Aplikacje do współpracy zespołowej: bardziej wszechobecne w miejscu pracy 2022

Tak jest według firmy badawczej UCC Metrigy, w której Irwin Lazar jest prezesem i głównym analitykiem . W drugim kwartale 2021 r. Lazar napisał raport na temat współpracy zespołowej, w którym zauważył, że współpraca zespołowa to: „Podstawa dla cyfrowego miejsca pracy”. Slack przez chwilę mówił o staniu się cyfrowym centrum, nowym rodzajem cyfrowej siedziby.

Ma nadzieję, że zmieni sposób, w jaki postrzegamy tę koncepcję w erze postpandemicznej. Lub jak to ujmuje Slack:

„Przeprowadzka do cyfrowej centrali nie oznacza rezygnacji z biura. Chodzi o umożliwienie ludziom pracy, kiedy i gdzie jest to dla nich najlepsze. Biura to tylko jedno z naszych narzędzi do budowania relacji i tworzenia przestrzeni do pracy w skupieniu.

Slack mówi dalej: „Dzięki cyfrowej centrali możesz przekraczać fizyczne przestrzenie i strefy czasowe, aby połączyć zespoły, narzędzia, partnerów i klientów wokół wspólnych celów i priorytetów”.

Raport Metrigy ujawnia wiele liczb, które mogą nie być niespodzianką, ale jedna w szczególności wyróżnia się – ponieważ większość z nich przyjęła jakąś formę technologii współpracy zespołowej, aby zapewnić ciągłość biznesową w czasie, gdy miliony pracują teraz z domu. Według raportu Metrigy, ponad 60% firm przyjęło aplikacje do współpracy zespołowej.

Naukowcy przewidują, że do końca 2021 r. liczba ta wzrośnie do prawie 70%. W związku z tym można racjonalnie wnioskować, że liczba ta wzrośnie jeszcze bardziej w 2022 r.

Współpraca zespołowa na rzecz przyszłości pracy

Aplikacje do współpracy zespołowej bardzo się zmieniły od czasu wprowadzenia aplikacji takich jak Microsoft Teams i Slack. W ciągu dwóch lat same te dwie platformy wyglądają drastycznie inaczej niż na początku ery współpracy w miejscu pracy.

Dziś notatki Metrigy, zintegrowane przesyłanie wiadomości, dane, dostęp do aplikacji, zarówno gotowe, jak i niestandardowe integracje stały się kluczowymi wymaganiami dla wspierania przyszłości pracy. Właściwe wdrożenie tych systemów może przynieść wiele korzyści przedsiębiorstwom, klientom i użytkownikom końcowym, a Lazar dodatkowo przyznaje, że w raporcie:

„Po prawidłowym wdrożeniu platformy współpracy zespołowej zapewniają wymierny zwrot z inwestycji poprzez zmniejszenie kosztów operacyjnych, zwiększenie przychodów i poprawę produktywności”.

Około 35% organizacji zmierzyło już pewne korzyści z inwestycji we współpracę zespołową, przy czym najbardziej znaczące korzyści to zmniejszenie liczby spotkań, oszczędności kosztów i wzrost przychodów.

Jeśli przyszłość pracy i doświadczenia pracowników mają być jakościowe, zauważył Lazar, pracownicy muszą zachować zdolność do komunikowania się/współpracy zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz, niezależnie od lokalizacji oraz w kontekście wykonywanych czynności.

„Platformy współpracy zespołowej pomagają zaspokoić te potrzeby, umożliwiając integrację aplikacji i danych w celu optymalizacji przepływów pracy wewnętrznej, między firmami i klientów”.

„To podejście pozwala organizacjom osiągnąć wymierne korzyści poprzez przyjęcie współpracy zespołowej jako centrum pracy, a nie samodzielnej aplikacji do przesyłania wiadomości” – podsumował Lazar. Istnieje również mnóstwo implikacji dotyczących doświadczenia klienta (CX) związanych z przestrzenią contact center i koncepcją komunikacji zewnętrznej z klientami.

Spełnienie wymagań dotyczących pracy cyfrowej nowej generacji

W raporcie prawie 500 profesjonalistów biznesowych, w tym członków zespołów IT, Metrigy odkrył, że pandemia koronawirusa stworzyła coś, co nazywa:

„Trwałe zmiany sposobu i miejsca pracy”.

Spośród 476 uczestników globalnego badania Metrigy's Workplace Collaboration w latach 2021-22 – 87% pracowników stwierdziło, że pracuje teraz z domu w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin.

„Co ważniejsze, tylko 12,4% uczestniczących organizacji planuje sprowadzać pracowników z powrotem do biura w pełnym wymiarze godzin, gdy będzie to bezpieczne” – kontynuował Lazar.

Badanie wykazało również, że ponad 83% pytanych – twierdzi, że oczekuje, że pracownicy będą pracować w pełnym wymiarze godzin (w domu) lub przyjmą coś w rodzaju hybrydowego harmonogramu pracy. Pracownicy będą dzielić swój czas między dom i biuro, tworząc większe zapotrzebowanie na technologię wspierającą przyszłość pracy i doświadczenie pracowników.

Sprzedaż idei współpracy zespołowej nie będzie trudna

Sprzedanie idei współpracy zespołowej swojemu zespołowi nie będzie trudnym zadaniem. To zajmie trochę pracy ze strony ludzi, takich jak mistrzowie w miejscu pracy. I nie istnieją tylko IT, ale raczej ci, którzy już korzystają z technologii na co dzień. Według raportu Metrigy:

„Pomyślne wdrożenie aplikacji do współpracy zespołowej nie jest tak proste, jak po prostu ich wdrożenie i nadzieja na pozytywne wyniki”.

Oznacza to, że zapewnienie sukcesu oznacza, że ​​wdrożenia firmy obsługują wszystkie miejsca i style pracy, zapewniają korzyści wykraczające poza zwykłą poprawę współpracy wewnętrznej oraz spełniają lub przekraczają wymagania dotyczące bezpieczeństwa, zarządzania i zgodności.

Co ważniejsze, chodzi o produktywność w miejscu pracy i jej poprawę. Jeśli zespoły IT i mistrzowie mogą umożliwić innym korzystanie z funkcji współpracy zespołowej w celu optymalizacji przepływów pracy – będzie to działać tylko na korzyść wszystkich. Dlatego przekazanie korzyści płynących z platform i tego, co uwolnienie ich pełnej mocy może oznaczać dla członków zespołu w przyszłym miejscu pracy, powinno pozostać centralnym elementem każdej strategii komunikacyjnej w przedsiębiorstwie.

Zbadam niektóre z tych korzyści tak, jak widzi je Metrigy. Po pierwsze, istnieją kanały kontekstowe lub obszary robocze. Są one tworzone w celu wspierania określonych działań, takich jak projekty, zespoły itp., które umożliwiają pracownikom poznanie tematu rozmowy i powiązanych informacji, przyśpieszając ich wcześniejsze dyskusje, gdy dołączają do kanału.

Konsoliduje również całą komunikację w jednym miejscu, eliminując potrzebę przełączania się między aplikacjami. Dalej są integracje, które odgrywają rolę w tej produkcji. Integracje umożliwiają konwergencję danych i aplikacji.

„Na przykład kanał sprzedaży może otrzymywać automatyczne powiadomienia z platformy CRM związane z szansą sprzedaży, umożliwiając wszystkim osobom zaangażowanym w proces sprzedaży współpracę przy kolejnych krokach wymaganych do przygotowania oferty, z łatwym dostępem do odpowiednich dokumentów, historii i dane klienta."

Integracje zazwyczaj występują w dwóch formach, gotowych, co umożliwia administratorom IT efektywne dodawanie odpowiednich narzędzi lub ważnych funkcji do przestrzeni zespołu. Istnieją również interfejsy API, które zyskały na popularności w ciągu ostatnich kilku lat. Ponadto interfejsy API zapewniają dużą interoperacyjność między systemami UCC , co obsługuje sytuacje, gdy jeden członek zespołu działa za pośrednictwem Microsoft Teams, podczas gdy drugi wykorzystuje Slack.

Bez interfejsów API ci dwaj członkowie zespołu nie mogliby połączyć się w ramach wspólnego zadania za pomocą interfejsu, do którego są przyzwyczajeni, i prowadzić płynną rozmowę podczas udostępniania plików, audio, wideo i nie tylko. Innym głównym obszarem, w którym aplikacje do współpracy zespołowej zapewniają wiele korzyści, jest automatyzacja przepływu pracy z niskimi możliwościami lub brakiem kodu, które często nie wymagają uczenia się, ponieważ jest to przyjazna dla użytkownika technologia „przeciągnij i upuść”.

Platformy do współpracy zespołowej mają też wiele innych zalet. Umożliwiają spójne egzekwowanie zasad zarządzania w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności.

Wreszcie, według Metrigy: „Oferują one możliwość rozszerzenia kanałów współpracy zespołowej poza granice firmy, a coraz częściej możliwość wykorzystania wiedzy o platformie, aby umożliwić osobom wyszukiwanie i budowanie kontaktów ze współpracownikami na podobnych stanowiskach lub o podobnych zainteresowaniach”.

Jeśli chcesz pobrać pełny raport, który zawiera dodatkowe statystyki, możesz to zrobić tutaj .