UCaaS vs VoIP: wszystko, co musisz wiedzieć

Komunikacja biznesowa stale się rozwija. Jak docierasz do klientów i jak współpracuje Twój zespół? Istnieją dwa główne modne słowa, gdy mówisz o tym, jak firmy pozostają w pętli: VoIP i ujednolicona komunikacja jako usługa (UCaaS. W tym przewodniku wyjaśnimy je i pokażemy, jak różnią się te dwie technologie.

Co to jest VoIP?

VoIP, czyli Voice over Internet Protocol, to technologia wykorzystująca Internet do emulacji tradycyjnego procesu połączeń telefonicznych. Usługa VoIP bezproblemowo łączy się ze standardowymi publicznymi komutowanymi sieciami telefonicznymi (PSTN) bez wielu ograniczeń związanych z tymi liniami. VoIP jest mniej zależny od sprzętu. Dzięki PSTN jesteś przywiązany do stuletnich miedzianych linii, które muszą być połączone przewodowo z punktami końcowymi (telefonami).

W przypadku PSTN te przewody muszą być utrzymane, dlatego połączenia międzymiastowe są dodatkowo płatne. W przypadku połączeń VoIP technologia służy do przesyłania głosu przez Internet za pośrednictwem pakietów danych. Są one szyfrowane podczas wykonywania połączenia i przekazywane do innego telefonu VoIP lub tradycyjnej linii stacjonarnej. Większość sprzętu obsługującego połączenia stacjonarne jest poza VoIP, więc nie ma potrzeby ponoszenia ogromnych opłat za połączenia międzymiastowe. W rzeczywistości większość dostawców VoIP w USA i Kanadzie nie dzwoni do swoich planów bez dodatkowych opłat.

Wszystkie funkcje, które można znaleźć w standardowym telefonie stacjonarnym, są dostępne w VoIP. Obejmuje to tryb Nie przeszkadzać, identyfikator rozmówcy, pocztę głosową i przekazywanie połączeń. VoIP oferuje nawet takie funkcje, jak:

• Zdalne przekazywanie połączeń — umożliwia to wysyłanie połączeń tam, gdzie ich potrzebujesz, nawet gdy korzystasz z telefonu komórkowego.
• Wirtualne numery telefonów — umożliwiają korzystanie z numerów próżnych (np. 1-800-YOURBIZ), numerów lokalnych lub numerów bezpłatnych w celu rozszerzenia zasięgu Twojej firmy.
• Zaawansowane kierowanie połączeń — hostowane IVR i automatyczna sekretarka to oparte na chmurze, bezsprzętowe systemy routingu. Technologie te przekierowują dzwoniących do odpowiedniego działu za pośrednictwem menu i zapewniają opcje samoobsługi.

VoIP jest znacznie bardziej wszechstronny niż tradycyjna lokalna usługa telefoniczna PBX. Na przykład w przypadku połączeń PSTN ograniczasz się do komunikacji telefonicznej. Dzięki technologii VoIP możesz odbierać i nawiązywać połączenia na telefonach stacjonarnych, programach typu softphone, które są oparte na oprogramowaniu w chmurze, a także na smartfonach z systemami Apple iOS, Windows Phone i Google Android. Dzięki temu komunikacja jest bardziej płynna, a istnieje kilka technologii umożliwiających szybką zmianę między punktami końcowymi VoIP bez przestojów.

Co to jest UCaaS?

UCaaS to zunifikowana platforma technologii komunikacyjnych, której firmy używają do wspierania wszelkiej komunikacji i współpracy wewnętrznie i zewnętrznie. W dawnych czasach wykorzystywano okazjonalną salę konferencyjną, która łączyła dwa biura za pomocą tradycyjnych połączeń telefonicznych. Obecnie dostawcy tacy jak Zoom, 8×8, RingCentral i Nextiva dostarczają rozwiązania do konferencji internetowych i inne narzędzia, których używają zespoły do ​​utrzymywania kontaktu. Są one szczególnie przydatne, gdy odległości geograficzne dzielą zespoły.

Na przykład pełna wideokonferencja nie jest potrzebna do komunikowania się z jednym kolegą. Jednym z ujednoliconych narzędzi komunikacyjnych, które zapewniają dostawcy, jest czat biznesowy. Podobnie jak programy do obsługi wiadomości błyskawicznych, biznesowe rozwiązania do czatów zapewniają współpracownikom komunikację tekstową. Dzięki aplikacji do czatu członkowie zespołu w razie potrzeby szybko dzielą się pomysłami i plikami.

Inną funkcją rozwiązania UCaaS, która jest często umieszczana w ofertach większości dostawców, jest udostępnianie ekranu. Udostępnianie ekranu to narzędzie konferencyjne, którego członkowie zespołu używają do pokazywania współpracownikom, co dzieje się na ekranach komputerów stacjonarnych/smartfonów. Jest to przydatne podczas prezentacji PowerPoint lub podczas demonstracji nowego oprogramowania.

Narzędzia do zarządzania projektami są również często zawarte w pakietach ujednoliconej komunikacji. Pomagają one menedżerom śledzić przepływy pracy i przypisywać zadania członkom zespołu, jednocześnie zapewniając zespołowi dostęp do funkcji, takich jak konferencje i udostępnianie plików.

Konferencje internetowe, czat, zarządzanie projektami i udostępnianie ekranu to przydatne narzędzia do pracy zdalnej, ale ujednolicona komunikacja wyróżnia się możliwością zintegrowania każdego z nich w płynne środowisko. Niektóre pakiety UC umożliwiają przejście z czatu jeden na jednego do wideokonferencji za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

W rzeczywistości integracja jest jedną z najważniejszych cech narzędzia ujednoliconej komunikacji jako usługi (UCaaS). Dzięki wielu rozwiązaniom platforma UCaaS łączy się z oprogramowaniem innych firm, takim jak Salesforce, Miscrosoft, Oracle i nie tylko. Kiedy tak się dzieje, Twój zespół rozmawia i dzwoni do potencjalnych klientów bezpośrednio z CRM.

Komunikacja ujednolicona robi duże postępy w contact center. W oparciu o badanie przeprowadzone przez Frost and Sullivan, ujednolicona komunikacja i współpraca (UCC) poprawia produktywność (85%), przyspiesza podejmowanie decyzji (84%), poprawia wrażenia klientów (83%) i zwiększa innowacyjność (82%).

UCaaS vs VoIP: kompletny awaria

Do tej pory widać, że VoIP i komunikacja zunifikowana to dwie potężne technologie, które wspierają lepszą komunikację. Ale jak porównują się te dwie technologie? Ważne jest, aby zrozumieć, że zarówno ujednolicona komunikacja, jak i oprogramowanie VoIP są ze sobą łączone przez wielu dostawców.

Na przykład RingCentral oferuje zarówno ujednoliconą komunikację, jak i funkcje VoIP we wszystkich planach cenowych RingCentral. Dzięki podstawowej ofercie planu Essentials masz dostęp do nieograniczonej liczby połączeń w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, a także do wiadomości zespołowych i udostępniania dokumentów. Ilość funkcji ujednoliconej komunikacji znacznie się zwiększa, gdy przechodzisz na wyższe poziomy.

Nawet mając to na uwadze, VoIP jest nieco ograniczony w szerszej skali. Z samym VoIP będziesz mieć tylko połączenia głosowe. Nie zawiera wiele poza połączeniami punkt-punkt i funkcji, takich jak identyfikator dzwoniącego i numery wirtualne. Zapewnia oszczędności w porównaniu z tradycyjnymi rozmowami telefonicznymi, ale z pewnością nie jest to koniec komunikacji biznesowej.

Z drugiej strony pakiety UCaaS mają tendencję do włączania połączeń VoIP do swoich szerszych pakietów rozwiązań komunikacyjnych. Pozwala to na czatowanie ze współpracownikiem i natychmiastowe przekształcenie czatu w połączenie internetowe lub konferencję za pomocą kilku naciśnięć klawiszy.

Komunikacja zunifikowana ma znacznie szerszy zakres niż zwykłe połączenia VoIP, ponieważ UC koncentruje się na wszystkich obszarach profilu komunikacyjnego firmy. UC jest również używany do łatwej współpracy lub komunikacji z klientami za pomocą metod wielokanałowych, takich jak SMS i e-mail.

Czy te technologie współdziałają na poziomie technicznym? Zdecydowanie tak. Zarówno VoIP, jak i komunikacja zunifikowana są zależne od protokołu inicjacji sesji (SIP). SIP to protokół, który pozwala na otwieranie i zamykanie połączeń danych, co sprawia, że ​​SIP jest stabilną opcją dla połączeń SIP lub tylko do przesyłania informacji. VoIP potrzebuje SIP do nawiązywania połączeń i łączenia ich z istniejącymi sieciami PSTN – definiuje wysyłane wiadomości oraz nawiązuje i zamyka połączenie w razie potrzeby.

UCaaS wykorzystuje również SIP do wszystkich swoich funkcji. Jeśli zamierzasz otwierać czat, konferencję, udostępniać pliki lub wysyłać zadania za pomocą oprogramowania do przepływu pracy, SIP jest używany w większości pakietów UCaaS do zarządzania i zamykania połączeń.

Ponieważ obie te technologie są zależne od SIP, nie jest niespodzianką, że często są ze sobą połączone. Z tego powodu lepiej jest znaleźć dostawcę, który dostarcza obie technologie, aby mieć silniejszy profil komunikacji biznesowej. Jeśli jednak okaże się, że Twoja firma nie potrzebuje funkcji współpracy, proste rozwiązanie do połączeń VoIP pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze, zwłaszcza jeśli prowadzisz rozległe rozmowy zamiejscowe.

Komunikacja zunifikowana prawie zawsze wymaga jakiejś formy inwestycji w sprzęt, zwłaszcza jeśli nie masz istniejącej architektury sieci lub komputera, która spełnia wymagania oprogramowania. Mimo to osoby korzystające z UCaaS są często bardziej mobilne, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych i potrzebna jest praca zdalna. MIT odkrył, że w kwietniu 2020 r. 34% pracowników, którzy wcześniej dojeżdżali do pracy, pracowało z domu, korzystając z ujednoliconych narzędzi komunikacyjnych.

VoIP i komunikacja zunifikowana idą w parze

Mówiąc najprościej, poszerz swoje możliwości komunikacji biznesowej, obejmując zarówno VoIP, jak i UC.

Istnieje kilka punktów przecięcia tych dwóch rodzajów technologii komunikacji biznesowej, istnieje kilku dostawców VoIP dla przedsiębiorstw, którzy pomogą Ci zacząć.