Jak pisać profesjonalne podpisy e-mail (z 15 przykładami)

Jak wynika z badania Radicati, komunikacja e-mail stała się jednym z najczęstszych sposobów wysyłania wiadomości między kolegami na miejscu i poza nim. Pomimo nowych aplikacji komunikacyjnych, które co jakiś czas zapowiadają koniec poczty elektronicznej, e-maile zawsze wydają się toczyć tak jak dawniej, obojętne na dogmaty współczesności, postęp i kult przyszłości.

Cóż, może nie idzie to tak poetycko. Jednak w najbliższej przyszłości poczta elektroniczna pozostanie podstawą profesjonalnej komunikacji. Możemy dostosować naszą korespondencję e-mail do naszych celów biznesowych – czy to zwykłej korespondencji, czy e-mail marketingu – a ponieważ medium niesie ze sobą kontekst, liczy się nie tylko nasza treść, ale także jej prezentacja.

Wiele pierwszych wrażeń odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Twój wspaniały podpis w wiadomości e-mail to szansa na ukształtowanie tego wrażenia. Profesjonalny podpis e-mail jest zarówno atrakcyjny wizualnie, jak i przekazuje nasze umiejętności, doświadczenie i dane kontaktowe.

Uczenie się, jak wyróżnić profesjonalny podpis w wiadomościach e-mail podczas dowodzenia autorytetem, wiąże się z dużą subiektywizmem. Na szczęście, jeśli chodzi o styl i implementację, istnieje dość krótka lista tego, co jest dopuszczalne – i nie trzeba naciskać koperty, aby przedstawić dopracowany i profesjonalny podpis.

Najlepsze przykłady profesjonalnych podpisów e-mail

1. Niech to będzie krótkie.

Profesjonalny podpis e-mail powinien być krótki i słodki. Dołącz swoje imię i nazwisko, tytuł, firmę, dane kontaktowe i interesujące Cię kwestie zawodowe. Mogą to być trzy lub cztery wiersze tekstu – sześć może działać, ale go rozciągasz. Jeśli chodzi o projekt, rozważ „mniej znaczy więcej” – Twój podpis ma uzupełniać, a nie odwracać wzrok od tego, co chcą przeczytać.

Ten podpis e-mail jest konwencjonalny, dobrze wyważony i przekazuje wszystkie istotne punkty – minimalny puch. Nie bój się używać generatora podpisów e-mail, aby zachować kontrolę nad swoim podpisem.

2. Wykorzystaj swoją markę jako przewodnik tematyczny.

Twoja firma może mieć kreatywne ograniczenia dotyczące podpisów w wiadomościach e-mail. Ma sens – marka jest na pierwszym miejscu. Będziesz musiał wyrazić siebie w ramach tematycznych – krój pisma, kolory, obrazy, ikony, układ – zapewnia Twoje logo. Niektórzy mogą poczuć ulgę, inni mogą się uwierać. Nie martw się, czasami ograniczenia tworzą najlepszą sztukę. Spójrz na ten podpis e-mail autorstwa Sombras Blancas Design.

Ten przykład podpisu e-mail zawiera kolory marki i motywy projektowe – sprawdź delikatnie rozmyte krawędzie – aby przedstawić imię i nazwisko, tytuł i dane kontaktowe w głosie marki. Całkowita harmonia. Niezależnie od tego, czy korzystasz z profesjonalnego klienta poczty e-mail, takiego jak Outlook, czy bezpłatnej usługi poczty e-mail konsumenckiej, takiej jak Gmail, nadal powinieneś promować swoją markę.

3. Dołącz strzał w głowę.

Dołączenie twarzy do imienia pomaga ludziom tworzyć osobiste skojarzenia. Jeśli chcesz zbudować relację z odbiorcą lub po prostu uzyskać pozytywną opinię, dołączenie zdjęcia w głowę z twarzą obok swojego imienia buduje więź z odbiorcą. Profesjonalny headshot musi być dobrze oświetlony i dobrze trafiony. Chcesz, aby przekazywał cechy pożądane w Twoim (lub jakimkolwiek) zawodzie – kompetencje, inteligencję, rzetelność. To nie musi być efektowne. Nie używaj selfie.

Okrągłe obramowania lub kwadraty zależą od Twojego gustu. W tej sygnaturze e-mail headshot osoby ma taką samą wagę jak jej dane kontaktowe z marką umieszczoną na dole. Ta osobista wskazówka dotycząca podpisu w wiadomości e-mail będzie niezła, aby zrównoważyć ten profesjonalny charakter, dzięki czemu będziesz bardziej bliski, co zawsze jest plusem.

4. Używaj kolorów jako tekstury, a nie uwagi.

Kolorowe podpisy e-mail mogą być atutem w branży kreatywnej. W bardziej tradycyjnej branży obfitość jest wizualnie rozpraszająca i może wyglądać na amatorską. Jeśli nie masz pewności, jak dobrze możesz to zrobić, lub jeśli Twoja branża nie jest tak wspaniała, lepiej zachować ostrożność. Profesjonalny podpis e-mail może i tak przemawiać bardziej gustownymi aranżacjami niż żywymi kolorami. Ponownie pozostań w palecie marki.

Ten przykład, również autorstwa Sombras Blancas Design, ma lekko białawe tło, dwa różne kolory czcionek i dwa nieco inne kroje pisma. (Zwróć uwagę, że krój pisma marki jest szeryfowy, podczas gdy drugi tekst jest bezszeryfowy). Delikatny projekt dodaje otuchy – z pewnością jest to punkt zainteresowania zawodowego psychologa – a subtelna kolorystyka pomaga to osiągnąć.

5. Trzymaj się jednego lub dwóch standardowych krojów pisma.

Jeśli chodzi o kroje pisma, czytelność to najniższa poprzeczka, z jaką trzeba się zmierzyć. Nie jest niczym niezwykłym posiadanie więcej niż jednego kroju pisma – w poprzednim przykładzie użyto dwóch – ale oprócz oznaczenia marki, profesjonalny podpis e-mail nie wymaga więcej niż dwóch. I nie pozwól, aby stało się to zbyt ekstrawaganckie lub zabawne. Ta pierwsza – wyobraź sobie taką z wielkimi, szerokimi szeryfami – sprawi, że będziesz wyglądać, jakbyś wysyłał zaproszenia ślubne. To drugie – pomyśl Comic Sans – sprawi, że będziesz wyglądać głupio i podważy twoją wiarygodność. Znajdź wyraźną, czystą czcionkę i zachowaj rozmiar od 10 do 12 punktów.

Wyjątkiem jest długie zastrzeżenie prawne, które musisz uwzględnić, co jest nieuniknionym paskudztwem, które możesz zachować.

Zwróć uwagę na dwa kroje pisma w powyższym przykładzie – jeden na logo, a drugi na szczegóły. Ten krój pisma nadaje jego podpisowi e-mail fajny, gładki wygląd.

6. Skieruj oko hierarchią wizualną.

Zaprojektuj swój podpis w wiadomości e-mail w oparciu o to, co przyciąga wzrok, aby czytelnicy naturalnie przechodzili od jednego elementu do drugiego bez niezgrabnych wypunktowań. Skala, kolor i grubość czcionki zwracają uwagę na najważniejsze elementy podpisu, niezależnie od tego, czy jest to Twoje imię i nazwisko, czy nazwa firmy. Ludzie czytają od góry do dołu, od dużych do małych, odważnych do cienkich. Używaj tego mądrze – podkreślanie każdego innego słowa w ten sposób przyniesie odwrotny skutek. (Jeśli wszystko jest wyjątkowe, nic nie jest.)

Ten projekt autorstwa Email Signature Rescue jasno pokazuje, gdzie powinno kierować się twoje oko, w oparciu o grubość czcionki, kolor i układ. Twój wzrok jest naturalnie przyciągany do jej wizerunku, a następnie przechodzi do jej nazwiska i tytułu, podczas gdy kolejne szczegóły są ułożone w kolejności trafności, aż do dołu podpisu.

7. Podziel tekst dzielnikami.

Dzielniki mogą być graficzne lub mogą być glifami. Glif to symbol w kroju pisma. Myślę konkretnie o glifie z pionowym paskiem: |. Pionowy pasek pozwala dzielić niezręcznie długie linie lub niepowiązane szczegóły, unikać pustych przestrzeni i ograniczać elementy graficzne, jeśli wolisz, aby ich liczba była niska. Glif pionowych pasków jest powszechny w profesjonalnych podpisach e-mail, ale nie przesadzaj. Umiar obowiązuje we wszystkim, szczególnie w dobrym guście.

Ten poziomy szablon podpisu e-mail firmy Email Signature Rescue wykorzystuje pionowy glif do oddzielenia informacji kontaktowych. Zauważ, że projektant wybiera punktor między nazwą a tytułem – to przełamuje schemat, zapobiegając poczuciu nadużycia, co jest pomocne, biorąc pod uwagę, że strzał w głowę jest oddzielony od szczegółów podobnym pionowym paskiem.

8. Zachowaj prostotę grafiki.

Im bardziej skomplikowana grafika, tym bardziej przyciąga wzrok – nie chcesz, aby przytłaczała tekst. Jeśli nie pracujesz w branży wizualnej, lepiej ograniczyć grafikę do ikon, oprócz logo firmy. W każdym razie postaraj się, aby grafika była prosta i zrównoważ ją odpowiednią ilością tekstu, aby zmniejszyć wizualny „bałagan”.

Ten przykład zawiera zarówno spójność marki, jak i efektywną, prostą grafikę. Samo logo jest dość minimalne, więc reszta podpisu e-mail musi być ostrożna, aby go nie przytłoczyć. Zwróć uwagę, jak Twoja linia wzroku jest przeciągnięta od logo do jego imienia, jego tytułu (podkreślonego grubością czcionki), a następnie do jego danych kontaktowych – hierarchia wizualna w działaniu.

9. Użyj ikon, aby połączyć się z kontami w mediach społecznościowych.

Widzieliście to w poprzednich przykładach pokazanych tutaj. Prawie każdy ma konta w mediach społecznościowych; nawet ci, którzy nie mają konta, przynajmniej rozpoznają symbole. Prezentowanie profili jako klikalnych ikon pozwala zaoszczędzić przestrzeń wizualną i zapewnia gładki wygląd podpisu wiadomości e-mail. Linki do mediów społecznościowych dostarczają więcej informacji i dobrze wyglądają pod względem projektowym – dwie rzeczy, których potrzebujesz w profesjonalnym i kreatywnym podpisie e-mail.

Nie oferuj wszystkich opcji. Zachowaj prostotę dzięki LinkedIn, Google i dowolnym ikonom społecznościowym powiązanym z Twoją firmą lub małą firmą.

Ten przykład, autorstwa artysty Kalachakravarthi, składa się głównie z ikon mediów społecznościowych. W bardziej konwencjonalnej branży ten minimalistyczny styl może być nieco ubogi w szczegóły podpisu, ale masz jasne wyczucie, w jaki sposób same ikony wysyłają wiadomość.

10. Spraw, aby Twój podpis był przyjazny dla urządzeń mobilnych.

Oprócz utrzymywania równowagi wizualnej zgodnie z zasadą „mniej znaczy więcej”, responsywny projekt zapewnia spójność podpisu w wiadomości e-mail na wszystkich platformach. Ludzie czytają wiadomości e-mail na urządzeniach mobilnych częściej niż kiedykolwiek — nie bądź tą osobą, której podpis staje się nieprzyzwoicie duży lub tak mały, że jest nieczytelny na ekranie telefonu komórkowego. Uważaj na grafikę z małym tekstem – mogą nie być dobrze skalowane. Jeśli chodzi o ikony mediów społecznościowych, umieść między nimi trochę miejsca lub zwiększ je na tyle duże, aby można je było nacisnąć palcem.

Ten podpis e-mail ma prosty, ale efektowny układ z układem, który dobrze tłumaczy się na urządzeniach mobilnych. Czarno-biały motyw jest wyraźny i widoczny. Zwróć uwagę na względny rozmiar ikon mediów społecznościowych. Pominięcie strzału w głowę to wybór projektu; biorąc pod uwagę, że podpis należy do właściciela firmy, identyfikacja wizualna może nie być konieczna.

Co pominąć w swoim profesjonalnym podpisie e-mail

1. Nie podawaj nieistotnych informacji.

Unikaj nadmiaru tekstu. Obejmuje to cytaty. To, co jedna osoba uważa za inspirujące, inne może uznać za banalne. Utrzymuj informacje w podpisie e-mail odpowiednio do stanowiska, firmy, umiejętności lub danych kontaktowych — nie wysyłasz CV w podpisie e-mail. I nie musisz podawać każdej możliwej metody dotarcia do Ciebie. Nie ma też potrzeby umieszczania tam swojego adresu e-mail. Daj swoim odbiorcom trochę kredytu – oni wymyślą, jak odpowiedzieć.

Tyle się tu dzieje. Jest wypełniony nieistotnymi informacjami i pochłonie każdą wiadomość we wszystkich wątkach e-maili. Ludzie będą musieli pisać eseje, aby konkurować z tym podpisem e-mail. Jeden numer telefonu powinien wystarczyć.

Uwaga: nie dotyczy to zastrzeżeń prawnych. Jeśli musisz go uwzględnić, wstaw go. Projekt ma mniejsze znaczenie, gdy mówimy o zachowaniu granic prawnych. Prowadź interesy zgodnie z prawem.

2. Nie używaj zbyt dużej grafiki.

Widok na szczyt góry oglądany przez lustrzankę cyfrową z ostatnich norweskich wakacji bez wątpienia zapiera dech w piersiach swoim naturalnym majestatem. Zajmie również ogromną przestrzeń w wiadomościach e-mail Twoich odbiorców. W długim wątku przewijanie przeszłości staje się irytujące. Pamiętaj też, że większość odbiorców wiadomości e-mail będzie ładować Twój projekt podpisu e-mail za pomocą smartfona.

Piękne, nieskazitelne i nie do pokazania tysiące razy w Twoim profesjonalnym podpisie e-mail. Zapisz go na osobiste media społecznościowe, gdzie będzie bardziej doceniany.

3. Nie stosuj nadmiaru kolorów.

Jak wiele zasad w sztuce, ta jest subiektywna. Jeśli twoja dziedzina zawodowa sprzyja kreatywności artystycznej, to posiadanie dużej ilości kolorów może być świetną rzeczą. Zależy to również w dużej mierze od twojej własnej zdolności do koordynowania koloru i instynktów projektowych. Kłopot z obfitością kolorów polega na tym, że istnieje wiele innych okazji do pomyłki – zderzenie kolorów, nierównowaga wizualna, nadmierna komplikacja i wypychanie się z głównego celu – prezentacji swoich zawodowych atrybutów. Dlatego nie polecam umieszczania zbyt wielu kolorów w swoim profesjonalnym podpisie e-mail, ale jeśli jesteś pewien, że możesz to zrobić – to zależy od Ciebie.

Żeby się podkopać, pokazuję Wam przykład Miguela Olivy Marqueza, który wykonał świetną robotę.

Dlaczego to działa? W tym przypadku, ponieważ kolor jest skoncentrowany na jednym końcu cienkiego paska, a drugi koniec jest zrównoważony jego imieniem w dużym druku z minimalistycznym motywem całości.

Może potrafisz to zrobić dobrze. Jeśli tak, to świetnie. Jeśli nie masz pewności… cóż, w przypadku profesjonalnego podpisu w wiadomościach e-mail zalecam ostrożność. Ale to tylko ja.

4. Nie używaj niestandardowych lub „zabawnych” czcionek.

Wcześniej wspomniałem o Comic Sans. Może pamiętasz, że nie powiedziałem o tym nic pozytywnego. Po pierwsze, uważam, że używanie komputera do naśladowania dziecięcego pisma jest trochę głupie, ale to nie ma znaczenia. Co ważniejsze, takie czcionki podważają Twoją wiarygodność jako poważnego profesjonalisty.

Korzystanie z profesjonalnego szablonu podpisu e-mail może uchronić Cię przed popełnianiem tego rodzaju błędów.

5. Nie pozwól, aby to się stało.

Gdy zmienią się Twoje dane zawodowe, zaktualizuj wygląd podpisu e-mail. Upewnij się, że linki działają, profile w mediach społecznościowych są nadal aktualne, treści wrażliwe na czas, a wezwania do działania są usuwane po upływie określonej daty. Bądź na bieżąco – jeśli wydaje Ci się to przyziemne, być może nadszedł czas na aktualizację. Zmieniają się też style technologiczne.

Ten podpis e-mail kiedyś wyglądał świetnie. Teraz myślę, że wygląda na przestarzały. Poszczególne elementy nie są złe, ale wyszliśmy poza duże, prostokątne przyciski, a dwa wezwania do działania wydają się przesadne. Te dwa przyciski lepiej prezentowałyby się jako ikony.

Bądź kreatywny podczas tworzenia profesjonalnego podpisu e-mail

Sztuka jest subiektywna i można zastosować pewne stylistyczne faux pas, w zależności od charakteru Twojej działalności. Zadbaj o swoich odbiorców, swój profil pracy, to, jak dobrze wyświetla się na różnych platformach i co Twoim zdaniem powinno być zawarte w każdym e-mailu. Jeśli dołączasz wezwanie do działania, użyj podobnego języka i tonu jak w innym miejscu podpisu. Konsekwencja jest kluczowa.

Rozważ nowy podpis w wiadomości e-mail lub podpis, gdy zmienia się Twoja kariera. Najlepsze podpisy w wiadomościach e-mail dają poczucie, kim jest nadawca, nie wpływając na ton biznesowej wiadomości e-mail.

Niektóre style są klasyczne, inne szybko się zmieniają – celem jest bycie na czasie, a nawet wyprzedzanie i zawsze dobrze zaprojektowane.