Bezpieczeństwo płac: 12 środków, które musisz podjąć już dziś
Opublikowany: 2021-09-25Zanim przejdziemy do dyskusji o tym, jak zapewnić bezpieczeństwo płac, zrozummy, co to jest.
Bezpieczeństwo listy płac można zdefiniować jako środki podjęte (w formie instalacji oprogramowania w niektórych przypadkach) w celu zapewnienia ochrony poufnych informacji o firmie i jej pracownikach.
Posiadanie bezpiecznego systemu płac jest ważne, aby uniknąć utraty własności intelektualnej, zakłóceń w działalności biznesowej, ataków ransomware oraz płacenia grzywien i kar. Ponadto brak bezpiecznego systemu płac może również wpływać na terminowe płatności na rzecz pracowników i innych stron, takich jak dostawcy, dostawcy itp.
Wyobraź sobie, że w Twoim systemie płacowym doszło do naruszenia bezpieczeństwa danych. Nie tylko stracisz ważne, wrażliwe dane pracowników i firmy, ale także stracisz zaufanie pracowników i reputację marki. Posiadanie bezpiecznego systemu płac może okazać się przewagą konkurencyjną, ponieważ może usprawnić operacje HR, poufność i przejrzystość danych, co może pomóc zatrzymać utalentowanych pracowników.
Teraz, gdy dobrze rozumiemy, czym jest bezpieczeństwo płac i dlaczego jest ważne, przyjrzyjmy się 12 sposobom i środkom, które możesz podjąć, aby wzmocnić bezpieczeństwo płac.
12 środków, które musisz podjąć, aby zapewnić bezpieczeństwo płac
- Szkolenie pracowników w zakresie korzystania z systemu płacowego: Szkolenie każdego nowego pracownika w zakresie obsługi systemu płacowego pomaga im zrozumieć protokół dostępu i udostępniania poufnych informacji. Aby zachować standardy bezpieczeństwa, każdy nowy stolarz musi przejść obowiązkowe jednolite szkolenie.
- Ograniczanie dostępu: Większość firm działa na zasadzie „trzeba wiedzieć”, jeśli chodzi o udostępnianie wrażliwych danych. Ta sama zasada powinna dotyczyć zachowania bezpieczeństwa wynagrodzeń. Należy upewnić się, że pracownicy nie mają dostępu do swoich danych, aby zapobiec niewłaściwemu przetwarzaniu poufnych informacji.
- Segregacja obowiązków: Obsługa zabezpieczenia płac nie powinna być pracą jednoosobową. Jeśli jedna osoba ma dostęp do całego funkcjonowania systemu, może wykorzystać go na swoją korzyść. Jeśli jednak proces jest podzielony między wiele osób, szanse, że jedna osoba niewłaściwie wykorzysta lub wykorzysta poufne informacje, stają się bardzo niskie.
- Aktualizowanie oprogramowania: Jeśli oprogramowanie, którego używasz do zabezpieczenia listy płac, nie jest regularnie aktualizowane, może stać się celem ataków hakerskich lub innych zagrożeń bezpieczeństwa. Możesz podać jasne wytyczne dotyczące aktualizacji w wytycznych płacowych firmy, aby Twoi pracownicy byli również na tej samej stronie. Aktualizacje powinny odzwierciedlać wszystkie poziomy, a nie być ręcznie aktualizowane dla każdego działu.
- Ostrożne usuwanie informacji wrażliwych: Wszystkie ważne dokumenty, które mają zostać usunięte, należy usuwać ostrożnie. Bezpieczne niszczenie poufnych dokumentów i udostępnianie ich tylko upoważnionemu personelowi ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa płac.
- Standaryzacja procesu zatwierdzania wniosków zewnętrznych: Zapytania zewnętrzne od wierzycieli lub firm hipotecznych z interesem finansowym mogą narazić Cię na potencjalne naruszenie. Stworzenie standardowego systemu udostępniającego takie informacje lub stworzenie publicznej bazy danych to realne opcje. Wszyscy pracownicy muszą zostać przeszkoleni w zakresie przestrzegania odpowiednich procedur ujawniania wszelkich poufnych informacji o pracownikach i firmie.
- Regularne aktualizowanie poświadczeń logowania: Oprócz innych środków bezpieczeństwa, proces regularnej aktualizacji poświadczeń logowania może okazać się skuteczną strategią unikania potencjalnych zagrożeń bezpieczeństwa. Częstotliwość zmian zależy od unikalnych potrzeb Twojej firmy i prawdopodobieństwa potencjalnych naruszeń.
- Przeglądanie raportów kontrolnych listy płac: przeglądanie raportów kontrolnych może pomóc w zidentyfikowaniu wszelkich rozbieżności, takich jak dane dotyczące godzin pracy, zobowiązań podatkowych, naliczonych nadgodzin itp.
- Klasyfikacja danych według wrażliwości: Jest to skuteczny środek egzekwowania bezpiecznego dostępu do informacji wśród pracowników. Na przykład najbardziej wrażliwe informacje byłyby dostępne tylko dla najwyższego kierownictwa, wszelkie wrażliwe informacje o kliencie byłyby dostępne tylko dla osób pracujących z tym konkretnym klientem.
- Wzmocnienie bezpieczeństwa podczas zwalniania pracowników: Jeśli nie zastosujesz się do odpowiedniej procedury podczas zwalniania pracowników, byli pracownicy mogą uzyskać dostęp do systemu za pomocą swoich danych uwierzytelniających. Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo jakichkolwiek zagrożeń, ważne jest odzyskanie zasobów firmy, takich jak laptopy i dane uwierzytelniające, oraz dezaktywacja ich kont.
- Przeprowadzanie regularnych audytów płacowych: Audyty pomagają właścicielom firm wykryć wszelkie rozbieżności i pomagają w zapewnieniu zgodności z przepisami podatkowymi. Generalnie audyt płacowy musi być przeprowadzany raz w roku. Jednak kwartalne lub miesięczne audyty mogą pomóc we wczesnym wykryciu wszelkich naruszeń i uzyskaniu wglądu w stan systemu płacowego.
- Zapobieganie kradzieży czasu: Kradzież czasu lub fałszowanie grafiku ma miejsce, gdy pracownik celowo błędnie przedstawia czas pracy w swoim grafiku. Kradzież czasu to najczęstsza forma oszustwa płacowego, która co roku dotyka 75% firm w USA. Jednak wiele systemów płacowych zawiera funkcje zabezpieczające, które chronią raportowanie ewidencji czasu pracy. Możesz znaleźć najlepsze systemy płacowe, które pomogą Ci w egzekwowaniu bezpieczeństwa płac.
Podsumowując
Oszustwa związane z bezpieczeństwem zdarzają się na różne sposoby, od fałszowania kart czasu pracy, przez pracowników fałszujących swoje zarobki, po naruszenia informacji. Wszystkie te kwestie powodują znaczne szkody dla firmy i jej reputacji.
Aby temu zapobiec, ważne jest utrzymanie bezpieczeństwa płac, ponieważ nie tylko chroni Cię przed naruszeniami bezpieczeństwa i oszustwami, ale także wymusza jednolitość i organizację danych.
Wskazówki dla profesjonalistów:
- Integracja oprogramowania płacowego z systemem obecności może pomóc w zapobieganiu oszustwom dotyczącym grafików.
- Sformalizowanie kompleksowego systemu offboardingu w oprogramowaniu może uniemożliwić pracownikom-widmo przed uzyskaniem nieautoryzowanego dostępu. Niezbędne jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania, aby uniknąć długotrwałych szkód i przede wszystkim zapobiegać oszustwom.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.