10 zaawansowanych funkcji faksowania online, które zwiększą Twoją produktywność

Kiedy myślimy o faksowaniu online, łatwo jest pomylić ten proces z prostym udostępnianiem plików. Dokumenty wysyłane jako załączniki w wiadomościach e-mail nie wydają się czymś tak ekscytującym lub użytecznym. Ale szczerze mówiąc, faksowanie online to znacznie więcej niż tylko wysłanie współpracownikowi dokumentu tekstowego, który trafi do jego skrzynki e-mail.

Ignorując prosty fakt, że proces jest w rzeczywistości bardziej skomplikowany niż udostępnianie plików – faksowanie online wykorzystuje pocztę e-mail do wysłania dokumentu do faksu odbierającego lub umożliwia odebranie faksu jako wiadomości e-mail, a nawet tekstu. To tak proste, że możesz nawet faksować bezpośrednio z Gmaila lub faksować z telefonu. Korzyści płynące z mobilności i łatwości użytkowania są dla większości świetne i znane, ale co z mniej znanymi funkcjami, które naprawdę pomagają faksować online zmienić sposób wysyłania i udostępniania dokumentów? Aby pomóc Ci w pełni wykorzystać usługę faksowania online, przygotowaliśmy listę najbardziej przydatnych i mniej znanych funkcji, które mogą przenieść Twoją produktywność na zupełnie nowy poziom.

1. Podpisy cyfrowe

Pierwsza na naszej liście może być uważana za jedną z najbardziej przydatnych funkcji faksowania online, całkowicie wypełniając problem, który wcześniej odczuwano podczas wysyłania legalnych lub wiążących dokumentów, które wymagają podpisu. Dostawcy faksów online, którzy umożliwiają składanie podpisów cyfrowych, są idealni dla prawie każdej firmy, pomagając zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność, eliminując wszelkie niepotrzebne kroki w procesie faksowania.

Podpisy cyfrowe lub elektroniczne pozwalają po prostu dodać swój podpis do dokumentu elektronicznego przed wysłaniem faksu w drodze do odbiorcy. Niektóre usługi umożliwiają proste przeciąganie i upuszczanie pliku podpisu odręcznego bezpośrednio na dokument. Jest to przydatne, aby upewnić się, że masz pasujący podpis na swoich dokumentach elektronicznych lub papierowych — możesz przesłać swój własny, wybrany przez siebie podpis odręczny i ponownie użyć tego samego podpisu tyle razy, ile potrzebujesz.

Inna metoda wykorzystuje ekran dotykowy w urządzeniu mobilnym, umożliwiając podpisywanie palcem lub nawet rysikiem w celu zapewnienia większej dokładności. Wybrana metoda może zależeć od Twojej elastyczności i dostępu do urządzeń mobilnych, ale ta opcja jest z pewnością jedną z najbardziej przydatnych funkcji, których należy szukać przy zakupie dostawcy usług faksowania online.

2. Dostawa grupowa

Druga na naszej liście to kolejna niezwykle przydatna funkcja, która zwiększa wydajność i zmniejsza poziom problemów związanych z faksowaniem, które występują w biurze. Czasami nazywana rozsyłaniem faksów, dostarczaniem grupowym lub masowym faksowaniem, ta przydatna funkcja jest jedną z tych, na które należy zwrócić uwagę podczas zakupów między dostawcami faksów internetowych. Dzięki dostarczaniu grupowemu można teraz wysłać dokument faksowy do dużej liczby odbiorców, czasami nawet do 20 adresów jednocześnie, wszystkich jednocześnie.

Dni stania w kolejce nie będą już dłużej czekać na swoją kolej, gdy Tina z działu HR wysyła ten sam faks 50 razy, raz za razem. Wysyłki faksowe są teraz całkowicie możliwe i zapewniają, że każdy odbiorca znajdujący się na liście otrzyma kopię wiadomości w tym samym czasie, bezpośrednio do swojej skrzynki e-mail. Teraz możesz usprawnić współpracę i skupić się na zadaniu, zapewniając, że cały zespół otrzyma właściwą wiadomość lub dokument dokładnie wtedy, gdy tego potrzebuje, gdzie łatwo go znaleźć i zorganizować w skrzynce odbiorczej poczty e-mail.

3. Zaplanowana dostawa

Może się to wydawać trywialne, ale wraz z wprowadzeniem faksów online, jednym z problemów związanych ze standardowymi, tradycyjnymi faksami jest konieczność przebywania tuż przed faksem dokładnie w momencie, w którym musisz wysłać faks. Jeśli więc potrzebujesz przefaksować ten ważny dokument z samego rana o trzy strefy czasowe do przodu – kiedy normalnie śpisz, musisz nie tylko upewnić się, że jesteś obudzony i gotowy, ale także upewnić się, że może znaleźć faks! Teraz to już nie jest problem z faksowaniem online.

Dzięki możliwości zaplanowania dostarczania faksów wychodzących można zapewnić, że faks zostanie wysłany do właściwego odbiorcy we właściwym czasie, niezależnie od tego, czy jest to natychmiastowe, czy nie, aż do ważnego spotkania zamykającego. Połącz to z możliwością wysyłania faksów z telefonu lub dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym, a przetniesz łańcuchy, które zwykle wymagają bezpośredniego dostępu do faksu w tym kluczowym momencie. Po prostu zaplanuj dostarczenie faksu z portalu internetowego lub aplikacji mobilnej i kontynuuj swój dzień ze spokojem, wiedząc, że faks nie dotrze ani za wcześnie, ani za późno.

4. Sprawdzanie niechcianych faksów

śmieci_faks

Zaprosiliśmy pocztę ślimakową, a wraz z nią niechciane wiadomości-śmieci. W końcu przeszliśmy na pocztę e-mail, a wraz z nią pojawiły się niechciane wiadomości spamowe. Otrzymujemy nawet niechciane połączenia telefoniczne, które zapychają nasze linie ofertami telemarketingowymi, a teraz nawet automatycznymi połączeniami. Więc oczywiście ma sens, że będą hordy niechcianych niechcianych faksów trafiających do twojego faksu, a raczej poprzez faksowanie online twojej skrzynki e-mail. Tak więc, podobnie jak filtry spamu, w tym miejscu pojawia się filtrowanie niechcianych faksów. W rzeczywistości filtrowanie niechcianych faksów działa na dwa sposoby, z białą listą i czarną listą. Skorzystaj z białej listy, aby dodać zatwierdzone adresy i numery, aby mieć pewność, że będziesz otrzymywać dokumenty i wiadomości tylko z tych konkretnych numerów i od nikogo innego. Może to jednak zablokować Twoją skrzynkę odbiorczą, aby otrzymywać wiadomości tylko od tych, których znasz, blokując nowych klientów lub klientów.

Z drugiej strony czarna lista umożliwia wprowadzanie określonych adresów i numerów, które mają być blokowane w usłudze faksowania online, zapobiegając tym samym nieznośnym spamerom. Niektóre funkcje sprawdzania niechcianych faksów pozwalają nawet na „wieloznaczne” dołączenie określonego numeru kierunkowego, zestawów numerów lub prefiksów. Ograniczenie spamu i bałaganu pomoże utrzymać porządek i porządek w skrzynce odbiorczej.

5. Śledzenie postępów i statusu

Czy kiedykolwiek wysłałeś faks tylko po to, aby odbiorca czekał i czekał, tylko po to, aby nigdy nie dotarł? Wysyłanie faksów online nie tylko pomaga zachować lepszą organizację, przechowując dziennik wysłanych i odebranych faksów, a także przechowując je w skrzynce odbiorczej poczty e-mail, ale niektóre usługi mogą nawet śledzić wiadomości podczas ich podróży do odbiorcy.

Śledzenie postępów to oprogramowanie, które umożliwia przeglądanie aktualnego stanu faksów wychodzących w trakcie przejścia, a nawet śledzenie ich na każdym kroku od momentu naciśnięcia przycisku wysyłania do momentu, w którym mają pojawić się na faksie odbiorcy maszyna lub skrzynka odbiorcza. Śledzenie postępów może pomóc ograniczyć liczbę zagubionych faksów i czekać z nadzieją, że ostatni z nich przejdzie.

6. Integracje i API

Wszystkie nasze platformy produktywności stają się coraz bardziej elastyczne i konfigurowalne. Dzięki światu interfejsów API programiści mogą teraz z łatwością budować mosty między dwoma wcześniej niezależnymi rozwiązaniami dla pracowników. Interfejsy API to krótkie, łatwe w użyciu ciągi kodu internetowego, które umożliwiają wzajemną interakcję dwóch platform. Podobnie jak możesz zintegrować swój CRM bezpośrednio z narzędziem do czatu zespołowego, takim jak Slack, możesz łatwo wykorzystać interfejsy API do zintegrowania usługi faksowania online bezpośrednio z dowolnymi narzędziami w miejscu pracy, z których już korzysta Twój zespół.

Funkcjonalności faksowania można zintegrować z dowolnymi aplikacjami biznesowymi, które wykorzystują SMTP, tekstowy XML lub interfejsy API usług internetowych w celu zautomatyzowania procesu, usprawnienia komunikacji i współpracy. Dzięki interfejsom API proces dodawania przycisku faksu bezpośrednio do systemu CRM jest prosty, dzięki czemu możesz przesłać profil klienta do faksu współpracownika jednym kliknięciem.

7. Udostępnianie dużych plików

Chociaż faksowanie online to znacznie więcej niż proste udostępnianie plików, nie oznacza to, że nie możesz korzystać z tej usługi do udostępniania plików. Faksowanie online wykorzystuje Twój adres e-mail do wysyłania i odbierania dokumentów cyfrowych jako faksów na Twoim własnym komputerze lub odbierania na Twój e-mail. Jednak ze względu na charakter wiadomości e-mail bardzo możliwe jest przekroczenie limitu rozmiaru pliku podczas próby wysłania dość dużego dokumentu lub nawet zupełnie innego typu pliku (nawet filmów).

Udostępnianie dużych plików to funkcja przydatna dla tych, którzy muszą wysyłać dość duże lub długie dokumenty tekstowe (pomyśl o ponad 100 stronach!) Lub nawet zupełnie inne typy plików, takie jak obrazy w wysokiej rozdzielczości, pliki audio, arkusze kalkulacyjne, a nawet filmy. Dostawcy faksu online, którzy umożliwiają udostępnianie dużych plików, zazwyczaj stosują ograniczenie rozmiaru pliku, ale wynoszące 3 GB i więcej, wykraczające poza wszelkie ograniczenia dotyczące plików nałożone przez usługę poczty e-mail. Jeśli Twoja usługa obejmuje również dostarczanie grupowe, możliwe jest wysyłanie tych dużych plików jednocześnie do więcej niż jednego odbiorcy — z czym mogą mieć problemy inne platformy udostępniania plików.

8. Wiele adresów e-mail

Nie mylić z grupowym dostarczaniem dokumentów, faksowaniem jednego dokumentu do wielu odbiorców, możliwym dzięki faksowaniu online – jedną mniej powszechną funkcją faksowania online jest możliwość łączenia wielu adresów e-mail z jedną linią faksu. W ten sposób nie będziesz musiał tworzyć samodzielnego adresu e-mail, który będzie udostępniany każdemu członkowi zespołu, aby umożliwić dostęp do portalu faksowania online lub funkcji. Zamiast tego, dzięki obsłudze wielu adresów e-mail, możesz dołączyć dowolną liczbę indywidualnych wiadomości e-mail, które chcesz zapewnić dostęp wszystkim członkom zespołu, z których każdy otrzyma własną skrzynkę odbiorczą i portal. A wszystko to w ramach jednej samodzielnej subskrypcji faksu online.

Kontynuując opłacalny charakter faksowania online, dodawanie wielu adresów e-mail do jednej linii faksu zmniejsza liczbę subskrypcji lub licencji wymaganych dla Twojego zespołu. Dzięki kontrolom administracyjnym łatwo jest zachować kontrolę i przyznawać dostęp tylko tym, którzy tego potrzebują, a nawet ograniczać funkcjonalność poszczególnych adresów e-mail, którym przyznano dostęp.

9. Archiwum faksów

Ograniczenie bałaganu dzięki faksowaniu online to nie tylko mniej papieru, ale jeszcze mniej szafek na dokumenty. Wszystko obsługiwane cyfrowo dzięki faksowaniu online, tak samo jak Twoje zgłoszenie. Podczas gdy niektórzy dostawcy będą przechowywać wszystko bezpośrednio w skrzynce odbiorczej poczty e-mail, jedną przydatną funkcją, na którą warto zwrócić uwagę, jest Archiwum faksów, dedykowane, możliwe do przeszukiwania rozwiązanie do przechowywania plików dla wszystkich przychodzących i wychodzących faksów wysyłanych i odbieranych na całym koncie.

Teraz możesz bezpiecznie usunąć te stare faksy ze swojej skrzynki odbiorczej i nadal mieć pewność, że zostaną one skonsolidowane w Twoich rejestrach na wypadek, gdybyś musiał je później odwołać. Niektórzy dostawcy ograniczają liczbę faksów, które można zarchiwizować, podczas gdy inni pozwalają na przechowywanie nieograniczonej liczby dokumentów tak długo, jak będzie to potrzebne.

10. Bezpieczeństwo i zgodność

Podczas gdy faksowanie online nieodłącznie zwiększa bezpieczeństwo Twoich dokumentów, tylko osoby mające dostęp do Twojej skrzynki e-mail mogą czytać Twoje faksy, ważne jest również, aby zapewnić odpowiednie szyfrowanie Twoich dokumentów. Przy zakupie dostawcy może być korzystne zapewnienie nie tylko szyfrowania faksów wychodzących, ale nawet przychodzących. Niektórzy dostawcy posuwają się nawet do upewnienia się, że potwierdzenie doręczenia jest zaszyfrowane i zezwalają na ukryte numery docelowe.

Jeśli działasz w jakiejkolwiek powiązanej branży, najważniejsze może być również pozyskanie dostawcy, który zapewni zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych, takimi jak amerykańska ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych, ponieważ nie wszyscy dostawcy zrobią wszystko. Szyfrowanie zwykle odbywa się dzięki standardowej technologii bezpieczeństwa używanej zwykle do ustanawiania zaszyfrowanego łącza między klientem a serwerem – znanej jako SSL, Secure Sockets Layer.

Sam faks online może pomóc w zwiększeniu produktywności w biurze, jednocześnie zmniejszając koszty i problemy związane z obsługą standardowej linii faksowej i budzącego postrach faksu. Ale korzyści nie kończą się na tym, z kilkoma dodatkowymi funkcjami, na które warto zwrócić uwagę.