5 najważniejszych korzyści z przyjęcia rozwiązania do współpracy zespołowej za pośrednictwem poczty e-mail

Poczta e-mail jest od jakiegoś czasu królem w komunikacji biznesowej, wcześniej pokonując telefony stacjonarne i dzwoniąc między współpracownikami. Dzięki e-mailowi ​​komunikacja między współpracownikami może odbywać się szybciej i w bardziej dogodnych terminach. Poczta e-mail oferowała jedno miejsce do śledzenia wszystkich kontaktów przychodzących i wychodzących, z pewnymi próbami uporządkowania tego wszystkiego. Ale telefon nigdy nie zniknął, podobnie jak dobra, staromodna poczta ślimakowa. Poczta e-mail prawdopodobnie nigdy nie zniknie, ale powinna być mniej zaufana.

Wydaje się, że kolejna największa zmiana w komunikacji w miejscu pracy zmierza w kierunku rozwiązań współpracy zespołowej. Slack wywołuje fale w wiadomościach i jest prawdopodobnie jednym z najszybszych przykładów dobrze wykonanej współpracy zespołowej. Nie należy jednak zakładać, że te rozwiązania są następną generacją komunikatorów Yahoo lub AOL. Odchodząc od poczty e-mail, te usługi współpracy zespołowej pozwalają pracownikom wykonać więcej pracy i szybciej. Oparte na chmurze rozwiązania te przechowują pliki tam, gdzie ich potrzebujesz, i pozwalają na utrwalenie wiadomości — są zawsze dokładnie tam, gdzie je zostawiłeś. Rozwiązania do współpracy zespołowej umożliwiają zespołom właśnie to, współpracę. Jeśli nadal nie masz pewności, czy nadszedł czas, aby przestać polegać na wiadomościach e-mail, przygotowaliśmy listę przedstawiającą niektóre korzyści z przyjęcia rozwiązania do współpracy zespołowej w porównaniu z tradycyjną pocztą e-mail.

1) Współpraca wykraczająca poza samą komunikację

E-mail pozwala nam szybko odłożyć myśli i wysłać wiadomość. Z drugiej strony poczta e-mail oferuje nam również jedną konkretną lokalizację dostępu do całej naszej komunikacji. Ale poczta e-mail opiera się na podejściu silosowym i często działa bardziej jako droga jednokierunkowa, tylko przekazująca informacje. Jeśli masz nową notatkę, którą chcesz udostępnić zespołowi, wysyłasz ją w jednym e-mailu, aby wszyscy mogli ją zobaczyć. Wszelkie pytania lub prośby przychodzą kanałami od każdego indywidualnego odbiorcy, a to okazuje się trudne do śledzenia ich wszystkich.

Aplikacje do współpracy zespołowej strukturyzują naszą komunikację w znacznie bardziej efektywny sposób, koncentrując się w szczególności na treści, a nie tylko na przekazie. Z treścią na czele, aplikacje do współpracy promują nie tylko wypychanie informacji do innych osób, ale także przeciwny efekt przyciągania. Zamiast wysyłać jeden e-mail do 10 osób z aktualizacją Twojego najnowszego projektu, aplikacje do współpracy umożliwiają rozpoczęcie pokoju lub rozmowy z niezbędnymi i odpowiednimi 10 osobami, oznaczenie go „notatkami z 2 kwartału”, wrzucenie pliku bezpośrednio i obserwowanie, jak Twoi współpracownicy rozpocząć nie tylko rozmowę, ale proces współpracy. Swobodny czat aplikacji do współpracy pozwala każdemu członkowi zespołu na bezpośrednią interakcję z grupą, zamiast pytań przychodzących pojedynczo. Struktura rozwiązań do współpracy umożliwia również pracownikom zgłaszanie się w najbardziej dogodnym dla nich momencie, nadrabianie zaległości i włączanie się, gdy pojawia się coś istotnego. Poczta e-mail nie pozwala na ten swobodny przepływ, strukturę konwersacyjną, ale ogranicza współpracę w obie strony.

2) Bądź zorganizowany

Jedna rozmowa na raz, z długą listą rozmów w obie strony, łatwo zgubić się w szeregu e-maili. „Gdzie jest ta wiadomość, którą wysłał mi Steve w sprawie nowych raportów TPS?” Zanim się zorientujesz, minęło 15 minut i nadal nie możesz znaleźć tego pojedynczego przywiązania, którego desperacko potrzebujesz przed spotkaniem! Aplikacje do współpracy ułatwiają organizację, ponieważ opierają się na idei utrzymania porządku, a zawartość i pliki znajdują się bezpośrednio w Twoich pokojach. Dzięki możliwości organizowania projektów i zespołów w określonych pokojach lub konwersacjach skraca to czas spędzony na polowaniu między 15 różnymi e-mailami od tej samej osoby, aby znaleźć ten jeden odpowiedni e-mail lub określony łańcuch informacji. Zamiast tego, dzięki rozwiązaniom Team Collaboration, możesz po prostu wpaść do wyraźnie oznaczonego pokoju i znaleźć to, czego potrzebujesz, przewijając zawartość.

Oprócz zorganizowanej komunikacji aplikacje Team Collaboration zawierają zaawansowaną funkcję wyszukiwania, która pozwala przeszukiwać zarówno tekst pisany, jak i wszelkie pliki przechowywane w pokojach. Ponieważ te aplikacje do współpracy są trwałe, rozmowa, którą odbyłeś dwa dni temu, nie znika — wystarczy przewinąć w górę i zobaczyć, co Steve powiedział Ci o spotkaniu. Te indywidualne pokoje przeznaczone do konkretnych projektów lub współpracy z konkretnymi współpracownikami oznaczają, że kontrolowanie projektów jest tak proste, jak umieszczenie szybkiej wiadomości w odpowiednim pokoju, ponownie promując współpracę – każda i wszystkie strony mogą zobaczyć wiadomość i włączyć się w razie potrzeby i kiedy oni najlepiej mają szansę. Nie ma już dni, w których rozpoczynasz wątek e-mailowy, wysyłasz CC do niewłaściwej osoby lub w połowie zauważasz, że w rozmowie brakuje połowy zespołu.

3) Wytrwałość w chmurze

Ciągle odnoszę się do tego pojęcia wytrwałości, ale co to właściwie oznacza? Wszystko (wiadomości, pliki, spotkania) wysyłane i odbierane w tych aplikacjach do współpracy zespołowej jest przechowywane w chmurze, tam utrwalane i dostępne dla wszystkich klientów z dowolnego miejsca. Ponieważ wszystko jest obsługiwane w sieci w chmurze, wszystko może pozostać dokładnie tam, gdzie jest, bez względu na to, z jakiego urządzenia uzyskujesz do niego dostęp. I w przeciwieństwie do poczty e-mail, te aplikacje do współpracy nie są tylko jeden do jednego, ale umożliwiają czat grupowy, który jest zawsze mobilny i zawsze włączony. Jeśli chcesz wykonać pracę i rozwiązać problem, potrzebujesz więcej niż jednej osoby, która dołączy do rozmowy, a aplikacje do współpracy zespołowej to narzędzia umożliwiające zespołom pracę w grupach. Jednak wraz ze wzrostem wielkości grupy szansa, że ​​wszyscy będą jednocześnie czytać Twoje wiadomości online, jest niewielka. I tu znowu pojawia się uporczywy charakter chmury.

Dzięki aplikacjom do współpracy zespołowej, między klientem na komputer stacjonarny, klientem telefonu komórkowego, a nawet klientem przeglądarki internetowej online, można pozostać w kontakcie na dowolnym urządzeniu i w dowolnym miejscu. W połączeniu z trwałym czatem i hostingiem plików dostęp do informacji potrzebnych do wykonania pracy może nastąpić natychmiast. Przegapiłeś dzień w biurze? Uruchom aplikację na telefonie i bądź na bieżąco, ponieważ chmura pobiera wszystkie pominięte wiadomości. Zapomniałeś laptopa ze zaktualizowanym raportem TPS w biurze? Nie ma problemu, po prostu zaloguj się do aplikacji do współpracy zespołowej na smartfonie lub nawet na komputerze domowym, zajrzyj do pokoju, w którym upuszczono plik, i pobierz go na swoje urządzenie.

4) Dostosuj do swoich potrzeb

Te aplikacje do współpracy zespołowej to nie tylko ładniejsza wersja komunikatorów internetowych ze starej szkoły, ale oferują konfigurowalne i wydajne środowisko pracy zespołowej. Dzięki kreatywnemu umysłowi programisty i dostarczonym interfejsom API zespoły mogą w pełni dostosować swoje rozwiązania, aby stworzyć naprawdę wyjątkowe wrażenia i wypełnić lukę między innymi narzędziami zwiększającymi produktywność. Proste dodatki, takie jak boty czatowe, mogą umożliwić użytkownikom przechowywanie bieżących list zadań bezpośrednio w pokoju współpracy, ustawianie przypomnień, a nawet ułatwianie udostępniania plików. Dodatki takie jak technologia IBM Watson do rozwiązania Cisco Spark spowodują nowy poziom osobistego asystenta, który będzie działał bezpośrednio na Twojej platformie współpracy.

O krok dalej jest siła integracji. Dzięki integracji z popularnymi aplikacjami do pracy z Office 365 i DropBox, po integracje z popularnymi systemami CRM, takimi jak Salesforce i Zendesk, zespoły mogą tworzyć własne aplikacje do współpracy, które współpracują z innymi aplikacjami, z których już korzystają. Integracje pozwalają na dostosowanie, którego e-mail po prostu nie może zrobić. Bezpośrednie połączenie Salesforce z aplikacją do współpracy może tworzyć nowy pokój rozmów za każdym razem, gdy otwierane jest nowe zgłoszenie, dzięki czemu pracownicy mogą wpisywać niezbędne informacje, wrzucać potrzebne pliki i śledzić postęp połączenia lub zgłoszenia. Ponieważ te pokoje są trwałe i połączone z Salesforce, wszystkie informacje pozostają nawet po rozmowie. Jeśli potrzebujesz pomocy innego agenta, po prostu dodaj agenta lub odpowiednich członków zespołu do pokoju i rozpocznij współpracę! To, co możesz zrobić z integracjami i chatbotami, jest ograniczone tylko Twoją kreatywnością.

5) Pliki na żywo w aplikacji

Ponieważ zawartość jest na pierwszym planie współpracy, upuszczanie plików jest tylko kolejną częścią tego, co sprawia, że ​​te rozwiązania współpracy są tak potężne dla grup, które chcą zrobić więcej. Treść ma kluczowe znaczenie dla wykonywanego zadania, a po udostępnieniu w aplikacjach do współpracy plik znajduje się bezpośrednio w pokoju. W ten sposób możesz działać, reagować i prowadzić na bieżąco historię wszelkich zmian. Ile razy wysłałeś wiadomość e-mail, ale zapomniałeś dołączyć załącznika? To się nigdy więcej nie powtórzy, gdy aplikacje do współpracy będą Twoją główną metodą komunikacji.

Pliki nie muszą być wysyłane jako załączniki do wiadomości i można je łatwo przeciągać i upuszczać bezpośrednio do pokoju lub rozmowy. Dzięki potędze chmury i trwałości wiadomości, załączniki nie zgubią się w łańcuchach wiadomości e-mail dłuższych niż Twoja skrzynka odbiorcza. Udostępnianie plików za pośrednictwem poczty e-mail tylko zwiększa bałagan i wymaga od pracowników pozostawania na szczycie swojej skrzynki odbiorczej, odciągając ich od pracy. Ponownie, dzięki trwałości na wszystkich platformach, pliki mogą być dostępne w dowolnym miejscu i czasie, wraz z całą współpracą i pracą, która się z tym wiąże.

Dolna linia

Wraz ze zmianą miejsca pracy zmieniają się również narzędzia, których używamy do wykonywania pracy. E-mail był kiedyś królem, pokonując telefony, a nawet rozmowy wideo, aby pozostać w kontakcie. Aplikacje do współpracy zespołowej oferują nową zmianę w sposobie wykonywania pracy. Niezmienność wiadomości i wydajne udostępnianie plików sprawiają, że treść jest w centrum uwagi i umożliwia naturalną współpracę między członkami zespołu, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Chociaż mogą nigdy tak naprawdę nie zastąpić poczty e-mail, aplikacje do współpracy zespołowej i wiadomości biznesowe będą działać, aby uzupełnić codzienny zalew e-maili i utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej. Spotkania będą odbywać się stale, natychmiast, a produktywność może osiągnąć nowy poziom, gdy skupimy się na współpracy. Jeśli uważasz, że aplikacja do współpracy zespołowej pasowałaby do Twojej firmy, możesz zapoznać się z naszym zestawieniem poszczególnych dostawców i ofertami ich usług. Aby zapewnić lepszy wgląd w to, która platforma działa najlepiej, możesz również zapoznać się z naszą serią porównawczą Chat Wars, w której zestawiliśmy Cisco Spark i HipChat z najpopularniejszą aplikacją do współpracy, Slack.