Najbardziej pomijana funkcja współpracy: zalety udostępniania ekranu

Aplikacje ujednoliconej komunikacji są po prostu wypełnione po brzegi unikalnymi funkcjami. Tak bardzo, że prawdopodobnie zapominamy, że większość istnieje. Wydaje się, że wielu przeoczyło, jakie są naprawdę jedne z najsilniejszych funkcji współpracy, jakie może zyskać Twoja firma. Wcześniej przyjrzeliśmy się Presence Indication jako jednej z naszych ulubionych funkcji współpracy, która pozostaje niezauważona — i w podobny sposób chciałem kontynuować dyskusję z niektórymi z naszych innych ulubionych funkcji.

W szczególności udostępnianie ekranu musi być jedną z najbardziej przydatnych funkcji, jakie kiedykolwiek istniały, i naprawdę nie wydaje się, że otrzymuje miłość, na którą zasługuje. Nie twierdzę, że nikt nie wie, że istnieją wskazania obecności i udostępnianie ekranu, oczywiście, że tak, i jestem pewien, że wielu z nich korzysta już z nich codziennie.

Ale naprawdę chciałem poświęcić czas, aby rzucić światło na to, ile Twój zespół, firma lub organizacja może naprawdę zyskać na wykorzystaniu tych prostych funkcji.

Co to jest udostępnianie ekranu?

Najpierw usuniemy proste rzeczy. Dla tych, którzy nie wiedzą, udostępnianie ekranu jest prawdopodobnie jedną z najbardziej oczywistych funkcji UC, z którymi się spotkasz. Niezależnie od tego, czy nazwiesz to udostępnianiem pulpitu, czy udostępnianiem ekranu , to wszystko to samo

Udostępnianie ekranu to łatwy, ale skuteczny sposób na wspieranie natychmiastowej współpracy w dowolnym miejscu i czasie. Użytkownicy mogą udostępniać innym uczestnikom konferencji internetowej transmisję wideo na żywo z tego, co dzieje się na ekranie ich komputera.

Chcę tutaj dokonać rozróżnienia: niektóre z bardziej zaawansowanych rozwiązań pozwolą nawet użytkownikom przekazać kontrolę nad pulpitem, dzięki czemu specjaliści IT mogą zdalnie wprowadzać zmiany. Byłaby to funkcja Pulpitu zdalnego . Te dwie rzeczy na ogół idą w parze, ale nie wszystkie rozwiązania do udostępniania ekranu oferują zdalne sterowanie pulpitem.

Podobnie jak w tym małym diagramie, który zapożyczyłem z HipChat, udostępnianie ekranu jest jednym z najłatwiejszych sposobów wspierania efektywnej współpracy i dodania dynamicznego elementu do statycznych spotkań. Udostępnianie ekranu umożliwia konferencje internetowe wykraczające poza zwykłe głosy w telefonie lub wyświetlanie obrazu z kamery internetowej współpracownika.

Dodaj kontrolki Pulpitu zdalnego, a Twoja firma ma teraz do dyspozycji niesamowicie potężne narzędzie, które może zrobić więcej niż tylko urozmaicić spotkania.

Po co tak czy inaczej?

Teraz jestem pewien, że niektórzy z was to czytają i mówią mi, że się mylę, ponieważ udostępnianie ekranu nigdy nie działa lub jest zbyt niezgrabne, albo po co? Jasne, niektóre z tego mogą być prawdziwe w starszych rozwiązaniach, miałem sporo irytacji, próbując nawiązać zdalne połączenie. Ale w dzisiejszych czasach dominacji UC nie jest tak, że potrzebujesz całego personelu IT, aby ustanowić sesje udostępniania ekranu, nawet podstawowa konsumencka wersja Skype'a sprawia, że ​​jest to tak proste, jak kliknięcie w menu. Istnieje również wiele darmowych rozwiązań, więc nie musisz nawet rozbijać portfela, aby tak się stało.

Po co więc zawracać sobie głowę udostępnianiem pulpitu podczas spotkań internetowych? W zależności od tego, czym zajmuje się Twoja firma, może istnieć wiele różnych przypadków użycia tej potężnej funkcji. Na przykład dostawcy oprogramowania pokochają możliwość pokazania kupującym lub klientom, jak działa produkt, bez konieczności organizowania osobistego spotkania i pokrywania kosztów podróży. Contact Center również powinno mieć to na swojej liście funkcji, które muszą mieć.

To oczywiście tylko jeden scenariusz. Niezależnie od wielkości zespołu udostępnianie ekranu jest przydatne na kilka sposobów:

Ulepsz spotkania online

Prawdopodobnie najbardziej oczywistym z nich wszystkich, udostępnianie ekranu dodaje zupełnie nowy element do spotkań online. Zamiast wysyłać e-mailem kopię tego programu PowerPoint do każdego uczestnika lub upuszczać plik w kliencie sieci Web z nadzieją, że wszyscy otworzą i będą śledzić na właściwej stronie, użytkownicy mogą kontrolować swoją prezentację na własnym komputerze za pomocą udostępniania ekranu.

Uczestnicy mogą wtedy po prostu śledzić transmisję, bez konieczności pobierania dodatkowych plików, martwiąc się o problemy ze zgodnością.

Dogłębne prezentacje produktów

Wspomniałem już o tym przykładzie powyżej, ale może to być jedna z największych zalet udostępniania ekranu. Sprzedawcy produktów powinni bezwzględnie korzystać z udostępniania ekranu podczas pracy z potencjalnymi klientami.

Zamiast polegać na ogólnych, gotowych odpowiedziach na pytania klienta, po prostu je pokaż. Udostępnianie ekranu pozwoli Twoim agentom na praktyczne podejście i naprawdę pokaże moc tego, co robi Twoja platforma.

Zdalne szkolenia i wskazówki

Podobnie jak w przypadku demonstracji produktu, Twoja organizacja może wykorzystać udostępnianie ekranu do oferowania programów szkoleniowych dla klientów. Ponownie, zamiast zmuszać klientów do polegania na prezentacji PowerPoint lub oglądania ogólnych filmów instruktażowych YouTube, przejdź bezpośrednio do produktu i klienta w tym samym czasie.

Jeśli klient nie jest pewien, jak korzystać z określonych funkcji lub w ogóle ma problem, udostępnianie ekranu działa na obu końcach, usuwając zgadywanie. Klienci mogą pokazać agentom dokładnie, co dzieje się nie tak, a agenci mogą pokazać klientom dokładnie to, co muszą zrobić.

Utrzymuj kontrolę nad zdalnymi maszynami

Dzięki bardziej zaawansowanym rozwiązaniom i funkcjom współdzielenia ekranu użytkownicy mogą przekazać kontrolę nad swoim pulpitem każdemu, kto jest po drugiej stronie spotkania. Jest to świetna funkcja dla zespołów IT w przedsiębiorstwie, rozszerzająca kontrolę nad zdalnymi maszynami bez względu na to, gdzie się znajdują.

Twoja firma może utrzymywać personel IT w głównej siedzibie, a udostępnianie ekranu wraz z konferencjami internetowymi może być wykorzystywane do zapewnienia niezbędnego wsparcia dla rozproszonych lokalizacji.

Współpraca zespołowa i praca zdalna

Udostępnianie ekranu w trybie on-line z ulepszonymi spotkaniami online może drastycznie usprawnić współpracę online Twojego zespołu, umożliwiając jednocześnie pracę zdalną. Jeśli użytkownicy pracują zdalnie, mogą uzyskać dostęp do komputera biurowego z dowolnego miejsca za pomocą współdzielenia ekranu, a spotkania online wkraczają oczywiście w nową sferę produktywności.

Dzięki współdzieleniu ekranu użytkownicy mogą pracować nad dokumentami obok siebie, nie będąc fizycznie obok siebie.

Najlepszy przykład ze świata rzeczywistego

Zarówno udostępnianie ekranu, jak i zdalne sterowanie pulpitem istnieją już od dłuższego czasu. Zapytaj o to swoich kolegów IT, a prawdopodobnie będą mieli jakieś przerażające historie o tym, jak absurdalnie trudno było nawiązać sesję ze starymi rozwiązaniami.

Ale w tym momencie udostępnianie ekranu stało się tak popularne, że nawet Google umożliwia udostępnianie ekranów, a nawet zdalne sterowanie pulpitem z idealną łatwością.

W rzeczywistości, dzięki ulepszeniom WebRTC, udostępnianie ekranu będzie nadal rosło w użyciu i łatwości. Podkreśliłem tę dokładną próbkę wcześniej, ale Amazon wykorzystuje formę udostępniania ekranu dla swoich tabletów Fire.

Jeśli jacyś użytkownicy potrzebują pomocy ze swoim urządzeniem, mogą kliknąć przycisk Mayday, aby uzyskać pomoc w aplikacji. Tworzy to jednokierunkową wideokonferencję, w której użytkownicy mogą oglądać transmisję na żywo z asystującego im agenta. Agenci nie mogą zobaczyć, kto prosi o pomoc, ale zamiast tego mogą dokładnie zobaczyć, co dzieje się na ekranie Twojego urządzenia lub aplikacji Amazon, a nawet przejąć bezpośrednią kontrolę lub użyć narzędzi do rysowania.

W ten sposób agent może pokazać użytkownikowi dokładnie, co musi zrobić, zamiast tylko mówić mu przez telefon. Jak powiedziałem, to naprawdę pomaga usunąć wiele zgadywania.

Przyszłość udostępniania ekranu?

To, co jest dla mnie naprawdę interesujące, to nie tyle to, gdzie jest teraz udostępnianie ekranu, ale raczej to, gdzie można to zrobić w ciągu zaledwie kilku krótkich lat. Wiemy już, że wirtualna i rozszerzona rzeczywistość nabierają rozpędu w świecie biznesu i myślę, że rozszerzona rzeczywistość może bezpośrednio wiązać się z koncepcją współdzielenia ekranu.

Zamiast udostępniać ekrany komputerów stacjonarnych, co jeśli pracownicy w zdalnej lokalizacji mogą nosić gogle AR lub okulary, które mogą przesyłać strumieniowo obraz wideo na żywo z powrotem do sali konferencyjnej w głównej lokalizacji organizacji. Użytkownicy po drugiej stronie mogą zobaczyć dokładnie to, co widzi technika zdalna, i podobnie jak udostępnianie ekranu, może to pomóc w wyeliminowaniu irytujących zgadywanek związanych z normalną komunikacją.

Ale naprawdę możesz to zrobić teraz za pomocą kamery internetowej, więc idąc o krok dalej, użytkownicy oglądający transmisję na żywo mogą również zyskać narzędzia podobne do tych z Amazon Mayday. Dzięki możliwości rysowania bezpośrednio na materiale wideo lub przesyłania schematów lub diagramów, pracownicy zdalni mogą otrzymać rzeczywiste, przydatne wskazówki. Jeśli fajka wygląda na nieszczelną, ktoś w domu może ją podświetlić, aby pracownik mógł ją zobaczyć w goglach. Mogą też wyciągnąć schematy i wyświetlić je bezpośrednio na goglach pracownika.

Teraz bardziej przypomina to „udostępnianie w świecie rzeczywistym” niż „udostępnianie ekranu”, ale to po prostu przenosi tę samą koncepcję na wyższy poziom. A tego rodzaju technologia wcale nie jest od nas daleko.

Nawet dzisiaj udostępnianie ekranu jest potężne

Teraz, zanim wszyscy będziemy podekscytowani tym, co może być, powinniśmy zrobić krok wstecz i przypomnieć sobie, gdzie jest teraz udostępnianie ekranu, a to jest w bardzo dobrym miejscu. Koncepcja jest prosta, istnieje wiele narzędzi, które to umożliwiają — nawet Slack i HipChat oferują teraz natywne udostępnianie ekranu.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma prowadzi centrum kontaktowe i chciałbyś wykorzystać każdą możliwą funkcję, aby zaoferować najlepsze możliwe wsparcie, czy też dostawcę produktu, który ma nadzieję na zwiększenie sprzedaży — udostępnianie ekranu to jedno z tych narzędzi, których nie powinieneś przegapić.