie może zrównoważyć oszczędności.

Najlepsze usługi faksu online są przeznaczone specjalnie dla prawników, a ich produkty często oferują funkcje, takie jak możliwość wysyłania faksów do dużej liczby osób, płynne międzynarodowe funkcje faksowania, niestandardowe przechowywanie stron tytułowych i integracja z dyskami w chmurze, z których firma już korzysta, takimi jak jako Dysk Google, Dropbox, Box, OneDrive lub Evernote. Na szczęście nawet opcje umożliwiające wysyłanie faksów z telefonu mają takie możliwości.

Funkcje te są znacznie bardziej zaawansowane niż przeciętna firma medyczna, ale od prawników oczekuje się, że będą nadążać za nowoczesną technologią, aby zaimponować klientom i wykonywać wydajną pracę zdalną, co ułatwia bezpieczne usługi faksowania online, zachowując jednocześnie profesjonalny wizerunek . Oprogramowanie to wspiera również proekologiczne działania coraz większej liczby biur bez papieru i utrzymuje w porządku ważne dokumenty, takie jak umowy prawne (czynnik o kluczowym znaczeniu dla branż takich jak medycyna i public relations).

Wykonawcy rządowi potrzebują bezpiecznego faksu online

Ich praca może być bardzo różna, ale wykonawcy rządowi potrzebują wielu takich samych zabezpieczeń, które są cenione przez prawników. Radzenie sobie z poufnymi dokumentami i informacjami wrażliwymi to codzienność dla kogoś na takim polu kariery, więc środki bezpieczeństwa często przewyższają funkcje wygody pod względem ważności. Ponieważ współczesna komunikacja kręci się wokół e-maili i smartfonów, środki bezpieczeństwa uległy dostosowaniu – ale także hakerzy. Pliki można przechwycić na wiele sposobów, pobrać z zaatakowanego konta e-mail lub zhakować bezpośrednio z komputera.

Wiedząc o tym, kontrahenci muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby od samego początku chronić swoje dokumenty. Wiele zaawansowanych usług faksu internetowego otrzymało kontrakty Schedule 70 od General Services Administration (GSA), ramienia rządu federalnego zajmującego się zamówieniami. Kontrakty te zapewniają agencjom federalnym na całym świecie nieograniczony dostęp do sprzętu informatycznego i telekomunikacyjnego, oprogramowania, a także pomocy technicznej i profesjonalnych usług na terenie Stanów Zjednoczonych.

Są również wyposażone w szereg wspaniałych funkcji bezpieczeństwa, takich jak regulowana przepustowość, która pomaga kontrolować natężenie ruchu faksowego w całej grupie w okresach większego natężenia ruchu; rozbudowane reguły i ograniczenia wybierania numerów, które umożliwiają precyzyjną kontrolę nad faksami wychodzącymi; Bezpieczny transfer plików binarnych (BTF) i uwierzytelnianie systemu Windows NT (nowa technologia) dla istniejących kont Microsoft. Faksowanie może odbywać się w kraju lub za granicą, a nawet podstawowe produkty zapewniają archiwizację faksów i szyfrowanie SSL przy użyciu bezpłatnych numerów. Te środki bezpieczeństwa są niezbędne dla każdej agencji rządowej, ale przynoszą również korzyści organizacjom, które działają z ograniczonymi budżetami, takimi jak instytucje edukacyjne i organizacje publiczne.

Jakie są korzyści związane z bezpieczeństwem faksowania online?

Korzyści związane z bezpieczeństwem mogą być na czele argumentu współczesnego faksu, ale istnieją prawie niezliczone inne cenne funkcje, które mogą zapewnić firmom przewagę niezależnie od sektora.

Oprócz konkretnych zawodów związanych z opieką zdrowotną, prawem i pracami rządowymi, poleganie wyłącznie na faksach może utrudniać firmom korzystanie z przestarzałych środków bezpieczeństwa, kosztów i nieefektywności. Dzięki licznym bezpłatnym opcjom faksu, do których można uzyskać dostęp za pośrednictwem urządzeń mobilnych oraz opcji przechowywania w chmurze, duże biura i małe firmy powinny skorzystać z rozwiązań faksu online. Nasza lista najlepszych rozwiązań faksowych online zawiera opcje kompatybilne z komputerami Mac, Android, komputerami stacjonarnymi i tabletami, a także takie, które umożliwiają wysyłanie faksów z bezpłatnych usług e-mail, takich jak Gmail.

Dlatego w skrócie tak. Cyfryzacja korespondencji i korzystanie z bezpiecznego faksu internetowego to nie tylko oczywista ścieżka przyszłości dla wielu branż; jest to najbezpieczniejsza, praktyczna, codzienna metoda udostępniania dokumentów.