Co to jest wirtualny numer telefonu? Jego zalety i jak je zdobyć

Małe firmy wchodzące na nowe rynki lokalne i globalne robią to za pośrednictwem wirtualnych numerów telefonów. Zapewniają one większą elastyczność niż tradycyjne numery telefonów, ponieważ nie ma połączenia przewodowego.

Wirtualne numery telefonów, które są czasami nazywane numerami bezpośredniego wybierania wewnętrznego (DID), umożliwiają dotarcie do odległych klientów i zwiększenie obecności firmy w całym kraju, nawet jeśli dopiero zaczynasz ekspansję poza rynek macierzysty.

Przyjrzyjmy się, co to jest wirtualny numer telefonu, jak działa, jakie są zalety i gdzie go zdobyć.

• Co to jest wirtualny numer telefonu?
• Jak działa wirtualny numer telefonu?
• Ograniczenia tradycyjnych numerów telefonów
• Korzyści z wirtualnego numeru telefonu
• Jak uzyskać wirtualny numer telefonu?
• 5 najlepszych dostawców wirtualnych numerów telefonów
• Porównanie dostawców obok siebie
• Często zadawane pytania dotyczące wirtualnych numerów telefonów

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer w chmurze, który umożliwia kontakt z firmą bez uzależnienia od tradycyjnych sieci stacjonarnych. Wirtualne numery telefonów wykorzystują Internet do łączenia się z sieciami telefonicznymi bez potrzeby korzystania z tradycyjnej linii lub centrali. Istnieje bardzo minimalny sprzęt fizyczny z wirtualnym numerem telefonu, więc połączenia przychodzące można odbierać na dowolnym urządzeniu, które łączy się z chmurą.

Twoja firma może kupić tyle wirtualnych numerów telefonów, ile potrzebuje od dostawcy usług VoIP, aby dotrzeć do lokalnych mieszkańców na różnych rynkach. Każdym numerem można łatwo zarządzać za pomocą oprogramowania VoIP, a lokalne numery kierunkowe, 800 kodów i numery międzynarodowe można przypisać do Twojej firmy. Oprogramowanie umożliwia również firmom takim jak Twoja odbieranie połączeń w oparciu o wymagania biznesowe.

Chcesz odbierać połączenia po godzinie 17:00 na wschodnim wybrzeżu po zakończeniu godzin pracy centrum telefonicznego? Oprogramowanie wirtualnego numeru telefonu automatycznie kieruje przychodzące połączenia obsługi klienta do centrów telefonicznych na Zachodnim Wybrzeżu, które są otwarte później.

Jak działa wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu wykorzystuje Internet do wykonywania połączeń telefonicznych. Do wykonywania lub odbierania połączeń nie jest wymagana karta SIM, zasięg sieci komórkowej ani adres fizyczny. Działa na tych samych zasadach, co tradycyjne numery stacjonarne – numery lokalne i krajowe mają 10 cyfr, w tym numer kierunkowy, trzycyfrową wymianę i czterocyfrowy numer abonenta.

Aby skorzystać z wirtualnego numeru telefonu, potrzebujesz szybkiego połączenia internetowego przez kabel, sieć LTE lub Wi-Fi oraz urządzenia typu komputer stacjonarny, laptop lub smartfon. Jeśli Twoje połączenie internetowe nie jest niezawodne, może ucierpieć jakość połączeń.

Nie ma potrzeby podłączenia do sieci miedzianej, co wiąże się z opłatami za połączenia dalekobieżne, kosztownymi instalacjami i wymaganiami dotyczącymi okablowania.

Istnieją cztery główne typy wirtualnych numerów telefonów, z których korzystają firmy.

• Vanity Numbers – używają chwytliwych fraz alfanumerycznych lub liczb, które ułatwiają zapamiętanie Twojej marki.
• Numery bezpłatne — są to numery krajowe, z których klienci korzystają, aby dotrzeć do marki z dowolnego miejsca bez opłat za połączenia zamiejscowe.
• Numery lokalne — lokalne numery telefonów wykorzystują określone numery kierunkowe, aby firma wyglądała bardziej lokalnie, nawet jeśli znajduje się daleko.
• Lokalne numery międzynarodowe – Podobnie jak numery lokalne, lokalne numery międzynarodowe sprawiają, że firma wydaje się być lokalna na rynkach zagranicznych.

Ograniczenia tradycyjnych numerów telefonów

Ponieważ tradycyjne linie PSTN są połączone z przewodami, firma musi zrobić o wiele więcej, aby uzyskać takie same połączenia, jakie miałyby w przypadku wirtualnych numerów telefonów. PSTN jest ograniczone do jednego numeru, jednej linii, więc centra obsługi telefonicznej musiałyby kupować wiele linii, aby ich agenci odbierali połączenia telefoniczne.

Te numery są również stacjonarne, więc firmy nie mogą dystrybuować swoich usług połączeń przychodzących w wielu centrach telefonicznych przy użyciu tego samego numeru telefonu. Jeśli zamierzasz mieć centrum w Tuscon, AZ, a drugie w Edison, NJ, będziesz musiał mieć określone numery dla połączeń wykonywanych do każdej lokalizacji. Sieć PSTN jest ogólnoświatowa i ma ogromną bazę instalacyjną, ale VoIP (Voice over Internet Protocol) usuwa kajdany potrzeby specyficznego sprzętu do określonych połączeń.

Korzyści z wirtualnego numeru telefonu

Istnieje kilka wyjątkowych korzyści związanych z wirtualnymi numerami telefonów. W przypadku mniejszych firm te numery są często używane, gdy właściciel firmy nie chce podawać danych osobowych ani numeru osobistego. Numery wirtualne dzwonią do dowolnego kompatybilnego telefonu, a większość usług umożliwia nawet wysyłanie wiadomości tekstowych i poczty głosowej.

Wszystko to jest zarządzane za pomocą tej samej technologii przełączania pakietów, która jest używana w przypadku innych usług internetowych. Nie ma potrzeby konserwacji przewodów telefonicznych i nie ma otwartych obwodów, które należy uwzględnić podczas wykonywania połączeń.

Istnieje kilka innych powodów, dla których warto rozważyć wirtualne numery telefonów dla małej firmy.

Połącz lokalizacje firm z jednym numerem telefonu

Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu kilka lokalizacji na całym świecie używa jednego, scentralizowanego numeru do odbierania połączeń. Jeśli klient w określonej strefie czasowej potrzebuje pomocy, otrzymuje ją od agentów w swojej części świata. Możliwe jest również korzystanie z numerów wewnętrznych z numerami wirtualnymi, więc jeśli klient potrzebuje bardziej specjalistycznej pomocy, jest podłączony do odpowiedniego działu. Odbywa się to nawet wtedy, gdy centrum numeru początkowego znajduje się setki mil od numeru wewnętrznego.

Dostęp do szerszej puli talentów

Nie ma żadnych fizycznych ograniczeń, jeśli chodzi o otwieranie centrum telefonicznego na całym świecie z wirtualnymi numerami telefonów. Oznacza to, że Twój firmowy system telefoniczny łączy klientów z ich właściwym agentem, niezależnie od miejsca pochodzenia lub lokalizacji agenta. Ponieważ numery wirtualne są niezależne od tradycyjnego sprzętu PSTN i PBX, agenci będący w trasie odbierają połączenia na swoich smartfonach i laptopach. Dzięki tego rodzaju łączności klienci mogą łatwo połączyć się z agentami, którzy wcześniej im pomogli.

Dużo łatwiej jest też dopasować miejsce pochodzenia do call center w okolicy. Stany Zjednoczone i Kanada są pełne regionalnych dialektów, a lokalne centra obsługi telefonicznej, które zajmują się lokalnymi sprawami, ułatwiają agentom zrozumienie potrzeb klientów. Dzięki lokalnym numerom wirtualnym firmy łatwo dopasowują określone połączenia do agentów posługujących się dialektem lub slangiem. Nawet jeśli znajdują się setki kilometrów dalej, dzwoniący widzi numer kierunkowy i myśli, że połączenie jest kierowane lokalnie.

Odbieraj połączenia w dowolnym miejscu

Wirtualne numery telefonów zapewniają większą elastyczność pracownikom poza biurem. Na przykład, jeśli recepcjonista musi pracować zdalnie, nadal odbiera telefony kierowane do firmy. Odbywa się to za pomocą aplikacji komputerowych lub mobilnych. Ponieważ numery wirtualne są dostarczane z oprogramowaniem do zarządzania połączeniami, łatwo jest korzystać z przekazywania połączeń lub routingu połączeń w celu łączenia się z innymi działami.

Niektóre oprogramowanie VoIP posiada funkcję przekazywania połączeń z urządzenia na urządzenie. Połączenie odebrane na softphonie jest szybko przesyłane na smartfon lub telefon komórkowy, gdy pracownik musi zmienić lokalizację. Kiedy pracownik ma zaplanowany oddzwonienie, zajmuje się swoimi sprawami bez konieczności czekania przez telefon. Z powodu pandemii COVID-19 stało się to ważne, ponieważ wirtualne numery telefonów umożliwiały pracownikom odbieranie połączeń z domu, nawet gdy byli społecznie oddaleni.

Podaj numery dostępowe dla rynków międzynarodowych

Niektóre produkty dobrze prosperują za granicą, a jednym z najlepszych sposobów na ekspansję na rynki zagraniczne jest udostępnienie klientom lokalnego numeru umożliwiającego dotarcie do Twojej organizacji. Numery wirtualne nie ograniczają się do numerów kierunkowych w USA i 800 numerów. Możesz również kupować numery międzynarodowe od niektórych dostawców, aby Twoi zagraniczni klienci mogli się z Tobą skontaktować.

Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu łatwo jest założyć centrum telefoniczne w regionie takim jak Nowa Szkocja i odbierać połączenia od klientów z rynków zagranicznych, takich jak Włochy. Osoba dzwoniąca nie będzie musiała dzwonić na duże odległości, a call center kieruje tego typu połączenia do agentów, którzy są dobrze zorientowani w języku włoskim. Dla dzwoniącego nic nie wskazuje na to, że dzwoni poza kraj, a zapewnisz dobrą obsługę klienta tym, którzy docierają do Twojej marki z rynków zagranicznych, bez konieczności otwierania lokalnych call center.

Ponieważ ta technologia kieruje wszystkie połączenia na jeden numer, zapewnia to sposób na zagwarantowanie, że rynki międzynarodowe mają zlokalizowany numer dostępowy, za pomocą którego klienci docierają do firmy i działu, z którym muszą się kontaktować, i szybko załatwiają swoje problemy. .

Mierz wydajność sprzedaży i marketingu

W marketingu lub sprzedaży musisz być w stanie śledzić liczbę otrzymywanych połączeń, zwłaszcza jeśli odbierasz połączenia z wielu kampanii. Możesz powiązać określone numery telefonów z kampaniami marketingowymi zamiast używać głównego numeru telefonu i skutecznie mierzyć skuteczność i współczynniki konwersji tych kampanii.

Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu łatwo jest zmapować popularność sukcesu na różnych rynkach. Na przykład, jeśli dzwoniący częściej wybierają Twój numer w numerze kierunkowym 515, oznacza to, że Twoja kampania może mieć więcej dzwoniących Des Moines. Może kampania w tym mieście mogłaby dobrze przenieść się na inny obszar, aby zwiększyć sprzedaż.

Jak uzyskać wirtualny numer telefonu?

Niezależnie od tego, czy szukasz numeru bezpłatnego, czy lokalnego, większość dostawców zapewnia wirtualne numery telefonów firmowych podczas procesu rejestracji. Zazwyczaj pobierają opłaty za linię telefoniczną, miesięcznie i przenoszą stare numery do swojej usługi. Numery próżne, bezpłatne i lokalne są dostępne za pośrednictwem dostawców usług telefonii wirtualnej, takich jak Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva i UniTel Voice.

Chociaż istnieją usługi oferujące bezpłatne wirtualne numery telefonów, nie oferują one opcji nieograniczonych połączeń ani możliwości łączenia się z wieloma użytkownikami. Jeśli chcesz, aby połączenia klientów były kierowane we właściwe miejsce bez ograniczeń, najlepszym rozwiązaniem jest usługa subskrypcji.

5 najlepszych dostawców wirtualnych numerów telefonów

Kilku dostawców udostępnia w swoich planach wirtualne numery telefonów. W następnej sekcji przyjrzymy się pięciu, które zapewniają numery bezpłatne, lokalne i próżne.

Nextiva

Nextiva udostępnia wirtualne numery telefonów w każdym stanie. Obejmuje to bezpłatne numery wszystkich prefiksów, próżność i opcje lokalne. Nextiva to dostawca, który zapewnia ujednoliconą komunikację właścicielom firm, a funkcje, takie jak wirtualna poczta głosowa i automatyczna sekretarka, są dołączone do ich planów. Według ich strony, Nextiva jest „największym lokalnym dostawcą wirtualnych numerów telefonów biznesowych w kraju”.

Nextiva ma trzy plany komunikacji biznesowej, które obejmują Basic, Pro i Enterprise. Każda z nich jest zbudowana z myślą o komunikacji z klientami i między członkami zespołu. Nextiva umożliwia również stosunkowo łatwe przenoszenie starszych numerów do ich wirtualnego systemu telefonicznego.

Nextiva oferuje swoim klientom:

• Całodobowa obsługa telefonu, poczty e-mail i czatu na żywo
• Udostępniony wygląd połączenia
• Dołączona wirtualna poczta głosowa i automatyczna sekretarka

RingCentral

RingCentral ułatwia wybór bezpłatnego numeru z prefiksami 800, 888, 877, 866, 855 lub 844. RingCentral ma również kompletną platformę UCaaS dla swoich użytkowników, dzięki czemu mogą oni korzystać z pełnego zestawu opcji komunikacji biznesowej.

W porównaniu z Grasshopper, RingCentral ma strukturę, która jest dostosowana do większości rozmiarów biznesowych, a do wyboru są cztery plany biznesowe: Essentials, Standard, Premium i Ultimate.

RingCentral oferuje swoim klientom:

• Setki integracji
• Wizualna poczta głosowa i poczta głosowa na e-mail lub SMS
• Wsparcie 24/7 dla planu Standard i wyższych

Konik polny

Grasshopper to dostawca VoIP, który jest przeznaczony dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz właścicieli firm średniej wielkości. Jest wyposażony w funkcje, takie jak integracja z Gmailem, biznesowe wiadomości tekstowe, identyfikator rozmówcy, transkrypcja poczty głosowej i oczywiście niestandardowe numery telefonów. Nasz kompleksowy przegląd cen i planów Grasshopper ujawnił wiele powodów, dla których jest to najlepszy wybór dla małych firm.

Grasshopper oferuje swoim klientom:

• Transkrypcja poczty głosowej
• Faks wirtualny
• Integracja z Gmailem

Przejdź do połączenia

GoToConnect oferuje do wyboru ponad 200 numerów kierunkowych. Za połączenia przychodzące na wirtualne numery firmowe pobierana jest opłata minutowa, ale dostępne są również stałe stawki miesięczne. Możesz także kupić telefony z ich strony internetowej.

Mogą oferować klientom kilka prefiksów, w tym 800, 888, 877, 866, 855 lub 844. Dla tych, którzy chcą przejść z systemu PSTN, oferowane są również adaptery telefonii analogowej (ATA). Dzięki temu tradycyjne telefony działają jak telefony VoIP.

GoToConnect oferuje swoim klientom:

• Indywidualne dzienniki połączeń
• Filtr połączeń przychodzących do blokowania robocallerów i spamu
• Integracja Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) w celu usprawnienia logowania użytkowników

Głos UniTel

UniTel Voice to dostawca usług, który udziela bezpłatnych numerów wirtualnych z prefiksami 800, 888, 877, 866, 855 i 844. Umożliwia również dostęp do 833 numerów, które zostały dodane w 2017 roku przez FCC. UniTel rozróżnia, gdy dzwoniący kontaktują się za pośrednictwem wirtualnego numeru biznesowego, wyświetlając numer przychodzący na ekranie urządzenia. Z tego miejsca możesz łatwo odbierać lub przekazywać połączenia.

UniTel Voice oferuje swoim klientom:

• Nieograniczone rozszerzenia
• Transkrypcja z poczty głosowej na e-mail
• Voice Talent Studio do spersonalizowanych komunikatów

Porównanie dostawców obok siebie

Często zadawane pytania dotyczące wirtualnych numerów telefonów

Poniżej odpowiedzieliśmy na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących wirtualnych numerów telefonów.