7 Strategie zarządzania czasem, które pomogą Ci przelecieć przez listę rzeczy do zrobienia

Niezależnie od tego, czy jesteś jednym z 20% dorosłych Amerykanów, którzy mają do czynienia z przewlekłym zwlekaniem, czy po prostu chcesz zmaksymalizować wydajność bez pracy, zarządzanie czasem skuteczne ma klucz do utrzymania harmonogramu na dobrej drodze.

Zarządzanie czasem nie tylko pomaga wspierać zdrowszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, ale jest również jedną z najbardziej poszukiwanych umiejętności pracodawców. I chociaż skuteczne zarządzanie czasem nie jest tak proste, jak machanie magiczną różdżką, opanowanie umiejętności może być łatwiejsze niż myślisz, przy pomocy wypróbowanych strategii zarządzania czasem.

Od znanych technik, takich jak Pomodoro, po mniej znane strategie, takie jak „Eat That Frog”, przedstawiamy siedem wskazówek dotyczących zarządzania czasem, aby pomóc ci się toczyć, i pozostawiamy niepokój w przeszłości.

Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?

Obciążenia od lat eskaluje się dla nas 9-5 pracowników. W rezultacie 52% pracowników pełnoetatowych zgłasza, że ​​pracuje ponad 40 godzin tygodniowo według ankiety Gallupa, przy czym zdecydowana większość doświadcza pewnego rodzaju stresu w miejscu pracy.

Jeśli praca w dogrywce nie jest twoją torbą, skuteczne zarządzanie czasem jest jednym z najlepszych sposobów ukończenia listy rzeczy do zrobienia bez poświęcania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym .

Oprócz oczywistej zalet zwiększenia wydajności, wykazano również, że zarządzanie czasem zwiększa jakość wykonywanej pracy i poprawia podejmowanie decyzji, jednocześnie pomagając w zmniejszeniu stresu i lęku.

Zarządzanie czasem jest jedną z najbardziej cenionych umiejętności pracodawców

Efektywne zarządzanie czasem jest również jedną z najbardziej pożądanych umiejętności pracodawców, jak stwierdzono wyniki naszego rocznego wpływu technologii na raport z pracy . Za komunikacją i rozwiązywaniem problemów zarządzanie czasem jest najlepiej cenionym pracodawcy umiejętności, których zatrudniają kandydatów, a 44% starszych liderów określa ten atrybut jako „niezwykle ważny”.

Pomimo stale ewoluującego charakteru siły roboczej, nasze badanie wykazało, że było to jeszcze bardziej pożądane niż umiejętności takie jak zarządzanie danymi i wiedza specjalistyczna AI, co sprawia, że ​​2025 jest tak dobry, jak każdy, aby uzyskać umiejętności.

Nie musisz też zaczynać od zera. Niezależnie od tego, czy chcesz skuteczniej zarządzać czasem, aby zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, czy też zarządzać istniejącym harmonogramem, istnieje szereg niezawodnych strategii, które pomogą. Poniżej omawiamy nasze najlepsze typy.

7 strategii zarządzania czasem, które musisz wypróbować

Można jednak przestać zwlekać - wystarczy znaleźć strategię zarządzania czasem, która ci odpowiada. Oto niektóre z naszych ulubionych.

1. Blokowanie czasu
2. Prawo Parkinsona
3. Technika Pomodoro
4. Analiza Pareto
5. Matryca Eisenhower
6. Metoda szybkiego planowania (RPM)
7. Jedz technikę tej żaby

1. Blokowanie czasu

• Najlepsze dla: zajęty robotnicy i studenci

Co łączy Bill Gates i Elon Musk? Cóż, z wyjątkiem zszywek listy bogatej w miliarderów Forbesa, oba używają metody blokowania czasu.

Blokowanie czasu jest popularną techniką zarządzania czasem, w której planujesz bloki czasu na określone zadania lub działania. Pracując w podobny sposób jak „lista rzeczy do zrobienia”, metoda wymaga zidentyfikowania wszystkich kluczowych zadań, które musisz wykonać w ciągu jednego dnia-zarówno osobistego, jak i profesjonalnego-przed oszacowaniem, ile czasu zajmuje ci ukończenie każdego z nich.

Aplikacje takie jak Zapier pomagają tworzyć bloki czasowe w celu skuteczniejszego zarządzania obciążeniem. Źródło: Zapier

Następnie przydzielasz określony przedział czasowy do każdego zadania, używając kawałka papieru, kalendarza lub oprogramowania do zarządzania zadaniami - i voilai! Zalecamy również dodanie czasów buforów pomiędzy każdym blokiem czasu, aby umożliwić korektę w ciągu dnia. A jeśli tworzysz jeden ręcznie, wykorzystanie różnych kolorów jest świetnym sposobem na szybkie rozróżnienie zadań od czynności.

2. Zastosuj prawo Parkinsona

• Najlepsze dla: prokrastynatorów

Prawo Parkinsona to teoria, że ​​„praca się rozwija, aby wypełnić czas dostępny na jego zakończenie”. Innymi słowy, jeśli poświęcisz swój czas określony czas na wykonanie danego zadania, powiedz tydzień, tak długo zajmie to zakończenie, nawet jeśli skończysz zapełnienie wolnego czasu niepotrzebnym zwlekaniem.

To samo można jednak powiedzieć o odwrotności. Kiedy stosujesz prawo Parkinsona do swojego przepływu pracy i dajesz krótszy czas na wykonanie zadań, będziesz w stanie skuteczniej pracować w krótszym czasie.

Zastosowanie prawa Parkinsona do strategii zarządzania czasem to świetny sposób na zwiększenie wydajności

Istnieje wiele sposobów wdrożenia tej metody, w tym ustalanie sobie ścisłego terminu na wykonanie zadań, ustalanie priorytetów trudniejszych zadań poprzez wczesne wydostanie ich, a nawet dążąc do ukończenia jak najwięcej pracy przed śmiercią laptopa. Ta metoda działa również dobrze w połączeniu z innymi strategiami, takimi jak listy rzeczy do zrobienia i ustalanie priorytetów zadań.

3. Technika Pomodoro

• Najlepsze dla: wypaleni pracownicy

Technika Pomodoro jest jedną z najpopularniejszych strategii zarządzania czasem. Wymienionych przez przedsiębiorcę i autora Francesco Cirillo pod koniec lat 80. technika polega na podziwianiu pracy w 25-minutowe odstępie, a następnie krótkie pięciominutowe przerwy, po czym robi dłuższe przerwy po każdej czterech odstępach pracy.

Ludzie nie działają jak roboty. Zatem, pozwalając na przerwy i ustalanie jasnych granic między pracą a odpoczynkiem, technika pomaga zminimalizować zmęczenie psychiczne i zapobiec wystąpieniu większych walk prokrastynacji. Praca w krótkich seriach jest również użytecznym sposobem na utrzymanie koncentracji i motywacji przez cały dzień roboczy.

Technika Pomodoro zachęca do harmonogramu przerwy w celu zwiększenia wydajności

Technika jest również bardzo niskie. Nie potrzebujesz dedykowanej aplikacji ani oprogramowania, wszystko, czego potrzebujesz, to licznik czasu fizycznego lub smartfona i możesz uzyskać pękanie.

4. Analiza Pareto

• Najlepsze dla: myślicieli analitycznych

Analiza Pareto, znana również jako zasada 80/20, jest ideą, że 20% działań jest odpowiedzialnych za 80% wyników. Koncepcja jest powszechnie używana do wspierania podejmowania decyzji w dziedzinie biznesu i ekonomii, ale ma również przydatne zastosowania w dziedzinie zarządzania czasem.

Aby wykorzystać regułę w zarządzaniu czasem, musisz zidentyfikować 20% zadań, które przyczyniają się do 80% twoich wyników. Może to obejmować szereg wpływowych działań, w tym sprzedaż o wysokim odniesieniu, zadania zarządzania projektami o wysokim poziomie lub krytyczne zadania planowania. Następnie musisz skoncentrować więcej czasu i energii na tych zadaniach o wysokim wpływie i zaplanować je w szczytowych czasach wydajności, aby zminimalizować rozproszenie uwagi.

Wykres Pareto pozwala ludziom najpierw nadać priorytet swoich najważniejszych zadań

W rezultacie powinieneś również rozważyć przekazanie zadań, które są mniej centralne w osiąganiu celów. Priorytety często się zmieniają, dlatego zalecamy regularne przejrzenie strategii, aby upewnić się, że zawsze inwestujesz więcej czasu na działania o dużym wpływie.

5. Matryca Eisenhower

• Najlepsze dla: starszych liderów

Eisenhower Matrix, znana również jako pilna ważna matryca, jest koncepcją zarządzania czasem, która obejmuje ustalanie priorytetów zadań opartych na ich pilności.

Uważa się, że spopularyzowana w książce Stephena Coveya „8 nawyków wysoce skutecznych ludzi” zainspirowała cytat Dwighta D. Eisenhowera: „Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne. ”

Matryca Eisenhower zachęca do priorytetów pilnych zadań

W praktyce metoda polega na podzieleniu zadań na cztery różne ćwiartki:

1. Pilne i ważne
2. Ważne, nie pilne
3. Pilne, nie ważne
4. Nie pilne, nie ważne

Następnie powinieneś przejąć te zadania w kolejności rosnącej, priorytetyzując pilne i ważne zadania, a następnie rozważyć delegowanie lub eliminowanie zadań na dnie do kwadrantów.

6. Metoda szybkiego planowania (RPM)

• Najlepsze dla : ludzi z długoterminowymi celami

Często skrócona do RPM metoda szybkiego planowania jest strategią zarządzania czasem opracowaną przez motywacyjnego mówcy Tony'ego Robbinsa.

Zamiast biernego wymienienia zadań, cel metody RPM koncentruje się na aktywnym definiowaniu jasnych, zaprojektowanych wyników. Zachęca się również do zidentyfikowania motywowania swojego celu, aby pomóc Ci być zmotywowanym.

Metoda szybkiego planowania pomaga ludziom osiągnąć swoje cele, koncentrując się na ich podstawowym celu. Źródło: Clockyfy

Aby użyć RPM do zarządzania swoim czasem, musisz zapisać wszystkie zadania, które musisz wykonać w danym czasie i zgrupować je w fragmenty. Następnie, dla każdego kawałka, zadaj sobie następujące trzy pytania:

1. Wyniki: Jakie wyniki chcę osiągnąć?
2. Cel: Dlaczego chcę to osiągnąć?
3. Ogromny plan działania (mapa): Jakie działania podejmę, aby to osiągnąć?

Po ukończeniu tego kroku musisz wprowadzić mapę w działaniu, planując określone czasy w kalendarzu, aby pracować na każdym z twoich kroków.

7. Jedz tę technikę żaby

• Najlepsze dla : prokrastynatorów

Nie zdobyłeś smaku escargot? Nie martw się, Technika Eat That Frog po prostu rozpoczynają dzień, wykonując najpierw najbardziej uciążliwe zadanie.

Nazwany na cześć cytatu Marka Twaina „Jedz żywą żabę pierwszą rzeczą rano i nic gorszego nie stanie się ci przez resztę dnia”, metoda zarządzania czasem powoduje sukces na początku dnia, wykorzystując bardziej wydajne godziny pracy.

Wszystko, co musisz zrobić, to skompilować listę rzeczy, które musisz zrobić, aby osiągnąć cel, zorganizować listę w kolejności trudności i zająć się najpierw najtrudniejszym zadaniem.

Ta metoda wydajności wymaga nieco większej siły woli niż inne strategie zarządzania czasem, ponieważ wymaga rozwiązania złożonych zadań bez większego mentalnego rozgrzewki. Ale to świetny sposób, aby zwolnić drugą część dnia pracy, wciąż jest to o wiele łatwiejsze niż jedzenie prawdziwej żaby.

Połącz swoje strategie z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami

Oprócz korzystania z jednej z powyższych strategii, oprogramowanie do zarządzania zadaniami może być użyte, aby pomóc Ci w priorytecie kluczowych zadań, ustawić terminy, wizualizować obciążenie i wiele innych.

Oprogramowanie umożliwia zadania z kodem kolorów oparte na priorytetach i obszarach tematycznych, przestawienie zadań z funkcjonalnością przeciągania i upuszczania oraz oglądanie wyraźnej wizualizacji twoich postępów, dzięki czemu jest szczególnie odpowiednie dla uczniów wizualnych i kinestetycznych.

Po zbadaniu i uzyskaniu praktycznego doświadczenia w najlepszym oprogramowaniu do zarządzania zadaniami , Clickup był naszym najlepszym wyborem, ze względu na obszerne opcje oglądania projektu, przydatne narzędzia współpracy i naprawdę imponujący bezpłatny plan. Jeśli chcesz rozbić nieco więcej w celu ulepszonych dostosowań i większej biblioteki integracji, Wrike to kolejny świetny wybór, a Monday.com jest zdecydowanie najłatwiejszy do rozpoczęcia.