Połączenia konferencyjne RingCentral: co można, a czego nie można robić

RingCentral już się wyróżnia, ponieważ dostawca jest uznawany za lidera w raporcie Gartner Magic Quadrant dotyczącym UCaaS, ale co z ich konferencjami internetowymi ? Stało się to coraz bardziej krytyczne, ponieważ wiele firm przechodzi na pracę zdalną. Z tego powodu komunikacja biznesowa zarówno audio, jak i wideo pomaga wypełnić lukę między zespołami.

Tego typu rozwiązania również zamykają fizyczne luki; rozwiązanie takie jak oferowane przez RingCentral pomaga międzynarodowym zespołom czuć się bardziej połączonymi, ułatwiając komunikację pomimo odległości geograficznych. W tym przewodniku pokażemy, co oferują połączenia konferencyjne RingCentral, a także co mogą, a czego nie mogą zrobić dla tych, którzy chcą wypełnić lukę między zespołami a klientami.

Co to są połączenia konferencyjne RingCentral?

Połączenia konferencyjne RingCentral to sposób, w jaki członkowie zespołu mogą komunikować się i współpracować ze sobą. Te połączenia konferencyjne odbywają się za pomocą wideo lub głosu i są dostępne za pomocą dowolnego urządzenia, niezależnie od tego, czy jest to komputer stacjonarny, tablet czy smartfon. Połączenia konferencyjne RingCentral mają pewne ograniczenia dla każdego typu połączenia. Na przykład istnieje limit 500 uczestników w przypadku wideo i 1000 uczestników w przypadku spotkań audio online. Dla większości małych firm jest to więcej niż wystarczające.

RingCentral to rozsądna opcja dla wielu rodzajów firm. Po pierwsze, są znani ze swojej czteropoziomowej struktury cenowej. Zapewnia to możliwości konferencyjne dla firm o różnym budżecie. Nie każda warstwa jest równa, ale każda zapewnia podstawową funkcjonalność, a firma zawsze może skalować się do innego planu w miarę rozwoju.

Komunikacja za pośrednictwem tego dostawcy jest również przydatna dla większych organizacji. Dla firm z wieloma biurami międzynarodowymi RingCentral oferuje międzynarodowe numery dostępowe i wideo w wysokiej rozdzielczości, aby usprawnić komunikację na ogromnych odległościach geograficznych. Limity uczestników są również wysokie w przypadku połączeń konferencyjnych audio i wideo, więc większe zespoły nie będą ograniczone.

Podział konferencji audio

Konferencje audio to w zasadzie rozmowa telefoniczna, która pozwala zespołowi komunikować się ze sobą jednocześnie. Tak więc zamiast jednej osoby wykonującej pięć połączeń w celu dotarcia do każdego członka zespołu, konferencja audio pomoże całemu zespołowi połączyć się za pomocą jednego połączenia. Aby się połączyć, każda osoba łączy się z linią konferencyjną wysłaną przez gospodarza. Dostępna jest również opcja połączenia jednym kliknięciem dla tych, którzy wolą korzystać z urządzenia, na którym nie mogą się połączyć. Oto kilka wyróżniających się funkcji audio:

Nieograniczone konferencje audio

Jednym z najwygodniejszych aspektów audiokonferencji RingCentral jest fakt, że uczestnicy nie muszą być w sieci RingCentral, aby dołączyć. Umożliwi to zespołowi komunikację z innym zespołem i włączenie do rozmowy potencjalnych klientów lub klientów. Każde połączenie konferencyjne trwa tylko sześć godzin, ale jeśli potrzebujesz więcej czasu, nie ma ograniczeń co do liczby wykonywanych połączeń.

W przypadku tego typu połączeń audio nie ma ograniczeń dotyczących osób dołączających do tego połączenia. Nie ma również ograniczeń co do liczby konferencji, które użytkownik może prowadzić, a każde połączenie ma maksymalny limit 1000 uczestników. Aby rozpocząć audiokonferencje, prezenterzy muszą mieć subskrypcję RingCentral Office. Uczestnicy nie muszą pobierać żadnej aplikacji, aby dołączyć; wystarczy im wysłać zaproszenie do rozmowy.

Konferencje na różnych urządzeniach

Konferencje audio są dostępne z telefonów stacjonarnych, komputerów z systemem Windows lub MAC oraz smartfonów. Zarówno telefony Apple, jak i Android mają aplikacje współpracujące z połączeniami konferencyjnymi RingCentral. Jeśli potrzebujesz podróżować w trakcie połączenia, konferencja może łatwo przełączać urządzenia podczas konferencji.

Aby uzyskać dostęp do wiadomości na dowolnym urządzeniu, wystarczy użyć połączenia jednym dotknięciem zamiast kodu dostępu. Zaproszenia wysyłane są do potencjalnych uczestników za pomocą wiadomości tekstowych, aby ułatwić mobilne konferencje. Zaproszenia są również wysyłane e-mailem, co sprawia, że ​​połączenia na dowolnym urządzeniu są proste. Integracja Gmaila, którą może mieć małe i średnie przedsiębiorstwo, będzie wyglądać tak:

Łatwe konferencje międzynarodowe

Jeśli masz członków zespołu na całym świecie, konferencje międzynarodowe są również czymś, co również musisz wziąć pod uwagę. Jeśli używasz lokalnego numeru do konferencji, uczestnicy mogą po prostu wybrać numer, aby dołączyć. Numery lokalne są dostępne w ponad 50 krajach i jest to metoda komunikacji, która nie wiąże się z dodatkowymi opłatami, o ile mają zaproszenie.

W ponad 80 krajach dostępne są również bezpłatne wirtualne numery telefonów . Pozwala to uczestnikom międzynarodowym na dostęp do połączenia audio bez pobierania opłat za połączenie. Podczas rozmowy gospodarz może skonfigurować konferencję, aby mieć do 20 bezpłatnych numerów, z których mogą korzystać uczestnicy spotkania na całym świecie.

Dostrojone sterowanie spotkaniami

W tego typu konferencjach audio gospodarz spotkania będzie miał dostęp do precyzyjnie dostrojonych elementów sterujących. Jeśli masz kontrolę nad rozmową, będziesz mógł w dowolnym momencie wyciszyć osoby biorące udział w rozmowie, włączyć nagrywanie rozmów i zakończyć rozmowę. Funkcja przerzucania połączeń jest również dostępna dla uczestników, dzięki czemu mogą łatwo przełączać urządzenia w podróży.

Jako gospodarz, zestawienie liczby uczestników konferencji jest łatwe w zarządzaniu, a nawet usłyszysz alerty, które poinformują Cię, gdy ktoś wejdzie lub wyjdzie. Niechciani uczestnicy mogą również łatwo zostać zablokowani przed połączeniami.

Podział wideokonferencji

Konferencje wideo na platformie przenoszą spotkania zespołów o krok dalej i dają im szansę na spotkanie twarzą w twarz, mimo że są one zlokalizowane w różnych częściach globu. Umożliwia to łatwą współpracę zespołową nawet z 500 osobami.

Wideo RingCentral ma numery przychodzące dostępne w ponad 40 krajach, więc połączenie globalne zajmuje kilka sekund, a kilka funkcji sprawia, że ​​tego typu połączenia są niezawodne i warte rozważenia dla małych i średnich firm.

Niezawodne kanały konferencji

Podczas angażowania się w konferencję wideo zarówno przekaz audio, jak i przekaz wideo mają wysoką rozdzielczość. Dzięki temu Twoje spotkania są zawsze przejrzyste i angażujące, dzięki czemu Twój zespół pozostaje na tej samej stronie, jeśli chodzi o zadania.

RingCentral ma również wysoki poziom stabilności z gwarancją dostępności pięciu dziewiątek. Oznacza to, że gwarantują, że ich usługa będzie działać przez 99,999% czasu, co pozostawia tylko nieco ponad pięć minut przestoju rocznie.

Interaktywne udostępnianie ekranu

Zamiast po prostu patrzeć na prezentera lub innych uczestników podczas wideokonferencji, dostępne są opcje umożliwiające udostępnianie aplikacji, prezentacji, tablic i plików podczas zaangażowania w spotkanie. Pomaga to gospodarzowi dzielić się informacjami z uczestnikami i utrzymywać ich zaangażowanie.

Gdy wszyscy biorą udział w spotkaniu, Twój zespół staje się bardziej wydajny. Uczestnicy będą mogli uzyskać zdalny dostęp do udostępnianego ekranu, aby mogli z nim wchodzić w interakcje. Może to być przydatne, gdy zespół próbuje rozwiązać problem, a członek zespołu podczas rozmowy ma rozwiązanie, które może pokazać wszystkim.

Ponadto udostępnianie można przeprowadzić z maksymalnie 500 uczestnikami, dzięki czemu duże zespoły będą mogły się spotkać i omówić projekty. Będzie to również świetne narzędzie do wykorzystania, gdy zespół potrzebuje szkolenia.

Chcesz zademonstrować, jak korzystać z konkretnego rozwiązania? Udostępnianie aplikacji pomaga udostępniać tylko szczegóły aplikacji, którą demonstrujesz. Jest to przydatne, gdy nie chcesz, aby uczestnicy widzieli jakiekolwiek informacje lub aplikacje, które możesz uruchomić jednocześnie na swoim komputerze.

Spotkania twarzą w twarz

Kiedy masz zespół, zawsze najlepiej jest upewnić się, że od czasu do czasu odbywają się spotkania twarzą w twarz. Dzięki wideo RingCentral zespół może odnieść taki sam efekt, jak przebywanie w sali konferencyjnej bez ponoszenia kosztów podróży. Eliminuje również czas potrzebny uczestnikom na podróż, aby znaleźć się w tej samej przestrzeni.

Zaproszenia wysyłane są indywidualnie do każdej osoby lub w grupie, co sprawia, że ​​wysłanie zaproszenia do pełnego zespołu jest prostym zadaniem. W rzeczywistości integracje kalendarza, z których codziennie korzysta cały zespół, są również przydatne podczas szybkiego zapraszania uczestników na wideokonferencje.

RingCentral Meetings został zaprojektowany do bezproblemowej pracy po zsynchronizowaniu z programem Microsoft Outlook. Planowanie spotkania, zapraszanie uczestników na konferencję, aktualizowanie szczegółów spotkania i rozpoczynanie spotkań odbywa się za pomocą kilku kliknięć. iCal lub Kalendarz Google ułatwiają także uczestnictwo w spotkaniach i wysyłanie zaproszeń na urządzeniu mobilnym.

Połączenie będzie dostępne na komputerach stacjonarnych dla każdego, kto znajduje się w biurze lub chciałby skorzystać z softphone. Jednak wideo RingCentral umożliwia również udział w telekonferencji na tablecie lub smartfonie dla uczestników, którzy muszą zachować mobilność.

Łatwe tworzenie sesji Breakout

Podczas dużych telekonferencji czasami gospodarz decyduje się podzielić grupę na mniejsze sesje, które nazywane są sesjami breakout. Sesje te pozwalają na bardziej praktyczne podejście do nauki, które pozwoli na udział większej liczby członków grupy. Te mniejsze grupy pozwalają również zespołowi na burzę mózgów i łatwy powrót do większej grupy po pewnym czasie.

Dzięki wideo RingCentral można jednocześnie utworzyć do 50 grup podgrup z tej samej konferencji. Ponadto, gdy uczestnicy znajdują się w tych mniejszych grupach, będą mieli dostęp do funkcji takich jak udostępnianie ekranu, aby zwiększyć ich produktywność i pomóc skoncentrować grupę szkoleniową. Wideo, audio, tablice i czat można udostępniać na różnych ekranach.

Co wyróżnia konferencje RingCentral?

Na rynku istnieje wirtualny kontyngent platform konferencyjnych, zwłaszcza na świecie po COVID-19, więc co wyróżnia RingCentral na tle innych? W recenzjach użytkowników RingCentral firmy GetVoIP stwierdziliśmy, że odbiór klientów jest w dużej mierze pozytywny. Oto niektóre z najbardziej pozytywnych aspektów usługi według tych recenzji i naszej własnej analizy platformy:

• Nie ma ograniczeń co do liczby połączeń konferencyjnych, które można wykonać, ani tego, czy można je wykonywać jednocześnie.
• RingCentral korzysta z protokołu SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) i TLS (Transport Layer Security), aby zapewnić ochronę wszystkich danych i zapobiec utracie pakietów .
• Monitorują wszystkie połączenia audio i wideo, aby sprawdzić podejrzaną aktywność, aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa VoIP .
• RingCentral obsługuje telefon i czat online, które są dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
• Dostępna jest internetowa baza wiedzy zawierająca często zadawane pytania dotyczące połączeń konferencyjnych RingCentral.
• Portal RingCentral jest łatwy w nawigacji, dzięki czemu możesz szybko zmienić ustawienia konferencji.
• Gospodarz nie musi być obecny podczas konferencji.
• Istnieje szeroka gama telefonów stacjonarnych i urządzeń konferencyjnych, które są zgodne z tą usługą. RingCentral pomoże również w dostarczaniu urządzeń, których nie sprzedaje.

Czy są jakieś słabości?

Konferencja RingCentral nie jest idealna. Przeanalizowaliśmy cechy rozwiązania i przyjrzeliśmy się, co niektórzy klienci RingCentral mówili o możliwościach spotkań platformy. Oto, gdzie system telefoniczny w chmurze pozostaje w tyle:

• Tylko 100 zdalnych pracowników może dołączyć do konferencji zdalnie w ramach Planu Standard. Zwiększa się ona do 200 w przypadku planu premium i osiąga 500 w przypadku wersji Ultimate. Może to utrudnić dużym firmom.
• Łącza do konferencji czasami nie przekierowują odbiorców do właściwej konferencji.
• Przejmowanie ekranu jest ograniczone do urządzeń stacjonarnych.
• Wideo RingCentral nie obsługuje pełnego szyfrowania kanałów wideo.
• Nielimitowane konferencje audio są dostępne tylko w ramach planu Standard i wyższych.
• Chociaż 500 uczestników spotkania w przypadku wideo HD i 1000 w przypadku dźwięku to mocna strona, istnieją rozwiązania konferencyjne z liczbą uczestników do 2500 (Civicom).

Jak skonfigurować konferencję RingCentral

Inicjowanie połączeń konferencyjnych za pomocą RingCentral jest stosunkowo łatwe. Po zalogowaniu się do biznesowego systemu telefonicznego RingCentral wybierz z opcji Konferencje. System poprosi następnie o wybranie numeru telefonu, z którego uczestnicy będą korzystać podczas łączenia się z konferencją. Hosty, które się łączą, będą wymagały kodu hosta, który jest używany podczas rozpoczynania konferencji. Za każdym razem, gdy użytkownik rozpoczyna konferencję RingCentral, jest automatycznie uznawany za gospodarza konferencji, ale jeśli przybędzie po rozpoczęciu spotkania, będzie potrzebował kodu.

Gdy uczestnik się połączy, będzie również potrzebował kodu uczestnika, aby bezpiecznie się połączyć. Uniemożliwia to fałszywym użytkownikom łączenie się z konferencją. Podczas konfigurowania spotkania gospodarze mają również możliwość utworzenia do 20 międzynarodowych numerów przychodzących dla użytkowników za granicą. Są one dostosowane do potwierdzonych uczestników i pomagają im uniknąć opłat za połączenia międzynarodowe. Podczas konfiguracji zostanie utworzony link do wszystkich numerów międzynarodowych, z którego będą mogli korzystać uczestnicy.

Dla tych gospodarzy, którzy nie będą od razu dostępni, rozwiązanie konferencyjne oferuje również funkcję „Dołącz przed gospodarzem”, która umożliwia uczestnikom rozpoczęcie spotkania. Jest to przydatne w sytuacjach, w których interesariusze przydzielają swoje zespoły do ​​pracy nad projektami i opracowywania strategii przed przybyciem na spotkanie.

Dodatkowo gospodarze mają możliwość dodawania uczestników podczas samej konferencji. W aplikacji RingCentral zaproszenie z tekstem i zaproszenie z opcjami e-mail pozostają dostępne. Dostępny jest również przycisk „Dodaj uczestników”, który umożliwia wprowadzenie numeru telefonu lub imienia i nazwiska osób, które chcesz dodać do konferencji. Każda z tych funkcji jest przydatna w przypadku improwizowanych konferencji — po prostu rozpoczynasz spotkanie i dodajesz uczestników na bieżąco. Dostępna jest również ikona plusa, która umożliwia dodawanie uczestników z kontaktów RingCentral.

Konferencje są dostępne w biurze z telefonem stacjonarnym, aplikacją komputerową RingCentral Phone (softphone) oraz smartfonami z systemem Android lub iPhone. W przypadku aplikacji mobilnej oprogramowanie można łatwo pobrać z Google App Store lub Apple App Store.

Czy RingCentral ma odpowiednie funkcje konferencyjne?

Jako rozwiązanie do łączenia zespołów, a nawet spotkań z klientami, RingCentral jest więcej niż odpowiedni dla większości firm. Jest to przydatne dla firm zmuszonych do dystansu społecznego i jest mocnym rozwiązaniem dla firm z różnymi biurami i dużymi odległościami geograficznymi.

Czapki dla uczestników są również bardzo konkurencyjne w tym rozwiązaniu. Porównaj RingCentral z dostawcami takimi jak BlueJeans, który ma limit 100 uczestników, a zobaczysz, jak RingCentral jest solidnym rozwiązaniem dla większych firm. Dostawca już wygrał w tym roku w naszym artykule RingCentral vs Dialpad , a także działa dobrze jako alternatywa dla kilku innych dostawców konferencji internetowych.

Jeśli szukasz dostawcy, który ma rozbudowane funkcje konferencji internetowych podobne do RingCentral, sprawdź nasze interaktywne tabele dotyczące wiodących dostawców oprogramowania do konferencji internetowych i porównaj RingCentral z Zoom tutaj. Zapewniamy szczegółowe recenzje i pokazujemy zalety i wady każdego z nich.