Niezbędne narzędzia do pracy zdalnej podczas COVID-19 i później

Na kilka miesięcy przed tym, jak w marcu 2020 r. stało się to nagłówkiem wiadomości, CDC starało się złagodzić rozprzestrzenianie się koronawirusa lub COVID-19. Na długo przed eskalacją pandemii do poziomu kwarantanny szkoły, instytucje i pracodawcy korzystają z tej szansy, aby nauczyć wszystkich dystansu społecznego.

Uniwersytety przechodzą na naukę online tak szybko, jak to możliwe. Firmy technologiczne, takie jak Google, wdrażają zasady dobrowolnej pracy z domu. Chociaż nie każdy pracodawca lub pracownik ma możliwość pracy zdalnej, zachęca się do tego tych, którzy to robią. Jednak ważne jest, aby pracownicy zachowali produktywność i prowadzili efektywne spotkania, nawet gdy pracowników nie ma w biurze.

Chociaż firmy już polegają na oprogramowaniu do śledzenia czasu i zarządzaniu projektami, takim jak Asana, Trello, Toggl, Jira lub Basecamp, większość z tych narzędzi nie zapewnia rzeczywistej łączności w zespole. Tablice Kanban i wykresy Gantta mogą pomóc jako narzędzia produktywności zespołu, ale komunikacja jest ważnym elementem, którego brakuje narzędziom produktywności.

Przejście na pracę zdalną może wywołać panikę w mniejszych firmach, ale każdy musi zbudować zrównoważoną infrastrukturę do pracy zdalnej i zdystansowania społecznego na wypadek sytuacji awaryjnych. Odpowiednie oprogramowanie do współpracy zespołowej i pracy zdalnej utrzyma rozwój firmy, nawet gdy biuro jest miastem duchów.

• Oprogramowanie do współpracy zespołowej
  • Niezbędne funkcje współpracy zespołowej
    • Strumienie aktywności
    • Integracja kalendarza
    • Zdalny dostęp do plików
    • Wersjonowanie plików
  • Najlepsi dostawcy współpracy zespołowej
• Oprogramowanie do obsługi konferencji internetowych
  • Niezbędne funkcje konferencji internetowych
    • Udostępnianie ekranu
    • Tablica
    • Wspólne przeglądanie
  • Najlepsze rozwiązania do obsługi konferencji internetowych
• Mobilne aplikacje VoIP
  • Niezbędne funkcje mobilnej VoIP
    • Zadzwoń Odwróć
    • Wspólny wygląd połączenia
    • Spotkania wideo
  • Najlepsze mobilne aplikacje VoIP
• Oprogramowanie Call Center i narzędzia do wybierania numerów
  • Podstawowe funkcje oprogramowania Call Center
    • Dialery automatyczne
    • Systemy IVR
    • Rejestrowanie połączeń i nagrywanie rozmów
  • Najlepsi dostawcy oprogramowania dla Call Center
• Przygotowanie firm do zdystansowania społecznego utrzymuje wzrost na torze

Oprogramowanie do współpracy zespołowej

Najlepsze rozwiązania do współpracy zespołowej to oprogramowanie oparte na przeglądarce lub aplikacjach, które pomaga zespołom pozostawać ze sobą w kontakcie. Na jednej ujednoliconej platformie zespoły mogą śledzić rozmowy, produktywność, wiadomości e-mail, a nawet pliki udostępniane w firmie. Wiele kanałów pozwala zespołom dzielić się tak szczegółowo, jak to konieczne, aby prowadzić zorganizowane dyskusje na temat każdego aspektu projektu.

Chociaż Slack to powszechnie znana nazwa współpracy zespołowej, istnieją dziesiątki alternatyw Slack, które zapewniają jeszcze więcej funkcji niż popularne oferty bezpłatnych rozwiązań.

Niezbędne funkcje współpracy zespołowej

Dzięki strumieniom aktywności, integracjom z kalendarzami, udostępnianiu plików, wersjonowaniu i możliwościom, których oczekujesz od narzędzi do zarządzania projektami, współpraca zespołowa organizuje zdalnych członków zespołu bez względu na napotykane przez nich przeszkody. Wszyscy poczują się związani z pracą, bez względu na to, czy zła pogoda trzyma pracowników w domu, czy też pandemia zagraża pracownikom w drodze do pracy.

Strumienie aktywności

Bez względu na wielkość firmy, zawsze w powietrzu jest wiele projektów jednocześnie. Projekty długoterminowe i krótkoterminowe można rozliczać ze strumieniami aktywności. Zależności można ze sobą łączyć, aby członkowie zespołu wiedzieli, że należy ustalać priorytety pracy, na którą czeka ich współpracownik, nawet jeśli znajdują się w różnych strefach czasowych.

W połączeniu z narzędziami do obsługi wiadomości błyskawicznych i aplikacjami mobilnymi dla narzędzi do współpracy zespołowej, pracownicy zdalni i freelancerzy w różnych strefach czasowych mogą być częścią komunikacji zespołowej.

Integracja kalendarza

Dla kierowników projektów i członków zespołów zarządzanie różnymi harmonogramami i konfliktami może wymagać dużo pracy. W biurze łatwo jest wystawić głowę za róg i sprawdzić, czy Susan może spotkać się w poniedziałek w sprawie projektu Mike'a. W czasach zdystansowania się lub pracy zdalnej integracja z kalendarzem pozwala wiedzieć, kiedy będzie najlepszy czas na spotkanie.

Narzędzia te oferują możliwość tworzenia zadań, terminów i list rzeczy do zrobienia, jednocześnie dodając współpracowników.

Zdalny dostęp do plików

Zespoły, które są w ruchu lub są od siebie oddalone, mogą mieć trudności z utrzymaniem porządku w plikach. Zdalne serwery plików wymagają konfiguracji i konserwacji, co nie jest możliwe w przypadku firm każdej wielkości. Na szczęście zdalny dostęp do plików jest możliwy podczas korzystania z przechowywania plików w chmurze za pośrednictwem aplikacji do współpracy zespołowej.

Chociaż niewiele oprogramowania do współpracy zespołowej umożliwia przechowywanie w chmurze, większość integruje się z popularnymi narzędziami do udostępniania, takimi jak Github, Dropbox i G-Suite lub Dysk Google.

Wersjonowanie plików

W świecie oprogramowania, dziennikarstwa, medycyny, prawa lub wszędzie tam, gdzie można znaleźć dokumenty udostępniane przez wielu współpracowników, wersjonowanie jest koniecznością. Jeśli Jane cały dzień pracuje nad poważnymi zmianami w dokumencie i nie wie o pracy, którą Larry będzie wykonywał tuż przed jego wyjazdem, może nadpisać swoją pracę, nie zauważając tego.

Kontrola wersji ostrzega współpracowników po wprowadzeniu zmian, automatycznie aktualizuje dokumenty lub umożliwia równoczesną pracę nad dokumentem. Po zarejestrowaniu zmian w narzędziu do śledzenia dokumentów każdy będzie wiedział, co wydarzyło się w czasie trwania projektu lub dokumentu. W większości przypadków pracę, którą wykonujesz, można wyeksportować do znanego typu pliku zgodnego z programem Microsoft Word, Excel lub Dokumentami Google.

Najlepsi dostawcy współpracy zespołowej

• Glip
• Chanty
• Microsoft Teams
• lot
• Luźny

Oprogramowanie do obsługi konferencji internetowych

Komunikacja twarzą w twarz jest niezbędna, aby uniknąć nieporozumień. Dotyczy to zwłaszcza szczegółów skomplikowanych projektów i kierowania pracownikami. Biorąc pod uwagę, że ton głosu może prowadzić do poważnych nieporozumień, całkowity jego brak w komunikacji tekstowej naraża członków zespołu na problemy.

Dzięki oprogramowaniu do konferencji internetowych członkowie zespołu mogą wchodzić w bliską interakcję bez względu na dystans społeczny lub barierę pracy zdalnej. Konferencje internetowe można organizować między dwiema stronami lub z setkami widzów na żywo, którzy mogą dołączać, rozmawiać tekstowo lub udostępniać swoje ekrany. Połączenia mostka konferencyjnego zapewniają łączność Twojemu zespołowi podczas regularnie zaplanowanych spotkań, nawet podczas kwarantanny.

Konferencje internetowe oferują szersze możliwości niż bezpłatne narzędzia, takie jak Google Hangouts czy rozmowy wideo w mediach społecznościowych. Możesz udostępniać ekran i wysyłać ważne zrzuty ekranu, konfigurować seminaria szkoleniowe lub szybkie zameldowanie, gdy Twój zespół tego potrzebuje. Zamiast wysyłać Powerpoints lub Google Docs, które mogą nigdy nie być widoczne, konferencje internetowe umożliwiają komunikowanie się ze wszystkimi współpracownikami zdalnymi jednocześnie.

Niezbędne funkcje konferencji internetowych

Największą siłą oprogramowania do obsługi konferencji internetowych jest zdolność do odbierania wrażeń płynących z oglądania wideo i sprawiania, że ​​są one tak interaktywne, jak spotkanie osobiste. Podczas omawiania problemów przez telefon lub na czacie wideo ważne jest, aby móc pokazać przykłady omawianego problemu. Udostępnianie ekranu, tablice i wspólne przeglądanie to tylko niektóre ze sposobów, w jakie te rozwiązania obejmują współpracę, niezależnie od tego, gdzie fizycznie znajdują się członkowie zespołu.

Udostępnianie ekranu

Twórcy oprogramowania, pisarze i projektanci polegają na ekranach do wyświetlania swojej pracy. Jeśli projekt jest w toku, rozwiązanie za pomocą jednego kliknięcia, takie jak udostępnianie ekranu, umożliwia wszystkim uczestnikom konferencji internetowej patrzenie na ten sam problem w tym samym czasie. Uzyskiwanie opinii na temat konkretnego problemu nigdy nie było łatwiejsze dzięki udostępnianiu ekranu.

Na szczęście jest to tak popularna funkcja, że ​​łatwo jest znaleźć bezpłatne aplikacje do obsługi konferencji internetowych z udostępnianiem ekranu.

Tablica

Spontaniczna burza mózgów z przeszłości została przeniesiona do wideokonferencji. Współpracownicy mogą podnieść wirtualny znacznik i rysować diagramy oraz tworzyć listy w czasie rzeczywistym za pomocą tablic online lub konferencji internetowych z tablicami. Większość tablic umożliwia również przeciąganie i upuszczanie bezpośrednio z pulpitu na konferencję.

Dzięki funkcjom zapisywania i wysyłania te sesje burzy mózgów mogą być natychmiast udostępniane i edytowane przez Twój zespół, nawet jeśli wszyscy siedzą w domu.

Wspólne przeglądanie

Niezależnie od tego, czy tworzysz witrynę internetową, czy prowadzisz badania, wspólna nawigacja poprzez wspólne przeglądanie pozwala wszystkim znajdować się dosłownie na tej samej stronie. Podczas prowadzenia zespołu lub prezentacji przez różne opcje w witrynie, wspólne przeglądanie robi to, czego nie może udostępniać ekran. Umożliwia wszystkim uczestnikom konferencji internetowej podążanie ścieżką z przewodnikiem bez konieczności samodzielnego rozpoczynania od zera.

Oczekuj, że narzędzia będą kompatybilne z przeglądarkami Firefox, Chrome, IE i Safari.

Najlepsze rozwiązania do obsługi konferencji internetowych

• Powiększenie
• Cisco WebEx
• Iść na spotkanie
• Spotkania Ringcentral
• MiCollab

Mobilne aplikacje VoIP

Podczas gdy rozwiązania VoIP dla przedsiębiorstw pomogły firmom w tworzeniu własnych centrów obsługi telefonicznej i wdrażaniu ujednoliconej komunikacji w całej firmie, mobilna VoIP zapewnia elastyczność tych gigantów. Mobilne aplikacje VoIP umożliwiają Twojemu zespołowi dostęp do zintegrowanych narzędzi komunikacyjnych podczas pracy zdalnej. Zespoły pozostaną w kontakcie, a klienci otrzymają ten sam rodzaj usług i wsparcia, jakich oczekują, bez względu na to, gdzie rozproszeni są Twoi pracownicy.

Oprócz wydajnego zarządzania czasem i zadaniami, te narzędzia do pracy zdalnej oferują znajome środowisko czatowania lub prowadzenia konferencji na natywnym urządzeniu z systemem Android lub telefonie iPhone.

Niezbędne funkcje mobilnej VoIP

Mobilne aplikacje VoIP stanowią tylko część całego pakietu rozwiązań, których oczekujesz w biurze, ale dzięki integracji mogą wypełnić luki w sytuacji awaryjnej. Aplikacje oferujące odwracanie połączeń, współdzielony wygląd połączeń i spotkania wideo sprawiają, że Twój zespół jest niezależny od urządzeń bez utraty jakości usług, jakiej oczekują klienci.

Zadzwoń Odwróć

Odwracanie połączeń to funkcja niezbędna dla zespołów będących w ruchu, ponieważ umożliwia użytkownikom przekazywanie połączenia z jednego urządzenia na drugie. Gdy rozmowa jest nadal w toku, pracownik przy biurku może sprawdzić coś w magazynie, gdy jest podłączony do urządzenia mobilnego. Pracownicy zdalni mogą dzwonić ze swoich laptopów w domu i przenosić na urządzenia mobilne, przenosząc się do cichszego miejsca.

Wspólny wygląd połączenia

Gdy pracownicy pracują zdalnie, nie chcesz, aby numer Twojej firmy pozostał bez odpowiedzi. Firmy muszą również mieć możliwość dzwonienia z oficjalnej linii, a nie z wielu urządzeń osobistych.

Dzięki wspólnemu wyglądowi połączenia jeden numer będzie wyświetlany podczas połączeń wychodzących, niezależnie od tego, ile urządzeń wykonuje połączenia. Podczas gdy jeden zdalny pracownik wykonuje połączenie przy użyciu tego numeru, ten sam numer może być użyty do drugiego oddzielnego połączenia. Wspólny wygląd połączenia sprawia, że ​​firmy działają normalnie, jeśli chodzi o Twoich klientów i klientów.

Spotkania wideo

Chociaż oprogramowanie do konferencji internetowych oferuje długą listę funkcji niezbędnych do współpracy zespołowej, szybkie spotkania wideo można przeprowadzać za pomocą mobilnych aplikacji VoIP. Zamiast uruchamiać kolejne oprogramowanie, spotkania wideo w ostatniej chwili mogą rozwiązać problemy, które pojawiają się, gdy pracownicy są zdalni. Dystans społeczny dzięki mobilnym aplikacjom VoIP pozwala pracownikom wirtualnie wskakiwać w trwające spotkanie.

Najlepsze mobilne aplikacje VoIP

• Skype dla firm
• Połączenie lotnicze
• Vonage
• Konik polny
• RingCentral

Oprogramowanie Call Center i narzędzia do wybierania numerów

Jeśli martwisz się, że cały zespół zostanie zarażony wirusem, obraz zatłoczonego call center powinien przyprawić Cię o dreszcze. Jeśli zastanawiałeś się nad zastąpieniem przestarzałego sprzętu dialera i systemu telefonu stacjonarnego oprogramowaniem call center, nadszedł czas.

Po zaledwie jednym lub dwóch dniach konfiguracji i testowania firmy o dowolnej skali mogą zdalnie przenosić swoje operacje. Jeśli mają dedykowane urządzenie mobilne i komputer z zainstalowanym oprogramowaniem, mogą w każdej chwili włączyć się do dowolnej kampanii call center.

Podstawowe funkcje oprogramowania Call Center

Rozwiązania programowe dla call center obejmują szeroki zakres funkcji niezbędnych dla korporacyjnych contact center. Najlepsi dostawcy oprogramowania dla centrów obsługi telefonicznej oferują podstawowe funkcje, takie jak automatyczne wybieranie numerów, IVR i narzędzia do rejestrowania połączeń na każdym poziomie usług abonamentowych.

Dialery automatyczne

Dialery automatyczne były kiedyś rozwiązaniami sprzętowymi, które automatyzowały proces wybierania numeru w celu uruchomienia listy numerów telefonów do call center. Najpopularniejsze obecnie dialery dla call center to oprogramowanie do szybkiego przeglądania numerów, integrujące się z oprogramowaniem CRM, aby zapewnić wychodzącym agentom call center aktualne informacje o klientach.

Podczas korzystania z automatycznego dialera oprogramowanie może przeglądać listę numerów i przekierowywać połączenia do klientów, jednocześnie automatycznie rozłączając się przy rozłączonych numerach, faksach i sygnałach zajętości.

Systemy IVR (interaktywna odpowiedź głosowa)

Systemy IVR są niezbędne dla call center przychodzących. Jeśli Twoja firma prowadzi linię wsparcia, dzwoniący będą mogli przełączać menu, zgłaszając swoje obawy systemowi. Następnie system AI kieruje dzwoniących do zdalnych agentów, którzy są połączeni za pośrednictwem domowego połączenia internetowego.

Systemy IVR kierują rozmowy z podstawowymi informacjami do zarejestrowanych odpowiedzi i wysyłają pilne rozmowy do agentów na żywo.

Rejestrowanie połączeń i nagrywanie rozmów

Rejestrowanie informacji o połączeniach przychodzących lub wychodzących ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji lejka sprzedaży. Wiedza o tym, kiedy Twój zespół miał ostatni kontakt z klientem, o co chodziło i jakie produkty lub usługi preferuje, dostarcza informacji o tym, na jakim etapie podejmowania decyzji się znajduje. Przy każdym kontakcie zespół zbuduje zbiór danych, które mogą być analizowane przez marketing, aby zdecydować, jakie nowe usługi lub produkty zaoferować i do kogo należy kierować.

Oprogramowanie do nagrywania połączeń zintegrowane z tymi narzędziami umożliwia przechwytywanie połączeń nietypowych lub obsługiwanych przez najlepszych agentów. Połączenia te mogą być wykorzystywane do celów szkoleniowych. Nagrywanie rozmów jest również ważnym narzędziem prawnym zapewniającym zgodność w ściśle regulowanych branżach finansowych, medycznych lub rządowych.

Najlepsi dostawcy oprogramowania dla Call Center

• Pięć9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• NICE Inkontakt

Przygotowanie firm do zdystansowania społecznego utrzymuje wzrost na torze

Niezależnie od tego, czy patrzymy na wydarzenie klimatyczne, pandemię, taką jak koronawirus, czy lokalną tragedię, zapewnienie pracownikom narzędzi do pracy w domu sprawi, że Twoja firma nie ucierpi. W marcu 2020 r. amerykańskie giełdy ucierpiały, gdy pandemia COVID-19 spowodowała stany wyjątkowe w całym kraju. Gubernatorzy stanu Nowy Jork, New Jersey, Kalifornia i Waszyngton wezwali ludzi do unikania zatłoczonego transportu publicznego i pracy z domu.

Chociaż wokół tych zasad dotyczących pracy zdalnej w ostatniej chwili panuje pewna panika, istnieją również korzyści z pracy zdalnej, takie jak poprawa zdrowia psychicznego i ogólna satysfakcja z pracy.

W przypadku firm, które nie korzystają z oprogramowania umożliwiającego pracę zdalną, może to wywołać panikę. Jednak zespoły, które w pełni wykorzystają ten stresujący czas, to te, które skonfigurowały i wprowadziły swoich pracowników za pomocą najlepszego biznesowego oprogramowania VoIP i współpracy zespołowej.