Dostępne są aplikacje do komunikacji zespołowej — oto jak znaleźć odpowiednią dla swojego zespołu

Aplikacje do komunikacji zespołowej nie są niewiarygodnie nowe, ale gdy Slack pojawił się na scenie, szybko stały się jednym z najczęściej stosowanych narzędzi do współpracy w miejscu pracy. W tym momencie można śmiało powiedzieć, że wiele zespołów zagubi się w środku oceanu aplikacji do przesyłania wiadomości i współpracy, jeśli chcą zastosować nowe rozwiązanie.

Przy tak wielu dostępnych opcjach decyzja, które rozwiązanie najlepiej pasuje do Twojego zespołu, może być niemożliwa. Niestety, jeśli Twoja firma nie jest dużym przedsiębiorstwem, po prostu nie ma zasobów dla dedykowanego CTO. Jak więc twój zespół przedziera się przez ten labirynt opcji? Jak w ogóle zaczynają rozumieć, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom i kulturze Twojego miejsca pracy?

To jest idea stojąca za naszą bezpośrednią serią Chat Wars, w której porównujemy popularne alternatywy dla Slacka — uważanego w tym momencie za standard. Jednak nadal może być trudno stwierdzić, na których dwóch aplikacjach się skupić. W końcu ciągle pojawiają się nowi kandydaci, jak Zang Avayi. Właśnie dlatego tu jesteśmy — aby pomóc Twojemu zespołowi zrozumieć, na czym polegają te rozwiązania i jak nadać temu sens.

Dlaczego Twój zespół miałby się przejmować?

Po co w ogóle korzystać z aplikacji do komunikacji i współpracy zespołowej? W końcu e-maile i rozmowy telefoniczne mogą załatwić sprawę, prawda? Połączenia telefoniczne oferują całkowicie natychmiastową komunikację w czasie rzeczywistym (to znaczy, jeśli drugi koniec odbierze). Wiadomości e-mail pozwalają nam na prowadzenie długich rozmów w czasie i dołączanie odpowiednich plików i linków. Więc o co chodzi — dlaczego porzucić to, co wiemy, że działa?

Cóż, z pewnością nie jestem pierwszym, który zwraca uwagę, że sposób, w jaki pracujemy, się zmienia — i to drastycznie. Chociaż nie lubię uogólnień, będąc milenialsem, rozumiem potrzebę – a nawet pragnienie – czym są zasadniczo aplikacje do obsługi wiadomości błyskawicznych w pracy. Kiedy po raz pierwszy zapoznałem się ze Slackiem, nie rozumiałem tego szumu. Do pewnego stopnia nadal nie wiem, ale to inna historia na inny dzień. Jednak przynajmniej zrozumiałem potrzebę czegoś takiego jak Slack w biurze.

Korzyści w stosunku do tradycyjnej komunikacji

Używam komunikatorów internetowych, odkąd zostałem wprowadzony do Internetu, a Slack wydawał się po prostu ładną wersją tego samego, tego samego starego — i to dobrze. Moje pokolenie stało się biegle w korzystaniu z technologii i w tym momencie prowadzenie pełnych konwersacji za pomocą wiadomości tekstowych lub aplikacji do czatu jest całkowicie normalne.

Chociaż trwały czat i platforma w chmurze obsługująca całość są nowe , koncepcja nie jest. Nie waham się nazywać tych rozwiązań „ładnymi klientami IRC”. Dlaczego Twój zespół miałby w ogóle zawracać sobie głowę jedną z tych aplikacji? Przygotowałem szczegółowy post na temat korzyści, ale podsumowując, aplikacje do komunikacji zespołowej pozwalają na:

• Współpraca wykraczająca poza samą komunikację: aplikacje do współpracy zespołowej strukturyzują naszą komunikację w znacznie bardziej efektywny sposób, koncentrując się w szczególności na treści, a nie tylko na przekazie. E-maile są wyciszone i zagracone, rozmowy telefoniczne to tylko rozmowy, które znikają w powietrzu.
• Aplikacje do przesyłania wiadomości promują organizację: Jak już powiedziałem, e-maile mogą bardzo szybko się zabrudzić. Jestem pewien, że wszyscy znamy okropności przekopywania się przez ogromne łańcuchy e-maili, brakujące CC, brakujące pliki, cokolwiek. Aplikacje do współpracy natywnie pozwalają użytkownikom organizować przestrzeń roboczą i dedykować sekcje określonym zespołom, konwersacjom lub projektom.
• Trwałość w chmurze: wszystko jest przechowywane w chmurze, a cały kontekst i komunikacja są całkowicie spójne bez względu na to, gdzie i kiedy uzyskujesz dostęp do aplikacji. Zacznij rozmawiać na komputerze, weź telefon na kawę i kontynuuj rozmowę, nie tracąc rytmu. Wszystko jest zapisywane w chmurze, nawet Twoje pliki i projekty, i pozostaje prawie na zawsze.
• Intensywne dostosowywanie: te aplikacje do współpracy zespołowej to nie tylko ładniejsza wersja komunikatorów internetowych ze starej szkoły, ale oferują konfigurowalne i wydajne środowisko pracy zespołowej. Dzięki kreatywnemu umysłowi programisty i dostarczonym interfejsom API zespoły mogą w pełni dostosować swoje rozwiązania, aby stworzyć naprawdę wyjątkowe wrażenia i wypełnić lukę między innymi narzędziami zwiększającymi produktywność.
• Kontekst zawsze w widoku: wszystkie udostępnione pliki, wersje robocze, szybkie spotkania i aktualizacje projektów są dostępne bezpośrednio w aplikacji czatu. Ponieważ zawartość jest na pierwszym planie współpracy, upuszczanie plików jest tylko kolejną częścią tego, co sprawia, że ​​te rozwiązania współpracy są tak potężne dla grup, które chcą zrobić więcej. Treść ma kluczowe znaczenie dla wykonywanego zadania, a po udostępnieniu w aplikacjach do współpracy plik znajduje się bezpośrednio w pokoju.

Na czym już polega Twój zespół?

Najpierw należy po prostu zdecydować, czy Twoja firma potrzebuje rozwiązania do komunikacji i współpracy zespołowej, czy też czego dokładnie potrzebuje Twój zespół od jednego z tych narzędzi. Wiemy już, jakie korzyści mogą przynieść współpraca przez e-mail i telefon. Ale w tym momencie nazywanie tych rozwiązań „prostymi aplikacjami do czatu” nie trafia w sedno.

Nawet Slack rozrósł się o połączenia wideo i udostępnianie ekranu. Tymczasem inne opcje, takie jak Cisco Spark, od samego początku koncentrują się na zaawansowanych funkcjach współpracy. Niektóre opcje na rynku są nawet zbyt ugrzęźnięte, próbując upchnąć jak najwięcej w jednej aplikacji. Jednym z powodów, dla których Slack jest tak skuteczny, jest to, że najpierw skupił się na jednej konkretnej funkcji.

Zrozum, co Twój zespół robi, a czego nie potrzebuje

Wideokonferencje mogą być niezwykle potężnym narzędziem do rozwijania głębokiej współpracy, gdy połączenia tekstowe lub telefoniczne po prostu nie wystarczą. Jeśli jednak Twój zespół jest mały i zawsze znajduje się w tym samym biurze, po co za to płacić?

Świetnym sposobem na wyjaśnienie, czego dokładnie potrzebuje Twój zespół, jest określenie, w jaki sposób pracujesz, a nawet poproszenie pracowników o wymienienie narzędzi, których obecnie używają i dlaczego. Aby uzyskać szybki podział, najczęstsze funkcje współpracy i przesyłania wiadomości obejmują:

• Stały czat na wszystkich urządzeniach
• Indywidualne czaty do organizowania treści i rozmów
• Łatwy do zrozumienia interfejs użytkownika i proste wrażenia użytkownika
• Udostępnianie plików w czasie rzeczywistym za pomocą prostego przeciągania i upuszczania
• Integracje z innymi aplikacjami i rozwiązaniami
• Czat wideo, udostępnianie ekranu, a czasem rozmowy głosowe

Całkowicie możliwe, że Twój zespół zaczął wdrażać własne rozwiązania, aby rozwiązać te problemy, lub Twój zespół żongluje między e-mailem, Skype, rozmowami telefonicznymi i Dropbox, aby to wszystko zrobić.

Gdy już wiesz, jakich narzędzi potrzebuje Twój zespół, aby skutecznie wykonywać zadania, możesz laserowo skupić się na konkretnych funkcjach, których potrzebuje Twój zespół, i skreślić te, których nie będzie używał. Pomoże to uprościć wyszukiwanie, usuwając rozwiązania, które nie pasują do rachunku. Na przykład, jeśli Twój zespół nigdy nie będzie korzystał z wideokonferencji, rozwiązanie z wideo na czele nie będzie najlepsze dla Twojego zespołu.

Porównanie Twoich opcji

Teraz, gdy już wiesz, z czego może skorzystać Twój zespół, przyjrzymy się dokładniej, jak porównać różne rozwiązania. W naszych poprzednich zestawieniach koncentrujemy się na kilku konkretnych kluczowych punktach, aby zaoferować jak najlepsze zestawienie jabłka z jabłkami. W oparciu o kryteria, z których korzystaliśmy, zwykle przeglądamy listę funkcji i funkcji, a także tego, jak to jest korzystać z aplikacji, jak zorganizowana pozwala użytkownikom być i ile to wszystko kosztuje. Rozłóżmy je jeden po drugim.

Dołączone funkcje i funkcje

Poruszyliśmy to nieco w poprzednich sekcjach, ale warto to ponownie podkreślić dogłębnie. Wiele z tych aplikacji skupi się na jednym pomyśle i będzie się wokół niego opierać, na przykład Slack, a niektóre będą próbować rzucić Ci każdą drobną funkcję i funkcję w podejściu „jeden rozmiar dla wszystkich”. W zależności od tego, jak pracuje Twój zespół i jak się komunikuje, szybko wykluczy to niektórych rywali.

Nawet Slack zaczął rozszerzać swoją listę funkcji: kiedyś była tylko aplikacją do komunikacji na czacie, teraz ma natywne połączenia wideo i głosowe. Z drugiej strony rozwiązania takie jak GoToMeetings lub nowy Chime firmy Amazon to przede wszystkim opcje skoncentrowane na wideo. Inne rozwiązania, takie jak Glip, koncentrują się w dużej mierze na idei współpracy i udostępniania plików, podobnie jak Microsoft Teams, który buduje istniejący ekosystem Office 365.

Integracje i elastyczność

Niektóre funkcje aplikacji do obsługi wiadomości zespołowych niekoniecznie są tym, co robią natywnie, ale jak bardzo Twój zespół może nagiąć aplikację zgodnie ze swoją wolą i stworzyć prawie własne unikalne rozwiązanie. Integracje są z pewnością jednym z największych trendów współpracy zespołowej w 2017 roku, ponieważ pomogą nam zaoszczędzić tyle czasu i zwiększyć produktywność. Integracje pozwalają nam po prostu połączyć się z dwiema różnymi platformami, aby połączyć cechy i funkcje.

Bez wątpienia integracje i ogólna elastyczność platformy to jedne z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu rozwiązania. Na przykład Slack jest wystarczająco wydajny, aby przekształcić aplikację w kompletne rozwiązanie do zarządzania pracownikami zdalnymi. Slack z łatwością ma największą gotową bibliotekę integracyjną i będzie się nadal rozwijać. Tymczasem mniej znane rozwiązania będą miały mniejsze listy, a ich opracowanie może być nawet bardziej skomplikowane.

Doświadczenie użytkownika i łatwość użytkowania

Ciągle wracam do tego jednego zdania, ale jest ono całkowicie prawdziwe: jeśli Twój produkt lub rozwiązanie nie jest proste, a czasem nawet przyjemne w użyciu, ludzie po prostu z niego nie skorzystają. Apple przybiło to do głowy i przede wszystkim rozumie UX. Projekt i interfejs użytkownika są również ważne, ale UX i UI generalnie idą w parze – z kiepskim interfejsem użytkownika wiąże się kiepskie wrażenia użytkownika. Tak naprawdę omawiamy UI, ale skupiamy się na UX, który zapewnia.

Poza samymi wyborami projektowymi na wrażenia użytkownika ma wpływ wiele czynników. Mogą to być natywne funkcje oferowane przez platformę, łatwy dostęp do menu i ustawień dostosowywania. Ale także, jak konsekwentnie działają powiadomienia, a nawet bardziej drobne aspekty, takie jak wiadomości wątkowe lub responsywne narzędzie wyszukiwania. Niektóre z tych aplikacji próbują dopasować każdą pojedynczą funkcję do jednej oferty lub próbują wymyślić nowy, awangardowy projekt — i cierpi na tym wrażenia użytkownika końcowego.

Ceny i ograniczenia

Teraz prawdziwym kickerem i prawdopodobnie najważniejszym aspektem na koniec dnia jest to, ile będzie Cię kosztować rozwiązanie. Oczywiście wszyscy chcemy zaoszczędzić pieniądze i uzyskać najlepszy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki, a te aplikacje do przesyłania wiadomości nie różnią się od siebie. W zależności od struktury cen, liczby dostępnych planów, a nawet opłat od użytkowników, zawarte funkcje ulegną zmianie – niektórzy dostawcy będą nawet nakładać sztuczne ograniczenia na tańsze plany.

Teraz jest to normalne — tak działa model freemium: potrzebujesz zachęty dla użytkowników do uaktualnienia, gdy jest to konieczne. Warto jednak zauważyć, że niektórzy dostawcy są nieco bardziej liberalni niż inni, jeśli chodzi o dołączone funkcje i funkcjonalność, a także strukturę cen. Na przykład Slack blokuje niektóre z tańszych planów z dużymi ograniczeniami. Ale są również znani z tego, że obciążają firmę tylko od AKTYWNYCH użytkowników, a nie tylko wszystkich członków Twojej firmy, którzy mają upoważnione konto.

Kładąc wszystko razem

Gdy już zrozumiesz, jak działa Twój zespół i jakich narzędzi potrzebuje, nadszedł czas, aby rozpocząć wyszukiwanie. Najbardziej oczywistym podejściem może być prosta wyszukiwarka Google z listą lub arkuszem kalkulacyjnym Excel, aby śledzić wszystkie odpowiednie opcje, które znajdziesz.

Pomocne byłoby utworzenie listy bieżącej oraz wszystkich kluczowych funkcji, których potrzebuje Twój zespół, i sprawdzenie, czy każde rozwiązanie na liście zawiera tę funkcję, a nawet jeśli pobierają za nią konkretną opłatę. Nie bój się zaczepiać tych dostawców na liniach wsparcia, aby zrozumieć, jak wyglądają ich usługi i jak skuteczne może być wsparcie w nagłych wypadkach.

Wypróbuj zanim kupisz

Nie bój się również pobierać bezpłatnych wersji próbnych lub wersji aplikacji, wypróbuj przed zakupem to zawsze solidna strategia – dlatego firmy samochodowe oferują jazdy testowe. Prawie każde rozwiązanie do przesyłania wiadomości na rynku będzie oferować wersję próbną lub freemium.

Twój zespół może spróbować zmienić różne narzędzia lub po prostu wypróbować to, które wygląda najlepiej, aby sprawdzić, czy się trzyma. Nasze praktyczne recenzje składają się z grania, klikania i odkrywania. Nie zapomnij zajrzeć na naszą stronę z porównaniem współpracy zespołowej, a także z naszymi praktycznymi recenzjami i łeb w łeb.