Najważniejsze wskazówki dotyczące efektywnej współpracy z firmą zarządzającą podróżami

Zarządzanie podróżami służbowymi to złożony proces biznesowy. Podróże służbowe mogą zakończyć się sukcesem tylko poprzez poprawę doświadczeń pracowników w zakresie podróży służbowych. Podobnie musisz skupić się na obniżeniu średnich kosztów podróży służbowych, aby uzyskać wyższy zwrot z wydatków na podróże służbowe.

Możesz usprawnić zarządzanie podróżami służbowymi, zlecając ten proces odpowiedniej firmie zarządzającej podróżami służbowymi. Firma pomoże Twoim pracownikom osiągnąć cele związane z podróżami służbowymi, zapewniając usługi i rozwiązania w zakresie zarządzania podróżami.

Pomoże także Twojej firmie kontrolować średni koszt podróży służbowych, pokonując globalną inflację. Należy jednak pamiętać, że dla wielu firm i start-upów budowanie dobrych relacji roboczych z firmami zarządzającymi podróżami jest wyzwaniem. Oto kilka wskazówek i najlepszych praktyk, których powinieneś przestrzegać, aby efektywniej współpracować z firmą zarządzającą podróżami (TMC).

9 wskazówek dotyczących skutecznej współpracy z firmą zarządzającą podróżami

1. Zdefiniuj rolę i obowiązki TMC

Możesz zlecić proces zarządzania podróżami służbowymi TMC w całości lub w części. Na przykład możesz nawiązać współpracę z TMC, aby zarządzać określonymi etapami procesu, takimi jak rezerwacja podróży służbowych. Jednocześnie możesz sprawić, że TMC będzie w pełni zarządzać Twoim programem podróży służbowych.

Dobre relacje robocze z TMC można zbudować, określając jego rolę i obowiązki. Powinieneś także sprawić, aby TMC jasno zrozumiało wymagania dotyczące raportowania i poziomu usług. Zrozumienie pomoże Ci wyeliminować ryzyko nieporozumień i konfliktów, gdy TMC zacznie zarządzać Twoimi programami podróży służbowych.

2. Ogłaszaj zasady dotyczące podróży i wydatków

Nie da się usprawnić zarządzania podróżami służbowymi bez jasnego określenia zasad dotyczących podróży i wydatków. Zasady te pomagają pracownikom rozróżnić koszty podróży podlegające zwrotowi i niepodlegające zwrotowi. Podobnie TMC będzie odnosić się do tych wstępnie ustawionych zasad, aby rezerwować wyłącznie produkty podróżne objęte polisą.

Dlatego; musisz jasno przekazać TMC politykę dotyczącą podróży i wydatków swojej organizacji. Komunikat pomoże TMC kontrolować średnie koszty podróży służbowych poprzez eliminację naruszeń zasad.

3. Scentralizuj rezerwacje podróży służbowych

Twoja organizacja może scentralizować rezerwacje podróży służbowych za pomocą TMC. Centralizacja sprawi, że TMC będzie rezerwować produkty związane z podróżami służbowymi, takie jak loty, hotele i wynajem samochodów dla Twoich pracowników. TMC dokona rezerwacji produktów turystycznych zgodnie z planem podróży i preferencjami dotyczącymi podróży każdego pracownika.

Jednocześnie pozwoli zaoszczędzić pieniądze na wcześniejszej rezerwacji podróży służbowych i zapewnieniu zgodności z polityką. TMC będzie rezerwować w pełni elastyczne bilety, które Twoi pracownicy będą mogli modyfikować i anulować bez ponoszenia dodatkowych opłat i kar.

4. Wykorzystaj rozwiązania technologiczne

Twoja organizacja może zautomatyzować kluczowe etapy zarządzania podróżami służbowymi, korzystając z rozwiązań technologicznych dostarczanych przez TMC. Na przykład rozwiązanie do rezerwacji podróży oferowane przez TMC umożliwia Twoim pracownikom rezerwację wybranych produktów związanych z podróżami służbowymi bez naruszania zasad organizacji.

Podobnie rozwiązanie do zarządzania wydatkami oferowane przez TMC pomaga Twojemu zespołowi finansowemu śledzić, przeglądać i zwracać koszty podróży służbowych poniesione przez pracowników. Powinieneś zachęcać swoich pracowników, aby oszczędzali czas i wysiłek, korzystając z rozwiązań technologicznych dostarczanych przez TMC.

5. Wcześnie i dokładnie przekazuj informacje podróżnym

Jeśli scentralizujesz rezerwacje podróży służbowych, TMC będzie rezerwować produkty związane z podróżami służbowymi dla Twoich pracowników. Podczas rezerwacji podróży służbowych potrzebne będą różne informacje dla podróżnych. Jeśli pracownicy podają niekompletne lub niedokładne informacje, TMC będzie potrzebować więcej czasu na dokończenie rezerwacji podróży służbowych.

Twoja organizacja musi ułatwiać TMC dokonywanie rezerwacji podróży służbowych, zmuszając pracowników do udostępniania dokładnych danych osobowych. Należy także dopilnować, aby jak najszybciej udostępnili TMC wymagane informacje, takie jak daty podróży, plany podróży i preferencje dotyczące podróży.

6. Zapewnij bezproblemową komunikację

Wiele organizacji nie potrafi zbudować dobrych relacji roboczych z TMC ze względu na brak jasnej komunikacji. Musisz pamiętać, że TMC będzie potrzebować różnorodnych informacji, aby efektywnie zarządzać Twoimi programami podróży służbowych.

Podobnie możesz usprawnić zarządzanie podróżami służbowymi, dzieląc się zmianami w zasadach i problemami związanymi z podróżami z TMC. Dlatego też zlecając outsourcingowi zarządzanie podróżami służbowymi, należy zachować jasny plan komunikacji.

Plan pomoże TMC udoskonalić usługi zarządzania podróżami i rozwiązać problemy związane z podróżami poprzez płynną komunikację. Dzięki temu TMC będzie reagować na Twoje pytania wcześniej i regularnie.

7. Zdobądź i wykorzystaj spostrzeżenia oparte na danych

Obecnie jedno TMC zarządza programami podróży służbowych wielu przedsiębiorstw. Podobnie większość TMC analizuje obecnie dane dotyczące podróży i wydatków klientów za pomocą analityki danych. Dlatego mogą pomóc Twojej organizacji uzyskać większy zwrot z podróży służbowych, dzieląc się przydatnymi spostrzeżeniami.

Twoja organizacja musi skoncentrować się na wykorzystaniu doświadczenia i wiedzy specjalistycznej TMC. Powinieneś zwrócić się do TMC o udzielenie porad i regularne dzielenie się spostrzeżeniami. Aby jednak wprowadzić zmiany w zasadach organizacji i udoskonalić programy podróży służbowych, należy wdrożyć analizę opartą na danych.

8. Regularnie udostępniaj opinie

Pomimo outsourcingu zarządzania podróżami służbowymi nie można zapominać o regularnej ocenie wydatków pracowników na podróże służbowe. Ocena pomoże Ci określić, czy TMC poprawia komfort podróży służbowych każdego pracownika. Można także wykryć problemy wpływające na podróże służbowe pracowników.

Powinieneś podzielić się swoją opinią z TMC, aby ułatwić pracownikom realizację celów związanych z podróżami służbowymi. Informacje zwrotne pomogą TMC dostosować usługi i rozwiązania w zakresie zarządzania podróżami do potrzeb i oczekiwań Twoich pracowników. Dzięki tym informacjom TMC spełni cele Twojej organizacji związane z podróżami służbowymi.

9. Omów pojawiające się trendy w podróżach służbowych

Możesz ulepszyć programy podróży służbowych, wcześnie wdrażając pojawiające się trendy. Na przykład Twoja organizacja może motywować pracowników do podróży do pracy, wspierając podróże bleisure. Podobnie możesz sprawić, że podróże służbowe będą zrównoważone, zachęcając pracowników do rezerwowania przyjaznych dla środowiska produktów związanych z podróżami służbowymi.

Rady i spostrzeżenia udostępniane przez TMC pomogą Ci wykryć pojawiające się trendy w podróżach służbowych. Ale najskuteczniejsze jest przyjęcie pojawiających się trendów poprzez omówienie pomysłów z TMC. Zawsze ważne jest przyjęcie nowych trendów poprzez nawiązanie współpracy z TMC.

Wniosek

Możesz współpracować z odpowiednią firmą zarządzającą podróżami, aby osiągnąć cele związane z podróżami służbowymi bez zwiększania średnich kosztów podróży służbowych. Jednak zwrot z inwestycji w podróże służbowe można stale zwiększać jedynie dzięki skuteczniejszej współpracy z firmą zarządzającą podróżami. Możesz zastosować te wskazówki, aby efektywniej współpracować z firmą zarządzającą podróżami.