Co to jest zarządzanie portfelem projektów (PPM)?

Zarządzanie portfelem projektów lub PPM to rodzaj zarządzania scentralizowany wokół technologii, procesów i metod używanych przez kierowników projektów. PPM pomaga biurom zarządzania projektami analizować i zarządzać proponowanymi projektami w oparciu o różne kluczowe cechy, z których mogą się składać.

• Znaczenie zarządzania portfelem projektów
• Proces zarządzania portfelem projektów
• Fazy ​​PPM
• Zalety zarządzania portfelem projektów
• Branże korzystające z PPM
• Jaka jest rola kierownika portfela projektów?
• Najlepsze praktyki PPM
• Zarządzanie projektami a zarządzanie portfelem

Znaczenie zarządzania portfelem projektów

Istnieje wiele powodów, dla których kierownicy projektów mogą czerpać korzyści z zarządzania portfelem projektów. Wdrożenie tego typu praktyk w swoim środowisku pracy może skutecznie zmienić nawyki organizacyjne, a także sprawnie prowadzić biznes.

Znaczenie zarządzania portfelem projektów może nie tylko zmniejszyć ryzyko dezorganizacji, ale także pomóc całej firmie skupić się na głównym obrazie niektórych projektów.

Na przykład, nadzorując cele związane z osiągnięciem określonych celów biznesowych, należy pamiętać, że zarządzanie portfelem projektów może poprawić ogólny proces selekcji i technikę w ramach projektu dla klienta lub organizacji.

Wykorzystanie zasobów można również z powodzeniem wykorzystać przy pomocy zarządzania portfelem projektów, ponieważ może ono wyjaśnić odpowiednie narzędzia lub wspomniane zasoby, które mogą pomóc w wyborze i przeglądzie projektów zespołu. Wreszcie, współpraca z zespołem w ramach zarządzania portfelem projektów równoważy obie koncepcje współpracy i konkurowania w zespole.

Procesy zarządzania portfelem projektów

1. Utwórz spis i ustal strategię

   Pierwszym projektem w procesie zarządzania portfelem byłoby ustalenie strategii dla twojego projektu. Przy inicjowaniu projektu najlepszym rozwiązaniem byłoby ustalenie, jakie są zalety i wady tworzenia strategii oraz jak to wpłynie na ich inwentaryzację.

2. Przeanalizuj strategię

   Po stworzeniu strategii dla projektu kolejnym krokiem jest dogłębna analiza. Analizując rozwiązania dotyczące projektu, ważne jest, aby podjąć kroki, które Ty i Twój zespół chcielibyście podjąć, aby kontynuować projekt. Aby odnieść sukces, musisz mieć cele. Stąd analiza tych strategii.

3. Zapewnij wyrównanie

   Dopasowanie przekonań do celów to kolejny krok we wdrażaniu strategii projektu. Jest to kolejny realistyczny w tego typu procesie, ponieważ wszystko zależy od realizacji projektu.

4. Kierownictwo

   Zakładając, że w Twoim projekcie jest harmonogram, zespoły zarządzane przez portfel projektów powinny zawsze efektywnie zarządzać czasem i mieć uporządkowane wszystkie zadania i koncepcje. W ramach planowania strategii i dostosowywania tych strategii do celów projektu, terminowość jest częścią całego procesu zarządzania portfelem projektów.

5. Testuj i dostosowuj

   Zakończenie realizacji projektu i określenie jego adaptacji jest ostatnim etapem procesu zarządzania portfelem projektów. Monitorowanie i ocena całego projektu może dać więcej czasu na poprawę i identyfikację problemów, które występują w całym projekcie.

   Ponieważ brakuje miejsca ze względu na ramy czasowe, ważne jest, aby rzetelnie zidentyfikować problemy, a także przeprowadzić wiele testów przed wysłaniem ostatecznego projektu.

( Przeczytaj także : Łatwe zarządzanie portfelem Agile )

Fazy ​​zarządzania portfelem projektów

Faza 1. Grupa ds. Wyrównywania Procesów

• Identyfikacja: Pierwszym krokiem w procesie uzgadniania jest identyfikacja projektów w ramach potoku. Mogą to być wszystkie rodzaje projektów, od niedawnych do ciągłych. Jednak głównym celem identyfikacji projektów jest zebranie kluczowych informacji o projektach organizacyjnych przed przejściem do następnego kroku.

• Kategoryzacja: Kategoryzacja projektu pomaga lepiej organizować wszystkie rodzaje projektów. Kiedy kategoryzujesz projekt, Twój zespół może łatwo znaleźć odpowiednie projekty, a także ocenić projekt pojedynczo.

• Ocena: Ocena projektu przy zapewnieniu zgodności z projektem pomoże upewnić się, czy projekt jest udany, czy nie. Dzięki temu Twój zespół może określić, czy produkt końcowy projektu jest nie do przyjęcia, czy jest w porządku.

• Wybór: wybór odpowiedniego typu projektów wraca do kryteriów zarządzania portfelem projektów. Kilka cech, których należy szukać w udanym projekcie, to trafność, wpływ, spójność i wydajność.

• Priorytetyzacja: Priorytetowe traktowanie konkretnych projektów jest tak samo istotne, jak tworzenie harmonogramu dla samego projektu. Zastanów się nad głównymi celami, które musisz wykonać i jak będziesz nad tym współpracować ze swoim zespołem. Przed ustaleniem stabilnego planu najlepiej jest wziąć pod uwagę główne priorytety projektu.

• Autoryzacja: Posiadanie autoryzacji będzie jedną z głównych rzeczy do uzyskania podczas pracy nad projektami i portfelami w ramach zarządzania portfelem projektów. Podobnie jak baterie funkcjonujące w pilocie, Twój zespół musi mieć możliwość autoryzacji procesu dopasowywania projektu.

Faza 2. Grupa monitorująca

• Okresowy przegląd i raportowanie portfela: W pewnych sytuacjach portfele będą okresowo przeglądane i otrzymają całościowy raport. W tym miejscu monitorowanie ma miejsce w przypadku przeoczenia projektu lub portfela. To samo w sobie jest uosobieniem zarządzania portfelem projektów, ponieważ pozwala na dogłębną analizę ROI, KPI i innych rodzajów kryteriów, które zostały ustalone dla projektu.

• Zmiany strategiczne: Po przejrzeniu i zaraportowaniu wymyśliłem zmiany strategiczne. Istnieje ciągłe pole do ulepszeń, zwłaszcza w przypadku złych projektów. Jeśli zespół miałby natrafić na źle oceniony projekt, nowe i ulepszone strategie muszą wejść w grę, gdy tylko pozwoli się na wprowadzenie zmian.

Faza 3: Proces składowy

• Wykonanie i raportowanie komponentów: Stosowanie kluczowych wskaźników i kryteriów ważonych jest częścią procesu komponentowego. Raportowanie projektu pozwala na przeglądową ocenę tego projektu. Określa, jak dobrze komponenty zostały wykonane w całym projekcie i prawdopodobnie implikuje informację zwrotną dla Twojego zespołu.

Korzyści dla zarządzania portfelem projektów

• Minimalizowanie ryzyka

  Jedną z największych zalet zarządzania portfelem projektów jest większa organizacja i mniejsze ryzyko, które podejmujesz w przypadku niektórych projektów. Minimalizacja portfeli projektów może prowadzić do większej elastyczności w zarządzaniu i większego skupienia się na głównych priorytetach związanych z projektem.

• Zezwalanie na wyrównanie budżetu

  Celem zarządzania portfelem projektów jest równowaga. Koncepcja równoważenia pomysłów z budżetem ułatwia zarządzanie portfelem projektów, ponieważ masz możliwość skupienia się na szerszym obrazie tego konkretnego projektu.

• Optymalizacja zarządzania zasobami

  Z zarządzaniem portfelem projektów, badania operacyjne i optymalizacja stają się lepsze. Menedżerowie projektów mogą mieć kontrolę i możliwość nadzorowania zasobów potrzebnych do realizacji określonych celów, które przyczyniają się do projektu. Ta koncepcja może pomóc pracownikom osiągnąć ich cele w znacznie lepszym świetle.

• Zachęcanie do wspólnego podejmowania decyzji

  Kolejną korzyścią, jaką przynosi zarządzanie portfelem projektów, jest wspólne podejmowanie decyzji. Podejmowanie decyzji z innymi pracownikami w Twoim zespole jest częściej zachęcane ze względu na strukturę zarządzania portfelem projektów.

• Dostarczanie wartości projektu interesariuszom

  Zarządzanie portfelem projektów wiąże się również z zapewnieniem wartości samego projektu dla Twoich interesariuszy. Twój zespół nie tylko rozumie interesy interesariuszy w firmie, ale także ma tę zaletę, że określa, w jaki sposób interesariusze mogą wzmocnić swoje podstawowe wartości jako całość.

• Zwiększanie wskaźnika sukcesu projektu

  Jeśli słowo „zarządzanie” w pojęciu zarządzanie portfelem projektów nie dotarło do tej pory, sugerujemy dalszą lekturę, aby przekonać Cię, że jest inaczej. Dzięki strukturze i elastycznej organizacji kierownicy projektów mogą z łatwością zarządzać projektami w szybszym tempie. Jest to prosty proces, który umożliwia szybsze i terminowe wykonanie pracy.

Branże i organizacje korzystające z PPM

Każda branża ma dostosowane PPM, co sprawia, że ​​branże i organizacje mogą się lepiej rozwijać. Poniżej znajdują się następujące branże, które wykorzystują zarządzanie portfelem projektów jako sposób na skuteczne zintegrowanie przepływu pracy i przejrzystych strategii biznesowych. Sprawdź nasze sugestie dotyczące oprogramowania PPM dla każdej branży.

• TO
• Szpitale/opieka zdrowotna
• Budownictwo, motoryzacja
• Niedochodowy
• Usługi finansowe i bankowość
• Rekrutacja usług i personelu
• Ubezpieczenie
• Telekomunikacja
• Administracja rządowa

Jaka jest rola kierownika portfela projektów?

Teraz, gdy omówiliśmy już cel zarządzania portfelem projektów, nadszedł czas, aby opowiedzieć o głównej roli menedżera portfela projektów. Stanowisko to polega na prostym zarządzaniu małymi projektami, które mają kilka zadań i potrzeb zrealizowanych w terminie. Menedżer portfela projektów musi nadzorować wszystkie obowiązki związane z całym projektem.

1. Zarządzanie zleceniami projektowymi

   Jako menedżer portfela projektów możesz wybierać typy projektów, które wydają się odpowiednie dla firmy lub organizacji. Jednak zarządzanie żądaniami jest częścią systemu, w którym projekt musi przejść przez kryteria oparte na wartości, aby został zatwierdzony.

   Ustalenie, gdzie należy przydzielić określone zasoby w ramach projektu, to kolejna rola, jaką muszą wykonać menedżerowie portfela projektów, aby skutecznie przeprowadzić projekt. Podczas alokacji zasobów menedżerowie portfela projektów muszą przydzielać i planować te zasoby, które są dostępne.

2. Zarządzanie ryzykiem

   Minimalizacja liczby potencjalnych problemów to kolejna odpowiedzialność, jaką muszą wykonać menedżerowie portfela projektów, obejmując to stanowisko. Muszą upewnić się, że nic nie wpłynie negatywnie na harmonogram projektu.

3. Zidentyfikuj i zmniejsz nieefektywności

   Ponieważ portfele projektów nadzorują zadania i ogólne cele projektów, ważne jest również, aby menedżerowie projektów identyfikowali nieefektywności i zmniejszali szanse wystąpienia tych nieefektywności w harmonogramie projektu.

4. Współpracuj z interesariuszami wyższego szczebla

   Utrzymywanie stabilnych relacji biznesowych między systemami zarządzania portfelem projektów a interesariuszami to kolejne ważne zadanie dla menedżerów portfela projektów. Utrzymywanie komunikacji z interesariuszami wyższego szczebla staje się skuteczne, aby odnieść sukces w nadchodzących projektach z ich udziałem.

5. Zarządzanie zmianami

   Nauka wdrażania zarządzania zmianą pomaga poprawić wydajność realizowanych projektów w ramach zarządzania portfelem projektów. Ważne jest, aby menedżerowie projektów wykorzystali możliwości i zajęli się wszelkimi poważnymi problemami przed przejściem do następnej decyzji, którą należy podjąć w trakcie całego procesu.

6. Śledzenie biznesowego ROI projektów

   Równie ważny jak ta pozycja jest zwrot z inwestycji (ROI) projektów. ROI to kluczowy wskaźnik wydajności, który decyduje o opłacalności wypłat. Menedżerowie projektów muszą to śledzić, aby zmierzyć skumulowany sukces inwestycji firmy.

Najlepsze praktyki zarządzania portfelem projektów

• Zrozumienie strategii biznesowych

  Znajomość planu gry przed zanurzeniem się w sytuacji jest niezbędna, aby odnieść sukces w zarządzaniu portfelem projektów. Posiadanie jasnego wyobrażenia o tym, jakie strategie biznesowe należy zastosować w projekcie, jest tak samo skuteczne, jak przeanalizowanie pewnych pomysłów, które chcesz wdrożyć przed podjęciem decyzji.

• Identyfikacja odpowiedniego zestawu projektów

  Identyfikacja odpowiedniego zestawu projektów wraca do roli menedżera portfela projektów. Jako kierownik projektu, do jego obowiązków należy określenie, czy realizować projekt w oparciu o proces zarządzania zleceniami projektowymi.

• Powołanie Biura Zarządzania Projektami (PMO)

  PMO to pierwszy znak dobrych praktyk w zakresie efektywnego zarządzania portfelem projektów. Utworzenie biura zarządzania projektami daje poczucie kontroli i wpływu podczas zarządzania projektami. Dlatego jest to doskonała strategia przy tworzeniu szkieletu koncepcji zarządzania portfelem projektów.

• Tworzenie standardów oceny projektów

  Podczas oceny projektów ważne jest, aby stworzyć standardy, według których można żyć. Tworzenie standardów dla Twoich projektów pozwoli Ci zachować nastawienie, które Twój zespół powinien mieć, przechodząc przez proces ewaluacji. Takie kryteria powinny obejmować spójność, wydajność, trafność, a nawet wpływ, jaki ma projekt.

• Formułowanie strategii zarządzania ryzykiem

  Zarządzanie ryzykiem będzie nadal problemem, na który należy stale zwracać uwagę. Dlatego jeśli chodzi o zarządzanie portfelem projektów, Twój zespół musi mieć opracowane strategie, aby przygotować się na najgorsze.

• Formułowanie strategii zarządzania zmianą

  Na szczycie zarządzania ryzykiem pojawia się zarządzanie zmianą. Formułowanie strategii zarządzania zmianą powinno być tak samo istotne, jak strategie opracowane dla zarządzania ryzykiem. Pamiętaj, że jednym z najważniejszych elementów marketingu cyfrowego i zarządzania portfelem projektów jest poprawa wydajności.

• Korzystaj z narzędzi PPM

  Istnieje mnóstwo oprogramowania PPM, z którego może korzystać Twój zespół. Narzędzia PPM są bardzo pomocne i stanowią dobry początek sukcesu w zarządzaniu portfelem projektów. Znanymi programami do rozważenia i życia mogą być Wrike, Asana i Planview.

Różnice między zarządzaniem projektami a zarządzaniem portfelem

Chociaż brzmi to podobnie, istnieje różnica między zarządzaniem projektami a portfelem. Aby było jasne, zarządzanie projektami polega na kierowaniu zespołem w realizacji celów projektu. Podczas gdy zarządzanie portfelem koncentruje się głównie na selekcji i wyborze różnych rodzajów inwestycji, które mogą spełnić cele finansowe klienta w długim okresie.

Ostatecznie dla organizacji lepiej jest prowadzić projekty i portfele w sposób typu PPM, ponieważ zapewnia to większą kontrolę i elastyczność we wszystkich typach zadań, które muszą być zarządzane w ramach projektu lub portfela.

Końcowe przemyślenia

Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc kierownikom projektów w zarządzaniu portfelem. Przykładami tego mogą być oprogramowanie takie jak Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink i Trello. Za pomocą tych narzędzi PPM kierownicy projektów mogą szybciej i efektywniej zakładać biura zarządzania projektami (PMO).

PPM jest również kompatybilny w każdym rodzaju przemysłu. Może to być opieka zdrowotna, budownictwo, a nawet administracja rządowa. Ogólnie rzecz biorąc, korzyści płynące z zarządzania portfelem projektów mogą pomóc nie tylko poprawić organizację ostatnich i proponowanych projektów w Twojej firmie, ale także pomóc kierownikom projektów w efektywnej pracy w swoich dziedzinach.

Inne przydatne zasoby:

5 kroków do wdrożenia skutecznego procesu zarządzania portfelem projektów

3 powody, dla których projekty zawodzą i jak tego uniknąć