Komunikacja wirtualna: wyzwania, nakazy, zakazy i najlepsze narzędzia

Wraz z wybuchem pandemii koronawirusa komunikacja biznesowa twarzą w twarz na razie została zniszczona. Spotkania osobiste i rozmowy na temat wody zostały szybko zastąpione wirtualnymi narzędziami komunikacyjnymi. Przed pandemią rosła liczba pracy zdalnej , ale epidemia koronawirusa spowodowała jej całkowite przyspieszenie.

Ze względu na brak komunikacji osobistej ważne jest, aby Twoja firma opanowała zdalne platformy komunikacyjne. W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o komunikacji wirtualnej, od samych narzędzi po etykietę, której powinieneś przestrzegać. W artykule omówimy następujące sekcje:

• Co to jest komunikacja wirtualna?
• Wyzwania komunikacji wirtualnej
• Co robić, a czego nie robić w komunikacji wirtualnej
• Najlepsze narzędzia komunikacji wirtualnej
• Często zadawane pytania

Co to jest komunikacja wirtualna?

To oprogramowanie pozwala ludziom komunikować się bez przebywania w tym samym pomieszczeniu. Odbywa się to poprzez połączenie narzędzi audio i wideo, które umożliwiają komunikację w czasie rzeczywistym. Te narzędzia mogły gwałtownie wzrosnąć w użyciu z powodu COVID-19 , ale istnieją od lat. Wraz z ciągłym rozwojem technologii narzędzia te szybko ewoluowały.

Narzędzia dostępne do komunikacji wirtualnej

Narzędzia do wideokonferencji — te rozwiązania należą do najcenniejszych narzędzi komunikacji wirtualnej na rynku. Umożliwiają prowadzenie spotkań na żywo, przesyłając dźwięk i wideo między dwoma punktami końcowymi. Są łatwym zamiennikiem spotkań osobistych.

Oprogramowanie do czatu zespołowego — te narzędzia umożliwiają wysyłanie wiadomości błyskawicznych do współpracowników. Są świetną opcją do zadawania szybkich pytań i nadążania za przyjaznymi przekomarzaniami się w biurze, których może brakować w poprzednich miejscach pracy.

Narzędzia do zarządzania projektami — To oprogramowanie pomoże Ci zorganizować, delegować i zarządzać wszystkimi zadaniami związanymi z bieżącymi projektami.

Biznesowe systemy telefoniczne VoIP — platformy te umożliwiają użytkownikom wykonywanie połączeń telefonicznych przez Internet. W ten sposób pracownicy nie muszą używać swoich osobistych telefonów komórkowych w sprawach służbowych.

E- mail — e-mail jest widoczny na tyle długo, że nie wymaga definicji. Ale jest to istotny zasób w stosie oprogramowania do komunikacji wirtualnej każdej firmy.

Wyzwania komunikacji wirtualnej

Ta technologia zapewnia znaczny poziom wygody, gdy interakcje osobiste po prostu nie są możliwe. Ale tylko dlatego, że są dobrym drugim wyborem, nie oznacza to, że nie mają wyzwań. Oto kilka przeszkód, które możesz napotkać podczas korzystania z tego oprogramowania.

Brak mowy ciała — Mowa ciała jest kluczem do komunikacji. Słowa stanowią tylko niewielką część wiadomości, którą próbujesz przekazać. W rzeczywistości Business Know How stwierdza, że ​​93% procent Twojej wiadomości jest niewerbalne, a 55% to mowa ciała.

Może to szczególnie powodować problemy, jeśli komunikujesz się za pośrednictwem systemu wiadomości błyskawicznych, takiego jak Slack. Na przykład kierownik może wysłać swojemu bezpośredniemu podwładnemu prostą jednozdaniową wiadomość. Ale bez dodatkowego kontekstu, takiego jak mowa ciała, przekaz może zostać źle zinterpretowany. Ta błędna interpretacja może prowadzić do zakłóceń, które mogą obniżyć wydajność pracowników.

Dyrektor i psycholog Humintell , dr David Matsumoto, twierdzi, że problem ten wynika z faktu, że ludzie nie ewoluowali do komunikacji dwuwymiarowej. Jesteśmy po prostu stworzeni do funkcjonowania w trójwymiarowym świecie. Tak więc bez względu na to, jak bardzo uzależnimy się od technologii, nasze umysły po prostu nigdy w pełni się do niej nie przystosują.

Komunikowanie się z ludźmi w różnych strefach czasowych — jest to powszechny problem, jeśli chodzi o komunikację zdalną, ale nie dotyczy on COVID-19. Szanse są takie, że masz pracowników w różnych strefach czasowych, czy to w tym samym kraju, czy na całym świecie. Oznacza to, że jeśli musisz połączyć się z jednym z tych pracowników, możesz mieć tylko krótki czas na zorganizowanie spotkania.

Kultura firmy cierpi — wielu pracowników przyjeżdża do pracy i zostaje z powodu dobrze prosperującej kultury firmy. Ale jeśli całkowicie polegasz na komunikacji zdalnej, kultura firmy może zniknąć. Podczas pandemii COVID-19 firmy na całym świecie zaczęły kreatywnie tworzyć wirtualne happy hours i noce z grami.

Ale niestety są rzeczy, które po prostu nie są tak dobre, jak prawdziwe. Według Clutch.co 63% pracowników spędza mniej czasu na kontaktach towarzyskich z kolegami od początku pandemii COVID-19. Nawet po ustaniu rozprzestrzeniania się wirusa coraz więcej pracowników prawdopodobnie będzie nadal pracować zdalnie. Oznacza to, że kultura pracy będzie nadal cierpieć.

Praca w domu ma swoje elementy rozpraszające — każde środowisko pracy ma swoje elementy rozpraszające. Ale jeśli twój zespół korzysta z tego oprogramowania w domu, wiąże się to z innym poziomem rozpraszania uwagi.

Pracownikom łatwo jest zrobić sobie przerwę, która zamienia się w godzinną drzemkę lub zabawę z psem — bez obecności w biurze nie ma nikogo, kto mógłby ich pociągać do odpowiedzialności. Rozproszenia w domu mogą szybko się nagromadzić, zanim nie będzie po nich powrotu do zdrowia.

Według KDSDK , 54% Amerykanów ankietowanych w ankiecie zgłosiło więcej zakłóceń podczas pracy w domu. 86% respondentów deklaruje również, że skorzystało ze swobody pracy w domu. Incydenty takie jak te są nieuniknione, gdy Twój zespół pracuje w domu.

Niestabilne połączenia internetowe — Twoje biuro jest prawdopodobnie połączone ze stabilnym połączeniem internetowym. Nie dotyczy to wszystkich domów. Niektóre osoby mogą mieć słabe połączenie z Internetem ze względu na region, w którym mieszkają lub jak droga może być usługa.

Niestety, te narzędzia całkowicie polegają na Twoim połączeniu internetowym. Tak więc niestabilne połączenie może prowadzić do przerw w świadczeniu usług, co może spowodować, że członkowie zespołu pozostaną w tyle.

Nakazy i zakazy komunikacji wirtualnej

Te narzędzia są ogromnym atutem, o ile korzystasz z nich we właściwy sposób. Oto lista nakazów i zakazów.

Zdefiniuj kanały dla każdego rodzaju komunikacji — ta technologia oferuje ogromne korzyści zespołom, ponieważ oferuje szeroki wachlarz opcji współpracy ze współpracownikami. Ale jednocześnie może to być przytłaczające. Przy tak wielu drogach komunikacji ważne jest, aby wiedzieć, jaki rodzaj rozmowy jest odpowiedni dla jakich narzędzi.

Dlatego rozsądnie byłoby ustanowić protokoły dla konkretnych rozwiązań komunikacyjnych. Na przykład szybkie zaewidencjonowanie jest najbardziej odpowiednie dla Twojego narzędzia do komunikacji zespołowej. Do wideokonferencji najlepiej nadają się dłuższe i szczegółowe rozmowy .

Uwzględnij strefy czasowe — ponieważ prawdopodobnie masz pracowników rozproszonych w różnych strefach czasowych, musisz mieć to na uwadze, jeśli chodzi o komunikację. Nie wysyłaj niczego pilnego przez platformę do obsługi wiadomości zespołu, ponieważ współpracownik może nie dostać się do tego przez wiele godzin.

Musisz także pamiętać o tym, o której godzinie planujesz rozmowy wideokonferencyjne. Spróbuj znaleźć czas, który mieści się w godzinach pracy dla wszystkich rozmówców. Rozważ skorzystanie z tego narzędzia, aby znaleźć termin spotkania, który będzie odpowiedni dla Ciebie i Twoich współpracowników w innej strefie czasowej.

Nadmierna komunikacja — ponieważ nie możesz czytać mowy ciała za pomocą tych narzędzi, musisz nadmiernie skompensować, nadmiernie komunikując się. Dzięki regularnej rozmowie osobistej możesz ocenić pełny kontekst tego, co dana osoba próbuje powiedzieć za pomocą mowy ciała. Oczywiście tak nie jest w tym przypadku.

Pamiętaj, aby nadmiernie komunikować się ze swoimi kolegami, aby nie pozostawić żadnego kamienia na głowie, jeśli chodzi o przesłanie, które próbujesz przekazać. Zadbaj o szczegóły podczas wysyłania wiadomości e-mail lub wiadomości błyskawicznej, aby upewnić się, że opiszesz każdy szczegół.

Zdefiniuj i pracuj nad kulturą swojej firmy — kultura jest kluczowym aspektem każdej firmy. Chociaż robienie tego na odległość jest trochę trudniejsze, nadal jest to całkowicie możliwe. Świetnym sposobem jest wykorzystanie narzędzi do wideokonferencji. Użyj swojego narzędzia do wideokonferencji do wirtualnych wydarzeń. Możesz nawet wykorzystać udostępnianie ekranu do hostowania wirtualnych ciekawostek. Upewnij się, że platforma do obsługi wiadomości w Twoim zespole wita rozmowy o chłodnej wodzie w odpowiednich miejscach, aby budować relacje między współpracownikami.

Jeśli to możliwe, korzystaj z wideo — praca zdalna może być izolująca, a samotność może negatywnie wpłynąć na jakość pracy Twojego zespołu. Najlepszym sposobem na walkę z tym problemem jest korzystanie z wideokonferencji zamiast rozmów telefonicznych, jeśli to możliwe. Spotkanie z kolegami pomoże Twojemu zespołowi poczuć się znacznie mniej samotnym niż wcześniej.

Nie planuj spotkań tylko ze względu na to — chociaż wcześniej wirtualne zespoły prawdopodobnie doświadczyły tego wcześniej, termin „zmęczenie zoomem” stał się popularny podczas kryzysu COVID-19.

BBC twierdzi, że spotkania Zoom bardziej wyczerpują pracowników niż spotkania osobiste, ponieważ ludzie muszą ciężej pracować, aby interpretować różne wskazówki, mimikę i mowę ciała — to jest wyczerpujące. Upewnij się, że nadmiernie komunikujesz się podczas spotkań online, aby przekazać sprawę i wyeliminować potrzebę niepotrzebnych spotkań.

Nie mierz produktywności na podstawie tego, jak często ktoś się komunikuje — ludzie komunikują się w Internecie inaczej niż na żywo, więc nie możesz im tego zarzucić. To, że ktoś może rzadko uczestniczyć w wirtualnych spotkaniach, nie oznacza, że ​​nie jest wybitny. Tylko upewnij się, że oceniasz ich wyłącznie na podstawie jakości ich pracy.

Poinformuj swój zespół, jak się z Tobą skontaktować — jest to szczególnie ważne dla menedżerów. Jeśli Twój zespół jest zdalny, nie może po prostu wpaść do Twojego biurka w celu zadawania pytań. Nie wspominając o tym, że wiele osób trzyma się dość sporadycznych harmonogramów, jeśli są odległe. Musisz upewnić się, że Twój zespół wie, kiedy i jak się z Tobą skontaktować. Upewnij się, że nie chwytają się brzytwy, jeśli chodzi o zastanawianie się, jak się z tobą skontaktować. Jeśli korzystasz ze Slacka lub Microsoft Teams, świetną opcją byłoby pozostawienie informacji kontaktowych w swoim statusie.

Przemyśl ponownie listę zaproszeń na spotkania — dotyczy to zmęczenia Zoomem. Jeśli ktoś nie musi brać udziału w rozmowie, po prostu go nie włączaj. Zawsze pamiętaj o dokładnym sprawdzeniu listy zaproszeń przed jej wysłaniem.

Nie skupiaj się tylko na pracy — podczas pracy w biurze firmy mają tendencję do organizowania wycieczek firmowych, podczas których współpracownicy mogą nawiązać więzi i porozmawiać o życiu poza pracą. Zespoły zdalne zazwyczaj oznaczają, że pracownicy są rozproszeni w różnych biurach, więc nie jest to naprawdę możliwe. Jeśli skupisz się tylko na pracy, pracownicy szybko się wypalą. Dlatego upewnij się, że znajdziesz sposób na zaproszenie osobistych rozmów do pracy, jeśli to konieczne, aby temu przeciwdziałać.

Najlepsze narzędzia komunikacji wirtualnej

Jeśli chcesz ulepszyć swój wirtualny stos komunikacji, rozważ wdrożenie tych narzędzi.

Wiadomości zespołowe — Slack

Slack to świetna opcja dla platformy komunikacyjnej Twojego zespołu. Za pomocą tego narzędzia możesz wysyłać bezpośrednie lub grupowe wiadomości do współpracowników i uruchamiać kanały odpowiednie do tematów związanych z pracą lub zimną wodą. Slack może pochwalić się ponad 2200 integracjami, a nawet umożliwia swoim użytkownikom korzystanie z połączeń wideo lub głosowych.

Oto kilka profesjonalistów Slack z jego strony recenzji :

• Możliwość przypinania wiadomości
• Oferuje bezpieczne miejsce do udostępniania danych
• Pomocna jest możliwość ustawienia powiadomień i czasów nie przeszkadzać

Wideokonferencje — Zoom

Zoom to idealne narzędzie do wykorzystania podczas wideokonferencji. Jest dobrze znanym graczem w branży, ponieważ został uznany za lidera w raporcie Gartner Magic Quadrant w zakresie rozwiązań konferencyjnych 2020 i lidera w Magic Quadrant dla UCaaS na całym świecie.

Oferuje spójne środowisko spotkań wideo, które zapewnia firmom możliwość korzystania ze spotkań i czatów, seminariów wideo, konferencji i nie tylko.

Oto kilka plusów Zoom z jego strony recenzji :

• Możliwość zobaczenia, kto jest wyciszony, to świetna funkcja
• Jego integracja z PowerPoint jest przydatna
• Spotkania chronione hasłem zapewniają bezpieczeństwo spotkań

Zarządzanie projektami — Asana

Asana to doskonały wybór dla Twoich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami. Możesz przeglądać bieżące projekty z lotu ptaka lub analizować poszczególne zadania każdego członka zespołu. Połącz wszystkie te zadania razem z ponad 100 integracjami.

Oto kilka zalet Asany ze strony recenzji :

• Oznaczanie projektów pozwala zespołom zachować porządek
• Umożliwienie menedżerom wyznaczania terminów wyznacza jasne wytyczne dla zespołów
• Wysoce elastyczne narzędzie

Biznesowy telefon VoIP — RingCentral

RingCentral to idealna opcja dla Twoich potrzeb telefonicznych VoIP. Ta platforma oferuje bezproblemową , ujednoliconą komunikację , która obejmuje rozwiązanie telefonu biznesowego. Oferuje niezawodny dźwięk HD, możliwość przerzucania połączeń na dowolne urządzenie i można nim zarządzać z portalu administracyjnego.

Oto kilka zalet RingCentral z jego strony recenzji :

• Połączenia interkomowe są proste w użyciu
• RingCentral jest łatwy w instalacji
• Przekazywanie połączeń to świetna funkcja

E-mail — Gmail

Jeśli szukasz nowego rozwiązania poczty e-mail, Gmail to świetna opcja. To intuicyjna i wydajna platforma. Gmail oferuje 15 GB miejsca na dane, mniej spamu i dostęp do urządzenia mobilnego. Ponieważ jest to część bogatego pakietu Google G-suite, możesz również korzystać z narzędzi Google, takich jak Google Meet i Dokumenty Google, z tego samego interfejsu.

Oto kilka profesjonalistów Gmaila z jego strony G2:

• Gmail jest niesamowicie przyjazny dla użytkownika
• Google oferuje doskonałe funkcje, takie jak opcja zapytania, planowanie poczty e-mail, filtrowanie i odkładanie
• Możesz połączyć wiele kont w jednym interfejsie

Wniosek: opanowanie komunikacji wirtualnej pomoże Twojej firmie

Jeśli pandemia koronawirusa nauczyła świat biznesu czegokolwiek, to właśnie tego, że praca zdalna jest tutaj, aby pozostać. Oznacza to, że to oprogramowanie nigdzie się nie wybiera. Jeśli Twoja firma wyprzedza konkurencję i uczy się nakazów i zakazów, a także radzi sobie z wyzwaniami komunikacji zdalnej, znajdziesz się wśród szczęśliwszych pracowników. Szczęśliwi pracownicy prowadzą do dobrze prosperującego i udanego miejsca pracy.

Jeśli chcesz w pełni pochylić się nad stylem pracy zdalnej, spójrz na naszą listę najlepszych gadżetów i akcesoriów do pracy w domu .