Myśl nie tylko w arkuszu kalkulacyjnym: 3 narzędzia, które mogą poprawić efektywność operacyjną

Codzienne operacje są sercem każdej firmy. Pracownicy, zamówienia sprzedaży, procesy, sprzęt i narzędzia utrzymują firmę w ruchu. Każdy z tych elementów musi często poruszać się jak w zegarku, aby firma odniosła sukces. Kiedy pojawiają się przerwy lub wąskie gardła, mogą one obniżyć produktywność, zakłócić funkcje biznesowe i zagrozić bezpieczeństwu.

Efektywne i płynne prowadzenie ich firm jest najwyższym priorytetem dla właścicieli firm. To zadanie nie może być bardziej krytyczne w czasach rosnących zagrożeń internetowych i złożonych standardów zgodności. Poniżej omówimy trzy narzędzia, które mogą zwiększyć efektywność operacyjną firmy przy jednoczesnym zapewnieniu jej bezpieczeństwa.

1. Oprogramowanie do nadzoru, ryzyka i zgodności

Przepisy dotyczące prywatności konsumentów, zagrożenia ransomware i ryzyko naruszenia danych sprawiają, że działanie w erze cyfrowej staje się coraz bardziej złożone. Jednak technologie sieciowe, takie jak Internet, nie są wyłącznie winne. Ludzie i procesy to inne czynniki, które mogą narazić firmy na ryzyko i problemy ze zgodnością.

Załóżmy, że Twoja firma buduje wieże komórkowe i dzierżawi sprzęt innym firmom i operatorom bezprzewodowym. Twoim celem jest ukończenie budowy wież przy jak najmniejszych kosztach, aby zmaksymalizować zysk. Jednak działalność w tej branży oznacza konieczność przestrzegania przepisów miejskich, stanowych i federalnych.

Skupienie się na procesach i kosztach odchudzonej konstrukcji niekoniecznie jest niewłaściwym podejściem. Jednak w przeszłości powodowało to, że firma wybierała kiepski sprzęt. Sprzęt nie tylko nie spełniał standardów branżowych, ale rząd federalny zakazał go również ze względów bezpieczeństwa narodowego. Firma musiała przejść przez bolesny i kosztowny proces wymiany sprzętu radiowego w każdej wieży.

Rozwiązania do zarządzania, zarządzania ryzykiem i zapewniania zgodności pomagają oceniać technologie, niedopatrzenia ludzkie i procesy, które tworzą luki w zabezpieczeniach biznesowych. Podejście to, znane również jako GRC, traktuje działalność firmy jako całościowy system. Zamiast ostrzegać o pojedynczej procedurze, narzędzie GRC pokazuje, w jaki sposób całe operacje stwarzają potencjalne ryzyko. Właściciele i menedżerowie mogą wtedy jasno określić metody i decyzje, które mogą nie leżeć w najlepszym interesie firmy.

2. Systemy zarządzania zapasami

Firmy sprzedające produkty muszą znaleźć sposoby przechowywania, przenoszenia i śledzenia zapasów. Twoje operacje zależą również od wewnętrznych dostaw i sprzętu, nawet jeśli Twoja firma nie sprzedaje produktów materialnych. Musisz mieć oko na aktywa firmy, takie jak komputery, licencje na oprogramowanie i materiały biurowe. W przeciwnym razie kurczenie się lub utrata zapasów może wymknąć się spod kontroli, a ich źródła mogą być trudne do ustalenia.

Kurczenie się zapasów może szybko stać się kosztowne, a źródła mogą wskazywać na większe obawy dotyczące bezpieczeństwa. Niektóre badania ujawniają, że kradzieże pracownicze i sklepowe powodują 78,3% strat w zapasach. Błędy matematyczne i papierkowe stanowią 15,4% przypadków, podczas gdy oszustwa dostawców prowadzą do 3,7% z nich. Kolejne 3,9% pochodzi z nieznanych przyczyn, których firmy nie mogą wykryć, czasami z powodu słabych lub niewystarczających procesów.

Systemy zarządzania zapasami pomagają usprawnić procesy śledzenia, monitorowania i kontroli zapasów w firmie. Aplikacje te synchronizują również zmiany dystrybucji zasobów i produktów w miarę zwiększania się lokalizacji firmy. Możesz zobaczyć, gdzie znajdują się produkty i inne aktywa w czasie rzeczywistym, w tym jaką wartość reprezentują. Systemy zarządzania zapasami automatyzują również obliczenia, takie jak koszty zakupu i amortyzacji, co może pomóc w ustaleniu, gdzie występuje kurczenie się.

Gdy masz więcej niż jeden magazyn, który przyjmuje i wysyła produkty do wielu sklepów, arkusze kalkulacyjne mają trudności z nadążaniem. W przypadku firm niehandlowych arkusze kalkulacyjne nie są wystarczająco dynamiczne, aby śledzić, dokąd zmierzają firmowe laptopy i urządzenia mobilne. Potrzebujesz zautomatyzowanego systemu, który skutecznie zarządza poziomami zapasów i zasobami oraz nie wymaga ciągłej interwencji człowieka.

3. Aplikacje do zarządzania relacjami z klientami

Czy Twoja firma nadal zarządza bazą klientów za pomocą arkuszy kalkulacyjnych? Takie podejście jest nie tylko czasochłonne, ale może narazić Twoją firmę na obawy związane z bezpieczeństwem i prywatnością. Ponieważ arkusze kalkulacyjne wymagają ciągłego wprowadzania danych i manipulowania nimi, mogą zawierać nieaktualne informacje. W arkuszu kalkulacyjnym mogą znajdować się osoby, które nie są już klientami lub nie chcą otrzymywać określonych komunikatów.

Na przykład niektórzy klienci mogą chcieć zrezygnować z otrzymywania e-maili związanych z marketingiem lub promocjami. Ktoś musiałby utworzyć kolumnę w arkuszu kalkulacyjnym, aby to wskazać. Ponadto dział marketingu byłby odpowiedzialny za ręczne przeglądanie arkusza kalkulacyjnego w celu ustalenia, kogo powinni usunąć z listy. Następnie pojawia się kwestia udostępniania i przechowywania arkusza kalkulacyjnego, w tym zarządzania dostępem pracowników i przestrzegania przepisów dotyczących prywatności.

Aplikacje do zarządzania relacjami z klientami usprawniają dane klientów, preferencje komunikacyjne i bezpieczeństwo informacji. Aplikacja CRM pozwala ograniczyć dostęp pracowników i przyznać różne poziomy uprawnień. Na przykład pracownicy sprzedaży i obsługi mogą potrzebować uprawnień do przeglądania i edytowania, aby dodawać lub zmieniać informacje o kliencie. Jednak prawdopodobnie nie potrzebują dostępu administratora, który pozwala im dodawać lub usuwać użytkowników lub integrować inne programy.

Możliwości oprogramowania CRM obejmują komunikację marketingową, w tym listy e-mailowe. Załóżmy, że klient co miesiąc otrzymuje wiadomości promocyjne, ale nie chce ich już widzieć. Mogą zrezygnować z subskrypcji, automatycznie usuwając ich z listy kontaktów marketingu. Podczas gdy ich informacje pozostaną w bazie danych, aplikacja CRM będzie również rejestrować działania klienta. Pracownicy natychmiast zobaczą, dlaczego ten klient nie otrzymuje e-maili promocyjnych.

Narzędzia zwiększające efektywność operacyjną

Osiągnięcie efektywności operacyjnej wymaga znalezienia i wdrożenia najlepszych praktyk, które poprawiają jakość, wydajność lub wydajność. Aplikacje to krytyczne narzędzia, które pomagają firmom wdrażać najlepsze praktyki. Chociaż w przeszłości arkusze kalkulacyjne mogły to ograniczać, teraz mogą stać się barierą dla zgodności, produktywności i bezpieczeństwa. Bardziej dynamiczne rozwiązania, takie jak oprogramowanie GRC, systemy zarządzania zapasami i aplikacje CRM, usuwają przeszkody operacyjne, które mogą zagrozić sukcesowi biznesowemu.