Wirtualny numer telefonu: jak to działa i jak go zdobyć?

Wirtualny numer telefonu, czasami nazywany numerem bezpośredniego wybierania wewnętrznego (DID), pozwala dotrzeć do odległych klientów i zwiększyć obecność firmy w kraju, nawet jeśli dopiero zaczynasz ekspansję poza rynek macierzysty.

Zapewnia większą elastyczność niż tradycyjny numer telefonu, ponieważ nie ma połączenia przewodowego i można go używać praktycznie z dowolnego miejsca na świecie.

Przyjrzyjmy się, co to jest numer wirtualny, jak działa, jakie są jego zalety i jak go zdobyć.

Przejdź do ↓

• Co to jest wirtualny numer telefonu?
• Jak działa wirtualny numer telefonu?
• Jak uzyskać wirtualny numer telefonu?
• Wirtualne numery telefonów a tradycyjne numery telefonów
• Korzyści z wirtualnego numeru telefonu
• Przegląd Dostawcy wirtualnych numerów telefonów
• Często zadawane pytania dotyczące wirtualnego numeru telefonu

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer telefonu w chmurze, który umożliwia kontakt z firmą bez uzależnienia od tradycyjnych sieci stacjonarnych. Wirtualne numery telefonów firmowych wykorzystują Internet do łączenia się z sieciami telefonicznymi bez potrzeby korzystania z tradycyjnej linii lub centrali. Istnieje bardzo minimalny sprzęt fizyczny z wirtualnym numerem, więc połączenia przychodzące można odbierać na dowolnym urządzeniu, które łączy się z chmurą.

Twoja firma może kupić tyle wirtualnych numerów telefonów, ile potrzebuje od dostawcy usług VoIP, aby dotrzeć do lokalnych mieszkańców na różnych rynkach. Każdym numerem można łatwo zarządzać za pomocą oprogramowania VoIP, a lokalne numery kierunkowe, 800 kodów i numery międzynarodowe można przypisać do Twojej firmy.

Jak działa wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu wykorzystuje Internet do wykonywania połączeń telefonicznych. Do wykonywania lub odbierania połączeń nie jest wymagana karta SIM, zasięg sieci komórkowej ani adres fizyczny. Działa na tych samych zasadach, co tradycyjne numery stacjonarne – numery lokalne i krajowe mają 10 cyfr, w tym numer kierunkowy, trzycyfrową wymianę i czterocyfrowy numer abonenta.

Aby korzystać z numeru wirtualnego, potrzebujesz szybkiego połączenia internetowego przez kabel, sieć LTE lub Wi-Fi oraz urządzenia typu komputer stacjonarny, laptop lub telefon komórkowy. Jeśli Twoje połączenie internetowe nie jest niezawodne, może ucierpieć jakość połączeń.

Nie ma potrzeby podłączania do sieci miedzianej, co wiąże się z opłatami za połączenia dalekobieżne, kosztownymi instalacjami i wymaganiami dotyczącymi okablowania.

Istnieją cztery główne typy wirtualnych numerów telefonów, z których korzystają firmy:

• Vanity Numbers: używają chwytliwych fraz alfanumerycznych lub liczb, które ułatwiają zapamiętanie Twojej marki.
• Numery bezpłatne: są to numery krajowe, z których klienci korzystają, aby dotrzeć do marki z dowolnego miejsca bez opłat za połączenia zamiejscowe.
• Numery lokalne: Lokalne numery telefonów używają określonych numerów kierunkowych, aby firma wyglądała bardziej lokalnie, nawet jeśli znajduje się daleko.
• Lokalne numery międzynarodowe: Podobnie jak numery lokalne, lokalne numery międzynarodowe sprawiają, że firma wydaje się być lokalna na rynkach zagranicznych.

Usługa telefonu wirtualnego umożliwia firmom przyjmowanie połączeń w oparciu o wymagania biznesowe.

Chcesz odbierać połączenia po godzinie 17:00 na Wschodnim Wybrzeżu po zakończeniu godzin pracy centrum telefonicznego? Oprogramowanie wirtualnego numeru telefonu automatycznie kieruje przychodzące połączenia obsługi klienta do centrów telefonicznych na Zachodnim Wybrzeżu, które są otwarte później.

Jak uzyskać wirtualny numer telefonu?

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz numerów lokalnych, próżnych czy bezpłatnych, większość dostawców umożliwia skonfigurowanie wirtualnego numeru telefonu podczas procesu rejestracji. Zazwyczaj pobierają opłaty za linię telefoniczną, miesięcznie i przenoszą stare numery do swojej usługi.

Chociaż istnieją dostawcy wirtualnych numerów telefonów, którzy oferują bezpłatne numery, nie oferują oni opcji nielimitowanych połączeń ani możliwości łączenia się z wieloma użytkownikami. Jeśli chcesz, aby połączenia klientów były kierowane we właściwe miejsce bez ograniczeń, najlepszym rozwiązaniem jest usługa subskrypcji.

Uzyskanie wirtualnego numeru telefonu to prosty proces, który można wykonać w kilku krokach:

1. Znajdź odpowiedniego dostawcę usług telefonii wirtualnej i zarejestruj się w jego usłudze
2. Podczas rejestracji wybierz miasto lub numer kierunkowy swojego przyszłego numeru
3. Zakończ proces rejestracji, wprowadzając szczegóły płatności. Uwaga, ten krok odroczy się w zależności od dostawcy

Gdy wszystko zostanie skonfigurowane, będziesz gotowy do korzystania z wirtualnego systemu telefonicznego.

Wirtualne numery telefonów a tradycyjne numery telefonów

Główna różnica między wirtualnymi numerami telefonów a tradycyjnymi numerami telefonów polega na tym, że wirtualne numery telefonów umożliwiają użytkownikom wykonywanie i odbieranie połączeń przez Internet, podczas gdy tradycyjne przewodowe linie stacjonarne korzystają z fizycznej sieci PSTN do komunikacji telefonicznej.

Poniższa tabela zawiera szybki przegląd telefonów wirtualnych w porównaniu z tradycyjnymi systemami telefonicznymi:

Telefony PSTN są ograniczone do jednego numeru telefonu i jednej linii na adres fizyczny, co oznacza, że ​​brakuje im mobilności i możliwości przenoszenia wirtualnych numerów telefonicznych. Telefony przewodowe wymagają od firm zakupu oddzielnych numerów telefonów dla każdej lokalizacji, w której prowadzą działalność.

Ponieważ tradycyjny system telefoniczny PBX znajduje się na miejscu, dodawanie nowych linii telefonicznych lub modernizacja technologii jest czasochłonnym problemem dla zespołów IT – nie wspominając o dużym wydatku dla właścicieli firm. Ponadto, aby wielu agentów mogło korzystać z linii telefonicznej jednocześnie, działy IT muszą przejść przez uciążliwy proces instalacji wieloliniowego systemu telefonicznego.

Z drugiej strony, wirtualny numer nie jest związany ani przewodami, ani fizyczną lokalizacją, całkowicie polegając na VoIP (Voice over Internet Protocol) do wykonywania/odbierania połączeń telefonicznych przez Internet.

VoIP umożliwia wykonywanie połączeń głosowych za pośrednictwem mobilnej aplikacji softphone, która jest dostępna na wielu urządzeniach jednocześnie. Użytkownicy wirtualnych systemów telefonicznych mogą wykonywać/odbierać połączenia głosowe w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu z połączeniem internetowym, takim jak smartfony, komputery stacjonarne i laptopy oraz tablety.

Wirtualne systemy telefoniczne są również znacznie bardziej skalowalne niż tradycyjne, a dodawanie nowych linii/rozszerzeń do istniejącego numeru VoIP nie wymaga fizycznej instalacji. Zamiast tego administratorzy po prostu dodają nowe linie telefoniczne, kupując i przypisując je bezpośrednio na stronie internetowej operatora VoIP. Cały proces trwa zaledwie kilka minut i eliminuje przestoje spowodowane ręczną instalacją linii telefonicznej.

Dzięki wirtualnemu firmowemu numerowi telefonu całe zespoły agentów, a nie tylko jeden użytkownik, mogą prowadzić rozmowy głosowe lub wysyłać biznesowe wiadomości tekstowe SMS jednocześnie przy użyciu tego samego numeru telefonu.

Wirtualne numery telefonów mają również bardziej zaawansowane funkcje niż ich odpowiedniki stacjonarne.

Na przykład administratorzy mogą kierować połączenia przychodzące do wstępnie ustawionych urządzeń w określonych godzinach, zgodnie z harmonogramami pracy agentów. Każdy numer telefonu lub numer wewnętrzny może pełnić konkretną funkcję – np. użytkownicy mogą wybrać jeden numer do działu sprzedaży lub umieścić numer wewnętrzny, aby połączyć się z obsługą klienta.

W skrócie?

Wirtualny biznesowy system telefoniczny oferuje znacznie większą wygodę, mobilność, funkcjonalność i przystępność cenową niż standardowe telefony stacjonarne.

Korzyści z wirtualnego numeru telefonu

Istnieje kilka wyjątkowych korzyści związanych z wirtualnymi numerami telefonów. W przypadku mniejszych firm te numery są często używane, gdy właściciel firmy nie chce podawać danych osobowych ani numeru osobistego. Wirtualny firmowy numer telefonu dzwoni do dowolnego kompatybilnego telefonu, a większość usług umożliwia nawet wysyłanie wiadomości tekstowych i poczty głosowej.

Wszystko to jest zarządzane za pomocą tej samej technologii przełączania pakietów, która jest używana w przypadku innych usług internetowych. Nie ma potrzeby konserwacji przewodów telefonicznych i nie ma otwartych obwodów, które należy uwzględnić podczas wykonywania połączeń.

Istnieje kilka innych powodów, dla których warto rozważyć usługę telefonu wirtualnego dla małej firmy.

Połącz lokalizacje firm z jednym numerem telefonu

Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu kilka lokalizacji na całym świecie używa jednego, scentralizowanego numeru do odbierania połączeń. Jeśli klient w określonej strefie czasowej potrzebuje pomocy, otrzymuje ją od agentów w swojej części świata. Możliwe jest również korzystanie z rozszerzeń z wirtualnym numerem, więc jeśli klient potrzebuje bardziej specjalistycznej pomocy, jest połączony z odpowiednim działem. Odbywa się to nawet wtedy, gdy centrum numeru początkowego znajduje się setki mil od numeru wewnętrznego.

Dostęp do szerszej puli talentów

Nie ma żadnych fizycznych ograniczeń, jeśli chodzi o otwieranie centrum telefonicznego na całym świecie za pomocą telefonu wirtualnego. Oznacza to, że Twój firmowy system telefoniczny łączy klientów z ich właściwym agentem, niezależnie od miejsca pochodzenia lub lokalizacji agenta. Ponieważ wirtualne numery telefonów są niezależne od tradycyjnego sprzętu PSTN i PBX, agenci będący w drodze odbierają połączenia biznesowe na swoich smartfonach i laptopach. Dzięki tego rodzaju łączności klienci mogą łatwo połączyć się z agentami, którzy wcześniej im pomogli.

Dużo łatwiejsze jest również dopasowanie miejsca pochodzenia do call center w okolicy. Stany Zjednoczone i Kanada są pełne regionalnych dialektów, a lokalne centra obsługi telefonicznej, które zajmują się lokalnymi sprawami, ułatwiają agentom zrozumienie potrzeb klientów. Dzięki lokalnemu telefonowi wirtualnemu firmy z łatwością dopasowują określone połączenia do agentów posługujących się dialektem lub slangiem. Nawet jeśli znajdują się setki kilometrów dalej, dzwoniący widzi numer kierunkowy i myśli, że połączenie jest kierowane lokalnie.

Odbieraj połączenia w dowolnym miejscu

Wirtualne numery telefonów zapewniają większą elastyczność pracownikom spoza biura. Na przykład, jeśli recepcjonista musi pracować zdalnie, nadal odbiera wszystkie połączenia kierowane do firmy. Odbywa się to za pośrednictwem aplikacji komputerowych lub mobilnych. Ponieważ numery wirtualne są dostarczane z oprogramowaniem do zarządzania połączeniami, łatwo jest korzystać z przekazywania połączeń lub routingu połączeń w celu łączenia się z innymi działami.

Niektóre oprogramowanie VoIP posiada funkcję przekazywania połączeń z urządzenia na urządzenie. Połączenie odebrane na softphonie jest szybko przesyłane na smartfon lub telefon komórkowy, gdy pracownik musi zmienić lokalizację. Kiedy pracownik ma zaplanowany oddzwonienie, zajmuje się swoimi sprawami bez konieczności czekania przez telefon. Z powodu pandemii COVID-19 stało się to ważne, ponieważ wirtualne numery umożliwiały pracownikom odbieranie połączeń z domu, nawet gdy byli oddaleni społecznie.

Podaj numery dostępowe dla rynków międzynarodowych

Niektóre produkty dobrze prosperują za granicą, a jednym z najlepszych sposobów na ekspansję na rynki zagraniczne jest udostępnienie klientom lokalnego numeru, aby dotrzeć do Twojej organizacji. Numery telefonów wirtualnych nie ograniczają się do numerów kierunkowych USA i 800 numerów. Możesz również kupować numery międzynarodowe od niektórych dostawców, aby Twoi zagraniczni klienci mogli się z Tobą skontaktować.

Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu łatwo jest założyć centrum telefoniczne w regionie takim jak Nowa Szkocja i odbierać połączenia od klientów z rynków zagranicznych, takich jak Włochy. Osoba dzwoniąca nie będzie musiała dzwonić na duże odległości, a oprogramowanie call center kieruje tego typu połączenia do agentów, którzy są dobrze zorientowani w języku włoskim. Dla dzwoniącego nic nie wskazuje na to, że dzwoni poza kraj, a zapewnisz dobrą obsługę klienta tym, którzy docierają do Twojej marki z rynków zagranicznych, bez konieczności otwierania lokalnych call center.

Ponieważ ta technologia przekierowuje wszystkie połączenia na jeden numer, zapewnia to sposób na zagwarantowanie, że rynki międzynarodowe mają zlokalizowany numer dostępowy, dzięki któremu klienci docierają do firmy i działu, z którym muszą się kontaktować i szybko załatwiają swoje problemy. .

Mierz wydajność sprzedaży i marketingu

W marketingu lub sprzedaży musisz być w stanie śledzić liczbę otrzymywanych połączeń, zwłaszcza jeśli odbierasz połączenia z wielu kampanii. Możesz powiązać określone numery telefonów z kampaniami marketingowymi zamiast używać głównego numeru telefonu i skutecznie mierzyć skuteczność i współczynniki konwersji tych kampanii.

Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu łatwo jest odnieść sukces na różnych rynkach. Na przykład, jeśli dzwoniący częściej wybierają Twój numer w numerze kierunkowym 515, oznacza to, że Twoja kampania może mieć więcej dzwoniących Des Moines. Może kampania w tym mieście mogłaby dobrze przenieść się na inny obszar, aby zwiększyć sprzedaż.

Przegląd dostawców wirtualnych numerów telefonów

Poniższa tabela zawiera przegląd pięciu dostawców, którzy oferują w swoich planach bezpłatne, lokalne i wirtualne numery telefonów.

Często zadawane pytania dotyczące wirtualnego numeru telefonu

Poniżej odpowiedzieliśmy na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących wirtualnych numerów telefonów.