Zrozumienie biznesowych kart kredytowych i jak najlepiej z nich korzystać

Prowadzenie firmy może być stresujące, z ciągłymi wydatkami mającymi na celu zadowolenie dostawców, a utrzymanie wystarczających przepływów pieniężnych może być czasem trudne. Jednym z wygodnych sposobów przezwyciężenia tego problemu i zwiększenia siły nabywczej każdej firmy jest dowiedzenie się więcej o biznesowych kartach kredytowych, ponieważ są one prostym sposobem uzyskania dostępu do odnawialnej linii kredytowej na zakupy biznesowe i wypłaty gotówki.

Znając funkcje, zastosowania i zalety biznesowych kart kredytowych, możesz podjąć przemyślaną decyzję, czy jest to właściwa opcja dla Twojej firmy i jak najlepiej wykorzystać biznesową kartę kredytową. Poniżej szczegółowo opisujemy świat biznesowych kart kredytowych.

Co to jest biznesowa karta kredytowa?

Biznesowa karta kredytowa ma odnawialną linię kredytową, która zasadniczo powinna być wykorzystywana wyłącznie do wydatków służbowych. W taki sam sposób, jak osobiste karty kredytowe, wyciągi są wystawiane co miesiąc i zawierają szczegółowe informacje o saldzie do spłaty i minimalnej kwocie do spłaty. Jeśli saldo biznesowej karty kredytowej jest spłacane w całości co miesiąc, nie są naliczane żadne odsetki od wydatków, jednak w przypadku dokonania płatności minimalnej odsetki będą należne.

Korzyści z firmowych kart kredytowych

Biznesowe karty kredytowe mają wiele zalet. Oferują maksymalną elastyczność właścicielom firm, jednocześnie pomagając w zarządzaniu środkami pieniężnymi. Oto tylko niektóre z fantastycznych korzyści dostępnych z wieloma biznesowymi kartami kredytowymi:

• Zwrot gotówki
• Karty pracownicze
• Zintegrowane funkcje księgowe do synchronizacji z kontami biznesowymi
• Kontrola wydatków
• Ubezpieczenie podróżne
• Możliwość budowania kredytu biznesowego.

Rozważania przed złożeniem wniosku o biznesową kartę kredytową

Przed złożeniem wniosku o biznesową kartę kredytową należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Weźmy na przykład pod uwagę różne sposoby, w jakie biznesowa karta kredytowa będzie działać w firmie i jak będzie monitorowane jej użycie. Wcześniej zanotuj za i przeciw, aby upewnić się, że podjęto właściwą decyzję.

Wiele kart ma roczną opłatę, dlatego ważne jest, aby czuć się komfortowo z jej płaceniem, a także z poziomem odsetek naliczanych od zaległych sald. W idealnej sytuacji powinieneś sprawdzać salda rozliczeniowe co miesiąc, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów.

Jeśli zamierzasz korzystać z firmowej karty kredytowej za granicą, ważne jest, aby znaleźć te, które oferują bezpłatne transakcje za granicą. Będziesz także chciał pozyskać kartę oferującą konkurencyjne kursy wymiany walut.

Korzystanie z firmowej karty kredytowej

Po otrzymaniu firmowej karty kredytowej ważne jest, aby wprowadzić solidną kontrolę w celu śledzenia wydatków biznesowych, ponieważ wydatki te ostatecznie wpływają na zyski końcowe. Poniżej omówiono niektóre środki, które należy rozważyć.

Odpowiedzialność

Odpowiedzialność za wszystkie wydatki związane z wizytówkami jest najważniejsza. Dobrym pomysłem może być naleganie, aby wszystkie wydatki firmowej karty kredytowej były wstępnie zatwierdzane, aby upewnić się, że nie będzie żadnych niespodzianek, gdy nadejdzie miesięczny wyciąg.

Większość firm wybiera rygorystyczne raportowanie wpływów z odniesieniami do wszystkich wydatków. Może być konieczne odebranie kart kredytowych wszystkim pracownikom, którzy nie przedstawią kompleksowych zestawień wydatków w celu uzasadnienia wydatków kartą.

Kto powinien otrzymać firmową kartę kredytową?

Ważne jest, aby ograniczyć dostęp do firmowych kart kredytowych i udostępniać je tylko tym, którzy naprawdę ich potrzebują do spełnienia podstawowych wymagań biznesowych. Rozsądne jest również ustanowienie jasnej polityki dotyczącej limitów wydatków dla poszczególnych posiadaczy kart, ponieważ pomaga to zapewnić, że wydatki nie przekroczą ustalonego limitu.

Osoby, które mogą skorzystać z biznesowej karty kredytowej, to przedstawiciele handlowi, którzy mogą wymagać kart na pokrycie kosztów podróży. Menedżerowie i kierownicy mogą również potrzebować dostępu do regularnych zakupów dla swoich działów. I wreszcie, sami przedsiębiorcy i właściciele firm mogą uznać firmową kartę kredytową za najlepszą opcję zarządzania przepływami pieniężnymi.

David Luck, współzałożyciel i dyrektor generalny Capital On Tap, mówi: „Korzystanie z firmowej karty kredytowej to doskonały sposób na zarządzanie przepływami pieniężnymi, ale konieczne jest trzymanie się budżetu i upewnianie się, że wszystkie wydatki są rozliczane. Przy odpowiednim podejściu i kontroli może to być prawdziwym ratunkiem dla finansów firmy”.

Ustaw limity kart

Zasady biznesowej karty kredytowej powinny również szczegółowo określać zasady dotyczące akceptowalnych wydatków. Pracownicy powinni być informowani, jakie wydatki mogą lokować na kartach i ile mogą wydać. Ważne jest również, aby określić, jak często można używać kart.

Wydając pracownikowi firmową kartę kredytową, należy przekazać mu kopię polisy i poprosić o podpisanie jej jako umowy, aby związać się tymi zasadami. Niektórzy dostawcy wizytówek współpracują z firmami w celu ograniczenia transakcji dozwolonych na niektórych kartach. Można nawet określić, że transakcje mogą odbywać się tylko w określonych godzinach.

Damian Brychcy, dyrektor operacyjny i amerykański dyrektor zarządzający Capital On Tap, mówi: „Posiadanie firmowej karty kredytowej może być nieocenionym narzędziem, które daje możliwość dokonywania zakupów, a jednocześnie daje trochę swobody przepływowi gotówki. Ważne jest, aby pamiętać, że wszystko, co kupisz na karcie, musi zostać zwrócone, więc upewnij się, że wszystkie wydatki są odpowiedzialne i mieszczą się w budżecie”.

Monitoruj aktywność firmowej karty kredytowej

Działom księgowości należy powierzyć zadanie monitorowania działalności związanej z biznesowymi kartami kredytowymi, aby upewnić się, że wydatki są akceptowalne.

Aby to ułatwić, dostawcy firmowych kart kredytowych mogą poprosić o alerty dotyczące aktywności za pośrednictwem wiadomości tekstowej lub e-maila. Liderzy biznesowi mogą określić, czy chcą otrzymywać alerty dla każdej transakcji, czy tylko za każdym razem, gdy pracownik próbuje użyć karty do zakupu określonej kwoty lub w niezatwierdzonym obszarze.

Mądre korzystanie z firmowych kart kredytowych

Biznesowe karty kredytowe mogą być przydatnym narzędziem dla wielu firm, zapewniając odnawialną linię krótkoterminowego kredytu, który jest spłacany na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Jednak generalnie nie jest dobrym pomysłem używanie firmowej karty kredytowej do dużych wydatków biznesowych, które mogłyby być finansowane z pożyczek biznesowych. Bardzo duży wydatek biznesowy może maksymalnie obciążyć kartę kredytową i uczynić ją bezużyteczną do innych wydatków w ciągu miesiąca.

Jeśli wydaje się prawdopodobne, że wydatki nie mogą zostać rozliczone w następnym miesiącu, bardziej praktyczne może być złożenie wniosku o pożyczkę biznesową, ponieważ oprocentowanie kart kredytowych jest wyższe niż w przypadku większości pożyczek. To zwalnia limit karty kredytowej, z którego pracownicy mogą korzystać w razie potrzeby.

Wniosek

Biznesowe karty kredytowe mogą być niezwykle elastycznym rozwiązaniem poprawiającym przepływy pieniężne, oferującym szereg przydatnych korzyści. Mogą być wydawane dużej liczbie pracowników, dając im wygodę płacenia za usługi w miarę potrzeb.

Jednak ważne jest, aby wprowadzić politykę wydatków na karty i wytyczne dla pracowników, aby upewnić się, że pracownicy są świadomi tego, co można, a czego nie można obciążyć firmową kartą kredytową. Ponadto nie zaleca się ponoszenia znacznych wydatków przy użyciu firmowej karty kredytowej. Bardziej opłacalne może być wybranie pożyczki biznesowej na duże przedmioty, a to także pozwala uniknąć nadmiernego przekraczania limitów kredytowych, które mogłyby uniemożliwić pracownikom korzystanie z kart do niezbędnych wydatków.