Udane wdrożenie CLM: przygotowanie podstaw
Opublikowany: 2020-12-18Pomyślne wdrożenie oprogramowania do zarządzania umowami w Twojej firmie — bez względu na branżę, wielkość firmy lub jakiekolwiek inne czynniki — jest wartościowym przedsięwzięciem, które pomoże skrócić ręczne godziny pracy, oszczędzić pieniądze i czas.
Ponadto wprowadzenie oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy w firmie nie musi być trudne .
Dlaczego firma powinna wdrażać oprogramowanie do zarządzania umowami?
Nie jest tajemnicą, że zajmowanie się umowami prawnymi jest ciężką próbą, która zabiera cenny czas i może czasami skutkować opłatami prawnymi, jeśli nie zostanie wykonana prawidłowo.
Kolejny fakt jest taki – kontrakty we współczesnym krajobrazie biznesowym stają się coraz bardziej złożone. Nie tylko to, ale także liczba kontraktów, którymi firmy muszą dziś zarządzać, aby działać, również rośnie.
Oczywiście im więcej umów i im bardziej złożone są nasze umowy, tym więcej pojawia się problemów.
Problemy te potęguje wcześniej istniejący problem… tradycyjne systemy zarządzania umowami po prostu nie są odpowiednie dla dzisiejszych firm.
W erze cyfrowej, w której żyjemy, wiele naszych operacji i procesów jest znacznie prostszych dzięki rozwiązaniom online i oprogramowaniu.
A jeśli chodzi o zarządzanie umowami, oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów znacznie ułatwiło zarządzanie przepełnieniem umów, które obecnie nękają firmy ( każdej wielkości ).
Usprawniając cały cykl życia umowy — od utworzenia, przez podpisanie do odnowienia — narzędzia oprogramowania do zarządzania umowami pomagają firmom skuteczniej i wydajniej zarządzać umowami, oszczędzając czas i pieniądze.
Jeśli Twoja firma lub organizacja nie wdrożyła jeszcze oprogramowania do zarządzania umowami, najlepiej zrobić to wcześniej niż później.
Oto niektóre z głównych powodów, dla których firma powinna rozważyć wdrożenie Oprogramowanie do zarządzania umowami:
Magazyn online
Jedną z głównych zalet oprogramowania do zarządzania umowami jest możliwość przechowywania wszystkich umów w internetowej bazie danych – takiej, która nie wymaga fizycznego sprzętu do przechowywania danych, ale używa „chmury”.
Oznacza to koniec z szafkami na akta, teczkami komputerowymi, zagubionymi papierami… każdy dokument jest bezpiecznie ( i automatycznie ) przechowywany w zabezpieczonej bazie danych, do której dostęp mają tylko ci, którzy mają do niego uprawnienia.
Łatwe tworzenie
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania cyklem życia umowy można tworzyć umowy na podstawie wcześniejszych umów i szablonów, które są prawnie ważne.
Najlepszą częścią procesu tworzenia umowy przy użyciu narzędzi oprogramowania do zarządzania umowami jest to, że nie wymaga to długopisu i papieru.
Nie ma błędów spowodowanych przez człowieka ( bo oprogramowanie na to nie pozwoli ), a umowy zostaną automatycznie wysłane do zatwierdzenia do tych, którzy muszą je podpisać – bezcelowe chodzenie po biurze, próbując podpisać umowy, nie jest już problem.
Alerty wygaśnięcia
Zarządzanie umowami jest z natury trudne, a jednym z najtrudniejszych aspektów jest śledzenie, kiedy umowy wygasają i muszą być przeglądane i/lub odnawiane.
Za pomocą Oprogramowanie do zarządzania umowami, użytkownicy mogą dostosować, kiedy chcą być powiadamiani o konkretnych umowach, aby żadne dokumenty prawne nigdy nie stały się „nieważne” bez wiedzy odpowiednich stron.
Pomoc prawna
Kolejną z wielu zalet oprogramowania do zarządzania umowami jest sposób, w jaki te programy zapobiegają wszelkim obstrukcji prawa podczas sporządzania i podpisywania umów.
Sztuczna inteligencja w oprogramowaniu zapewnia, że żadna umowa nie zostanie stworzona, jeśli zawiera klauzule, które nie „pasują” do umowy i tego, co dokument próbuje ustalić w pierwszej kolejności.
Oprogramowanie do zarządzania umowami dla zespołów prawnych jest zasadniczo kolejnym członkiem działu prawnego i bardzo pomaga.
Uniwersalny dostęp
Przy tradycyjnych umowach dostęp do tych dokumentów jest uciążliwy – jeśli są przechowywane w gabinetach prawnych, personel musi być fizycznie obecny, aby zobaczyć umowę… jeśli jest przechowywany w folderze komputerowym, plik musi zostać wysłany do użytkownika, aby mają do niego dostęp.
Korzystając z oprogramowania do zarządzania umowami, wszyscy użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą uzyskać dostęp do dowolnej wersji dowolnej umowy, o ile mają dostęp do Internetu.
Oznacza to brak próśb o e-maile lub faksów w późnych godzinach wieczornych.
Zautomatyzowane raporty
Kolejna zaleta oprogramowania do zarządzania cyklem życia umowy to automatyczne raporty, które program może generować dla firm.
Użytkownicy mogą dostosować rodzaj danych, które chcą widzieć w raporcie, a za pomocą kilku kliknięć mogą uzyskać kompletny, kompleksowy raport obejmujący dowolną liczbę umów w ramach organizacji.
Kontrakty te można następnie wysłać do innych członków zespołu w celu przedstawienia kluczowych informacji, bez konieczności wykonywania pracy ręcznej.
Jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy
Teraz, gdy znasz już znaczenie oprogramowania do zarządzania umowami i korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania umowami zarówno dla małych, jak i dużych firm, oto jak możesz wdrożyć te rozwiązania w swojej firmie:
- Stwórz wystarczające instrukcje dla pracowników i członków zespołu, aby pomóc im bezproblemowo rozpocząć korzystanie z oprogramowania
- Dostosuj instrukcje w zależności od roli pracownika, działu itp.
- Wyznacz sobie jasny cel, co chcesz osiągnąć, korzystając z oprogramowania do zarządzania umowami
- Zidentyfikuj wcześniejsze klauzule i szablony, które można zainstalować w oprogramowaniu w celu łatwego tworzenia umowy
- Dowiedz się dokładnie, jakiego rodzaju umowy chcesz wygenerować dzięki oprogramowaniu do zarządzania cyklem życia umowy
- Zidentyfikuj i ustal kluczowe role i uprawnienia dla wszystkich pracowników
- Ustal obowiązki i odpowiedzialności związane z zarządzaniem kontraktem
- Stale śledź i rejestruj postępy za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami
Korzyści z oprogramowania do zarządzania umowami
Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy oferuje nieskończone korzyści, a wszystko to prowadzi do mniejszej ilości czasu i pieniędzy wydawanych na zarządzanie umowami.
Co może zapewnić oprogramowanie do zarządzania umowami?
Oprogramowanie do zarządzania umowami zapewnia, że firmy spędzają jak najmniej czasu na zarządzaniu umowami, co pozwala poświęcić więcej czasu i zasobów na to, co jest naprawdę ważne dla firmy – wzrost i sprzedaż.
Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.