Zapobieganie wyciekom danych w przypadku pracowników zdalnych

Pomimo wielu korzyści płynących z zatrudniania pracowników zdalnych, istnieje znaczny wzrost ryzyka zagrożeń wewnętrznych i wycieków danych związanych z pracą zdalną. Jest to stały problem nawet dla ekspertów w dziedzinie biznesu, nie mówiąc już o właścicielach startupów, którzy dopiero wkraczają w świat biznesu.

Titan Security Europe od dekady działa całkowicie zdalnie. Jako eksperci w dziedzinie pracy zdalnej doradzimy z punktu widzenia bezpieczeństwa cybernetycznego i fizycznego, jak chronić Twój biznes przed wyciekiem danych podczas pracy z pracownikami zdalnymi.

Statystyka

Zanim przejdziesz do tego, co możesz zrobić, aby zapobiec wyciekom danych od pracowników zdalnych, ważne jest, aby poznać fakty.

Według Wifi Talents, oto kilka statystyk dotyczących zagrożeń cyberbezpieczeństwa podczas pracy zdalnej:

• 75% specjalistów IT twierdzi, że firmy są bardziej narażone na cyberzagrożenia po przejściu na pracę zdalną.
• Ponad 55% specjalistów IT uważa, że ​​pracownicy zdalni częściej niż pracownicy biurowi naruszają zasady firmy, co prowadzi do większego ryzyka wycieków.
• 95% naruszeń cyberbezpieczeństwa wynika z błędu ludzkiego.
• 80% pracowników zdalnych NIE ma odpowiedniego przeszkolenia w zakresie cyberbezpieczeństwa.
• Firmy doświadczają średnio 22 zagrożeń bezpieczeństwa tygodniowo ze względu na pracowników zdalnych.

Chociaż te statystyki wskazują na poważny problem dotyczący pracowników zdalnych, nie pozwól, aby zniechęciło Cię to do zatrudniania pracowników zdalnych dla swojej firmy startowej. Korzyści przewyższają ryzyko, o ile skutecznie zarządzasz ryzykiem.

Jak walczyć z problemami

Jeśli chodzi o pracowników zdalnych, mogą pojawić się szczególne obawy dotyczące bezpieczeństwa danych. Istnieją kroki, które zarówno firma, jak i pracownicy mogą podjąć, aby zaradzić tym problemom.

Niezabezpieczony, podatny na ataki sprzęt

Pracownicy korzystający z osobistych i niezabezpieczonych urządzeń mogą prowadzić do wycieków danych. Urządzenia te często nie zapewniają takiego poziomu bezpieczeństwa, jaki zapewnia urządzenie firmowe, a mieszanie plików służbowych z plikami osobistymi może prowadzić do wycieków wynikających z zaniedbania.

Co możesz zrobić?

• Udostępnij pracownikom urządzenie firmowe z zainstalowanymi poniższymi procesami. Jeśli nie jest to możliwe, upewnij się, że pracownicy zainstalowali następujące elementy na urządzeniach, na których będą pracować:
  • Uwierzytelnianie wieloskładnikowe: system, który pozwala użytkownikom logować się do urządzenia lub serwera wyłącznie poprzez wykonanie wielu kroków. Na przykład oprócz hasła musi mieć kod wysłany do innego urządzenia, użyć odcisku palca, odpowiedzieć na tajne pytanie itp. Przykłady oprogramowania MFA obejmują JumpCloud, ManageEngine, Cisco Secure i inne.
  • Endpoint Security: praktyka zabezpieczania wszystkich urządzeń podłączonych do sieci. Platformy Endpoint Protection sprawdzają wszystkie pliki wprowadzane do sieci, umożliwiając szybkie wykrycie złośliwego oprogramowania i zagrożeń. Przykłady rozwiązań Endpoint Security obejmują Cisco Secure, WatchGuard, Avast Business Security i inne.
  • Oprogramowanie szyfrujące: Oprogramowanie do szyfrowania plików i danych instalowane na urządzeniach używanych do pracy chroni wszystkie dane przed zmianą bez autoryzacji, kradzieżą lub naruszeniem bezpieczeństwa. Oprogramowanie szyfrujące obejmuje Secure IT, Folder Lock i Kruptos 2 Professional.
• Skonfiguruj Politykę pracy zdalnej, która stanowi, że do pracy można używać wyłącznie urządzeń skonfigurowanych za pomocą powyższych programów.

Co mogą zrobić pracownicy?

• Postępuj zgodnie z ustalonymi zasadami i pracuj wyłącznie na urządzeniach dostarczonych przez firmę.
• Jeśli to możliwe, nie używaj urządzeń firmowych do użytku osobistego.

Niezabezpieczone, podatne sieci

Jednym z największych problemów związanych z bezpieczeństwem pracy zdalnej są niezabezpieczone i podatne na ataki sieci. O ile osobista sieć domowa jest zwykle w porządku, sieć publiczna i niezabezpieczona naraża urządzenia na duże ryzyko.

Co możesz zrobić?

• Przechowując dane na serwerze, a nie w bazie danych urządzenia (zwłaszcza na serwerze z MFA lub zaszyfrowanymi danymi), możesz mieć pewność, że wrażliwe dane będą chronione, nawet jeśli urządzenie zostanie zalogowane do niezabezpieczonej sieci.
• Dane są przechowywane oddzielnie od urządzenia, więc nawet jeśli bezpieczeństwo urządzenia zostanie przejęte przez niezabezpieczoną sieć, dane będą nadal bezpieczne.

Co mogą zrobić pracownicy?

• Jeśli to możliwe, unikaj sieci publicznych.
• Korzystaj z osobistych hotspotów lub pracuj w trybie offline, jeśli jesteś w miejscu publicznym.
• Użyj VPN, aby zabezpieczyć połączenie.

Mniejszy nadzór nad przetwarzaniem danych

Kiedy wszyscy pracownicy pracują z domu, zespołom ds. bezpieczeństwa znacznie trudniej jest monitorować sposób postępowania z danymi. Jest więcej urządzeń, serwerów i sieci, o które muszą się martwić. Istnieje również ryzyko, że pracownicy będą mieli otwarte laptopy w miejscach publicznych, a inne osoby zobaczą wrażliwe dane.

Co możesz zrobić?

• Jeśli wszystkie Twoje dane są przechowywane na serwerze i nie można ich pobrać ani udostępnić, ryzyko związane z obsługą danych stanie się znacznie mniejsze.
• Jeśli dane muszą zostać pobrane, aby móc je wykorzystać, wprowadź w swojej polityce zasadę, że gdy pracownicy skończą z danymi, których używają, przesyłają je ponownie do chmury i usuwają ze swoich urządzeń.
• Wdrażaj oprogramowanie śledzące na urządzeniach dostarczonych przez firmę, z których mogą korzystać pracownicy zdalni. Umożliwi to zespołom ds. bezpieczeństwa śledzenie postępowania z danymi na poszczególnych urządzeniach.
• Upewnij się, że dane każdego urządzenia uzyskującego dostęp do Twoich systemów są zablokowane, aby Twój zespół ds. bezpieczeństwa mógł użyć niezbędnego oprogramowania do wyczyszczenia z urządzeń wszystkich haseł, danych i dokumentów firmowych w momencie zgłoszenia ich zgubienia lub kradzieży.

Co mogą zrobić pracownicy?

• Zgłoś utratę urządzenia tak szybko, jak to nastąpi.
• Jeśli to możliwe, unikaj pracy w miejscach publicznych. Jeśli nie, upewnij się, że nikt inny nie widzi jego ekranu.

Podatność na oszustwa e-mailowe i phishing

Pracownicy zdalni są, podobnie jak wszyscy pracownicy, narażeni na ryzyko phishingu i oszustw e-mailowych. Przebywanie poza środowiskiem korporacyjnym może prowadzić do nieostrożności i zmiany postrzegania, zwiększając podatność pracowników zdalnych. Pracownicy mają także mniejszą możliwość sprawdzenia, czy wiadomość e-mail pochodzi od kolegi, gdy nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu.

Co możesz zrobić?

• Obieg rozmowy. Organizuj seminaria na temat tego, jak wykryć potencjalne oszustwo i co zrobić, jeśli pracownik uważa, że ​​został oszukany.
• Informuj pracowników na bieżąco o historiach oszustw typu phishing.
• Monitoruj e-maile pracowników – sprawdzaj potencjalne oszustwa.

Co mogą zrobić pracownicy?

• Natychmiast wysyłaj każdy e-mail, który ich zdaniem może być oszustwem, do przełożonego.
• Unikaj otwierania linków od osób, których nie znają.
• Na e-maile od współpracowników i znanych klientów odpowiadaj tylko do czasu, aż e-mail zostanie sprawdzony.
• Miej dane kontaktowe wszystkich współpracowników inne niż e-mail, takie jak numery telefonów. Użyj ich, aby sprawdzić, czy wiadomość e-mail została wysłana przez współpracownika, czy nie.

Urządzenia bez nadzoru

Podobnie jak w biurach, urządzenia pozostawione bez nadzoru stanowią ogromne zagrożenie bezpieczeństwa – ale w większym stopniu w przypadku pracy zdalnej, ponieważ każdy, nawet inni pracownicy, może uzyskać dostęp do danych przechowywanych w nich

Co możesz zrobić?

• Chroń hasłem wszelkie dane na urządzeniu.
  • MFA, jak wspomniano powyżej, zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa.
  • Upewnij się, że dane są szyfrowane. Powoduje to mieszanie danych w nieczytelnym formacie, chyba że zostanie użyty bardzo specyficzny klucz cyfrowy. Ten konkretny klucz cyfrowy będzie znany tylko pracownikom, którzy muszą mieć dostęp do tych danych.
• Upewnij się, że logowanie – za pomocą usługi MFA – jest wymagane przy każdym dostępie do danych, nawet jeśli dane te zostały zamknięte zaledwie chwilę wcześniej.
• Pracownicy uzyskają dostęp do określonych danych, których potrzebują, jedynie po posiadaniu haseł do tych danych. Na przykład pracownicy sprzedaży nie potrzebują dostępu do informacji o zasobach ludzkich.

Co mogą zrobić pracownicy?

• Ochrona hasłem — firma McAfee sugeruje, aby hasła zawierały wielkie i małe litery, znaki specjalne oraz cyfry, aby zapewnić silne hasło. Wszystkie urządzenia służbowe powinny mieć unikalne hasła, których pracownicy nie ujawniają nikomu innemu.
  • MFA: Pracownicy powinni mieć zaufane urządzenie, na które będą mogli wysyłać kody MFA lub osobiste pytania zabezpieczające, na które tylko oni będą znali odpowiedź.
• Nigdy nie zostawiaj swoich urządzeń bez nadzoru w miejscach publicznych.
• Upewnij się, że urządzenia są zablokowane, gdy nie są używane.

Przepisy dotyczące zgodności i danych

Zespoły ds. bezpieczeństwa muszą zadbać o to, aby praktyki dotyczące danych były zgodne z przepisami RODO.

• Bez ustalonej polityki pracownicy mogą łatwo złamać przepisy RODO w zakresie dostępu do danych i zarządzania nimi.
• Ograniczając dostęp pracowników do danych i wdrażając środki bezpieczeństwa opisane powyżej, przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa prawnego będzie znacznie łatwiejsze.

Łączenie bezpieczeństwa i zaufania pracowników

Koniecznie upewnij się, że dane Twojej firmy są chronione przed zaniedbaniem, a nawet złośliwymi wyciekami i atakami wewnętrznymi. Jednak równie ważne jest, aby upewnić się, że Twoi pracownicy wiedzą, że można im zaufać.

Pogodzenie bezpieczeństwa z zaufaniem pracowników może być trudne. Oto kilka wskazówek i wskazówek, jak sobie z tym poradzić:

• Poinformuj swoich pracowników. Powiedz pracownikom dokładnie, jakie środki bezpieczeństwa podejmujesz i dlaczego – jest to koc bezpieczeństwa chroniący dane, a nie kwestia zaufania.
• Podaj im fakty. Wyjaśnij, że większość wycieków danych wynika z niewinnych błędów i zaniedbań.
• Pozwól na trochę prywatności . Śledź to, co chcesz śledzić – bazy danych, strony firmowe, komunikację biznesową itd. – ale nie śledź każdego ruchu wykonywanego na urządzeniu. Pracownicy nie powinni mieć poczucia, że ​​każdy ich ruch jest obserwowany.
• Obieg rozmowy . Organizuj wirtualne spotkania, podczas których omawiasz wycieki danych, zagrożenia i nie tylko. Wysyłaj historie o wyciekach danych, aby udowodnić, że to prawda. Poproś pracowników, aby opowiedzieli o wyciekach danych i o tym, co mogą zrobić, aby im zapobiec.

Wniosek

Jeśli chodzi o pracowników zdalnych, należy koniecznie rozważyć zarówno korzyści, jak i ryzyko.

Są wydajne i opłacalne dla start-upów, ponieważ pozwalają zatrudnić pracowników bez obawy o wynajęcie powierzchni biurowej. Pracownicy zdalni są również zwykle bardziej zmotywowani i cieszą się równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, jaką zapewnia praca zdalna.

Należy jednak wziąć pod uwagę i przygotować się na potencjalne wycieki bezpieczeństwa. Nie chodzi o zaufanie swoim pracownikom – nie wtedy, gdy zdecydowana większość wycieków wynika z błędu ludzkiego. Chodzi o podjęcie wszelkich możliwych kroków, aby zapewnić pracownikom zdalnym dostęp do potrzebnych im danych przy minimalnym ryzyku wycieku.